PENGENDALIAN DOKUMEN

Posted on 23. Jul, 2009 by agustinus in Enviromental

Organisasi harus membuat dan memelihara prosedur untuk mengendalikan semua dokumen yang diwajibkan oleh Standar Internasional ini untuk menjamin bahwa

a)      dokumen dapat ditemukan

b)      dikaji secara periodik, direvisi jika diperlukan dan disetujui kecukupannya oleh personil yang berwenang;

c)      Versi terakhir dokumen yang relevan tersedia pada semua lokasi dimana kegiatan-kegiatannya esensial bagi keefektifan penerapan sistem manajemen lingkungan;

d)      Dokumen kadaluwarsa dipindahkan pada waktunya dari tempat penerbitan dan pemakaian, atau jika tidak dihindarkan dari penggunaan yang tidak sengaja.

e)      Dokumen kadaluwarsa disimpan untuk tujuan hukum dan/atau preservasi pengetahuan diidentifikasi dengan sewajarnya.

 Dokumentasi harus terbaca, ada tanggalnya (termasuk tanggal revisi) dan mudah teridentifkasi, dipelihara dalam suatu cara yang baik dan dieimpan untuk perioda tertentu. Prosedur dan tanggung jawab harus dibuat dan dipelihara terkait dengan kreasi dan modifikasi berbagai tipe dokumen.

 (Sumber: ISO 14001: 1996)

 

URAIAN

Prinsip dasar pengendalian dokumen adalah mamastikan bahwa informasi yang tepat tersedia, di tempat yang benar, di waktu yang tepat dan revisi yang sesuai. Suatu hal yang nampaknya sepele dalam bekerja tetapi pada kenyataannya kita sering menemui masalah ketika berusaha menemukan suatu dokumen (baca informasi), khususnya pada saat paling dibutuhkan.

 

Pengendalian dan penanganan dokumen mencakup kegiatan Pengkajian dokumen sebelum diterbitkan untuk mencegah beredarnya dokumen yang tidak sesuai dengan praktek di lapangan, Revisi jika ada perubahan-perubahan untuk menjamin apa yang tertulis sesuai dengan apa yang dilakukan terakhir kali dan Persetujuan oleh orang yang berwenang supaya komitmen dalam prosedur (yang ditandatanganinya) dapat dilakukan sepenuhnya. Pengendalian juga dilakukan dengan cara mendistribusikan kepada orang-orang yang berkepentingan saja, dapat juga dibedakan antara dokumen yang dipakai sebagai acuan kerja (stempel terkendali) atau hanya sebagai bahan bacaan (stempel tidak terkendali).

 

Penulis sering menemui bahwa suatu pekerjaan sangat tergantung kepada orang-orang tertentu yang sudah mengerjakan hal yang sama selama bertahun-tahun. Pegawai lain tidak memiliki dan mengetahui kemampuan tersebut. Dan ketika si ahli keluar atau pensiun para pekerja lain harus memulai dari awal dalam mencapai kinerja yang sama dalam pekerjaan tersebut, yang berarti suatu pemborosan waktu, tenaga dan dana. Dokumentasi tata kerja yang baik dan dinamis akan mencegah hal tersebut terjadi.

 

Fungsi lain pengendalian dokumen adalah menciptakan konsistensi dalam bekerja melalui penetapan standar-standar kerja (spesifikasi, urutan kerja, dlsb) dan penggunaan dokumen resmi terakhir yang diakui oleh perusahaan tersebut. Sebagian perusahaan mengakui keuntungan mekanisma pengendalian semacam demikian dan menyatakan bahwa cara kerja mereka lebih rapi dan sistematik. Tetapi di lain pihak, pengendalian dokuman ini juga disalahkan sebagai penyebab tersitanya waktu dan tenaga untuk membuat, merevisi, menarik kembali dan memusnahkan dokumen-dokumen tersebut. Banyak perusahaan bahkan terjebak pada kenyataannya Sistem Manajemen Lingkungan mereka semata-mata didominasi oleh kegiatan administrasi semata dari pengendalian dokumen dan catatan-catatan lingkungan.

 

Organisasi harus membuat dan memelihara prosedur untuk mengendalikan semua dokumen yang diwajibkan oleh Standar Internasional ini untuk menjamin bahwa…….

 

Prosedur pengendalian dokumen berisi tata kerja pembuatan (pembuatan, pemeriksaan dan persetujuan) dokumen oleh berbagai bagian di dalam organisasi. Sebagai contoh, prosedur pemilahan limbah dapat dilakukan oleh staf Seksi Umum, diperiksa oleh Kepala Seksi Umum dan Disetujui oleh wakil manajemen. Jadi frasa dari Klausa ini jelas meminta keberadaan Prosedur untuk mengendalikan dokumen dan data lingkungan.

 

….. dokumen dapat ditemukan

Sebagaimana ilustrasi di atas, jika dalam suatu pertemuan internal Anda tidak dapat menemukan dokumen yang diperlukan, maka keputusan rapat itu mungkin berdasarkan pada perkiraan dan bukan berdasarkan suatu pertimbangan yang dapat dipertanggung-jawabkan. Auditor eksternal biasanya sangat mudah dalam menilai keefektifan pengendalian dokumen di suatu perusahaan. Semakin lama suatu dokumen bisa ditunjukkan kepada auditor semakin jelek kualitas pengaturannya.

 

……dikaji secara periodik, direvisi jika diperlukan dan disetujui kecukupannya oleh personil yang berwenang;

Tidak ada sistem tertulis atau prosedur yang sempurna karena tidak mungkin mendokumentasikan seluruh aktivitas yang sangat bervariasi dan kegiatan itu sendiri bersifat dinamis atau berubah-ubah sesuai dengan perkembangan pekerjaan. Sehingga menjadi sangat penting untuk melakukan pengkajian prosedur secara periodic terlepas apakah dokumen tersebut sedang atau telah direvisi, untuk menjamin tidak ada yang terlewat dalam isi dokumen.

 

Versi terakhir dokumen yang relevan tersedia pada semua lokasi dimana kegiatan-kegiatannya esensial bagi keefektifan penerapan sistem manajemen lingkungan;

Pernyataan ini jelas mengarahkan bahwa pihak-pihak yang berperan penting dalam pemeliharaan SML harus memiliki informasi yang sama dan mutakhir. Perbedaan informasi akan menciptakan perbedaan-perbedaan persepsi dan ketidaksesuaian terhadap sasaran kinerja lingkungan. Hal yang sama akan terjadi jika beberapa seksi masih menerapkan cara kerja lama yang sudah tidak berlaku.

 

Dokumen kadaluwarsa dipindahkan pada waktunya dari tempat penerbitan dan pemakaian, atau jika tidak dihindarkan dari penggunaan yang tidak sengaja.

Salah satu cara untuk menghindari penggunaan informasi yang beraneka ragam dan sudah tidak berlaku, dokumen-dokumen yang sudah tidak berlaku harus dipindahkan dari titik-titik pemakaiannya. Pendekatan konservatif ini biasanya sangat efektif karena umumnya karyawan tidak cukup jeli untuk melihat bahwa dokumen yang mereka pakai sudah dicabut dari Daftar Induk Dokumen. Cara lain adalah dengan memberikan cap ‘Kadaluwarsa’ sebagai identitas pembeda antara yang masih boleh dipakai dan yang sudah terbuang.

 

Dokumen kadaluwarsa disimpan untuk tujuan hukum dan/atau preservasi pengetahuan diidentifikasi dengan sewajarnya.

Sesuai dengan fungsinya, dokumen-dokumen yang terkait dengan ketentuan-ketentuan hokum harus diperlakukan berbeda dengan dokumen-dokumen lain, khususnya dalam lamanya waktu penyimpanan. Lebih praktis bagi perusahaan untuk menyimpanan dokumen-dokumen ini (Surat ijin, Laporan UKL/UPL, dan lain-lain) selama mungkin karena kita tidak tahu kapan akan dibutuhkan. Kadang-kadang kita harus merujuk suatu surat ijin pendirian perusahaan yang sudah berumur lebih dari 15 tahun.

 

Dokumen harus terbaca, ada tanggalnya (termasuk revisi) dan mudah teridentifikasi……

 

Di jaman digital rasanya sulit menerima kenyataan bahwa suatu dokumen akan tidak terbaca karena bentuk fisik dokumen tersebut sudah menggunakan tinta kualitas terbaik atau bahkan disimpan dalam suatu floopy disk. Hal lain yang perlu diperhatikan adalah dokumen harus mudah diidentifikasi dengan cara pembuatan tanggal yang jelas dan nomor revisinya. Dengan penerapan ISO suatu perusahaan mungkin memiliki ratusan dokumen dalam berbagai tingkatan sehingga bukan suatu yang mudah untuk mendapatkan dokumen yang diinginkan jika tidak ada identitas berupa tanggal terbit dan nomor revisi. Judul prosedur saja tentu tidak cukup untuk memperoleh rujukan/dokumen yang diinginkan dalam waktu yang wajar.

 

Prosedur dan tanggung jawab harus dibuat dan dipelihara terkait dengan kreasi dan modifikasi berbagai tipe dokumen

 

Oleh karena dokumen merupakan standar kerja suatu perusahaan tentu saja harus ada kejelasan mengenai wewenang dan tanggung jawab pembuatan, pengkajian, persetujuan, perubahan, penarikan hingga pemusnahan suatu dokumen. Disiplin dalam melaksanakan semua tugas tersebut menjadi salah satu kunci pencapaian konsistensi kinerja lingkungan perusahaan. Dalam prakteknya banyak perusahaan menugaskan satu sekretariat yang khusus menangani pengendalian dokumen dan data.

 

PERMASALAHAN

1. Banyak perusahaan mengambil jalan pintas dalam menghadapi proses sertifikasi dengan cara membuat dokumen sebanyak mungkin untuk memberikan kesan bahwa komitmen terhadap pemeliharaan sistem sangat tinggi. Tetapi cara ini menjadi bumerang karena sumber daya yang dikeluarkan untuk membuat dan memelihara dokumen tersebut menjadi sangat besar, termasuk harus menempatkan sekretariat dalam jumlah yang besar untuk mengelola dokumen-dokumen ini. Biaya lain yang harus dibayar adalah karyawan dalam bekerja tidak fleksibel atau bahkan mengurangi kreativitas mereka karena setiap langkah pekerjaan harus dicatat dan tidak boleh ada deviasi sedikitpun. Sangat penting bagi perusahaan untuk membuat dokumen-dokumen yang sesuai dengan kebutuhan di lapangan.
2. Disiplin yang lemah dalam merevisi, mendaftar dan menarik kembali dokumen merupakan penyebab ketidakefektifan pengendalian dokumen. Walaupun nampak mudah, tetapi pengendalian dokumen merupakan temuan-temuan klasik auditor eksternal dan internal bahkan bagi auditor baru sekalipun.

 

PENERAPAN

1. Daftar dokumen-dokumen yang dipersyaratkan oleh Standar, secara eksplisit Standar meminta prosedur.
2. Daftar dokumen-dokumen yang diperlukan untuk melakukan pengendalian terhadap aspek penting lingkungan.
3. Buatlah prosedur-prosedur tersebut. Berikan kewenangan kepada pihak yang sehari-hari bertanggung jawab terhadap aktivitas tersebut untuk membuat draft dokumen.
4. Bahaslah isi dokumen-dokumen tersebut. Selesaikanlah sebagai dokumen akhir.
5. Terapkan prosedur tersebut sambil mendapatkan masukan kinerja, khususnya kekurangan-kekurangan  yang ditemui di lapangan.
6. Revisi dokumen berdasarkan masukan-masukan tersebut.
7. Keluarkan revisi terbaru.

 

DOKUMENTASI

1. Manual
2. Prosedur
3. Daftar Induk dokumen
4. Daftar Distribusi dokumen
5. Daftar Penarikan dokumen kadaluarsa

 

 

KESIMPULAN

Pengendalian dokumen berfungsi untuk menjamin bahwa pengelolaan lingkungan dilakukan berdasarkan standar kerja yang sama dan mutakhir bagi semua karyawan. Sehingga kinerja lingkungan yang dicapai secara konsisten bahkan dapat ditingkatkan secara terus menerus. 

CONTOH: PROSEDUR PENGENDALIAN DOKUMEN

 

PIC	TAHAPAN	DOKUMEN
KaryawanKepala  Departemen  Sekretariat ISO     Sekretariat ISO     Seluruh departemen     Sekretariat	Pembuatan prosedur disetujui oleh Kepala Departemen     Pendaftaran dokumen dalam Daftar Induk Dokumen     Identifikasi stempel terkendali dan distribusi kepada pihak-pihak terkait     Penerapan prosedurr dan ususulan perbaikan atau revisi dari para pemakai    Revisi dokumen sesuai dengan masukan-masukan yang diterima	Prosedur-prosedur Daftar induk    Daftar distribusi     Serah terima dokumen   Prosedur, IK     Prosedur,

CONTOH: DAFTAR INDUK DOKUMEN DAN DISTRIBUSINYA

 

Nama Dokumen	Revisi	Distribusi	Keterangan
Manual SML	00	Direktur, KaDep
Prosedur 4.3.1: Identifikasi aspek dan evaluasi dampak	01	KaDep
Prosedur 4.3.2: Identifikasi peraturan lingkungan	01	Ka.Dep GA; Hukum; Ka.Dep Produksi; Ka seksi lingkungan
Prosedur Pelatihan	02	Ka.Dep GA; Kaseksi Pelatihan
Dst.

Tags: iso 14001, lingkungan