KOMUNIKASI

Posted on 19. Jul, 2009 by agustinus in Enviromental

Terkait dengan aspek lingkungan dan sistem manajemen lingkungannya, organisasi harus membuat dan memelihara prosedur untuk

a)      komunikasi internal antara berbagai tingkatan dan fungsi organisasi;

b)      menerima, mendokumentasikan, dan menanggapi suatu bentuk komunikasi dari pihak terkait eksternal

 

Organisasi harus mempertimbangkan proses terhadap komunikasi eksternal tentang aspek penting lingkungan dan mencatat keputusannya.

 

(Sumber: ISO 14001: 1996)

 

URAIAN

Sejatinya manajemen berbicara tentang komunikasi atau memfasilitasi terjadinya komunikasi. Komunikasi antar departemen atau antar seksi nampak begitu mudah dan rutin, tetapi apakah antara berbagai pihak tersebut terbentuk komunikasi yang terbuka, pertukaran informasi yang dinamis, dan berfungsi sebagai bentuk ikatan yang erat antar fungsi-fungsi dalam organisasi. Walaupun terlihat sebagai suatu yang sudah selayaknya terjadi, dalam prakteknya, komunikasi sering berjalan tidak semulus yang dibayangkan. Di dalam perusahaan bahkan sudah terbentuk tembok-tembok yang membatasi antara satu departemen dengan departemen lain atau antara satu seksi dengan seksi lain, oleh berbagai alasan. Sebagai indikasi adalah berbagai macam temuan ketidaksesuaian oleh auditor eksternal pada prinsipnya adalah tidak mulusnya komunikasi antar departmen dalam perusahaan. Misalnya, setiap minggu bagian produksi harus melaporkan volume limbah padatnya kepada bagian lingkungan tetapi tidak dilakukan karena bagian ini merasa bahwa volume tersebut dihitung oleh bagian lingkungan. Penerapan klausa 4.4.3 ini harus mampu menciptakan suatu transparansi dan pembongkaran terhadap tembok-tembok tersebut jika ada.

 

……, organisasi harus membuat dan memelihara prosedur untuk

-          komunikasi internal antara berbagai tingkatan dan fungsi organisasi;

 

Komunikasi internal distimulasi dengan cara-cara sebagai berikut: pemasangan pamflet, pertemuan pagi, email, buletin, dan lain sebagainya. Namun demikian aktivitas-aktivitas tersebut hanya merupakan sarana untuk terjadinya proses komunikasi. Keberhasilan komunikasi internal terletak pada hasil akhirnya sebagaimana berikut: Semua karyawan dapat menjelaskan peran dan tanggung jawabnya terkait dengan isi kebijakan lingkungan, program lingkungan yang melibatkan antar departemen seperti penghematan sumber daya alam berjalan dengan baik karena antara pemilik dan pelaksana program (bagian produksi, pemeliharaan, utilitas dan lingkungan) bekerja sama dengan baik. Bagian Hubungan Masyarakat mengetahui harus menghubungi siapa ketika ada keluhan dari masyarakat sekitar baik bagian lingkungan, laboratorium, hukum dan manajemen puncak. Jadi ketika semua prosedur berjalan dengan baik dan semua orang telah terlibat sepenuhnya maka komunikasi internal baru dikatakan berfungsi maksimal.

 

menerima, mendokumentasikan, dan menanggapi suatu bentuk komunikasi dari pihak terkait eksternal

 

Masalah lingkungan tidak akan terlepas dengan kepentingan pihak ketiga diluar lingkup geografi perusahaan seperti pemasok, penduduk sekitar, LSM, pers, dan pemerintah. Berbeda dengan system manajemen mutu yang hanya bersinggungan dengan pelanggan maka SML berinteraksi dengan lebih banyak pihak luar. Sistem yang ada harus cukup responsif dalam menanggapi masukan-masukan dan keluhan-keluhan dari pihak-pihak tersebut.

 

Akhir-akhir ini berita-berita lingkungan terhadap beberapa perusahaan berlangsung terus-menerus sejalan dengan makin meningkatnya kesadaran/kepedulian masyarakat terhadap lingkungan. Satu perusahaan di Indonesia ditutup operasinya karena ketidakpuasan masyarakat sekitar terhadap kinerja pengelolaan lingkungannya walaupun pemerintah sudah memberikan pernyataan positif terhadap perusahaan tersebut atau beberapa perusahaan lain harus menghentikan operasi sementara karena demonstrasi yang dilakukan oleh masyarakat bahkan mengalami pembakaran dan perusakan fasilitas operasinya. Memang tidak gampang untuk memastikan bahwa penyebab masalah-masalah tersebut adalah semata-mata faktor lingkungan. Namun yang dapat dipastikan bahwa perusahaan-perusahaan tersebut tidak menanggapi dengan memadai ketika keluhan, protes dan masukan-masukan disampaikan oleh ‘pihak-pihak terkait’. Ketika pada akhirnya manajemen memutuskan untuk menanggapi, keluhan-keluhan menjadi terlalu besar dan segala sesuatunya menjadi terlambat. Sehingga dapat disimpulkan di sini, sekecil apapun keluhan atau hanya masukan dari pihak terkait perusahaan harus  mencatat dan membuat keputusan terhadap tindakan yang perlu diambil.

 

Titik-titik masuknya komunikasi eksternal di dalam perusahaan harus diidentifikasi, baik melalui surat resmi (bagian administrasi), media massa (bagian hubungan masyarakat), kunjungan fisik (Satpam) dan dikompilasi oleh seksi lingkungan atau wakil manajemen dalam upaya mengevaluasi validitas informasi tersebut. Setelah itu perusahaan harus menanggapi masukan tersebut untuk memberikan informasi awal kepada pihak ketiga tersebut sambil menunggu permasalahan diselesaikan. Jadi perlu ditekankan bahwa dalam komunikasi eksternal harus mencakup kegiatan penerimaan informasi dalam bentuk buku komunikasi, pendokumentasian dalam bentuk Tindakan Perbaikan dan Pencegahan dan pemberian tanggapan baik berupa surat atau penjelasan verbal. Kelemahan yang sering ditemui adalah perusahaan tidak menyampaikan hasil analisa mengenai validitas keluhan dan rencana tindakan perusahaan kepada pihak-pihak terkait tersebut.

 

Organisasi harus mempertimbangkan proses terhadap komunikasi eksternal tentang aspek penting lingkungan dan mencatat keputusannya.

 

Klausa ini tidak meminta perusahaan untuk mengkomunikasikan dampak penting kepada pihak-pihak terkait, tetapi perusahaan diminta membuat keputusan mengenai perlunya mengkomunikasikan dampak penting lingkungan ke pihak-pihak terkait. Perusahaan perlu untuk mengkaji manfaat dari penyampaikan dampak-dampak penting ke pihak-pihak terkait karena keputusan tersebut memiliki konsekuensi yang mungkin merugikan perusahaan itu sendiri. Informasi mengenai dampak-dampak penting perusahaan bias menimbulkan salah pengertian penduduk sekitar atau dimanfaatkan oleh pihak-pihak lain bagi kepentingan mereka atau pesaing bisnis. Sehingga Standar memberikan kelonggaran kepada perusahaan untuk memilih.

 

PERMASALAHAN

Eksternal:

1.      Membatasi keluhan-keluhan lingkungan hanya yang diterima dalam bentuk surat resmi. Komunikasi bisa dalam berbagai bentuk langsung atau tidak langsung seperti surat kabar, televise, telepon, dan bahkan kunjungan ke perusahaan. Oleh karenanya perusahaan harus membuka berbagai kemungkinan mekanisma tersebut dan meminta semua karyawan yang mungkin menjadi titik masuk keluhan atau pertanyaan-pertanyaan mengenai harus mampu untuk mengenali masukan yang diterima dan menindaklanjutinya. Jangan sampai karyawan menjadi tidak sensitif dan membiarkan masalah-masalah tersebut dibawah karpet. Seperti diilustrasikan di atas kita tidak boleh membiarkan masalah tersebut menjadi terlalu besar dan tidak bias ditangani perusahaan.

2.      Tidak mendokumentasikan hasil-hasil komunikasi yang telah dilakukan. Standar jelas meminta untuk mendokumentasikan informasi yang diterima termasuk tanggapan yang diberikan. Penyelesaian keluhan-keluhan lingkungan biasanya berlangsung lama karena sifatnya yang tidak sederhana dan multi sektor (khususnya jika terkait dengan dampak sosial ekonomi). Sehingga ketentuan untuk mendokumentasikan proses-proses penyelesaian masalah menjadi sangat esensial karena kedua belah pihak harus merujuk kepada keputusan-keputusan yang pernah diambil, ganti rugi yang pernah diberikan, notulen pertemuan-pertemuan penting dan lain sebagainya. Tanpa bukti tertulis perusahaan akan terjebak pada pengulangan-pengulangan keputusan yang tiada berujung.

3.      Banyak perusahaan di Indonesia memutusakan untuk tidak mengkomunikasikan dampak-dampak penting lingkungan ke pihak-pihak terkait. Suatu keputusan yang sangat relevan dan baik tetapi perusahaan tersebut tidak menyatakan apapun hal tersebut di dalam manual atau prosedur SML-nya.

 

Internal:

Ketika diaudit oleh badan sertifikasi, organisasi dengan bangga menguraikan kelengkapan sarana-sarana komunikasi internalnya seperti pamphlet, bulletin, kartu kecil berisi kebijakan lingkungan, daftar hadir pelatihan dan lain sebagainya. Auditee cukup puas hanya pada kelengkapan metoda-metoda tetapi tidak betul-betul mengevaluasi efektivitas komunikasi tersebut: Apakah setiap orang sudah memahami peran dan tanggung jawabnya, Apakah mereka telah terlibat dengan aktif atau Apakah mereka memiliki informasi yang cukup sesuai dengan posisinya?

 

PENERAPAN

1.      Bicara dengan semua orang. Pertama Anda perlu bicara dengan banyak orang untuk mendapatkan informasi dan membuktikkan bahwa sarana dan mekanisma komunikasi internal dan eksternal telah tersedia atau belum. Jika sudah ada, orang akan memberitahu anda seberapa baik mekanisma tersebut berjalan sehingga anda mengetahui seberapa efektif komunikasi berlangsung.

2.      Lakukan analisa gap. Membandingkan antara mekanisma yang anda miliki dan persyaratan komunikasi  yang baik, maka anda dapat mengetahui kekurangan proses komunikasi ini untuk diperbaiki. Sebagai contoh, operator telepon atau satpam berdasarkan kebiasaan yang ada tidak mengetahui bahwa mereka harus mencatat masukan-masukan atau keluhan tentang lingkungan. Jika ya, tentu Anda perlu memberikan penjelasan atau bahkan pelatihan khusus mengenai hal ini.

3.      Buatkan prosedur. Setelah anda menemukan tata cara yang dianggap terbaik termasuk bagian-bagian yang mesti terlibat maka saatnya untuk menuangkannya ke dalam prosedur komunikasi.

4.      Jalankan dan analisa. Langkah berikut adalah penerapan prosedur dalam mana setiap langkah dan hasilnya dianalisa untuk melihat kinerjanya. Anda mungkin butuh 3-4 bulan untuk melihat apakah prosedur tersebut berjalan dengan baik atau tidak. Dalam hal keluhan atau masukan lingkungan Anda mungkin perlu membuat simulasi sebagai suatu cara uji coba karena perusahaan Anda memang tidak pernah mendapatkan keluhan-keluhan lingkungan.

 

 

DOKUMENTASI

1.      Manual menyebutkan mengenai kebijakan dalam komunikasi.

2.      Prosedur komunikasi eksternal dan internal.

3.      Spanduk, pamflet, dan label.

4.      Log komunikasi eksternal.

5.      Surat-menyurat, Berita Acara, dan Notulen pertemuan

 

KESIMPULAN

Kemampuan perusahaan dalam bertinteraksi dengan pihak-pihak terkait mengenai masalah-masalah lingkungan merupakan syarat penting bagi keberlangsungan perusahaan itu sendiri atau bisa memberikan citra positif di pasar sebagai perusahaan yang berwawasan lingkungan. Adapun komunikasi internal yang efektif akan menyumbangkan kinerja lingkungan yang efektif sebagai akibat keterlibatan maksimal para karyawan.

 

CONTOH: PROSEDUR KOMUNIKASI EKSTERNAL

 

 

PIC	PROSEDUR	DOKUMEN
Operator, Satpam, semua karyawan   Seksi lingkungan     Seksi lingkungan       Seksi lingkungan dan Humas   Seksi lingkunga, Humas	Menerima informasi/ keluhan dari pihak eksternal Mendokumentasikan informasi ke dalam log komunikasi Mengevaluasi masalah untuk mencari solusi dan sumber tanggapan Menanggapi keluhan Memantau pelaksanaan	Surat, Buku Tamu,         Log komunikasi eksternal     Form: CPAR       Surat/Pertemuan/ dll       Form pemantauan

 

 

 

CONTOH: LOG KOMUNIKASI EKSTERNAL

 

Masukan	Tgl.	Evaluasi	Tanggapan	Pemantauan
Bau dari pengoperasian IPAL	1/11/01	Keluhan memang betul terjadi	CAR No. 01
Kualitas emisi gas buang untuk parameter NO2 diatas standaar	1/10/01	Laporan memang betul	CAR No. 02
Kebisingan pada bagian selatan pabrik	Juli 2001	Tidak pernah dioperasikan malam hari	Surat tanggapan No. xx/xx/01

 

 

 

Tags: lingkungan