Organisasi harus membuat dan memelihara prosedur untuk menetapkan tanggung jawab dan wewenang dalam penanganan dan penyelidikan ketidaksesuaian, membuat tindakan perbaikan untuk menghilangkan dampak yang ditimbulkan dan memulai tindakan perbaikan dan pencegahannya.

 Tindakan perbaikan dan pencegahan untuk mengeliminasi sebab-sebab nyata dan potensi ketidaksesuaian harus sesuai dengan besarnya masalah dan sepadan dengan dampak lingkungan yang dihadapi.

 Organisasi harus menerapkan dan mencatat setiap perubahan prosedur terdokumentasi sebagai akibat tindakan perbaikan dan pencegahan.

 (Sumber: ISO 14001: 1996)

URAIAN

SML mengajarkan bahwa setiap saat perusahaan harus mampu merespon jika dalam kegiatannya terjadi suatu ketidaksesuaian, penyimpangan terhadap tata kerja, potensi pencemaran dan lain sebagainya. Dengan elemen ini diharapkan organisasi tersebut sensitif terhadap deviasi-deviasi yang terjadi dari kegiatan harian, oleh karyawan itu sendiri tanpa keterlibatan pihak ketiga. Kemampuan dan keterlibatan setiap karyawan untuk mengenali setiap masalah besar atau kecil, mengevaluasi dan melakukan tindakan perbaikan akan memberikan jaminan bagi efektivitas dari sistem.

Ketidaksesuaian terjadi secara tunggal dan terisolir tetapi langsung terkait dengan tidak dipenuhi kriteria internal atau bahkan sudah terjadi pencemaran atau kerusakan lingkungan. Oleh karena itu perusahaan harus melakukan perbaikan (menutup kebocoran tangki, memasang label), menuliskan analisa ketidaksesuaian, tindakan perbaikan dan pencegahan.

Perusahaan tidak bisa mengandalkan mekanisma Pemeriksaan dari Internal Audit saja, walaupun dilakukan secara sistematis tetapi terbatas pada waktu tertentu sementara Penerapan CPAR akan melengkapi cakupan Pemeriksaan.

Organisasi harus membuat dan memelihara prosedur untuk menetapkan tanggung jawab dan wewenang dalam penanganan dan penyelidikan ketidaksesuaian, membuat tindakan perbaikan untuk menghilangkan dampak yang ditimbulkan dan memulai tindakan perbaikan dan pencegahannya

.

Tanggung jawab harus ditetapkan sehingga setiap orang akan memiliki alasan untuk menyampaikan temuan-temuan mereka dan tidak tinggal diam ketika masalah terlihat di depan mata dan sampai sejauh mana wewenang yang diberikan untuk penanganannya. Selain itu perusahaan harus menciptakan suatu atmosfir bahwa menyampaikan ketidaksesuaian merupakan tindakan-tindakan yang terpuji dan mendapat penghargaan dan sebaliknya bagi bagian-bagian yang menerima laporan ketidaksesuaian harus belajar berterima kasih bahwa mereka telah mendapat masukan-masukan secara Cuma-Cuma. Walaupun bukan sesuatu yang mudah untuk diterapkan tetapi atmosfir itu harus menjadi target perusahaan.

Perusahaan harus membuat suatu prosedur yang berisi mekanisma penerbitan suatu laporan ketidaksesuaian, pelaksanaan tindakan perbaikan dan pencegahannya, sebagai bukti kesesuaian terhadap Standar. Suatu ketidaksesuaian terhadap prosedur kerja seperti kebocoran air mungkin langsung dapat diperbaiki dengan memperbaiki keran dan tidak mengeluarkan suatu laporan ketidaksesuaian. Dalam kasus lain, ketika terjadi tumpahan bahan kimia di tanah pada bongkar muat perlu dibuat laporan ketidaksesuaian karena deviasi tersebut tidak selesai dengan mengambil bahan kimia yang tercecer semata. Karyawan yang mengeluarkan laporan KTS ingin melihat apakah area tanah yang terkontaminasi telah dibuang dengan baik, penyebab tumpahan oleh keteledoran operator atau kesalahan prosedur. Ilustrasi ini ingin menunjukkan bahwa perusahaan harus menetapkan tingkatan kondisi ketidaksesuaian sehingga dapat membuat tanggapan atau tindak lanjut yang sesuai dengan permasalahan. Kembali SML jangan sampai terjebak pada praktek-praktek penulisan dokumen dan catatan semata.

Tindakan perbaikan dan pencegahan untuk mengeliminasi sebab-sebab nyata dan potensi ketidaksesuaian harus sesuai dengan besarnya masalah dan sepadan dengan dampak lingkungan yang dihadapi

Sumber-sumber ketidaksesuaian yang memerlukan tindakan perbaikan umumnya terdiri dari deviasi dari ketentuan prosedur yang ditemui di lapangan oleh karyawan seperti label yang tidak terpasang, tumpahan bahan kimia dari tempat penyimpanan; evaluasi terhadap hasil pemantauan dan pengukuran lingkungan seperti kandungan Amoniak di dalam limbah cair yang terlalu tinggi; keluhan atau komentar dari pihak-pihak terkait jika ada dampak negatif yang dirasakan oleh mereka dan audit lingkungan yang dilakukan oleh para auditor internal.

Setelah mendapatkan sumber-sumbernya maka perusahaan harus melakukan analisa/investigasi untuk melihat lebih dalam akar permasalahan. Tumpahan bahan kimia mungkin disebabkan oleh operator yang tidak kompeten, kondisi container yang sudah rusak, instruksi kerja pemuatan bahan kimia yang tidak jelas dan lain sebagainya. Esensinya adalah perusahaan harus mampu menemukan penyebab masalah termasuk potensi-potensi yang mungkin timbul dari keadaan-keadaan tersebut.

Dengan demikian, perusahaan akan mampu menanggapi atau memperbaiki masalah tersebut secara proporsional dan efektif. Jika penyimpangan disebabkan oleh keteledoran operator maka tindakan yang sepadan adalah memberikan briefing (atau bahkan  pelatihan) tentang tata cara penyimpanan bahan kimia. Tidak diperlukan perbaikan atau pengadaan alat baru, pembuatan prosedur baru, dan lain-lain yang bukan merupakan penyebab dari ketidaksesuaian tersebut. Perusahaan harus cukup hati-hati dalam menerima permintaan auditor eksternal untuk menyediakan alat dengan biaya tinggi yang belum tentu sebagai jawaban atas masalah tersebut.

Organisasi harus menerapkan dan mencatat setiap perubahan prosedur terdokumentasi sebagai akibat tindakan perbaikan dan pencegahan.

Tindakan perbaikan dan pencegahan merupakan umpan balik bagi sistem karena dari pelaksanaan elemen ini perusahaan akan mendapatkan informasi berupa jenis-jenis dan komposisi ketidaksesuaian dari sistem sehingga kita memiliki pengetahuan untuk melakukan pekerjaan dengan lebih baik. Perbaikan tersebut kemudian dimasukkan ke dalam prosedur sehingga dapat digunakan sebagai standar kerja baru. 

PERMASALAHAN

1. Berjalannya penerapan klausa ini tergantung pada keterlibatan para karyawan secara aktif dalam menyampaikan ketidaksesuaian yang ditemui dalam pekerjaan mereka sehari-hari. Keengganan untuk mengangkat masalah oleh berbagai macam alasan seperti takut kepada atasan, itu bukan urusan saya atau ketidaktahuan prosedur akan mengakumulasikan masalah menjadi besar hingga suatu saat tidak dapat tertangani lagi. Oleh karena itu, secepat mungkin masalah dikenali dan diperbaiki semakin mudah untuk ditangani.
2. Di dalam menangani ketidaksesuaian perusahaan cenderung membatasi sampai tindakan perbaikan semata dan jarang perusahaan yang melakukan tindakan pencegahan sehingga masalah yang sama tidak berulang. Tindakan perbaikan adalah menangani masalah yang timbul saat itu dengan memperbaiki kesalahan atau kerusakan yang terjadi, sedangkan tindakan pencegahan merupakan bentuk penanganan jangka panjang untuk mencegah masalah yang sama berulang dengan melakukan analisa akar permasalahan. Di dalam melakukan tindakan pencegahan akan dilakukan pengumpulan data, kajian permasalahan dan menemukan akar permasalahannya yang diikuti dengan penetapan langkah pencegahan dan memantau keefektifannya.
3. Karyawan tidak menuliskan dengan jelas masalah yang ditemui termasuk data-data pendukungnya, tanggal penyelesaian perbaikan dan tindakan perbaikan tidak menjawab persoalan yang terjadi.

PENERAPAN

1. Identifikasi semua Ketidaksesuaian.  Ketidaksesuaian yang termasuk dalam elemen ini adalah ketidaksesuaian yang diperoleh diluar internal audit seperti dari insiden lingkungan, hasil pemantauan dan pengukuran, ketidakpatuhan terhadap peraturan, keluhan dari pihak-pihak terkait dan lain-lain. Internal audit terbatas pada jadual yang telah ditetapkan, satu atau dua kali dalam setahun, sedangkan TPP memberikan keleluasaan lebih besar karena setiap saat sepanjang tahun semua karyawan dapat mengeluarkan masalah-masalah itu secepatnya. Namun, TPP pada umumnya bukan berasal dari deviasi dari system tetapi lebih merupakan pelanggaran standar kerja yang terisolir. TPP akan menemukan satu atau dua kali pemantauan yang tidak dilakukan tetapi audit internal akan memberikan pemantauan yang secara sistematis tidak dilakukan dalam jangka waktu enam bulan. TPP dan audit internal harus saling melengkapi (lihat juga Bab Internal Audit).
2. Investigasi untuk menentukan akar masalah. Penentuan akar masalah dapat dilakukan dengan berbagai teknik yang sudah banyak dikenal seperti Pareto diagram, peta masalah, dan lain-lain. Tim perlu diskusi dengan pihak-pihak yang telibat dengan masalah ini untuk mendapatkan informasi yang lengkap dan akurat serta untuk mendorong komitmen mereka, khususnya ketika harus menerapkan langkah-langkah perbaikannya. Dalam hal ini perlu dijaga untuk tidak menciptakan suatu situasi bahwa ketidaksesuaian merupakan kesalahan departemen/seksi terkait tetapi merupakan kelemahan sistem manajemen semata.
3. Identifikasi dan melakukan tindakan perbaikan yang diperlukan termasuk tanggung jawab dan waktu penyelesaian. Ketika solusi sudah diketahui dan penanggung jawab sudah ditetapkan maka saatnya untuk menerapkan tindakan tersebut berdasarkan prioritas masalahnya termasuk didalamnya adalah faktor besarnya dampak, biaya perbaikan dan frekuensi terjadinya dampak. Untuk menjamin efektivitas tindakan perbaikan, penting untuk membuat rencana aksi dengan penanggung jawabnya sehingga akan mudah untuk melakukan verifikasi nantinya.
4. Menerapkan atau modifikasi pengendalian operasi yang diperlukan untuk mencegah pengulangan ketidaksesuaian.
5. Verifikasi efektivitas tindakan perbaikan dan pencegahan dan menutup TPP ini  jika dianggap sudah memenuhi.

DOKUMENTASI

1. Manual lingkungan menjelaskan keberadaan dan fungsi Ketidaksesuaian dan Tindakan Perbaikan dan Pencegahan, termasuk keterkaitannya dengan klausa-klausa lain dalam Sistem.
2. Prosedur Tindakan Perbaikan dan Pencegahan.
3. Laporan Ketidaksesuaian, tindakan perbaikan dan pencegahan.
4. Daftar Pemantauan Perbaikan dan Pencegahan.

KESIMPULAN

Pemeriksaan merupakan mekanisma yang berfungsi untuk memberikan indikasi ketika penerapan system keluar dari norma dan standar yang berlaku sehingga perusahaan mampu bereaksi untuk mengatasi masalah dan mencegah masalah menjadi semakin rumit dan tidak terangani. Keefektifan TPP ini jika semua karyawan terlibat secara proaktif menyampaikan masalah-masalah dalam penerapan SML dan perusahaan dapat mengelola deviasi tersebut dengan baik.

CONTOH: PROSEDUR KETIDAKSESUAIAN, TINDAKAN PERBAIKAN DAN PENCEGAHAN