Monthly Archives: July 2009

PEMANTAUAN DAN PENGUKURAN

 PEMANTAUAN DAN PENGUKURAN

Organisasi harus membuat dan memelihara prosedur terdokumentasi untuk memantau dan mengukur, secara reguler, karakteristik utama operasi dan aktivitas yang dapat memiliki suatu dampak penting ke lingkungan. Ini harus mencakup pencatatan informasi untuk melacak kinerja, pengendalian operasional yang relevan dan kesesuaian dengan tujuan dan sasaran lingkungan organisasi.

 

Peralatan pemantauan harus dikalibrasi dan dipelihara dan catatan proses ini harus dipelihara menurut prosedur organisasi.

 

Organisasi harus membuat dan memelihara prosedur terdokumentasi untuk mengevaluasi kepatuhan secara periodik dengan peraturan lingkungan.

 (Sumber: ISO 14001: 1996)

 

URAIAN

Dasar pengelolaan lingkungan adalah mengetahui dampak penting dari aktivitas kita, mengendalikannya dan memantau secara regular sehingga kinerja lingkungan selalu berada di dalam kriteria operasi yang telah ditetapkan dalam jangka waktu panjang, misalnya memenuhi baku mutu lingkungan. Pengendalian dampak yang baik adalah bukan hanya ketika inspektur pemerintah, auditor badan sertifikasi atau pihak ketiga lain sedang hadir di lokasi. Dengan pemantauan dan pengukuran yang teratur maka akan diperoleh informasi yang terus menerus tentang suatu kinerja lingkungan sehingga jika terjadi penyimpangan dari spesifikasi tersebut maka dapat diambil tindakan perbaikan dan pencegahan yang sesuai. Klausa ini merupakan komponen Pemeriksaan yang dilakukan secara regular sesuai dengan jenis-jenis dampak pentingnya. Limbah padat, sebagai contoh, pada umumnya dilakukan lebih sering dibandingkan dari pemantauan untuk udara ambient.

 

Seperti halnya dengan pengendalian operasional, pemantauan lingkungan merupakan bagian dari dokumen Amdal yang dikenal sebagai Rencana Pemantauan Lingkungan atau Upaya Pemantauan Lingkungan. Dengan demikian, sudah semestinya pemenuhan klausa ini tentu bukan merupakan masalah yang sulit karena perusahaan tinggal meneruskan dan menambahkan (jika perlu) praktek pemantauan yang sudah berjalan. Bahkan secara legal, jika suatu perusahaan telah mengikuti dan memenuhi persyaratan-persyaratan yang tertera di dalam Matrik Pemantauan Lingkungan maka dapat dikatakan bahwa perusahaan tersebut sudah patuh terhadap hukum atau dapat memenuhi komitmen dalam Kebijakan Lingkungannya.

 

Organisasi harus membuat dan memelihara prosedur terdokumentasi untuk memantau dan mengukur, secara reguler, karakteristik kunci operasi dan aktivitas yang dapat memiliki suatu dampak penting ke lingkungan. Ini harus mencakup pencatatan informasi untuk melacak kinerja, pengendalian operasional yang relevan dan kesesuaian dengan tujuan dan sasaran lingkungan organisasi.

 

Pemantauan dan pengukuran yang baik dan konsisten harus ditunjang dengan suatu dokumen (prosedur) tertulis yang menetapkan didalamnya parameter-parameter atau karakteristik utama dampak penting tersebut. Besaran dan sifat dampak dapat diwakili oleh berbagai macam parameter dan indikator tetapi didalam memantau dan mengukur perusahaan tentu harus bisa memilih karakter utama yang digunakan dalam mengendalikan dampak tersebut dan dalam upaya memenuhi ketentuan peraturan. Baku mutu kualitas udara di ruangan produksi mewajibkan pemantauan dan pengukuran terhadap ratusan senyawa-senyawa kimia yang mungkin terkandung di udara ruangan kerja sebagai akibat berbagai proses. Namun, parameter kunci yang harus dipantau secara rutin mungkin hanya beberapa saja yang ditentukan berdasarkan pada senyawa-senyawa yang dominant (dan diatur dalam UKL/UPL). Suatu perusahaan elektronik dapat memantau kandungan senyawa Pb di ruangan penyoldiran dan senyawa-senyawa Nox, Sox dan CO di gudang yang berasal dari pengoperasian forklift.

 

Perusahaan dapat membuat suatu table yang menggambarkan daftar aspek penting dan parameter kunci pemantauan sebagaimana ditampilkan di bawah ini.

 

Aspek penting

Parameter kunci

Metoda

Frekuensi

Limbah cair BOD, COD, TSS   6 bulan sekali
Limbah gas TSP, SO2, NO2   3 bulan sekali
Limbah B3 Jumlah, status pengelolaan   Setiap bulan
Limbah domestik

Jumlah, observasi

  Setiap bulan
       

 

Ini harus mencakup pencatatan informasi untuk melacak kinerja pengendalian operasional yang relevan dan kesesuaian dengan tujuan dan sasaran lingkungan organisasi.

 

Sebagaimana dijelaskan di depan, pengelolaan dampak penting dilakukan dengan pengendalian operasional (klausa 4.4.6) seperti dijelaskan diatas dan penerapan Program Manajemen Lingkungan (klausa 4.3.3/4). Sehingga pemantauan-pun harus dilakukan baik terhadap kinerja pengendalian operasional dan pencapaian tujuan dan sasaran lingkungan.

Tabel Pemantauan terhadap Pencapaian Tujuan dan Sasaran lingkungan:

 

Tujuan dan sasaran

Status pelaksanaan

Tindak Lanjut

Pemenuhan Kepdal No. 2 tentang Penyimpanan Sementara Limbah B3 Masih berlangsung hingga akhir tahun Meneruskan program sebagaimana rencana
Penghematan pemakaian listrik Sasaran pengurangan 10% belum tercapai Membuat Laporan KetidaksesuaianMelanjutkan program dengan penambahan sumber daya
Penghematan pemakaian air Sasaran pengurangan 5% telah tercapai Melanjutkan program hingga 5 bulan ke depan sehingga kinerja-nya stabil

 

Peralatan pemantauan harus dikalibrasi dan dipelihara dan catatan proses ini harus dipelihara menurut prosedur organisasi.

 

Hasil pemantauan dan pengukuran yang akurat akan memberikan panduan kepada manajemen dalam membuat keputusan yang akurat dan tepat. Sebaliknya jika Pengukuran dilakukan dengan deviasi besar mungkin menyebabkan organisasi mengganggap telah memenuhi baku  mutu peraturan atau spesifikasi internal, tetapi pada kenyataannya hasil inspeksi pemerintah berbeda dan ketidaksesuian sedang berlangsung tanpa disadari oleh semua orang.

 

Bagi perusahaan yang sudah menerapkan Sistem Manajemen Mutu ISO 9000 maka sama sekali tidak kesulitan untuk memenuhi ketentuan tersebut karena perusahaan tinggal menambahkan alat-alat ukur lingkungan di dalam tata cara Pemeliharaan Alat Ukur atau bahkan alat-alat ini sudah dicakup dalam sistem mutu tersebut. Penerapannya dapat dilakukan dengan antara lain dengan membuat Daftar Induk Alat Ukur, Rencana/Jadual kalibrasi, Evaluasi hasil Kalibrasi, Pemeliharaan catatan-catatan terkait.

 

Organisasi harus membuat dan memelihara prosedur terdokumentasi untuk mengevaluasi kepatuhan secara periodik dengan peraturan lingkungan

 

Hasil pemantauan dan pengukuran adalah hasil observasi atau analisa laboratorium yang menyajikan data-data karakteristik kinerja lingkungan, salah satu diantaranya adalah persyaratan-persyaratan yang diatur oleh peraturan lingkungan. Hasil tersebut akan tetap disebut data-data semata jika tidak dievaluasi secara komprrehensif sehingga perusahaan dapat melihat tingkat kepatuhan yang dicapai oleh perusahaan pada saat ini. Klausa ini sangat penting karena dengan demikian perusahaan khususnya manajemen puncak akan mengetahui apakah salah satu komitmen-nya telah terpenuhi atau belum Jika belum harus segera dilakukan Tindakan Perbaikan yang sesuai.

 

Tabel di bawah menggambarkan salah satu cara evaluasi kepatuhan terhadap peraturan lingkungan.

 

Aspek penting

Status Kepatuhan

Tindak Lanjut

Limbah cair Semua parameter sebagaimana dipersyaratkan dalam KepMen 53/ 1994 sudah bisa dipenuhi. Mempertahankan kinerja
Limbah gas –          Parameter fisik (partikulat dan opasitas) sudah dipenuhi.- Gas HCl masih diatas baku mutu –          Melaporkan kondisi ketidaksesuaian kepada Bapedal-          Menerapkan Tindakan Perbaikan dan Pencegahan
Limbah B3 –          Tempat Penyimpanan Sementara belum memenuhi spesifikasi Peraturan  –          Meneruskan PML mengenai pembangunan tempat penyimpanan sementara.-           
     

 

 PERMASALAHAN

  1. Pemantauan hanya terbatas pada dampak-dampak penting yang teridentifikasi di dalam dokumen UKL/UPL saja karena biasanya Matrik Pemantauan UPL/RPL hanya memuat peraturan-peraturan yang berlaku saat dokumen AMDAL dibuat. Daftar Aspek Penting biasanya memuat lebih banyak dan lengkap dampak penting lingkungan. 
  2. Perusahaan tidak melakukan evaluasi hasil pemantauan dan pengukuran dibandingkan dengan ketentuan-ketentuan peraturan lingkungan. Alasan yang selalu diberikan adalah ‘Kita merasa tidak ada masalah dengan persyaratan peraturan’. Fakta dari hasil evaluasi tentu lebih bermanfaat bagi SML dibandingkan dengan perkiraan. Masalah lain adalah bahwa persyaratan peraturan tidak terbatas pada batasan-batasan teknis yang disebut sebagai baku mutu tetapi juga ada persyaratan-persyaratan manajemen seperti kewajiban membuat dan memasang label di limbah, mencatat, menyimpan manifest, membuat laporan rutin ke instansi terkait dan lain sebagainya. Sehingga ketika semua konsentrasi di baku  mutu telah dibawah standar yang berlaku bukan berarti perusahaan telah seratus persen patuh. Bukti dari evaluasi sebagai satu-satunya cara.

 

PENERAPAN

  1. Membaca daftar aspek penting lingkungan dan mengelompokkan menurut fasa limbah atau metoda lain yang sesuai. Misalnya, buangan limbah cair dari bagian pencelupan dan bagian pelapisan logam (industri electroplating) merupakan dua aspek penting yang berdiri sendiri tetapi dalam pengelolaannya kedua limbah cair tersebut diumpankan ke unit IPAL sehingga dianggap sebagai satu dampak penting yang dipantau dan diukur. Dalam hal ini pemantauan juga dilakukan terhadap parameter-parameter kunci IPAL tersebut seperti Temperatur tangki flokulasi, DO di tangki sludge teraktivatasi dan yang terutama adalah baku mutu buangan untuk limbah cair industri tekstil.
  2. Menentukan karakter kunci dari dampak penting tersebut. Misalnya, sifat-sifat dampak penting dari aspek lingkungan kegiatan pembakaran adalah konsentraasi gas SO2, NO2, CO, dan logam-logam oksida (dalam satuan mg/Nm3). Parameter pemantauan juga ditetapkan untuk karakteristik kunci pengoperasian alat pengendalian pencemaran seperti pada EP adalah temperatur dan tekanan isapnya. IPAL dengan pengolahan kimia dikendalikan berdasarkan pH, temperatur dan laju pengadukan (rpm) disetiap bak reaksi.
  3. Menentukan frekuensi pemantauan dengan merujuk pada Matrik Pemantauan Lingkungan UPL. Pada umunya, limbah gas dipantau setiap 3 bulan; limbah cair setiap 6 bulan; limbah B3 setiap bulan; dan limbah domestik setiap hari.
  4. Melakukan pemantauan dan pengukuran. Pengukuran dapat dilakukan secara internal atau eksternal oleh sub kontraktor. Pemantauan juga dilakukan terhadap kemajuan penerapan tujuan/sasaran lingkungan seperti diuraikan oleh Program Manajemen Lingkungan. Suatu PML yang rinci pada tahap ini akan mudah untuk dipantau dan dievaluasi.
  5. Mengevaluasi status kepatuhan. Khusus untuk parameter-parameter baku mutu peraturan lingkungan dan persyaratan manajemen lingkungan lain dibandingkan dengan persyaratan-persyaratan itu sendiri sehingga dapat ditentukan bahwa suatu persyaratan peraturan telah patuh atau belum. Evaluasi ini tetap diperlukan walaupun dalam beberapa perioda parameter tersebut telah di bawah persyaratan yang ada.
  6. Mengikuti prosedur tindakan koreksi dan prevensi. Bagi parameter yang masih belum sesuai (berdasarkan persyaratan internal) atau belum patuh (berdasarkan persyaratan peraturan lingkungan) perlu dilakukan tindakan perbaikan dan pencegahan. Perusahaan dapat mengeluarkan suatu form Tindakan Perbaikan dan Pencegahan dan memantau pelaksanaanya berdasarkan prosedur tindakan perbaikan dan pencegahan.

 

DOKUMENTASI

  1. Manual lingkungan membahas kebijakan perusahaan dalam memantau dan mengukur dampak penting lingkungan.
  2. Prosedur pemantauan dan pengukuran dan evaluasi status kepatuhan terhadap peraturan lingkungan.
  3. Instruksi kerja Pengambilan sample dan Metoda Analisa (IK-Teknis pengambilan sample di efluen IPAL dan IK-Metoda analisa COD dengan prinsip gravimetric)
  4. Catatan Lingkungan: Catatan pemantauan dan pengukuran untuk limbah cair, B3, udara dan domestic; Jadual pemantauan dan pengukuran; Hasil evaluasi terhadap status kepatuhan.

 

KESIMPULAN

Pemantauan dan pengukuran merupakan bentuk Pemeriksaan terhadap kinerja akhir Pengelolaan Lingkungan bukan Pemeriksaan secara komprehensif terhadap system sebagai dilakukan lewat Audit Internal. Pemantauan menjadi kunci bagi perusahaan untuk mengetahui tercapainya Kepatuhan terhadap Peraturan Lingkungan sebagaimana diniatkan dalam Kebijakan Lingkungan. 

 

CONTOH: PROSEDUR PEMANTAUAN DAN PENGUKURAN

PIC

TAHAPAN

DOKUMEN

 Seksi lingkungan

 

 

Seksi lingkungan

 

 

 

Seksi lingkungan

Eksternal

 

Seksi lingkungan

MR

 

Seksi lingkungan

MR

 

Pembuatan Daftar aspek penting dan parameter-parameter kunci

 

 

Pembuatan Rencana Pemantauan dengan memasukkan matrik pemantauan dalam UKL/UPL dan Tujuan/Sasaran

 

 

 

 

Pelaksanaan Pemantauan sesuai jadual

 

 

Evaluasi hasill pemantuan termasu evaluasi terhadap kepatuhan lingkungan

  

 

Tindak lanjut terhadap ketidakpatuhan dan deviasi-deviasi lain

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 Rencana Pemantauan

UKL/UPL

 

Rencana Pemantauan

UKL/UPL

Tujuan/sasaran

 

Prosedur pemantauan

 

Laporan pemantauan

 

 

NCR

Laporan

CONTOH: RENCANA PEMANTAUAN

 

Dampak Penting

Karakteristik Utama

Peraturan atau Standar Internal

Frekuensi

Tindak Lanjut

Buangan limbah cair BOD, COD, TSS, NO4, NH4, dll KepMen LH No. 51/1996 3 bulan  
Emisi udara SO2, NO2, PM10 KepMen LH No. 13/1994 3 bulan  
Udara ambien SO2, NO2, PM10 PP No. 41/ 1999 3 bulan  
         
         

KESIAGAAN DAN TANGGAP DARURAT

Kesiagaan dan Tanggap DaruratOrganisasi harus membuat dan memelihara prosedur untuk mengidentifikasi potensi dan menanggapi kecelakaan dan situasi darurat, dan untuk mencegah dan mengurangi dampak lingkungan yang terkait dengan mereka.

 

Organisasi harus mengkaji ulang dan merevisi, dimana perlu, kesiagaan dan tanggap darurat, secara khusus, setelah terjadinya kecelakaan atau situasi darurat. 

Organisasi harus juga secara periodik memeriksa prosedur.

 (Sumber: ISO 14001: 1996)

URAIAN

Sebagian besar karyawan anda mungkin belum pernah mengalami suatu kondisi darurat, tentunya hal ini merupakan hal yang baik. Kitapun tidak ingin situasi ini terjadi. Namun demikian, walaupun frekuensi terjadinya kecil data statistik menunjukkan bahwa kondisi-kondisi darurat yang terjadi menyebabkan kerusakan lingkungan serta kematian manusia dalam jumlah besar. Tragedi Bhopal, Seveso, Lovel Canal dan Exxon Valdez membuktikan data tersebut dan memberikan pelajaran yang berharga kepada kita semua.

 

Prinsip yang harus dipegang dalam menerapkan Klausa ini adalah kondisi darurat tidak pernah terjadi dan diharapkan tidak terjadi di perusahaan Anda sehingga jika betul-betul terjadi para karyawan tidak tahu berbuat apa, alat-alat mungkin tidak bekerja sebagaimana mestinya, alat-alat komunikasi tidak berfungsi dan prosedur tidak dapat dijalankan. Oleh karennya, kesiagaan terhadap situasi darurat hanya dapat dilakukan dengan pelatihan terus menerus, simulasi-simulai di lapangan, pemeliharaan alat-alat secara prima, dan uji coba alat-alat secara periodik.

 

Organisasi harus membuat dan memelihara prosedur untuk mengidentifikasi potensi dan menanggapi kecelakaan dan situasi darurat, dan untuk mencegah dan mengurangi dampak lingkungan yang terkait dengan mereka

 

Perusahaan harus memiliki suatu Prosedur Kesiagaan dan Tanggap Darurat dengan dilengkapi daftar sumber-sumber kondisi darurat seperti tumpahan bahan kimia dalam jumlah besar, ledakan dari boiler, kebakaran dari tempat penyimpanan bahan kimia, dan emisi dari reaksi beracun. Kekurangan dalam identifikasi potensi kondisi darurat mengindikasikan potensi masalah jika kondisi tersebut betul-betul terjadi karena tidak ada kesiapan dan sarana yang mendukung. IPAL yang tidak berfungsi akan menimbulkan suatu beban kejut (shock load) kepada sungai walaupun jika potensi tersebut sudah teridentifikasi maka perusahaan akan menyediakan suatu ‘kolam darurat’ untuk menampung limbah cair yang tidak terolah tersebut. Oleh karena itu, sangat penting untuk melakukan hasil identifikasi keadaan darurat selengkap mungkin.

 

Perusahaan kemudian harus mampu menanggapi potensi-potensi tersebut yang mungkin tidak pernah terjadi sejak perusahaan tersebut berdiri. Suatu kondisi darurat adalah keadaan yang belum terjadi dan diharapkan tidak terjadi tetapi jika tidak ada persiapan yang memadai dalam arti tata cara, peralatan, manusia maka dalam banyak kasus keadaan darurat menyebabkan kerusakan dan pencemaran lingkungan. Contoh, kebakaran yang diakibatkan oleh bahan bakar yang tumpah dimusnahkan dengan air hidran, sehingga justru menyebarkan api dan bahan bakar tersebut ke semua tempat yang mungkin dilalui oleh aliran air tersebut.  Pengetahuan dan ketrampilan dalam menghadapi suatu jenis kondisi darurat harus dikuasai walaupun hal tersebut tidak pernah terjadi.

 

Tata cara atau rencana : Dengan daftar potensi darurat, perusahaan mengetahui jenis-jenis dampak dan sumbernya sehingga dapat dibuat skenario penangananannya jika hal itu terjadi. Tumpahan bahan kimia diatasi dengan menaburi tumpahan tersebut dengan serbuk gergaji sehingga mencegah proses pelepasan ke tanah atau air. Dalam contoh kebakaran di atas bahan bakar, pemadam kebakaran jenis busa lebih tepat untuk disediakan dan digunakan jika hal tersebut terjadi. Perusahaan harus siap dengan semua rencana tertulis untuk menangani setiap kondisi darurat.

 

Tim: Kondisi darurat membutuhkan kesiapan karyawan yang tahu siapa berbuat apa. Ini bukan merupakan suatu kondisi yang diketahui setiap orang sebagaimana pekerjaan rutin mereka, sehingga sering kali orang tidak tahu harus berbuat apa. Suatu jalur komando harus ditetapkan sehingga wewenang diberikan dan diterima oleh setiap orang. Setelah itu, struktur kerja tersebut dibiasakan kepada para karyawan dengan cara pelatihan/ simulasi. Hanya dengan melakukan latihan terus menerus akan memuluskan peran dan tanggung jawab setiap orang wewenang. Juga bagi karyawan lain yang tidak mendapatkan wewenang/ tanggung jawab apapun dapat menjalankan perannya.

 

Peralatan: Tidak ada artinya kita menyediakan semua peralatan penangan kondisi darurat jika tidak berfungsi ketika dibutuhkan. Suatu contoh ketika alat tidak berfungsi adalah saat alarm tidak berbunyi untuk memanggil tim kondisi darurat atau valve bendungan tidak dapat dibuka sehingga terjadi overflow bahan kimia. Jadi jawaban klise bahwa kami tidak mengharapkan kondisi darurat tersebut sulit untuk diterima, siapapun tidak mengharapkan tetapi setiap saat alat-alat kita harus siap pakai sesuai dengan spesifikasi. Suatu program perawatan preventif harus dijalankan dengan disiplin dan tanpa perkecualian. Pompa hidran diperiksa pada tekanan 7 bar harus diperiksa setiap dua hari sekali, APAR (Alat Pemadam Api Ringan) dicek setiap bulan, keran-keran saluran dibuka-tutup tiap bulan. Semua harus dilaporkan tertulis dan jika ada kerusakan lekas diperbaiki.

 Organisasi harus mengkaji ulang dan merevisi, dimana perlu, kesiagaan dan tanggap darurat, secara khusus, setelah terjadinya kecelakaan atau situasi darurat.

 Rencana darurat merupakan rekaan terhadap keadaan asli yang belum terjadi sehingga tata cara tersebut mungkin tidak/ sulit dijalankan di lapangan. Banyak faktor yang menentukan keberhasilan rencana tersebut: manusia, bahan kimia, alat, alat komunikasi, tata cara tertulis dan lain lain. Dalam banyak kasus ditemui bahwa ketika kebakaran terjadi ternyata, karena tidak semua tata cara yang sudah dilatih dapat diikuti oleh karyawan. Pemisahan antara bahan kimia mudah terbakar dengan oksidator tidak dilakukan karena ‘layout’ tidak memungkinkan. Tekanan tangki tidak pernah diperiksa karena letak ‘barometer’ sulit dijangkau. Pengkajian terhadap efektivitas tata cara tersebut merupakan hal yang mutlak dilakukan sehingga kesulitan-kesulitan tersebut dapat dikenali, untuk memastikan di kemudian hari prosedur lebih lengkap dan dapat diterapkan seefektif mungkin. Revisi dapat dibuat setelah suatu ujicoba/ simulasi dilakukan karena dari kegiatan ini akan diperoleh masukan-masukan yang penting. Salah satu perkebunan memutuskan pengadaan HT kepada tim ini setelah diketahui dari latihan bahan komunikasi radio terpusat tidak efektif.

 Organisasi harus juga secara periodik menguji prosedur tersebut jika memungkinkan.

 Pengujian prosedur bertujuan untuk memberikan kesempatan perbaikan atau revisi, meningkatkan pemahaman dan keterlibatan para karyawan, menguji kelengkapan dan keandalan alat-alat kesiagaan dan tanggap darurat seperti hidran, pompa hidran, APAR, adsorben minyak dilaut. Inilah satu-satunya cara untuk memiliki kesiagaan darurat yang baik.

 

PERMASALAHAN

  1. Perusahaan tidak membuat atau tidak lengkap dalam mengidentifikasi sumber-sumber keadaan darurat. Sebagaimana disinggung di depan kemampuan untuk mengenali kondisi-kondisi darurat adalah kunci keberhasilan penerapan Klausa ini. Setelah teriidentifikasi, baru kita dapat bicara mengenai cara penanganan, kebutuhan alat darurat yang sesuai, prosedur dan latihan-latihan yang diperlukan. Peralihan shift dari kegiatn pemeliharaan ke bagian produksi tanpa inspeksi menyeluruh telah berakibat pada ledakan di salah satu platform di laut utara (Piper alpha).
  2. Tanggap darurat terbatas pada safety atau kebakaran saja. Secara jelas, standar menyebut kondisi darurat yang dapat menyebabkan pencemaran lingkungan tetapi perusahaan lebih tertarik untuk menuliskan kondisi darurat dari kebakaran semata. Kebocoran gas di Bhopal atau tumpahan minyak bumi di laut merupakan contoh yang baik menggambarkan kondisi darurat yang berpengaruh langsung terhadap kerusakan lingkungan. Jadi jangan batasi identifikasi pada isu keselamatan dan kecelakaan kerja.
  3. Tidak melakukan ujicoba terhadap semua kondisi-kondisi darurat atau tidak menyeluruh dalam pelaksanaan ujicoba. Seperti seorang mahasiswa yang tidak pernh mengerjakan latihan-latihan ketika ujian berlangsung dia akan kikuk mau mulai dari mana dengan dengan cara apa. Sehingga – Latihan,  latihan dan latihan!!!

 PENERAPAN

  1. Buat daftar sumber kondisi darurat selengkap mungkin. Semua bagian harus terwakili termasuk supervisor di shift 2 dan 3.
  2. Diskusikan dengan seluruh departemen untuk menentukan tingkatan bahayanya, termasuk cara penangannya dan sumber daya yang dimiliki saat ini. Melengkapi sarana-sarana yang belum lengkap, prosedur-prosedur, dan pelatihan-pelatihan yang diperlukan. Dalam banyak kasus anda mungkin perlu memanggil ahli dibidang ini.
  3. Buat rencana tanggap darurat (atau prosedur) sesuai dengan hasil analisa gap tersebut di atas berupa struktur komando, jadual latihan, daftar alat darurat dan perawatannya, serta jalur komunikasi.
  4. Uji coba setiap keadaan darurat dan memperbaiki rencana tanggap darurat jika sesuai. Jika perlu diperlukan audit khusus terhadap kinerja rencana dan tanggap darurat.

 DOKUMENTASI

  1. Pedoman Lingkungan menjelaskan mengenai pendekatan dalam menangani keadaan darurat.
  2. Prosedur untuk menangani setiap kondisi darurat.
  3. Rencana Tanggap Darurat yang berisi antara lain: Daftar kondisi darurat, Daftar peralatan kondisi darurat, Daftar tilpun orang-orang penting termasuk rumah sakit, Rencana pelatihan dan uji coba kondisi darurat termasuk skenario latihan.
  4. Laporan Ujicoba Rencana Tanggap Darurat termasuk hasil evaluasinya.

  KESIMPULAN

Kita tidak pernah tahu apakah prosedur penanganan kondisi darurat dapat dijalankan dengan baik ketika suatu situasi darurat betul-betul terjadi. Oleh karena itu, Klausa ini mendasarkan pencapaiannya kepada perencanaan, pelatihan dan evaluasi yang terus menerus terhadap antisipasi kondisi-kondisi darurat.

 

CONTOH: PROSEDUR KESIAGAAN DAN TANGGAP DARURAT 

PIC

TAHAPAN

DOKUMEN

 Departemen dan tim darurat 

P2K3, Seksi pemeliharaan

 

 

P2K3, Seksi pemeliharaan

 

 

P2K3, seksi  lingkungan, GA

 

Seluruh departemen

 

P2K3, seksi lingkungan, GA

Identifikasi kondisi-kondisi darurat

 

 

Perawatan alat-alat kondisi darurat

 

Penyusunan Tim darurat

 

 

Pemeriksaan rutin kondisi alat-alat termasuk ujicoba

Pelatihan dan pembekalan terhadap pengetahuan

 

 

 

Pembuatan jadual drill kondisi darurat

 

 

Pelaksanaan ujicoba

 

 

 

Kajian terhadap ujicoba yang menyangkut kesiapan alat, manusia dan prosedur

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 Daftar kondisi darurat 

 

Daftar alat darurat

Struktur organisasi kondisi darurat

 

Daftar periksa alat

Bukti pelatihan

 

 

Jadual drill

 

 

Skenario, laporan, foto-foto ujicoba,

 

 

Laporan

 

CONTOH: DAFTAR KONDISI DARURAT 

Sumber kondisi darurat

Departemen/Alat

Penanganan

Kebakaran Seluruh area pabrik APAR, Hidran,
Tumpahan bahan bakar solar dan oli Tangki penyimpanan solarTangki penyimpanan oli (2000 lt) –          Tanggul-          Pompa penyedot
Pelepasan gas NH3 dari tangki penyimpanan – Tank yard –          Alarm-          Keran emergency-          Prosedur evakuasi
Ledakan  Boiler dan Turbine –          dinding proteksi-          shut down system
Buangan Limbah Cair  WWTP rusak – Kolam darurat

PENGENDALIAN OPERASIONAL

Pengendalian OperasionalOrganisasi harus mengidentifikasi operasi-operasi dan aktivitas yang terkait dengan aspek penting lingkungan teridentifikasi sejalan dengan kebijakan, tujuan dan sasaran. Organisasi harus merencanakan aktivitas tersebut, termasuk pemeliharaan, untuk menyakinkan bahwa aktivitas dilakukan di bawah kondisi yang ditetapkan dengan cara

 

  1. membuat dan memelihara prosedur terdokumentasi untuk menangani situasi dimana ketiadaannya dapat menyebabkan deviasi dari kebijakan dan tujuan dan sasaran lingkungan.
  2. Menetapkan kriteria operasi dalam prosedur;
  3. Membuat dan memelihara prosedur yang terkait dengan aspek  penting lingkungan yang teridentifikasi dari barang dan jasa yang digunakan organisasi dan mengkomunikasikan prosedur dan persyaratan terkait kepada pemasok dan kontraktor.

 (Sumber: ISO 14001: 1996)

 URAIAN

Kewajiban utama perusahaan adalah mengelola dampak-dampak lingkungan penting yang diwujudkan dalam dua cara, yaitu pelaksanaan tujuan dan sasaran lingkungan dan/atau pengendalian operasi atau sering disebut sebagai pengendalian pencemaran. Pengendalian pencemaran merupakan bentuk pengelolaan terhadap suatu kinerja lingkungan yang sudah diterima tingkat pencapaiannya, Misalnya kualitas buangan limbah cairnya sudah berada dibawah baku mutu pemerintah. Dengan kata lain perusahaan telah menetapkan tidak ada aktivitas peningkatan dari kualitas limbah atau kinerja saat ini. Lebih jauh, Pengendalian dampak penting harus mencakup dampak penting yang muncul pada kondisi normal dan abnormal sedangkan dampak pada kondisi darurat akan ditangani oleh elemen 4.4.7.

 

Organisasi dapat membuat suatu rencana yang sempurna (daftar aspek penting, tujuan/sasaran lingkungan, dan PML) sebagaimana dituangkan dalam klausa Perencanaan tetapi hal itu tidak ada artinya apabila tidak ada bukti-bukti praktek pengendalian pencemaran yang baik seperti IPAL (Instalasi Pengolahan Air Limbah- pengolahan fisik/kimia/biologi), APPU (Alat pengendalian pencemaran udara: electrostatic precipitator, scrubber, bag filter), Pengelolaan Limbah B3 (Insinerator, Landfill), dan lain lain. Dengan kata lain, pengendalian pencemaran harus dilakukan paralel dengan penerapan PML karena suatu pabrik tidak mungkin tidak memiliki suatu bentuk pengelolaan lingkungan dan hanya mengandalkan seratus persen dokumentasi tentang PML. Pada umumnya, perusahaan yang sudah menerapkan AMDAL sebagai bagian dari persyaratan ijin operasi akan memiliki praktek-praktek pengendalian operasional tersebut.

 Selain itu, kinerja lingkungan dalam arti kepatuhan perusahaan terhadap peraturan lingkungan merupakan fungsi dari kesuksesan dari Pengendalian Operasional. Perusahaan yang memiliki aspek penting buangan limbah cair tentunya harus memiliki IPAL dan mampu membuang limbah cairnya di bawah baku mutu yang sesuai dengan jenis industrinya.  Bahan-bahan kimia harus dicatat jumlahnya, disimpan dengan baik, diberi label dan kemasan dibersihkan sebelum dibuang ke tempat pembuangan domestik sebagaimana diatur dalam Peraturan mengenai Pengelolaan Bahan Berbahaya dan Beracun.

 Organisasi harus mengidentifikasi operasi-operasi dan aktivitas yang terkait dengan aspek penting lingkungan teridentifikasi sejalan dengan kebijakan, tujuan dan sasaran.

Klausa ini menekankan perlunya keterkaitan antara pengendalian pencemaran dan penerapan tujuan dan sasaran sebagai bentuk pengelolaan lingkungan yang harus mendukung tercapainya kebijakan lingkungan. Ketika kebijakan lingkungan memberikan komitmen untuk  memenuhi baku mutu emisi gas dari tungku bakar (furnace) maka perusahaan harus memiliki suatu Alat Pengendalian Pencemaran udara (misalnya, scrubber) yang bekerja dengan baik atau jika tidak harus ada tujuan/sasaran untuk memperbaiki kinerja dari scrubber tersebut.

Organisasi harus merencanakan aktivitas tersebut, termasuk pemeliharaan, untuk menyakinkan bahwa aktivitas dilakukan di bawah kondisi yang ditetapkan dengan cara

  • membuat dan memelihara prosedur terdokumentasi untuk menangani situasi dimana ketiadaannya dapat menyebabkan deviasi dari kebijakan dan tujuan dan sasaran lingkungan.

Perusahaan harus membuat suatu rencana atau tata cara (mekanisma) untuk mengelola aktivitas berdampak penting dengan cara menetapkan dan menjalankan kegiatan sesuai dengan kondisi-kondisi yang telah ditetapkan di dalam tata cara tersebut. Kondisi yang ditetapkan untuk limbah dari kantin, sebagai contoh, adalah jika limbah tersebut ditaruh berdasarkan jenisnya (organik atau anorganik) dan tidak tercampur, diambil setiap hari untuk menghindari bau yang mungkin timbul dari sampah organik serta membuat bukti serah terima dengan Dinas Kebersihan. Jika kondisi tersebut tidak dipenuhi maka sudah seharusnya masalah tersebut dimunculkan dalam Prosedur Tindakan Pencegahan dan Perbaikan (Klausa 4.5.3). Juga ditegaskan bahwa tata cara tersebut meliputi pemeliharaan karena secara jelas bahwa kegiatan pemeliharaan menimbulkan dampak penting seperti buangan berupa oli, suku cadang dan baterai bekas serta scrap logam.

 Selanjutnya disebutkan untuk membuat prosedur terdokumentasi sehingga deviasi dapat dihindari. Ini tentu tidak berarti bahwa semua aktivitas pengendalian pencemaran harus dibuat prosedur tertulis tetapi organisasi harus bisa memilah akvititas yang membutuhkan keberadaan dokumen atau cukup mengandalkan kepada kompetensi karyawan terkait. Pembuangan sampah ke tong-tong khusus yang sesuai dengan jenisnya (sampah kertas, plastic dan logam) mungkin berjalan dengan baik dengan memasang label disetiap lokasi tempat sampah tanpa harus membuat prosedur/instruksi kerja tertulis. Jadi tim SML harus mampu menilai tata cara yang harus dituliskan dalam prosedur atau dapat dijalankan dengan cara lain.

 ·  Menetapkan kriteria operasi di dalam prosedur

Pengelolaan Dampak terkendali adalah jika kegiatan tersebut dilakukan dalam batasan-batasan operasi yang telah ditetapkan atau kriteria operasi. Kriteria operasi tersebut dapat berupa parameter-parameter alat pengendalian pencemaran seperti halnya Temperatur operasi di bak reduksi, pH di pengolahan awal kimia dan kriteria berupa kualitas buangan akhir limbah cair sebagaimana ditetapkan Peraturan terkait. Contoh-contoh lain, Alat Penangkap debu di pabrik semen, baja atau yang sejenis memiliki parameter operasi temperatur EP pada kisaran 125-175oC dan kandungan CO pada maksimum 1 ppm sedangkan baku mutu emisi kadar debu pada 50 mg/Nm3. Suatu prosedur kerja yang memenuhi Standar jika menyebutkan batasan-batasan operasi tersebut yang dapat digunakan sebagai panduan oleh karyawan dan mencatat secara periodik sesuai dengan kebutuhan.

 ·  Membuat dan memelihara prosedur yang terkait dengan aspek penting lingkungan yang teridentifikasi dari barang dan jasa yang digunakan oleh organisasi dan mengkomunikasikan prosedur dan persyaratan terkait kepada pemasok dan kontraktor

Sub klausa ini merupakan tindak lanjut dari hasil identifikasi aspek dan evaluasi dampak penting terhadap aspek dari kegiatan pemasok, subkontraktor dan produk yang termasuk di dalam ruang lingkup Sistem Manajemen Lingkungan. Dengan kata lain, setelah suatu aspek penting dari sub kontaktor telah masuk dalam lingkup system karena dapat dikendalikan dan dipengaruhi secara bisnis oleh perusahaan maka aspek penting tersebut harus dikendalikan. Bentuk-bentuk pengendaliannya antara lain pengawasan langsung ketika pemasok melakukan bongkar muat di areal gudang; pembuatan kontrak yang menyatakan bahwa kontraktor akan mentaati peraturan-peraturan lingkungan; surat perjanjian bahwa pemasok harus selalu melengkapi bahan-bahan kimia dengan MSDS dan Alat Pelindung Diri untuk para pengemudinya, dan lain lain.

 

Keefektifan prosedur tersebut tentu saja sangat tergantung pada sosialisasi dan pemantauan terhadap kinerja para pemasok dan kontraktor. Bukti-bukti proses komunikasi dapat bervariasi dari bentuk fisik sederhana berupa daftar absensi ketika melakukan briefing dan pelatihan, surat-surat edaran dan pengumuman-pengumuman. Tetapi realita yang diperlukan adalah para pemasok dan kontraktor tidak melanggar prosedur-prosedur dan persyaratan-persyaratan lingkungan perusahaan dan pemerintah  atau tidak menimbulkan pencemaran lingkungan.

 PERMASALAHAN

  1. Pengendalian operasional mencakup pengendalian pencemaran yang lebih dikenal sebelumnya, sebagaimana disebutkan di atas berupa IPAL, APPU, PLB3, dll. Yang dikenal atau terdapat di dalam dokumen RKL/RPL atau UKL/UPL. Walaupun daftar yang tercantum di dalam dokumen resmi tersebut tetapi pada umumnya tidak semua dampak penting lingkungan dan pengendaliannya terdapat didalamnya. Perusahan sering terjebak untuk menerapkan Pengendalian Pencemaran berdasarkan pada Daftar ini saja sehingga tentu melewatkan beberapa aspek penting yang dihasilkan dari penerapan Klausa 4.3.1.
  2. Prosedur pengendalian operasional sering tidak mencantumkan criteria operasi sehingga tidak ada jaminan apakah kinerja lingkungan akan dipertahankan secara konsisten dan membaik dari waktu ke waktu.
  3. Pengendalian dampak penting tidak langsung dari kontraktor, pemasok merupakan bagian yang sering tidak tersentuh karena perusahaan menganggap bahwa mereka sudah diluar tanggung jawab. Namun Standar dengan jelas menetapkan bahwa harus ada kendali terhadap dampak-dampak penting tidak langsung yang masih dalam jangkauan pengaruh dan kendali secara bisnis.

 PENERAPAN

  1. Membuat daftar aktivitas yang terkait dengan aspek penting lingkungan. Berbagai aspek penting yang sama (sifat fasanya sama misalnya buangan limbah cair di produksi dan di utilities atau pencemaran gas-gas di dalam ruangan produksi) dikelompokkan ke dalam satu grup. Karena dampak penting tersebut cukup dikendalikan dengan masing-masing satu prosedur: Pengendalian Pencemaran Air dan Pengendalian Pencemaran Udara. Instruksi kerja akan memfasilitasi tata cara spesifik yang berlaku pada masing-masing alat (jika berbeda antara satu sumber dengan sumber lain).
  2. Menetapkan status pengelolaan berdasarkan kinerja lingkungannya, salah satu yang terpenting adalah apakah parameter limbah sudah di bawah persyaratan peraturan?
  3. Menetapkan parameter-parameter operasi suatu unit pengendalian pencemaran:
  • IPAL: baku mutu (BOD, COD, TSS, dll), Laju alir limbah cair, Temperatur operasi tangki flokulasi, kandungan oksigen di tangki sludge teraktivasi, dll.
  • APPU: baku mutu (opasitas, SO2, NO2, dll), Temperatur Elektrostatik presipitator, Laju aliran scrubber, dll.
  • PLB3: Jumlah dan karakterisasi limbah B3; kondisi label/simbol, kondisi segreasi tempat penyimpanan, dll.
  • PL Domestik: Jumlah limbah domestik; kondisi visual tempat sampah,

 

  1. Membuat prosedur terdokumentasi untuk masing-masing kelompok dampak penting tersebut tersebut.
  2. Mensosialisaikan prosedur kepada seluruh karyawan dan kontraktor, khususnya untuk mendapatkan umpan balik jika prosedur atau instruksi kerja tersebut membutuhkan revisi. Kegiatan pengendalian dishift I mungkin berbeda dengan shift III (malam hari).
  3. Menerapkan prosedur berdasarkan masukan terakhir dan mulai menghasilkan catatan-catatan yang diperlukan. Setelah beberapa saat (1 atau 2 bulan) dilakukan evaluasi untuk melihat kesesuian dengan kenyataan di lapangan. Revisi jika ada bagian-bagian yang tidak dapat dijalankan.

DOKUMENTASI

  1. Pedoman Lingkungan menyebutkan bentuk-bentuk pengendalian yang berlaku di dalam perusahaan termasuk kebijakan terhadap para kontraktor dan pemasok.
  2. Prosedur atau instruksi kerja tentang Pengendalian Pencemaran Air; Pengendalian Pencemaran Udara; Pengelolaan Limbah B3;  Pengelolaan Limbah Domestik dan Pengendalian Dampak dari Kontraktor dan Pemasok.
  3. Check-sheet pengoperasian IPAL, Dust Collector, Limbah B3 dan lain sebagainya.

 KESIMPULAN

Pengendalian operasi merupakan inti dari Sistem Manajemen Lingkungan karena penerapan yang efektif terhadap Klausa ini berarti suatu kinerja lingkungan yang mampu memenuhi ketentuan peraturan, mencegah pencemaran dan bertambah baik dari waktu ke waktu atau terpenuhinya komitmen dalam Kebijakan Lingkungan.

 

CONTOH: IDENTIFIKASI PENGENDALIAN OPERASIONAL

 

Aspek penting

Pengelolaan

Parameter

Status operasional

Debu di ruangan Dust collector –      Tekanan diferensial dust collector-      Kandungan debu di dalam ruangan (mg/m3) – di atas baku mutu- karyawan tidak mengenakan masker
       
Buangan limbah cair dari produksi IPAL Kualitas efluen: BOD, COD, TSS, dan warna BOD, COD TSS, dan warna sudah di bawah baku mutu
    –          PH di flash mixing-          DO di aeration tank-          MLSS in clarifier  
       
Emisi limbah gas Scrubber Konsentrasi emisi HCl Dibawah baku mutu
    –          Laju alir air-          Tekanan Scrubber 500 lt/min< 1 atm
       

 

CONTOH: PROSEDUR PENGELOLAAN LIMBAH PADAT

PIC

TAHAPAN

DOKUMEN

 Departemen terkait 

Departemen terkait

 

 

Departemen terkait

 

 

Departemen dan seksi lingkungan

 

Seksi lingkungan dan utilitas

 

Seksi lingkungan

 

Seksi lingkungan dan Humas

 

Limbah B3 dihasilkan

 

 

 

Pencatatan volume, jenis limbah B3

 

 

 

Pemberian label dan penyimpanan dilokasi dihasilkan

 

 

 

Serah terima departemen dengan seksi lingkungan

 

 

 

Penyimpanan sementara < 90 hari

 

 

 

Serah terima dengan pengelola berijin dari BAPEDAL

 

 

Pelaporan kepada BAPEDAL

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Catatan jumlah limbah

 

 

Catatan jumlah limbah

 

Label

 

 

 

Nota serah terima limbah

 

 

Catatan jumlah limbah

 

 

Manifest

 

 

 

Laporan

 

 

PENGENDALIAN DOKUMEN

Pengendalian DokumenOrganisasi harus membuat dan memelihara prosedur untuk mengendalikan semua dokumen yang diwajibkan oleh Standar Internasional ini untuk menjamin bahwa

a)      dokumen dapat ditemukan

b)      dikaji secara periodik, direvisi jika diperlukan dan disetujui kecukupannya oleh personil yang berwenang;

c)      Versi terakhir dokumen yang relevan tersedia pada semua lokasi dimana kegiatan-kegiatannya esensial bagi keefektifan penerapan sistem manajemen lingkungan;

d)      Dokumen kadaluwarsa dipindahkan pada waktunya dari tempat penerbitan dan pemakaian, atau jika tidak dihindarkan dari penggunaan yang tidak sengaja.

e)      Dokumen kadaluwarsa disimpan untuk tujuan hukum dan/atau preservasi pengetahuan diidentifikasi dengan sewajarnya.

 Dokumentasi harus terbaca, ada tanggalnya (termasuk tanggal revisi) dan mudah teridentifkasi, dipelihara dalam suatu cara yang baik dan dieimpan untuk perioda tertentu. Prosedur dan tanggung jawab harus dibuat dan dipelihara terkait dengan kreasi dan modifikasi berbagai tipe dokumen.

 (Sumber: ISO 14001: 1996)

 

URAIAN

Prinsip dasar pengendalian dokumen adalah mamastikan bahwa informasi yang tepat tersedia, di tempat yang benar, di waktu yang tepat dan revisi yang sesuai. Suatu hal yang nampaknya sepele dalam bekerja tetapi pada kenyataannya kita sering menemui masalah ketika berusaha menemukan suatu dokumen (baca informasi), khususnya pada saat paling dibutuhkan.

 

Pengendalian dan penanganan dokumen mencakup kegiatan Pengkajian dokumen sebelum diterbitkan untuk mencegah beredarnya dokumen yang tidak sesuai dengan praktek di lapangan, Revisi jika ada perubahan-perubahan untuk menjamin apa yang tertulis sesuai dengan apa yang dilakukan terakhir kali dan Persetujuan oleh orang yang berwenang supaya komitmen dalam prosedur (yang ditandatanganinya) dapat dilakukan sepenuhnya. Pengendalian juga dilakukan dengan cara mendistribusikan kepada orang-orang yang berkepentingan saja, dapat juga dibedakan antara dokumen yang dipakai sebagai acuan kerja (stempel terkendali) atau hanya sebagai bahan bacaan (stempel tidak terkendali).

 

Penulis sering menemui bahwa suatu pekerjaan sangat tergantung kepada orang-orang tertentu yang sudah mengerjakan hal yang sama selama bertahun-tahun. Pegawai lain tidak memiliki dan mengetahui kemampuan tersebut. Dan ketika si ahli keluar atau pensiun para pekerja lain harus memulai dari awal dalam mencapai kinerja yang sama dalam pekerjaan tersebut, yang berarti suatu pemborosan waktu, tenaga dan dana. Dokumentasi tata kerja yang baik dan dinamis akan mencegah hal tersebut terjadi.

 

Fungsi lain pengendalian dokumen adalah menciptakan konsistensi dalam bekerja melalui penetapan standar-standar kerja (spesifikasi, urutan kerja, dlsb) dan penggunaan dokumen resmi terakhir yang diakui oleh perusahaan tersebut. Sebagian perusahaan mengakui keuntungan mekanisma pengendalian semacam demikian dan menyatakan bahwa cara kerja mereka lebih rapi dan sistematik. Tetapi di lain pihak, pengendalian dokuman ini juga disalahkan sebagai penyebab tersitanya waktu dan tenaga untuk membuat, merevisi, menarik kembali dan memusnahkan dokumen-dokumen tersebut. Banyak perusahaan bahkan terjebak pada kenyataannya Sistem Manajemen Lingkungan mereka semata-mata didominasi oleh kegiatan administrasi semata dari pengendalian dokumen dan catatan-catatan lingkungan.

 

Organisasi harus membuat dan memelihara prosedur untuk mengendalikan semua dokumen yang diwajibkan oleh Standar Internasional ini untuk menjamin bahwa…….

 

Prosedur pengendalian dokumen berisi tata kerja pembuatan (pembuatan, pemeriksaan dan persetujuan) dokumen oleh berbagai bagian di dalam organisasi. Sebagai contoh, prosedur pemilahan limbah dapat dilakukan oleh staf Seksi Umum, diperiksa oleh Kepala Seksi Umum dan Disetujui oleh wakil manajemen. Jadi frasa dari Klausa ini jelas meminta keberadaan Prosedur untuk mengendalikan dokumen dan data lingkungan.

 

….. dokumen dapat ditemukan

Sebagaimana ilustrasi di atas, jika dalam suatu pertemuan internal Anda tidak dapat menemukan dokumen yang diperlukan, maka keputusan rapat itu mungkin berdasarkan pada perkiraan dan bukan berdasarkan suatu pertimbangan yang dapat dipertanggung-jawabkan. Auditor eksternal biasanya sangat mudah dalam menilai keefektifan pengendalian dokumen di suatu perusahaan. Semakin lama suatu dokumen bisa ditunjukkan kepada auditor semakin jelek kualitas pengaturannya.

 

……dikaji secara periodik, direvisi jika diperlukan dan disetujui kecukupannya oleh personil yang berwenang;

Tidak ada sistem tertulis atau prosedur yang sempurna karena tidak mungkin mendokumentasikan seluruh aktivitas yang sangat bervariasi dan kegiatan itu sendiri bersifat dinamis atau berubah-ubah sesuai dengan perkembangan pekerjaan. Sehingga menjadi sangat penting untuk melakukan pengkajian prosedur secara periodic terlepas apakah dokumen tersebut sedang atau telah direvisi, untuk menjamin tidak ada yang terlewat dalam isi dokumen.

 

Versi terakhir dokumen yang relevan tersedia pada semua lokasi dimana kegiatan-kegiatannya esensial bagi keefektifan penerapan sistem manajemen lingkungan;

Pernyataan ini jelas mengarahkan bahwa pihak-pihak yang berperan penting dalam pemeliharaan SML harus memiliki informasi yang sama dan mutakhir. Perbedaan informasi akan menciptakan perbedaan-perbedaan persepsi dan ketidaksesuaian terhadap sasaran kinerja lingkungan. Hal yang sama akan terjadi jika beberapa seksi masih menerapkan cara kerja lama yang sudah tidak berlaku.

 

Dokumen kadaluwarsa dipindahkan pada waktunya dari tempat penerbitan dan pemakaian, atau jika tidak dihindarkan dari penggunaan yang tidak sengaja.

Salah satu cara untuk menghindari penggunaan informasi yang beraneka ragam dan sudah tidak berlaku, dokumen-dokumen yang sudah tidak berlaku harus dipindahkan dari titik-titik pemakaiannya. Pendekatan konservatif ini biasanya sangat efektif karena umumnya karyawan tidak cukup jeli untuk melihat bahwa dokumen yang mereka pakai sudah dicabut dari Daftar Induk Dokumen. Cara lain adalah dengan memberikan cap ‘Kadaluwarsa’ sebagai identitas pembeda antara yang masih boleh dipakai dan yang sudah terbuang.

 

Dokumen kadaluwarsa disimpan untuk tujuan hukum dan/atau preservasi pengetahuan diidentifikasi dengan sewajarnya.

Sesuai dengan fungsinya, dokumen-dokumen yang terkait dengan ketentuan-ketentuan hokum harus diperlakukan berbeda dengan dokumen-dokumen lain, khususnya dalam lamanya waktu penyimpanan. Lebih praktis bagi perusahaan untuk menyimpanan dokumen-dokumen ini (Surat ijin, Laporan UKL/UPL, dan lain-lain) selama mungkin karena kita tidak tahu kapan akan dibutuhkan. Kadang-kadang kita harus merujuk suatu surat ijin pendirian perusahaan yang sudah berumur lebih dari 15 tahun.

 

Dokumen harus terbaca, ada tanggalnya (termasuk revisi) dan mudah teridentifikasi……

 

Di jaman digital rasanya sulit menerima kenyataan bahwa suatu dokumen akan tidak terbaca karena bentuk fisik dokumen tersebut sudah menggunakan tinta kualitas terbaik atau bahkan disimpan dalam suatu floopy disk. Hal lain yang perlu diperhatikan adalah dokumen harus mudah diidentifikasi dengan cara pembuatan tanggal yang jelas dan nomor revisinya. Dengan penerapan ISO suatu perusahaan mungkin memiliki ratusan dokumen dalam berbagai tingkatan sehingga bukan suatu yang mudah untuk mendapatkan dokumen yang diinginkan jika tidak ada identitas berupa tanggal terbit dan nomor revisi. Judul prosedur saja tentu tidak cukup untuk memperoleh rujukan/dokumen yang diinginkan dalam waktu yang wajar.

 

Prosedur dan tanggung jawab harus dibuat dan dipelihara terkait dengan kreasi dan modifikasi berbagai tipe dokumen

 

Oleh karena dokumen merupakan standar kerja suatu perusahaan tentu saja harus ada kejelasan mengenai wewenang dan tanggung jawab pembuatan, pengkajian, persetujuan, perubahan, penarikan hingga pemusnahan suatu dokumen. Disiplin dalam melaksanakan semua tugas tersebut menjadi salah satu kunci pencapaian konsistensi kinerja lingkungan perusahaan. Dalam prakteknya banyak perusahaan menugaskan satu sekretariat yang khusus menangani pengendalian dokumen dan data.

 

PERMASALAHAN

  1. Banyak perusahaan mengambil jalan pintas dalam menghadapi proses sertifikasi dengan cara membuat dokumen sebanyak mungkin untuk memberikan kesan bahwa komitmen terhadap pemeliharaan sistem sangat tinggi. Tetapi cara ini menjadi bumerang karena sumber daya yang dikeluarkan untuk membuat dan memelihara dokumen tersebut menjadi sangat besar, termasuk harus menempatkan sekretariat dalam jumlah yang besar untuk mengelola dokumen-dokumen ini. Biaya lain yang harus dibayar adalah karyawan dalam bekerja tidak fleksibel atau bahkan mengurangi kreativitas mereka karena setiap langkah pekerjaan harus dicatat dan tidak boleh ada deviasi sedikitpun. Sangat penting bagi perusahaan untuk membuat dokumen-dokumen yang sesuai dengan kebutuhan di lapangan.
  2. Disiplin yang lemah dalam merevisi, mendaftar dan menarik kembali dokumen merupakan penyebab ketidakefektifan pengendalian dokumen. Walaupun nampak mudah, tetapi pengendalian dokumen merupakan temuan-temuan klasik auditor eksternal dan internal bahkan bagi auditor baru sekalipun.

 

PENERAPAN

  1. Daftar dokumen-dokumen yang dipersyaratkan oleh Standar, secara eksplisit Standar meminta prosedur.
  2. Daftar dokumen-dokumen yang diperlukan untuk melakukan pengendalian terhadap aspek penting lingkungan.
  3. Buatlah prosedur-prosedur tersebut. Berikan kewenangan kepada pihak yang sehari-hari bertanggung jawab terhadap aktivitas tersebut untuk membuat draft dokumen.
  4. Bahaslah isi dokumen-dokumen tersebut. Selesaikanlah sebagai dokumen akhir.
  5. Terapkan prosedur tersebut sambil mendapatkan masukan kinerja, khususnya kekurangan-kekurangan  yang ditemui di lapangan.
  6. Revisi dokumen berdasarkan masukan-masukan tersebut.
  7. Keluarkan revisi terbaru.

 

DOKUMENTASI

  1. Manual
  2. Prosedur
  3. Daftar Induk dokumen
  4. Daftar Distribusi dokumen
  5. Daftar Penarikan dokumen kadaluarsa

 

 

KESIMPULAN

Pengendalian dokumen berfungsi untuk menjamin bahwa pengelolaan lingkungan dilakukan berdasarkan standar kerja yang sama dan mutakhir bagi semua karyawan. Sehingga kinerja lingkungan yang dicapai secara konsisten bahkan dapat ditingkatkan secara terus menerus. 

CONTOH: PROSEDUR PENGENDALIAN DOKUMEN

 

PIC

TAHAPAN

DOKUMEN

 KaryawanKepala  Departemen 

Sekretariat ISO

 

 

Sekretariat ISO

 

 

Seluruh departemen

 

 

Sekretariat

 

 

 

 

 

 

 

 

Pembuatan prosedur disetujui oleh Kepala Departemen

 

 

Pendaftaran dokumen dalam Daftar Induk Dokumen

 

 

Identifikasi stempel terkendali dan distribusi kepada pihak-pihak terkait

 

 

Penerapan prosedurr dan ususulan perbaikan atau revisi dari para pemakai

  

Revisi dokumen sesuai dengan masukan-masukan yang diterima

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 Prosedur-prosedur Daftar induk 

 

Daftar distribusi

 

 

Serah terima dokumen

 

Prosedur, IK

 

 

Prosedur,

 

 

 

 

CONTOH: DAFTAR INDUK DOKUMEN DAN DISTRIBUSINYA

 

Nama Dokumen

Revisi

Distribusi

Keterangan

Manual SML

00

Direktur, KaDep  
Prosedur 4.3.1: Identifikasi aspek dan evaluasi dampak

01

KaDep  
Prosedur 4.3.2: Identifikasi peraturan lingkungan

01

Ka.Dep GA; Hukum; Ka.Dep Produksi; Ka seksi lingkungan  
Prosedur Pelatihan

02

Ka.Dep GA; Kaseksi Pelatihan  
Dst.      
       
       
       
       
       

DOKUMENTASI SISTEM MANAJEMEN LINGKUNGAN

DOKUMENTASIOrganisasi harus membuat dan memelihara informasi di atas kertas atau elektronik untuk:

A)     menggambarkan elemen-elemen inti sistem manajemen dan interaksinya;

B)     memberikan arah terhadap dokumentasi terkait.

 

(Sumber: ISO 14001: 1996)

 

URAIAN

Pada awal berkembangnya Sistem Manajemen Mutu ISO 9000 di akhir tahun 1980-an, slogan ‘Tulis yang kamu lakukan dan Lakukan yang kamu tulis’ telah diartikan secara berlebihan, yaitu dengan membuat dokumen berupa prosedur dan instruksi kerja yang sangat banyak dan justru menghambat kreativitas dan fleksibilitas dalam pekerjaan. SML ISO 14001 mencoba menghilangkan masalah ini dengan tidak terlalu mengangkat slogan seperti tersebut diatas dan juga memuat persyaratan dokumentasi yang tidak terlalu ekstensif.

 

Namun demikian, SML tetap menganjurkan pembuatan dokumen-dokumen seperti prosedur dan instruksi kerja sebagai cara untuk menciptakan konsistensi dalam bekerja. Bagaimanapun, SML merupakan system manajemen terdokumentasi. Jika dicermati frasa ‘prosedur terdokumentasi’ merupakan klausa yang meminta bukti dokumen tertulis, tetapi jika hanya dinyatakan ‘prosedur’ (tanpa kata terdokumentasi) tidak berarti harus ada prosedur atau instruksi kerja tertulis.

 

 

Organisasi harus membuat dan memelihara informasi di atas kertas atau elektronik

 

Seperti halnya ISO 9001, SML adalah sistem manajemen terdokumentasi karena dengan itulah konsistensi dalam bekerja sebagai produk dari sistem manajemen dapat tercapai. Perubahan besar dialami oleh perusahaan yang belum memiliki sistem manajemen karena perlu mengubah kebiasaan dalam bekerja, biasanya disampaikan secara verbal menjadi suatu prosedur tertulis yang dapat dibaca dan dipakai oleh semua orang. Dengan demikian, anda tidak terlalu tergantung kepada keberadaan perseorangan dalam mencapai kinerja lingkungan yang stabil. Contoh klasik adalah ketika seorang staf senior harus pensiun semua pengetahuan dan ketrampilan orang tersebut harus digali lagi dari awal oleh pewarisnya.

 

Informasi dapat disajikan dalam bentuk salinan di atas kertas atau sebagai file dalam bentuk elektronik atau kombinasinya keduanya.

 

menggambarkan elemen-elemen inti sistem manajemen dan interaksinya;

 

Sistem adalah kumpulan sub-sistem yang menyusunnya dan interaksi diantara sub system tersebut. Sistem yang baik apabila sub-sistem pendukungnya tersedia lengkap dan saling berinteraksi dengan efektif. Sub-sistem perusahaan dari sisi struktur antara lain fungsi pemasaran, produksi, pengendalian mutu, laboratorium, pembelian, keuangan dan lain sebagainya harus ditetapkan. Sub-sistem bisa juga dilihat dari sisi persyaratan Standar sebagai kebijakan, perencanaan, sistem dokumentasi, struktur organisasi, pengendalian operasi, pemantauan, internal audit dan tinjauan manajemen.

 

Komponen kedua yang dipersyaratkan Standar adalah interaksi antara elemen-elemen perusahaan (baca: sub-sistem) tersebut atau interaksi atau keterkaitan antara kebijakan lingkungan dengan program manajemen lingkungan, antara aspek lingkungan dan prosedur pemantauan lingkungan dan lain sebagainya. Pada prinsipnya, perusahaan harus membuat suatu dokumen yang menggambarkan peta sistem manajemen lingkungan berisi bagaimana suatu Klausa dijalankan, oleh siapa dan bagaimana aktivitas tersebut terkait dengan departemen atau fungsi-fungsi lain.

 

Kelengkapan elemen-elemen system manajemen dan interaksinya biasanya dituliskan di dalam Manual atau Pedoman Lingkungan, walaupun Standar tidak secara eksplisit meminta perusahaan untuk membuat Manual (sebagaimana dipersyaratkan dalam Sistem Manajemen Mutu ISO 9000).

 

memberikan arah terhadap dokumentasi terkait.

Hirarki dokumen perusahaan dapat digambarkan dalam diagram di bawah ini:

 

Manual

PROSEDUR

INSTRUKSI KERJA

KEBIJAKAN PERUSAHAAN TERHADAP SETIAP KLAUSA DALAM STANDAR

TATA KERJA YANG MENGHUBUNGKAN INTERAKSI ANTAR DEPARTEMEN/SEKSI

CARA KERJA SATU PEKERJAAN TUNGGAL. CONTOH, MENDAUR ULANG LIMBAH EKONOMIS

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Manual

Manual lingkungan merupakan payung dari keseluruhan sistem sebagai satu perusahaan. Prosedur menjelaskan interaksi antara departemen/divisi, antar-muka (‘interface’) antara satu bagian dengan bagian lain. Sedangkan instruksi kerja mengatur tingkat pelaksanaan yang berlaku di suatu seksi.

 

Prosedur

Prosedur menggambarkan tata kerja dalam tingkatan divisi atau departemen karena untuk menjalankan suatu fungsi diperlukan keterlibatan beberapa departemen sekaligus. Sebagai contoh, Prosedur Pengelolaan Limbah B3 akan melibatkan Departmen lingkungan untuk menetapkan jenis dan jumlah limbah B3, Laboratorium untuk memeriksa jenis bahan pencemar, Hukum untuk melaporkan serah terima limbah kepada pihak ketiga dan Produksi untuk melakukan pemilahan sebelum pengangkutan.

 

Umumnya prosedur berisi ‘manajemen’ isu pengawasan, komunikasi dan antara muka.

 

Prosedur menjawab pertanyaan (dalam bahasa Inggris) 5W & 1H: What (prosedur apa?), Why (tujuan?), Who (siapa), When (kapan), Where (departemen mana), dan How (bagaimana tahapan).

 

Instruksi Kerja

Menjelaskan suatu tata kerja spesifik tunggal yang mungkin tidak perlu koordinasi berbagai departemen dalam pelaksanaannya. Sebagai contoh, pengoperasian incinerator dilakukan oleh satu tim dari departemen utilitas yang berisi bagaimana melakukan start up, jumlah limbah yang harus diumpankan, parameter yang harus dipantau sehingga pembakaran dapat berjalan sempurna dan lain sebagainya. Jelas bahwa semua tahapan pekerjaan dilakukan oleh tim itu semata.

 

PERMASALAHAN

1.      Interaksi atau keterkaitan tidak dijelaskan. Sistem adalah rangkaian sub-sistem sub-sistem yang berinteraksi erat dan saling mendukung bagi keberadaan sistem itu. Penggambaran yang tidak lengkap terhadap kaitan antara satu departemen dengan departemen lain akan mengurangi kinerja perusahaan atau ketidakjelasan antara elemen sistem di dalam Standar dengan elemen lain. Bagian Pengadaan yang berperan dalam pengadaan bahan baku yang lebih ramah lingkungan dan pengawas kinerja lingkungan para pemasok dan kontraktor tidak dijelaskan keterkaitannya dengan Departemen Produksi atau Lingkungan.

2.      Terlalu banyak prosedur atau instruksi kerja yang merupakan warisan dari penerapan ISO 9001. Standar ISO 14001 selain berbicara mengenai dokumen terdokumentasi tetapi juga menghargai kompetensi manusia yang terlibat didalamnya. Pengalaman ISO9001: 1994 mengajarkan bahwa ada kecenderungan perusahaan untuk terlalu banyak menuliskan semua aktivitasnya kedalam prosedur atau instruksi kerja. Mereka memahami dengan salah ‘ungkapan bahwa ‘kerjakan yang kamu tulis dan tulis yang kamu kerjakan’. Jika kita bisa menjamin bahwa suatu pekerjaan (analisa BOD atau COD) dilakukan oleh supervisor yang berlatar belakang pendidikan kimia analitik, tentu kita tidak perlu menuliskan semua instruksi kerja-nya. Atau semua karyawan cukup mengerti bahwa limbah kertas harus dimasukkan kedalam bin berwarna hijau sedangkan limbah basah harus dimasukkan di tempat sampah berwarna biru maka instruksi kerja mungkin tidak perlu dibuat.

3.      Prosedur Terdokumentasi yang dipersyaratkan. Berkaitan dengan diskusi no. 2 di atas, Standar sebenarnya hanya meminta ‘documented procedure’ sebagai elemen yang harus dilengkapi dengan suatu prosedur/instruksi kerja tertulis. Tentu saja ini berdasarkan asumsi bahwa elemen tersebut dapat dilakukan dengan baik (baca konsisten) jika diwujudkan dalam suatu prosedur/instruksi kerja tertulis.

 

PENERAPAN

1.      Identifikasi keseluruhan dokumen yang harus dibuat dengan merujuk kepada Daftar Aspek penting lingkungan dan prosedur/instruksi kerja yang diperlukan. Kemudian dikumpulkan prosedur/Instruksi kerja yang sudah tersedia termasuk melihat tingkat kecukupan isinya.

2.      ‘Gap’ yang muncul ditindaklanjuti dengan membuat dokumen-dokumen baru atau memperbaiki dokumen-dokumen lama yang belum memenuhi syarat.

3.      Menyusun dokumen level 2 dan 3 dan menyusun interaksi antara satu dokumen dengan dokumen lain serta antara satu departemen dengan departemen lain.

4.      Membuat Manual lingkungan dengan menyebutkan struktur organisasi perusahaan, kebijakan perusahaan dalam upaya memenuhi persyaratan suatu Klausa Standar dan merujuk pada prosedur/instruksi kerja yang menggambarkan pelaksanaan fungsi-fungsi tersebut.

 

DOKUMENTASI

1.      Manual lingkungan

2.      Prosedur-prosedur lingkungan

3.      Instruksi kerja

 

KESIMPULAN

SML ISO 14001 merupakan sistem manajemen terdokumentasi, dalam mana konsistensi kinerja lingkungan dijamin oleh keberadaan dokumen-dokumen.

MANUAL

 

4.3.1    Identifikasi aspek dan dampak lingkungan dilakukan oleh Kepala Departemen …….

Kegiatan Identifikasi dan evaluasi diatur menurut Prosedur 4.3.1

 

4.3.2    Identifikasi dan akses terhadap peraturan-peraturan lingkungan dan persyaratan lain diatur dalam Prosedur 4.3.2

 

4.3.3  Pemantauan dan pengukuran diatur dalam Prosedur 4.5.1

PROSEDUR 4.3.1

IDENTIFIKASI DAN EVALUASI ASPEK PENTING

 

I.  TUJUAN

Menentukan aspek penting

II.      RUANG LINGKUP

Identifikasi, evaluasi, pencatatan.

 

III.   PENANGGUNG JAWAB

Kepala departemen

 

IV.    PROSEDUR

1.    xxx

2.    xxx

3.    xxx

4.    xxx

5.    xxx

 

V.      REFERENCE

1.       WI-4.31-01

2.       Form-4.3.1-01

 

 

 

 

 

 

 

PROSEDUR 4.3.2

IDENTIFIKASI DAN AKSES TERHADAP PERATURAN

 

I.     TUJUAN

Mendaftar peraturan dan perysaratan lain.

II.   RUANG LINGKUP

Membuat daftar, membuat kontak dan meringkas peraturan.

 

III.PENANGGUNG JAWAB

Kepala Departemen Hukum

 

IV. PROSEDUR

1.    xxx

2.    xxx

3.    xxx

4.    xxx

5.    xxx

 

V.   REFERENCE

1. Form 4.3.1-01:

PROSEDUR 4.3.1

IDENTIFIKASI DAN EVALUASI ASPEK PENTING

 

VI.                TUJUAN

 

VII. RUANG LINGKUP

 

 

VIII.                       PENANGGUNG JAWAB

 

IX.    PROSEDUR

 

 

 

X.      REFERENCE

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

KOMUNIKASI

KOMUNIKASITerkait dengan aspek lingkungan dan sistem manajemen lingkungannya, organisasi harus membuat dan memelihara prosedur untuk

a)      komunikasi internal antara berbagai tingkatan dan fungsi organisasi;

b)      menerima, mendokumentasikan, dan menanggapi suatu bentuk komunikasi dari pihak terkait eksternal

 

Organisasi harus mempertimbangkan proses terhadap komunikasi eksternal tentang aspek penting lingkungan dan mencatat keputusannya.

 

(Sumber: ISO 14001: 1996)

 

URAIAN

Sejatinya manajemen berbicara tentang komunikasi atau memfasilitasi terjadinya komunikasi. Komunikasi antar departemen atau antar seksi nampak begitu mudah dan rutin, tetapi apakah antara berbagai pihak tersebut terbentuk komunikasi yang terbuka, pertukaran informasi yang dinamis, dan berfungsi sebagai bentuk ikatan yang erat antar fungsi-fungsi dalam organisasi. Walaupun terlihat sebagai suatu yang sudah selayaknya terjadi, dalam prakteknya, komunikasi sering berjalan tidak semulus yang dibayangkan. Di dalam perusahaan bahkan sudah terbentuk tembok-tembok yang membatasi antara satu departemen dengan departemen lain atau antara satu seksi dengan seksi lain, oleh berbagai alasan. Sebagai indikasi adalah berbagai macam temuan ketidaksesuaian oleh auditor eksternal pada prinsipnya adalah tidak mulusnya komunikasi antar departmen dalam perusahaan. Misalnya, setiap minggu bagian produksi harus melaporkan volume limbah padatnya kepada bagian lingkungan tetapi tidak dilakukan karena bagian ini merasa bahwa volume tersebut dihitung oleh bagian lingkungan. Penerapan klausa 4.4.3 ini harus mampu menciptakan suatu transparansi dan pembongkaran terhadap tembok-tembok tersebut jika ada.

 

……, organisasi harus membuat dan memelihara prosedur untuk

          komunikasi internal antara berbagai tingkatan dan fungsi organisasi;

 

Komunikasi internal distimulasi dengan cara-cara sebagai berikut: pemasangan pamflet, pertemuan pagi, email, buletin, dan lain sebagainya. Namun demikian aktivitas-aktivitas tersebut hanya merupakan sarana untuk terjadinya proses komunikasi. Keberhasilan komunikasi internal terletak pada hasil akhirnya sebagaimana berikut: Semua karyawan dapat menjelaskan peran dan tanggung jawabnya terkait dengan isi kebijakan lingkungan, program lingkungan yang melibatkan antar departemen seperti penghematan sumber daya alam berjalan dengan baik karena antara pemilik dan pelaksana program (bagian produksi, pemeliharaan, utilitas dan lingkungan) bekerja sama dengan baik. Bagian Hubungan Masyarakat mengetahui harus menghubungi siapa ketika ada keluhan dari masyarakat sekitar baik bagian lingkungan, laboratorium, hukum dan manajemen puncak. Jadi ketika semua prosedur berjalan dengan baik dan semua orang telah terlibat sepenuhnya maka komunikasi internal baru dikatakan berfungsi maksimal.

 

menerima, mendokumentasikan, dan menanggapi suatu bentuk komunikasi dari pihak terkait eksternal

 

Masalah lingkungan tidak akan terlepas dengan kepentingan pihak ketiga diluar lingkup geografi perusahaan seperti pemasok, penduduk sekitar, LSM, pers, dan pemerintah. Berbeda dengan system manajemen mutu yang hanya bersinggungan dengan pelanggan maka SML berinteraksi dengan lebih banyak pihak luar. Sistem yang ada harus cukup responsif dalam menanggapi masukan-masukan dan keluhan-keluhan dari pihak-pihak tersebut.

 

Akhir-akhir ini berita-berita lingkungan terhadap beberapa perusahaan berlangsung terus-menerus sejalan dengan makin meningkatnya kesadaran/kepedulian masyarakat terhadap lingkungan. Satu perusahaan di Indonesia ditutup operasinya karena ketidakpuasan masyarakat sekitar terhadap kinerja pengelolaan lingkungannya walaupun pemerintah sudah memberikan pernyataan positif terhadap perusahaan tersebut atau beberapa perusahaan lain harus menghentikan operasi sementara karena demonstrasi yang dilakukan oleh masyarakat bahkan mengalami pembakaran dan perusakan fasilitas operasinya. Memang tidak gampang untuk memastikan bahwa penyebab masalah-masalah tersebut adalah semata-mata faktor lingkungan. Namun yang dapat dipastikan bahwa perusahaan-perusahaan tersebut tidak menanggapi dengan memadai ketika keluhan, protes dan masukan-masukan disampaikan oleh ‘pihak-pihak terkait’. Ketika pada akhirnya manajemen memutuskan untuk menanggapi, keluhan-keluhan menjadi terlalu besar dan segala sesuatunya menjadi terlambat. Sehingga dapat disimpulkan di sini, sekecil apapun keluhan atau hanya masukan dari pihak terkait perusahaan harus  mencatat dan membuat keputusan terhadap tindakan yang perlu diambil.

 

Titik-titik masuknya komunikasi eksternal di dalam perusahaan harus diidentifikasi, baik melalui surat resmi (bagian administrasi), media massa (bagian hubungan masyarakat), kunjungan fisik (Satpam) dan dikompilasi oleh seksi lingkungan atau wakil manajemen dalam upaya mengevaluasi validitas informasi tersebut. Setelah itu perusahaan harus menanggapi masukan tersebut untuk memberikan informasi awal kepada pihak ketiga tersebut sambil menunggu permasalahan diselesaikan. Jadi perlu ditekankan bahwa dalam komunikasi eksternal harus mencakup kegiatan penerimaan informasi dalam bentuk buku komunikasi, pendokumentasian dalam bentuk Tindakan Perbaikan dan Pencegahan dan pemberian tanggapan baik berupa surat atau penjelasan verbal. Kelemahan yang sering ditemui adalah perusahaan tidak menyampaikan hasil analisa mengenai validitas keluhan dan rencana tindakan perusahaan kepada pihak-pihak terkait tersebut.

 

Organisasi harus mempertimbangkan proses terhadap komunikasi eksternal tentang aspek penting lingkungan dan mencatat keputusannya.

 

Klausa ini tidak meminta perusahaan untuk mengkomunikasikan dampak penting kepada pihak-pihak terkait, tetapi perusahaan diminta membuat keputusan mengenai perlunya mengkomunikasikan dampak penting lingkungan ke pihak-pihak terkait. Perusahaan perlu untuk mengkaji manfaat dari penyampaikan dampak-dampak penting ke pihak-pihak terkait karena keputusan tersebut memiliki konsekuensi yang mungkin merugikan perusahaan itu sendiri. Informasi mengenai dampak-dampak penting perusahaan bias menimbulkan salah pengertian penduduk sekitar atau dimanfaatkan oleh pihak-pihak lain bagi kepentingan mereka atau pesaing bisnis. Sehingga Standar memberikan kelonggaran kepada perusahaan untuk memilih.

 

PERMASALAHAN

Eksternal:

1.      Membatasi keluhan-keluhan lingkungan hanya yang diterima dalam bentuk surat resmi. Komunikasi bisa dalam berbagai bentuk langsung atau tidak langsung seperti surat kabar, televise, telepon, dan bahkan kunjungan ke perusahaan. Oleh karenanya perusahaan harus membuka berbagai kemungkinan mekanisma tersebut dan meminta semua karyawan yang mungkin menjadi titik masuk keluhan atau pertanyaan-pertanyaan mengenai harus mampu untuk mengenali masukan yang diterima dan menindaklanjutinya. Jangan sampai karyawan menjadi tidak sensitif dan membiarkan masalah-masalah tersebut dibawah karpet. Seperti diilustrasikan di atas kita tidak boleh membiarkan masalah tersebut menjadi terlalu besar dan tidak bias ditangani perusahaan.

2.      Tidak mendokumentasikan hasil-hasil komunikasi yang telah dilakukan. Standar jelas meminta untuk mendokumentasikan informasi yang diterima termasuk tanggapan yang diberikan. Penyelesaian keluhan-keluhan lingkungan biasanya berlangsung lama karena sifatnya yang tidak sederhana dan multi sektor (khususnya jika terkait dengan dampak sosial ekonomi). Sehingga ketentuan untuk mendokumentasikan proses-proses penyelesaian masalah menjadi sangat esensial karena kedua belah pihak harus merujuk kepada keputusan-keputusan yang pernah diambil, ganti rugi yang pernah diberikan, notulen pertemuan-pertemuan penting dan lain sebagainya. Tanpa bukti tertulis perusahaan akan terjebak pada pengulangan-pengulangan keputusan yang tiada berujung.

3.      Banyak perusahaan di Indonesia memutusakan untuk tidak mengkomunikasikan dampak-dampak penting lingkungan ke pihak-pihak terkait. Suatu keputusan yang sangat relevan dan baik tetapi perusahaan tersebut tidak menyatakan apapun hal tersebut di dalam manual atau prosedur SML-nya.

 

Internal:

Ketika diaudit oleh badan sertifikasi, organisasi dengan bangga menguraikan kelengkapan sarana-sarana komunikasi internalnya seperti pamphlet, bulletin, kartu kecil berisi kebijakan lingkungan, daftar hadir pelatihan dan lain sebagainya. Auditee cukup puas hanya pada kelengkapan metoda-metoda tetapi tidak betul-betul mengevaluasi efektivitas komunikasi tersebut: Apakah setiap orang sudah memahami peran dan tanggung jawabnya, Apakah mereka telah terlibat dengan aktif atau Apakah mereka memiliki informasi yang cukup sesuai dengan posisinya?

 

PENERAPAN

1.      Bicara dengan semua orang. Pertama Anda perlu bicara dengan banyak orang untuk mendapatkan informasi dan membuktikkan bahwa sarana dan mekanisma komunikasi internal dan eksternal telah tersedia atau belum. Jika sudah ada, orang akan memberitahu anda seberapa baik mekanisma tersebut berjalan sehingga anda mengetahui seberapa efektif komunikasi berlangsung.

2.      Lakukan analisa gap. Membandingkan antara mekanisma yang anda miliki dan persyaratan komunikasi  yang baik, maka anda dapat mengetahui kekurangan proses komunikasi ini untuk diperbaiki. Sebagai contoh, operator telepon atau satpam berdasarkan kebiasaan yang ada tidak mengetahui bahwa mereka harus mencatat masukan-masukan atau keluhan tentang lingkungan. Jika ya, tentu Anda perlu memberikan penjelasan atau bahkan pelatihan khusus mengenai hal ini.

3.      Buatkan prosedur. Setelah anda menemukan tata cara yang dianggap terbaik termasuk bagian-bagian yang mesti terlibat maka saatnya untuk menuangkannya ke dalam prosedur komunikasi.

4.      Jalankan dan analisa. Langkah berikut adalah penerapan prosedur dalam mana setiap langkah dan hasilnya dianalisa untuk melihat kinerjanya. Anda mungkin butuh 3-4 bulan untuk melihat apakah prosedur tersebut berjalan dengan baik atau tidak. Dalam hal keluhan atau masukan lingkungan Anda mungkin perlu membuat simulasi sebagai suatu cara uji coba karena perusahaan Anda memang tidak pernah mendapatkan keluhan-keluhan lingkungan.

 

 

DOKUMENTASI

1.      Manual menyebutkan mengenai kebijakan dalam komunikasi.

2.      Prosedur komunikasi eksternal dan internal.

3.      Spanduk, pamflet, dan label.

4.      Log komunikasi eksternal.

5.      Surat-menyurat, Berita Acara, dan Notulen pertemuan

 

KESIMPULAN

Kemampuan perusahaan dalam bertinteraksi dengan pihak-pihak terkait mengenai masalah-masalah lingkungan merupakan syarat penting bagi keberlangsungan perusahaan itu sendiri atau bisa memberikan citra positif di pasar sebagai perusahaan yang berwawasan lingkungan. Adapun komunikasi internal yang efektif akan menyumbangkan kinerja lingkungan yang efektif sebagai akibat keterlibatan maksimal para karyawan.

 

CONTOH: PROSEDUR KOMUNIKASI EKSTERNAL

 

 

PIC

PROSEDUR

DOKUMEN

 

 

Operator, Satpam, semua karyawan

 

Seksi lingkungan

 

 

Seksi lingkungan

 

 

 

Seksi lingkungan dan Humas

 

Seksi lingkunga, Humas

 

Menerima informasi/ keluhan dari pihak eksternal

Mendokumentasikan informasi ke dalam log komunikasi

Mengevaluasi masalah untuk mencari solusi dan sumber tanggapan

Menanggapi keluhan

Memantau pelaksanaan

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 


Surat, Buku Tamu,

 

 

 

 

Log komunikasi eksternal

 

 

Form: CPAR

 

 

 

Surat/Pertemuan/ dll

 

 

 

Form pemantauan

 

 

 

 

 

CONTOH: LOG KOMUNIKASI EKSTERNAL

 

Masukan

Tgl.

Evaluasi

Tanggapan

Pemantauan

Bau dari pengoperasian IPAL

1/11/01

Keluhan memang betul terjadi

CAR No. 01

 

Kualitas emisi gas buang untuk parameter NO2 diatas standaar

1/10/01

Laporan memang betul

CAR No. 02

 

Kebisingan pada bagian selatan pabrik

Juli 2001

Tidak pernah dioperasikan malam hari

Surat tanggapan No. xx/xx/01

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

PELATIHAN

PELATIHANOrganisasi harus mengidentifikasi kebutuhan pelatihan. Itu harus mencakup semua personil yang pekerjaannya mungkin menyebabkan suatu dampak penting ke lingkungan memperoleh pelatihan yang memadai.

 

Perusahaan harus membuat dan memelihara prosedur untuk menjadikan karyawan atau anggota pada fungsi dan tingkatan  yang relevan peduli akan

a)      pentingnya kesesuaian dengan kebijakan lingkungan dan prosedur dan dengan persyaratan sistem manajemen lingkungan.

b)      Dampak penting lingkungan, aktual atau potensial, dari kegiatan kerjanya dan keuntungan lingkungan dari kinerja personil yang bertambah;

c)      Peran dan tanggung jawab dalam mencapai kesesuaian dengan keibjakan lingkungan dan prosedur dan dengan persyaratan sistem manajemen lingkungan, termasuk persyaratan kesiagaan dan tanggung darurat.

d)      Konsekuensi potensi deviasi dari posedur operasi yang ditetapkan

 

Personil yang melakukan tugas yang dapat menyebabkan dampak penting lingkungan harus kompeten dengan dasar pendidikan, pelatihan dan/atau pengalaman.

(Sumber: ISO 14001: 1996)

 

URAIAN

Organisasi harus mengidentifikasi kebutuhan pelatihan. Organisaasi harus mewajibkan semua personil yang pekerjaannya mungkin menyebabkan suatu dampak penting ke lingkungan telah mengikuti pelatihan yang memadai.

 

Kinerja sistem manajemen dapat dipertahankan secara konsisten jika kualitas personilnya tinggi, baik berdasarkan pada kualifikasi maupun pengalamannya. Perusahaan dapat membuat prosedur yang sangat baik dan menyediakan fasilitas pengendalian pencemaran seperti IPAL dan APPU tetapi semua kurang berarti jika para pegawainya tidak mampu untuk menjalankan prosedur dan alat tersebut dengan baik. Penulis sering melihat bahwa faktor manusia memegang peranan sangat penting dalam pelaksanaan sistem manajemen apapun. Bahkan banyak kegagalan berasal dari ketidakmampuan (kompetensi) para pegawai itu sendiri.

 

Semua karyawan memiliki sedikit banyak keterlibatannya dalam penerapan SML, tetapi Standar membantu meringankan beban tersebut dengan menyebutkan bahwa karyawan kunci bagi sistem adalah mereka yang dalam pekerjaanya mungkin menimbulkan dampak penting lingkungan, seperti misalnya karyawan produksi, operator IPAL, atau seksi utilitas energi dan air. Oleh karenanya, perusahaan harus melakukan identifikasi apakah orang-orang tersebut sudah memenuhi kualifikasi yang ditetapkan bagi jabatan-jabatan terkait. Seorang supervisor IPAL harus memiliki pendidikan dibidang IPAL atau pelatihan dan pengalaman mengenai hal itu. Jika tidak anda perlu untuk melihat situasi itu sebagai ‘gap’ antara kualifikasi operator tersebut dengan persyaratan yang diinginkan sehingga anda harus menutup perbedaan tersebut dengan memberikan pelatihan baginya.

 

Perusahaan harus membuat dan memelihara prosedur untuk menjadikan karyawan atau anggota pada fungsi dan tingkatan  yang relevan peduli akan

1.      pentingnya kesesuaian dengan kebijakan lingkungan dan prosedur dan dengan persyaratan sistem manajemen lingkungan.

2.      Dampak penting lingkungan, aktual atau potensial, dari kegiatan kerjanya dan keuntungan lingkungan dari kinerja personil yang bertambah;

3.      Peran dan tanggung jawab dalam mencapai kesesuaian dengan keibjakan lingkungan dan prosedur dan dengan persyaratan sistem manajemen lingkungan, termasuk persyaratan kesiagaan dan tanggung darurat.

4.      Konsekuensi potensi deviasi dari posedur operasi yang ditetapkan

 

Sistem manajemen berarti suatu kerangka kerja bagi setiap orang yang berada di dalam sistem. Dengan kata lain, semua orang yang berada dan bekerja untuk organisasi merupakan bagian dari SML dan keterlibatan mereka merupakan kunci sukses dari sistem itu. Metoda yang baik, Material yang lengkap tidak ada artinya jika tidak ada cukup manusia yang terlibat dalam penyusunan dan pemeliharaan sistem itu. Ingat: manusia-lah yang terpenting dari semua itu.

 

Kepedulian tidak datang tiba-tiba tetapi memerlukan suatu proses, cepat atau lambat akan sangat berbeda dari satu perusahaan dengan perusahaan lain. Anda harus siap melewati suatu proses yang panjang sampai kepedulian bisa terlihat pada para karyawan. Satu kenyataan bahwa masalah lingkungan bukan merupakan tanggung jawab sehari-hari mereka, berbeda dengan masalah mutu yang sudah menyatu dengan kegiatan karyawan. Perlu waktu untuk menjadikan isu lingkungan ini menyatu dalam kegiatan mereka sehari-hari.

 

Personil yang melakukan tugas yang dapat menyebabkan dampak penting lingkungan harus kompeten dengan dasar pendidikan, pelatihan dan/atau pengalaman.

 

Kompetensi dapat dinilai dari pendidikan, pengalaman dan pelatihan yang harus dimiliki oleh suatu jabatan atau kewenangan tertentu. Sebagai seorang manajer lingkungan, orang tersebut harus memiliki pendidikan Sarjana atau SMA tetapi dengan pengalaman 5 tahun di perusahaan tersebut, Pelatihan tentang ISO 14001 secara mendalam, peraturan-peraturan lingkungan dan pengalaman sebagai manajer paling sedikit satu tahun.

 

Yang  perlu dicatat adalah Andalah sebagai pemilik perusahaan yang menentukan kriteria kompetensi sehingga jangan sampai kriteria tersebut akan menjadi bumerang. Oleh karena anda menetapkan persyaratan yang tinggi terhadap jabatan tertentu, anda kemudian harus merotasi karyawan tanpa alasan yang cukup. Lebih baik bila kita membuat  persyaratan atau kriteria yang realistis dimulai dari yang Anda miliki. Misalnya, manajer dapat dipegang oleh lulusaan sekolah menengah atas dengan pengalaman lebih dari 10 tahun.  Di masa akan datang kriteria tersebut diperketat dimana untuk jabatan manajer harus memiliki pendidikan Sarjana.

 

PERMASALAHAN

1.      Kepedulian terhadap SML diukur hanya dengan pernah mengikuti briefing mengenai SML tetapi bukan pada keikutsertaan karyawan dalam kegiatan mereka sehari-hari. Tidak ada pemantauan untuk melihat apakah karyawan berperan serta secara aktif terkait dengan penanganan isu-isu lingkungan.

2.      Departemen tidak melakukan identifikasi kebutuhan pelatihan. Pada umumnya pelatihan ditetapkan oleh departemen SDM tanpa konsultasi dengan departemen/seksi terkait sehingga sama sekali tidak menggambarkan kebutuhan pelatihan para karyawan. Hal ini berarti bahwa banyak pekerjaan akan tetap dilakukan oleh orang yang tidak koompeten.

3.      Tidak melaksanakan pelatihan yang telah direncanakan karena alasan biaya dan waktu merupakan masalah yang sering ditemui dan bentuk kurangnya komitmen manajemen. Perencanaan Pelatihan hanya berfungsi sebagai bukti dokumentasi kepada auditor atau pelanggan. Mereka tidak percaya dengan perubahan-perubahan baik yang bisa dibawa dari memberikan pelatihan ini.

4.      Perusahaan tidak memasukkan kemampuan lingkungan di dalam definisi kompeten untuk suatu posisi kunci. Secara alami perusahaan akan melewatkan definisi kompetensi lingkungan karena berasumsi bahwa hal tersebut hanya berlaku untuk sistem manajemen mutu.

 

 

PENERAPAN

1.      Membuat ‘gap’ antara kualifikasi personil dengan spesifikasi yang dinginkan berdasakran pada pendidikan, pelatihan dan pengalaman. Perusahaan harus membuat berdasarkan kualifikasi yang dimiliki para karyawan. Jika perusahaan anda sudah berumur 10 tahun lebih maka anda akan menemukan pada posisi penting dimiliki oleh orang-orang yang tidak lulus sarjana tetapi berpengalaman lebih dari 15 tahun. Jika persyaratan pendidikan ini mutlak bagi anda maka tidak ada salahnya untuk mengirim staf senior belajar lagi ke universitas yang justru mungkin menumbuhkan semangat buat mereka.

2.      Menentukan kebutuhan untuk mencapai spesifikasi yang telah ditetapkan tersebut. Jika ‘gap’ telah diketahui maka perlu dibuat rencana jangka pendek – panjang untuk memberikan pengetahuan-pengetahuan tersebut. Rencana Pelatihan Tahunan merupakan contoh rencana jangka menengah.

3.      Kepala departemen/seksi mengajukan usulan kebutuhan untuk personil terkait. Untuk mendapatkan rencana dan pelaksaanaan maksimal pihak SDM sebagai koordinator harus mendapatkan masukan-masukan dari departemen lain karena hanya mereka-lah yang tahu kualifikasi para stafnya.

4.      Bagian SDM membuat rencana pelatihan dan penetapan prioritasnya yang sudah dilengkapi persetujuan dari manajemen sehingga ada jaminan bahwa pelatihan akan dapat dilakukan. Sering lebih mudah membuat rencana dan selalu ada godaan untuk mengurangi komitmen di tengah jalan.

5.      Melaksanakan pelatihan sebanyak mungkin dari yang telah direncanakan, Mengevaluasi pelatihan sebagai suatu rujukan di masa depan dan yang lebih  penting adalah menilai peningkatan kompetensi dengan pemberian pelatihan.

 

 

DOKUMENTASI

1.      Manual lingkungan menjelaskan kebijakan, strategi dan bentuk-bentuk penerapan pengelolaan sumber daya manusia.

2.      Prosedur pelatihan yang mencakup identifikasi, pelaksanaan, evaluasi pelatihan serta kaitannya dengan kompetensi.

3.      Rencana pelatihan dan jadual pelatihan

4.      Catatan pelaksanaan pelatihan

5.      Catatan kualifikasi personil

6.      Kuesioner evaluasi pelatihan

7.      Form penilaian kompetensi

 

KESIMPULAN

Sumber daya manusia merupakan kunci keberhasilan sistem yang ditunjukkan dari tingkat kompetensinya. Pelatihan merupakan cara untuk menjamin bahwa faktor manusia merupakan kekuatan dari sistem dan bukan kelemahannya.

 

 

Sebagaimana disebutkan dimuka bahwa keefektifan sistem sangat tergantung kepada seberapa besar komitmen manajemen puncak dan seberapa baik kemampuan dan keterlibatan para pegawainya. Bukan kepada kelengkapan dokumentasi (seperti banyak ditemui pada penerapan Sistem Manajemen Mutu versi tahun 1994) namun kepada keandalan orang-orang untuk mencapai kinerja lingkungan terbaik.

 

Dengan demikian tanpa jaminan dari pelatihan yang baik, kepedulian oleh seluruh karyawan, dan kompetensi karyawan pada posisi-posisi kunci, pihak-pihak terkait (stakeholder) tidak mendapat keyakinan yang dibutuhkan bahwa keputusan dan tindakan dalam pengelolaan lingkungan perusahaan tersebut dibuat dengan pertimbangan dan oleh orang-orang terlatih dan kompeten.

 

 

 

CONTOH: PROSEDUR PELATIHAN DAN KOMPETENSI

 

 

PIC

 TAHAPAN

DOKUMEN

 

 

Kepala Dept. atau Seksi

 

Kepala Dept. SDM

 

 

Trainee

 

 

 

Supervisor terlatih

 

 

 

Supervisor terlatih dan Kepala SDM

 

 

Identifikasi Kebutuhan Pelatihan

Pembuatan Rencana Pelatihan

Pelaksanaan Pelatihan

Evaluasi Pelaksanaan Pelatihan kepada : Pelaksana pelatihan

Karyawan yang Dilatih

Kompeten? Perlu dilatih ulang

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 


Form identifikasi diisi oleh departement

 

 

Rencana Pelatihan Tahunan

 

 

Daftar Hadir

Sertifikat

Bahan Pelatihan

 

Kuesioner pelatihan

Form evaluasi

 

 

 

Form Penilaian Karyawan

 

 

 


CONTOH: TABEL RENCANA PELATIHAN

 

NAMA PELATIHAN

BULAN KE (TAHUN 2002)

Keterangan

1

2

3

4

5

6

7

8

10

11

12

 

Pengantar peraturan lingkungan Indonesia

 

X

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Identifikasi dan evaluasi dampak lingkungan

 

 

X

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Pengoperasian IPAL – sistem biologi

 

 

 

 

 

 

X

 

 

 

 

 

Teknik sampling dan analisa gas SO2

 

 

 

 

 

 

 

 

XX

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

STRUKTUR DAN TANGGUNG JAWAB

Struktur Tanggung JawabPeran, tanggung jawab dan wewenang harus ditetapkan, didokumentasikan dan dikomunikasikan yang bertujuan untuk memfasilitasi manajemen lingkungan yang efektif.

 

Manajemen harus menyediakan sumber daya untuk menerapkan dan mengendalikan sistem manajemen lingkungan. Sumber daya mencakup sumber daya manusia dan ketrampilan yang ditetapkan, teknologi dan finansial.

 

Manajemen puncak organisasi harus menunjuk wakil manajemen khusus, di luar tanggung jawab lain, harus memiliki peran, tanggung jawab dan wewenang yang ditetapkan untuk

a)      menjamin bahwa persyaratan sistem manajemen lingkungan dibuat, diterapkan dan dipelihara sesuai dengan Standar Internasional;

b)      melaporkan kinerja sistem manajemen lingkungan kepada manajemen puncak untuk mengkaji dan sebagai dasar untuk peningkatan sistem manajemen lingkungan.

(Sumber: ISO 14001: 1996)

 

 

URAIAN

Supaya SML berfungsi dengan baik setiap orang dalam perusahaan harus peduli tentang tanggung jawabnya khususnya mengenai lingkungan. Diagram pohon organisasi harus meliputi tanggung jawab lingkungan bersama-sama dengan tanggung jawab pada sektor-sektor lainnya seperti produksi, mutu dan K3. Semua tingkatan manajemen dan operasional harus dilibatkan karena setiap peran orang baik besar atau kecil memiliki kemampuan untuk menciptakan masalah lingkungan, kecuali jika mereka mengikuti prosedur kerja dengan baik.

 

Tidak bisa dipungkiri bahwa keefektifan manajemen tidak akan tercapai jika tidak didukung orang (karyawan). Mudah untuk membuat dokumentasi (manual, prosedur dan instruksi kerja) tetapi tanpa keterlibatan para pegawai dokumen-dokumen tersebut tidak ada artinya. Faktor manusia merupakan kunci keberhasilan sistem itu sendiri seperti kata pepatah “Orang yang memegang senjata” bukan senjata itu sendiri. Relatif mudah untuk membuat prosedur, instruksi kerja dan dokumen-dokumen lain, tetapi kesulitannya adalah membuktikan komitmen para pemilik dan pelaksana prosedur tersebut.

 

Peran, tanggung jawab dan wewenang harus ditetapkan, didokumentasikan dan dikomunikasikan yang bertujuan untuk memfasilitasi manajemen lingkungan yang efektif

 

Peran diwujudkan secara formal dalam tanggung jawab dan wewenang lingkungan karyawan yang terkait dengan dampak penting lingkungan. Termasuk tanggung jawab untuk membuat, memantau dan melakukan perubahan terhadap Program Manajemen Lingkungan, dimana perlu.. Wewenang kepada operator harus jelas apakah dia hanya berhak untuk melaporkan suatu deviasi (tumpahan bahan kimia) atau boleh menangani langsung (dengan mematikan pengoperasian suatu alat). Dalam prakteknya organisasi lebih senang untuk memberikan berbagai macam tanggung jawab tanpa memberikan kewenangan yang memadai. Walaupun dalam kasus lain, wewenang perubahan pada aktivitas harus dilakukan pada tingkatan manajemen saja. Yang penting, harus ada batas yang jelas antara pemilik kewenangan dan tanggung jawabnya.

 

Salah satu bentuk penerapan elemen ini adalah dengan membuat struktur organisasi formal yang menggambarkan tanggung jawab dan wewenang lingkungan berbagai jabatan. Sejatinya ini merupakan dokumen dasar ketika suatu organisasi dibangun namun tidak selalu meliputi peran lingkungan. Tanpa keberadaan dokumen ini pihak eksternal (auditor) sulit untuk mendapatkan jaminan (assurance) bahwa pendelegasian, pembagian tugas, koordinasi dapat berjalan.

 

Sehingga langkah penting dalam penerapan sistem adalah menetapkan peran setiap orang di dalam perusahaan tanpa kecuali, besar atau kecil setiap orang memiliki tanggung jawab terhadap sistem manajemen lingkungan. Sebagaimana kita ingat bahwa SML didefinisikan sebagai bagian dari keseluruhan fungsi-fungsi organisasi seperti Pemasaran, Pengadaan, Produksi, Perawatan dan lainnya. Di masa lalu, permasalahan lingkungan dibebankan secara eksklusif kepada seksi lingkungan atau Wakil Manajemen (Management Representative) Sistem Manajemen. Auditor badan sertifikasi tidak akan puas jika ternyata semua tanggung jawab dan pelaksanaan sistem dijalankan oleh satu dua orang saja karena artinya sistem tidak dimiliki oleh keseluruhan karyawan.

 

Manajemen harus menyediakan sumber daya untuk menerapkan dan mengendalikan sistem manajemen lingkungan. Sumber daya mencakup sumber daya manusia dan ketrampilan yang ditetapkan, teknologi dan finansial

 

Jenis-jenis sumber daya bervariasi dari satu perusahaan ke perusahaan lain namun dapat dikelompokkan sebagai manusia, mesin, material, dan finansial. Gambaran yang dominan muncul adalah pembuatan dan penerapan SML membutuhkan dana yang besar. Salah satu faktor yang menyebabkan hal ini adalah dimasa lalu sebelum memiliki komitmen terhadap ISO14001 pengendalian pencemaran dilakukan hanya seperlunya.. Sehingga ketika perusahaan mulai dari awal harus membangun sarana-sarana pengendalian pencemaran sehingga dibutuhkan dana yang lebih besar. Di sisi lain penerapan SML juga menciptakan potensi penghematan, misalnya dengan penghematan air, listrik, bahan baku dan daur ulang limbah. Suatu perusahaan tekstil melaporkan pendapatan 1 milyar pada siklus pertama penerapan SML dari penghematan bahan baku. 

 

Suatu analisa keuntungan – biaya (Cost Benefit Analysis) harus dilakukan untuk mengetahui alokasi sumber daya dan pemanfaatannya. Investasi filter press yang mampu mengurangi volume sludge hingga 60% dapat ditutup dari penghematan biaya pengangkutan/ pembuangannya. Manfaat lain yang tidak boleh dilupakan adalah keuntungan tidak terukur seperti karena tanggapan yang lebih baik dan komprehensif dari perusahaan terhadap klaim-klaim lingkungan akan berakibat pada keberlangsungan perusahaan dalam jangka waktu yang lama.

 

Manajemen puncak organisasi harus menunjuk wakil manajemen khusus, di luar tanggung jawab lain

 

Surat penunjukkan merupakan bukti awal yang menunjukkan wewenang, pengambilan keputusan, koordinasi, dan pelaporan telah dipegang oleh seseorang dengan kewenangan yang memadai. Tingkat jabatan Wakil Manajemen (WM) bervariasi dari satu perusahaan ke perusahaan lain, meskipun dapat dikatakan bahwa semakin tinggi jabatan WM semakin mudah proses penyusunan dan pemeliharaan sistem. Jangan menugaskan karyawan dengan jabatan menengah sebagai WM karena akan menemui kendala ketika harus membuat keputusan terhadap manajer lain yang lebih tinggi secara struktural.

 

WM diharapkan menunjukkan kemampuan sebagai manajer sistem manajemen terlepas dari beban tanggung jawab sekarang ini.

 

……,harus memiliki peran, tanggung jawab dan wewenang yang ditetapkan untuk

1.      menjamin bahwa persyaratan sistem manajemen lingkungan dibuat, diterapkan dan dipelihara sesuai dengan Standar Internasional;

2.      melaporkan kinerja sistem manajemen lingkungan kepada manajemen puncak untuk mengkaji dan sebagai dasar untuk peningkatan sistem manajemen lingkungan.

 

Pada  prinsipnya, kinerja WM dapat dilihat dari keefektifan penerapan SML itu sendiri. Jika perusahaan tersebut telah mendapatkan sertifikat ISO 14001 maka setengah dari tanggung jawab WM telah dipenuhi, yaitu sistem tersebut sudah sesuai dengan Standar Internasional. Tetapi manfaat lain yang perlu dibuktikan adalah apakah sistem yang ada membuat pekerjaan pengelolaan lingkungan lebih efektif dan efisien merupakan suatu upaya yang membutuhkan waktu panjang dan terus menerus diperbaiki.

 

PERMASALAHAN

Permasalahan yang sering ditemui adalah pemenuhan elemen ini hanya terbatas dengan membuat struktur organisasi, tetapi dalam prakteknya tidak setiap orang memahami peran dan tanggung jawabnya (yang biasanya tambahan dari tanggung jawab yang dimiliki sebelumnya).

 

Seperti dijelaskan di muka, perusahaan memiliki kecenderungan untuk membuat daftar tanggung jawab lingkungan para karyawan dan tidak menetapkan wewenang. Sebagai contoh, Seorang operator WWTP bertugas untuk menghidupkan, memantau dan melaporkan kepada supervisornya. Tetapi karena tidak ada ketentuan bahwa dia berwenang untuk men-shut down WWTP jika terjadi operasi abnormal tanpa kehadiran supervisor, maka dia tidak akan pernah melakukan aktivitas yang bisa menyelamatkan kelancaran WWTP dalam jangka panjang.

 

PENERAPAN

1.      Tetapkan struktur organisasi yang menggambarkan wewenang, tanggung jawab dan peran semua orang.

2.      Tuliskan tanggung jawab dan wewenang ke dalam deskripsi kerja. Rincian tugas dan wewenang biasanya diwujudkan dalam uraian pekerjaan (job description) sekaligus berisi persyaratan pekerjaan (job specification). Dibanyak perusahaan, formalitas penugasan ini sangat penting dan menjadi kunci keberhasilan SML, secara personal penugasan baru terkait dengan tantangan baru dan mungkin peningkatan pendapatan.

3.      Terapkan dan pantau. Pemantauan untuk melihat apakah orang-orang pada posisi kunci telah melaksanakan tanggung jawabnya karena masalah muncul karena orang ‘kagok’ dengan tambahan pekerjaan baru dan butuh waktu untuk masuk dalam irama masing-masing orang.

4.      Perubahan terhadap struktur dan tanggung jawab dapat dilakukan kapan saja jika dianggap perlu.

 

DOKUMENTASI

1.      Manual Lingkungan memuat struktur organisasi SML, posisi WM yang menunjukkan penghubung antara manajemen puncak dengan para manajer lainnya, dan tim ISO yang bersifat fungsional. Dokumen ini juga membuat penunjukkan resmi kepada WM dan tugas-tugas dan wewenang WM.

2.      Prosedur Lingkungan. Di dalam format prosedur dimuat tanggung jawab/wewenang terhadap satu/dua kegiatan. Tanggung jawab yang lebih spesifik dapat ditemui dalam instruksi kerja.

3.      Uraian pekerjaan para karyawan dituliskan sebagai jabatan.

 

KESIMPULAN

Setiap orang memiliki peran dalam pelaksanaan suatu sistem manajemen lingkungan yang diwujudkan sebagai tanggung jawab dan wewenang orang tersebut. Keberhasilan SML sangat tergantung pada keterlibatan aktif semua karyawan terlepas dari besar dan kecilnya dampak lingkungan yang dihasilkannya.

 



CONTOH: DESKRIPSI PEKERJAAN

 

 

WAKIL MANAJEMEN

 

Tanggung jawab

1.      Menjadi komunikator dengan pihak ketiga termasuk pihak pemerintah dan auditor

2.      Mengevaluasi hasil identifikasi aspek/dampak lingkungan.

3.      Memantau pelaksanaan tujuan/sasaran dan program manajemen lingkungan.

4.      Menjadi auditor kepala dalam audit lingkungan internal.

5.      Melaporkan perkembangan penerapan SML.

 

Wewenang

1.      Menetapkan daftar aspek/dampak penting lingkunga.

2.      Memilih anggota tim audit internal.

3.      Membuat keputusan-keputusan yang terkait dengan penerapan SML

4.      Memimpin Tinjauan Manajemen jika Manajemen Puncak berhalangan hadir.

 

KEPALA DEPARTEMEN PRODUKSI

 

Tanggung jawab:

1.      Tanggung jawab yang terkait dengan jabatan sebagai KADEP PRODUKSI.

2.      Tanggung jawab finansial.

3.      Tanggung jawab SML:

          Mengkoordinir pelaksanaan SML di lingkup departemen produksi

          Mengevaluasi hasil identifikasi aspek/dampak lingkungan

          Mengevaluasi tujuan/sasaran dan PML

          Memberikan fasilitas terhadap pelaksanaan SML termasuk audit internal

 

Wewenang:

1.      Menyetujui hasil identifikasi/evaluasi dampak lingkungan

2.      Menyetujui dan memperbaiki pelaksanaan tujuan/sasaran.

3.      Memerintahkan penghentian operasi pabrik dalam kondisi darurat.