STRUKTUR DAN TANGGUNG JAWAB

Struktur Tanggung JawabPeran, tanggung jawab dan wewenang harus ditetapkan, didokumentasikan dan dikomunikasikan yang bertujuan untuk memfasilitasi manajemen lingkungan yang efektif.

 

Manajemen harus menyediakan sumber daya untuk menerapkan dan mengendalikan sistem manajemen lingkungan. Sumber daya mencakup sumber daya manusia dan ketrampilan yang ditetapkan, teknologi dan finansial.

 

Manajemen puncak organisasi harus menunjuk wakil manajemen khusus, di luar tanggung jawab lain, harus memiliki peran, tanggung jawab dan wewenang yang ditetapkan untuk

a)      menjamin bahwa persyaratan sistem manajemen lingkungan dibuat, diterapkan dan dipelihara sesuai dengan Standar Internasional;

b)      melaporkan kinerja sistem manajemen lingkungan kepada manajemen puncak untuk mengkaji dan sebagai dasar untuk peningkatan sistem manajemen lingkungan.

(Sumber: ISO 14001: 1996)

 

 

URAIAN

Supaya SML berfungsi dengan baik setiap orang dalam perusahaan harus peduli tentang tanggung jawabnya khususnya mengenai lingkungan. Diagram pohon organisasi harus meliputi tanggung jawab lingkungan bersama-sama dengan tanggung jawab pada sektor-sektor lainnya seperti produksi, mutu dan K3. Semua tingkatan manajemen dan operasional harus dilibatkan karena setiap peran orang baik besar atau kecil memiliki kemampuan untuk menciptakan masalah lingkungan, kecuali jika mereka mengikuti prosedur kerja dengan baik.

 

Tidak bisa dipungkiri bahwa keefektifan manajemen tidak akan tercapai jika tidak didukung orang (karyawan). Mudah untuk membuat dokumentasi (manual, prosedur dan instruksi kerja) tetapi tanpa keterlibatan para pegawai dokumen-dokumen tersebut tidak ada artinya. Faktor manusia merupakan kunci keberhasilan sistem itu sendiri seperti kata pepatah “Orang yang memegang senjata” bukan senjata itu sendiri. Relatif mudah untuk membuat prosedur, instruksi kerja dan dokumen-dokumen lain, tetapi kesulitannya adalah membuktikan komitmen para pemilik dan pelaksana prosedur tersebut.

 

Peran, tanggung jawab dan wewenang harus ditetapkan, didokumentasikan dan dikomunikasikan yang bertujuan untuk memfasilitasi manajemen lingkungan yang efektif

 

Peran diwujudkan secara formal dalam tanggung jawab dan wewenang lingkungan karyawan yang terkait dengan dampak penting lingkungan. Termasuk tanggung jawab untuk membuat, memantau dan melakukan perubahan terhadap Program Manajemen Lingkungan, dimana perlu.. Wewenang kepada operator harus jelas apakah dia hanya berhak untuk melaporkan suatu deviasi (tumpahan bahan kimia) atau boleh menangani langsung (dengan mematikan pengoperasian suatu alat). Dalam prakteknya organisasi lebih senang untuk memberikan berbagai macam tanggung jawab tanpa memberikan kewenangan yang memadai. Walaupun dalam kasus lain, wewenang perubahan pada aktivitas harus dilakukan pada tingkatan manajemen saja. Yang penting, harus ada batas yang jelas antara pemilik kewenangan dan tanggung jawabnya.

 

Salah satu bentuk penerapan elemen ini adalah dengan membuat struktur organisasi formal yang menggambarkan tanggung jawab dan wewenang lingkungan berbagai jabatan. Sejatinya ini merupakan dokumen dasar ketika suatu organisasi dibangun namun tidak selalu meliputi peran lingkungan. Tanpa keberadaan dokumen ini pihak eksternal (auditor) sulit untuk mendapatkan jaminan (assurance) bahwa pendelegasian, pembagian tugas, koordinasi dapat berjalan.

 

Sehingga langkah penting dalam penerapan sistem adalah menetapkan peran setiap orang di dalam perusahaan tanpa kecuali, besar atau kecil setiap orang memiliki tanggung jawab terhadap sistem manajemen lingkungan. Sebagaimana kita ingat bahwa SML didefinisikan sebagai bagian dari keseluruhan fungsi-fungsi organisasi seperti Pemasaran, Pengadaan, Produksi, Perawatan dan lainnya. Di masa lalu, permasalahan lingkungan dibebankan secara eksklusif kepada seksi lingkungan atau Wakil Manajemen (Management Representative) Sistem Manajemen. Auditor badan sertifikasi tidak akan puas jika ternyata semua tanggung jawab dan pelaksanaan sistem dijalankan oleh satu dua orang saja karena artinya sistem tidak dimiliki oleh keseluruhan karyawan.

 

Manajemen harus menyediakan sumber daya untuk menerapkan dan mengendalikan sistem manajemen lingkungan. Sumber daya mencakup sumber daya manusia dan ketrampilan yang ditetapkan, teknologi dan finansial

 

Jenis-jenis sumber daya bervariasi dari satu perusahaan ke perusahaan lain namun dapat dikelompokkan sebagai manusia, mesin, material, dan finansial. Gambaran yang dominan muncul adalah pembuatan dan penerapan SML membutuhkan dana yang besar. Salah satu faktor yang menyebabkan hal ini adalah dimasa lalu sebelum memiliki komitmen terhadap ISO14001 pengendalian pencemaran dilakukan hanya seperlunya.. Sehingga ketika perusahaan mulai dari awal harus membangun sarana-sarana pengendalian pencemaran sehingga dibutuhkan dana yang lebih besar. Di sisi lain penerapan SML juga menciptakan potensi penghematan, misalnya dengan penghematan air, listrik, bahan baku dan daur ulang limbah. Suatu perusahaan tekstil melaporkan pendapatan 1 milyar pada siklus pertama penerapan SML dari penghematan bahan baku. 

 

Suatu analisa keuntungan – biaya (Cost Benefit Analysis) harus dilakukan untuk mengetahui alokasi sumber daya dan pemanfaatannya. Investasi filter press yang mampu mengurangi volume sludge hingga 60% dapat ditutup dari penghematan biaya pengangkutan/ pembuangannya. Manfaat lain yang tidak boleh dilupakan adalah keuntungan tidak terukur seperti karena tanggapan yang lebih baik dan komprehensif dari perusahaan terhadap klaim-klaim lingkungan akan berakibat pada keberlangsungan perusahaan dalam jangka waktu yang lama.

 

Manajemen puncak organisasi harus menunjuk wakil manajemen khusus, di luar tanggung jawab lain

 

Surat penunjukkan merupakan bukti awal yang menunjukkan wewenang, pengambilan keputusan, koordinasi, dan pelaporan telah dipegang oleh seseorang dengan kewenangan yang memadai. Tingkat jabatan Wakil Manajemen (WM) bervariasi dari satu perusahaan ke perusahaan lain, meskipun dapat dikatakan bahwa semakin tinggi jabatan WM semakin mudah proses penyusunan dan pemeliharaan sistem. Jangan menugaskan karyawan dengan jabatan menengah sebagai WM karena akan menemui kendala ketika harus membuat keputusan terhadap manajer lain yang lebih tinggi secara struktural.

 

WM diharapkan menunjukkan kemampuan sebagai manajer sistem manajemen terlepas dari beban tanggung jawab sekarang ini.

 

……,harus memiliki peran, tanggung jawab dan wewenang yang ditetapkan untuk

1.      menjamin bahwa persyaratan sistem manajemen lingkungan dibuat, diterapkan dan dipelihara sesuai dengan Standar Internasional;

2.      melaporkan kinerja sistem manajemen lingkungan kepada manajemen puncak untuk mengkaji dan sebagai dasar untuk peningkatan sistem manajemen lingkungan.

 

Pada  prinsipnya, kinerja WM dapat dilihat dari keefektifan penerapan SML itu sendiri. Jika perusahaan tersebut telah mendapatkan sertifikat ISO 14001 maka setengah dari tanggung jawab WM telah dipenuhi, yaitu sistem tersebut sudah sesuai dengan Standar Internasional. Tetapi manfaat lain yang perlu dibuktikan adalah apakah sistem yang ada membuat pekerjaan pengelolaan lingkungan lebih efektif dan efisien merupakan suatu upaya yang membutuhkan waktu panjang dan terus menerus diperbaiki.

 

PERMASALAHAN

Permasalahan yang sering ditemui adalah pemenuhan elemen ini hanya terbatas dengan membuat struktur organisasi, tetapi dalam prakteknya tidak setiap orang memahami peran dan tanggung jawabnya (yang biasanya tambahan dari tanggung jawab yang dimiliki sebelumnya).

 

Seperti dijelaskan di muka, perusahaan memiliki kecenderungan untuk membuat daftar tanggung jawab lingkungan para karyawan dan tidak menetapkan wewenang. Sebagai contoh, Seorang operator WWTP bertugas untuk menghidupkan, memantau dan melaporkan kepada supervisornya. Tetapi karena tidak ada ketentuan bahwa dia berwenang untuk men-shut down WWTP jika terjadi operasi abnormal tanpa kehadiran supervisor, maka dia tidak akan pernah melakukan aktivitas yang bisa menyelamatkan kelancaran WWTP dalam jangka panjang.

 

PENERAPAN

1.      Tetapkan struktur organisasi yang menggambarkan wewenang, tanggung jawab dan peran semua orang.

2.      Tuliskan tanggung jawab dan wewenang ke dalam deskripsi kerja. Rincian tugas dan wewenang biasanya diwujudkan dalam uraian pekerjaan (job description) sekaligus berisi persyaratan pekerjaan (job specification). Dibanyak perusahaan, formalitas penugasan ini sangat penting dan menjadi kunci keberhasilan SML, secara personal penugasan baru terkait dengan tantangan baru dan mungkin peningkatan pendapatan.

3.      Terapkan dan pantau. Pemantauan untuk melihat apakah orang-orang pada posisi kunci telah melaksanakan tanggung jawabnya karena masalah muncul karena orang ‘kagok’ dengan tambahan pekerjaan baru dan butuh waktu untuk masuk dalam irama masing-masing orang.

4.      Perubahan terhadap struktur dan tanggung jawab dapat dilakukan kapan saja jika dianggap perlu.

 

DOKUMENTASI

1.      Manual Lingkungan memuat struktur organisasi SML, posisi WM yang menunjukkan penghubung antara manajemen puncak dengan para manajer lainnya, dan tim ISO yang bersifat fungsional. Dokumen ini juga membuat penunjukkan resmi kepada WM dan tugas-tugas dan wewenang WM.

2.      Prosedur Lingkungan. Di dalam format prosedur dimuat tanggung jawab/wewenang terhadap satu/dua kegiatan. Tanggung jawab yang lebih spesifik dapat ditemui dalam instruksi kerja.

3.      Uraian pekerjaan para karyawan dituliskan sebagai jabatan.

 

KESIMPULAN

Setiap orang memiliki peran dalam pelaksanaan suatu sistem manajemen lingkungan yang diwujudkan sebagai tanggung jawab dan wewenang orang tersebut. Keberhasilan SML sangat tergantung pada keterlibatan aktif semua karyawan terlepas dari besar dan kecilnya dampak lingkungan yang dihasilkannya.

 



CONTOH: DESKRIPSI PEKERJAAN

 

 

WAKIL MANAJEMEN

 

Tanggung jawab

1.      Menjadi komunikator dengan pihak ketiga termasuk pihak pemerintah dan auditor

2.      Mengevaluasi hasil identifikasi aspek/dampak lingkungan.

3.      Memantau pelaksanaan tujuan/sasaran dan program manajemen lingkungan.

4.      Menjadi auditor kepala dalam audit lingkungan internal.

5.      Melaporkan perkembangan penerapan SML.

 

Wewenang

1.      Menetapkan daftar aspek/dampak penting lingkunga.

2.      Memilih anggota tim audit internal.

3.      Membuat keputusan-keputusan yang terkait dengan penerapan SML

4.      Memimpin Tinjauan Manajemen jika Manajemen Puncak berhalangan hadir.

 

KEPALA DEPARTEMEN PRODUKSI

 

Tanggung jawab:

1.      Tanggung jawab yang terkait dengan jabatan sebagai KADEP PRODUKSI.

2.      Tanggung jawab finansial.

3.      Tanggung jawab SML:

-          Mengkoordinir pelaksanaan SML di lingkup departemen produksi

-          Mengevaluasi hasil identifikasi aspek/dampak lingkungan

-          Mengevaluasi tujuan/sasaran dan PML

-          Memberikan fasilitas terhadap pelaksanaan SML termasuk audit internal

 

Wewenang:

1.      Menyetujui hasil identifikasi/evaluasi dampak lingkungan

2.      Menyetujui dan memperbaiki pelaksanaan tujuan/sasaran.

3.      Memerintahkan penghentian operasi pabrik dalam kondisi darurat.

 

 

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *

You may use these HTML tags and attributes: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <strike> <strong>