DOKUMENTASI SISTEM MANAJEMEN LINGKUNGAN

DOKUMENTASIOrganisasi harus membuat dan memelihara informasi di atas kertas atau elektronik untuk:

A)     menggambarkan elemen-elemen inti sistem manajemen dan interaksinya;

B)     memberikan arah terhadap dokumentasi terkait.

 

(Sumber: ISO 14001: 1996)

 

URAIAN

Pada awal berkembangnya Sistem Manajemen Mutu ISO 9000 di akhir tahun 1980-an, slogan ‘Tulis yang kamu lakukan dan Lakukan yang kamu tulis’ telah diartikan secara berlebihan, yaitu dengan membuat dokumen berupa prosedur dan instruksi kerja yang sangat banyak dan justru menghambat kreativitas dan fleksibilitas dalam pekerjaan. SML ISO 14001 mencoba menghilangkan masalah ini dengan tidak terlalu mengangkat slogan seperti tersebut diatas dan juga memuat persyaratan dokumentasi yang tidak terlalu ekstensif.

 

Namun demikian, SML tetap menganjurkan pembuatan dokumen-dokumen seperti prosedur dan instruksi kerja sebagai cara untuk menciptakan konsistensi dalam bekerja. Bagaimanapun, SML merupakan system manajemen terdokumentasi. Jika dicermati frasa ‘prosedur terdokumentasi’ merupakan klausa yang meminta bukti dokumen tertulis, tetapi jika hanya dinyatakan ‘prosedur’ (tanpa kata terdokumentasi) tidak berarti harus ada prosedur atau instruksi kerja tertulis.

 

 

Organisasi harus membuat dan memelihara informasi di atas kertas atau elektronik

 

Seperti halnya ISO 9001, SML adalah sistem manajemen terdokumentasi karena dengan itulah konsistensi dalam bekerja sebagai produk dari sistem manajemen dapat tercapai. Perubahan besar dialami oleh perusahaan yang belum memiliki sistem manajemen karena perlu mengubah kebiasaan dalam bekerja, biasanya disampaikan secara verbal menjadi suatu prosedur tertulis yang dapat dibaca dan dipakai oleh semua orang. Dengan demikian, anda tidak terlalu tergantung kepada keberadaan perseorangan dalam mencapai kinerja lingkungan yang stabil. Contoh klasik adalah ketika seorang staf senior harus pensiun semua pengetahuan dan ketrampilan orang tersebut harus digali lagi dari awal oleh pewarisnya.

 

Informasi dapat disajikan dalam bentuk salinan di atas kertas atau sebagai file dalam bentuk elektronik atau kombinasinya keduanya.

 

menggambarkan elemen-elemen inti sistem manajemen dan interaksinya;

 

Sistem adalah kumpulan sub-sistem yang menyusunnya dan interaksi diantara sub system tersebut. Sistem yang baik apabila sub-sistem pendukungnya tersedia lengkap dan saling berinteraksi dengan efektif. Sub-sistem perusahaan dari sisi struktur antara lain fungsi pemasaran, produksi, pengendalian mutu, laboratorium, pembelian, keuangan dan lain sebagainya harus ditetapkan. Sub-sistem bisa juga dilihat dari sisi persyaratan Standar sebagai kebijakan, perencanaan, sistem dokumentasi, struktur organisasi, pengendalian operasi, pemantauan, internal audit dan tinjauan manajemen.

 

Komponen kedua yang dipersyaratkan Standar adalah interaksi antara elemen-elemen perusahaan (baca: sub-sistem) tersebut atau interaksi atau keterkaitan antara kebijakan lingkungan dengan program manajemen lingkungan, antara aspek lingkungan dan prosedur pemantauan lingkungan dan lain sebagainya. Pada prinsipnya, perusahaan harus membuat suatu dokumen yang menggambarkan peta sistem manajemen lingkungan berisi bagaimana suatu Klausa dijalankan, oleh siapa dan bagaimana aktivitas tersebut terkait dengan departemen atau fungsi-fungsi lain.

 

Kelengkapan elemen-elemen system manajemen dan interaksinya biasanya dituliskan di dalam Manual atau Pedoman Lingkungan, walaupun Standar tidak secara eksplisit meminta perusahaan untuk membuat Manual (sebagaimana dipersyaratkan dalam Sistem Manajemen Mutu ISO 9000).

 

memberikan arah terhadap dokumentasi terkait.

Hirarki dokumen perusahaan dapat digambarkan dalam diagram di bawah ini:

 

Manual

PROSEDUR

INSTRUKSI KERJA

KEBIJAKAN PERUSAHAAN TERHADAP SETIAP KLAUSA DALAM STANDAR

TATA KERJA YANG MENGHUBUNGKAN INTERAKSI ANTAR DEPARTEMEN/SEKSI

CARA KERJA SATU PEKERJAAN TUNGGAL. CONTOH, MENDAUR ULANG LIMBAH EKONOMIS

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Manual

Manual lingkungan merupakan payung dari keseluruhan sistem sebagai satu perusahaan. Prosedur menjelaskan interaksi antara departemen/divisi, antar-muka (‘interface’) antara satu bagian dengan bagian lain. Sedangkan instruksi kerja mengatur tingkat pelaksanaan yang berlaku di suatu seksi.

 

Prosedur

Prosedur menggambarkan tata kerja dalam tingkatan divisi atau departemen karena untuk menjalankan suatu fungsi diperlukan keterlibatan beberapa departemen sekaligus. Sebagai contoh, Prosedur Pengelolaan Limbah B3 akan melibatkan Departmen lingkungan untuk menetapkan jenis dan jumlah limbah B3, Laboratorium untuk memeriksa jenis bahan pencemar, Hukum untuk melaporkan serah terima limbah kepada pihak ketiga dan Produksi untuk melakukan pemilahan sebelum pengangkutan.

 

Umumnya prosedur berisi ‘manajemen’ isu pengawasan, komunikasi dan antara muka.

 

Prosedur menjawab pertanyaan (dalam bahasa Inggris) 5W & 1H: What (prosedur apa?), Why (tujuan?), Who (siapa), When (kapan), Where (departemen mana), dan How (bagaimana tahapan).

 

Instruksi Kerja

Menjelaskan suatu tata kerja spesifik tunggal yang mungkin tidak perlu koordinasi berbagai departemen dalam pelaksanaannya. Sebagai contoh, pengoperasian incinerator dilakukan oleh satu tim dari departemen utilitas yang berisi bagaimana melakukan start up, jumlah limbah yang harus diumpankan, parameter yang harus dipantau sehingga pembakaran dapat berjalan sempurna dan lain sebagainya. Jelas bahwa semua tahapan pekerjaan dilakukan oleh tim itu semata.

 

PERMASALAHAN

1.      Interaksi atau keterkaitan tidak dijelaskan. Sistem adalah rangkaian sub-sistem sub-sistem yang berinteraksi erat dan saling mendukung bagi keberadaan sistem itu. Penggambaran yang tidak lengkap terhadap kaitan antara satu departemen dengan departemen lain akan mengurangi kinerja perusahaan atau ketidakjelasan antara elemen sistem di dalam Standar dengan elemen lain. Bagian Pengadaan yang berperan dalam pengadaan bahan baku yang lebih ramah lingkungan dan pengawas kinerja lingkungan para pemasok dan kontraktor tidak dijelaskan keterkaitannya dengan Departemen Produksi atau Lingkungan.

2.      Terlalu banyak prosedur atau instruksi kerja yang merupakan warisan dari penerapan ISO 9001. Standar ISO 14001 selain berbicara mengenai dokumen terdokumentasi tetapi juga menghargai kompetensi manusia yang terlibat didalamnya. Pengalaman ISO9001: 1994 mengajarkan bahwa ada kecenderungan perusahaan untuk terlalu banyak menuliskan semua aktivitasnya kedalam prosedur atau instruksi kerja. Mereka memahami dengan salah ‘ungkapan bahwa ‘kerjakan yang kamu tulis dan tulis yang kamu kerjakan’. Jika kita bisa menjamin bahwa suatu pekerjaan (analisa BOD atau COD) dilakukan oleh supervisor yang berlatar belakang pendidikan kimia analitik, tentu kita tidak perlu menuliskan semua instruksi kerja-nya. Atau semua karyawan cukup mengerti bahwa limbah kertas harus dimasukkan kedalam bin berwarna hijau sedangkan limbah basah harus dimasukkan di tempat sampah berwarna biru maka instruksi kerja mungkin tidak perlu dibuat.

3.      Prosedur Terdokumentasi yang dipersyaratkan. Berkaitan dengan diskusi no. 2 di atas, Standar sebenarnya hanya meminta ‘documented procedure’ sebagai elemen yang harus dilengkapi dengan suatu prosedur/instruksi kerja tertulis. Tentu saja ini berdasarkan asumsi bahwa elemen tersebut dapat dilakukan dengan baik (baca konsisten) jika diwujudkan dalam suatu prosedur/instruksi kerja tertulis.

 

PENERAPAN

1.      Identifikasi keseluruhan dokumen yang harus dibuat dengan merujuk kepada Daftar Aspek penting lingkungan dan prosedur/instruksi kerja yang diperlukan. Kemudian dikumpulkan prosedur/Instruksi kerja yang sudah tersedia termasuk melihat tingkat kecukupan isinya.

2.      ‘Gap’ yang muncul ditindaklanjuti dengan membuat dokumen-dokumen baru atau memperbaiki dokumen-dokumen lama yang belum memenuhi syarat.

3.      Menyusun dokumen level 2 dan 3 dan menyusun interaksi antara satu dokumen dengan dokumen lain serta antara satu departemen dengan departemen lain.

4.      Membuat Manual lingkungan dengan menyebutkan struktur organisasi perusahaan, kebijakan perusahaan dalam upaya memenuhi persyaratan suatu Klausa Standar dan merujuk pada prosedur/instruksi kerja yang menggambarkan pelaksanaan fungsi-fungsi tersebut.

 

DOKUMENTASI

1.      Manual lingkungan

2.      Prosedur-prosedur lingkungan

3.      Instruksi kerja

 

KESIMPULAN

SML ISO 14001 merupakan sistem manajemen terdokumentasi, dalam mana konsistensi kinerja lingkungan dijamin oleh keberadaan dokumen-dokumen.

MANUAL

 

4.3.1    Identifikasi aspek dan dampak lingkungan dilakukan oleh Kepala Departemen …….

Kegiatan Identifikasi dan evaluasi diatur menurut Prosedur 4.3.1

 

4.3.2    Identifikasi dan akses terhadap peraturan-peraturan lingkungan dan persyaratan lain diatur dalam Prosedur 4.3.2

 

4.3.3  Pemantauan dan pengukuran diatur dalam Prosedur 4.5.1

PROSEDUR 4.3.1

IDENTIFIKASI DAN EVALUASI ASPEK PENTING

 

I.  TUJUAN

Menentukan aspek penting

II.      RUANG LINGKUP

Identifikasi, evaluasi, pencatatan.

 

III.   PENANGGUNG JAWAB

Kepala departemen

 

IV.    PROSEDUR

1.    xxx

2.    xxx

3.    xxx

4.    xxx

5.    xxx

 

V.      REFERENCE

1.       WI-4.31-01

2.       Form-4.3.1-01

 

 

 

 

 

 

 

PROSEDUR 4.3.2

IDENTIFIKASI DAN AKSES TERHADAP PERATURAN

 

I.     TUJUAN

Mendaftar peraturan dan perysaratan lain.

II.   RUANG LINGKUP

Membuat daftar, membuat kontak dan meringkas peraturan.

 

III.PENANGGUNG JAWAB

Kepala Departemen Hukum

 

IV. PROSEDUR

1.    xxx

2.    xxx

3.    xxx

4.    xxx

5.    xxx

 

V.   REFERENCE

1. Form 4.3.1-01:

PROSEDUR 4.3.1

IDENTIFIKASI DAN EVALUASI ASPEK PENTING

 

VI.                TUJUAN

 

VII. RUANG LINGKUP

 

 

VIII.                       PENANGGUNG JAWAB

 

IX.    PROSEDUR

 

 

 

X.      REFERENCE

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *