Organisasi harus membuat dan memelihara prosedur untuk identifikasi, pemeliharaan dan pembuangan catatan lingkungan. Catatan-catatan ini harus mencakup catatan pelatihan dan hasil-hasil audit dan tinjauan manajemen.

 Catatan lingkungan harus dapat dibaca, teridentifikasi dan tertelusur terhadap kegiatan, produk atau jasa terkait. Catatan lingkunga disimpan dan dipelihara dalam suatu cara sehingga mudah diambil dan dilindungi dari kerusakan, keausan atau hilang. Waktu retensi harus ditetapkan dan dicatat.

 Catatan harus dipelihara, disesuaikan dengan sistem dan organisasi, untuk menunjukkan kesesuaian persyaratan standar internasional ini.

 (Sumber: ISO 14001: 1996)

URAIAN

Perubahan besar yang dikenalkan Sistem Manajemen Lingkungan bagi perusahaan yang baru memulai penerapan sistem manajemen adalah berbagai penerapan pengelolaan lingkungan harus tercatat baik sebagai bukti untuk pihak ketiga (badan sertifikasi) atau untuk pelaporan kepada manajemen dan bahan evaluasi kinerja penerapan itu sendiri. Dengan ISO kita tidak dapat lagi sekedar membuktikan pekerjaan dengan lisan tetapi harus tersedia suatu catatan tertulis yang dapat dibaca dan disimpan untuk referensi kerja. Walaupun tidak berarti bahwa setiap langkah pekerjaan harus ditulis, perusahaan harus mampu membuat titik-titik penting yang membutuhkan pencatatan. Catatan juga tidak harus berupa cetakan pada kertas tetapi dapat berupa data elektronik di dalam komputer.

Perbedaan catatan dan dokumen adalah catatan merupakan sejarah suatu kegiatan yang telah terjadi sehingga tidak dapat diubah. Dokumen sebaliknya dapat diubah dan harus dikendalikan penggunaannya supaya tidak ada kerancuan dalam pemakaian terbitan yang sah sedangkan catatan cukup disimpan dan dipelihara. Tergantung pada perusahaan untuk memilih catatan-catatan yang akan dipelihara. Beberapa contoh catatan lingkungan adalah pelatihan aspek lingkungan; tujuan/ sasaran; komunikasi internal; dan daftar revisi dokumen.

Organisasi harus membuat dan memelihara prosedur untuk identifikasi, pemeliharaan dan pemusnahan catatan lingkungan. Catatan-catatan ini harus mencakup catatan pelatihan dan hasil-hasil audit dan tinjauan manajemen.

Catatan lingkungan merupakan bukti kerja para karyawan, informasi yang sangat penting bagi pelaksanaan pengelolaan lingkungan dan alat bagi terciptanya standar kerja yang konsisten. Oleh karena itu catatan lingkungan harus dipelihara dengan baik. Prosedur diperlukan untuk memelihara catatan-catatan lingkungan yang dihasilkan dari aktivitas SML khususnya apabila kegiatan ini termasuk bersifat inter departemen. Misalnya, bukti serah terima limbah padat dari bagian produksi kepada bagian lingkungan dan seterusnya kepada pihak ketiga. Untuk bukti legal (bila diperlukan) catatan seperti ini sangat berguna bagi perusahaan.

Masing-masing departemen atau seksi harus membuat daftar catatan yang disimpan dan dipelihara dalam areanya, menentukan waktu simpan disesuaikan dengan tingkat pentingnya catatan tersebut dan ketersediaan ruang untuk penyimpanan. Sebagai panduan, catatan-catatan yang terkait dengan keperluan hukum seperti ijin-ijin sebaiknya disimpan dalam jangka waktu yang lama 20 tahun. Sedangkan catatan-catatan yang isinya biasa dapat disimpan sampai perioda 2 semester. Pada prinsipnya, pemeliharaan dan pengaturan ini bertujuan untuk menjamin bahwa data-data tersebut tidak musnah sebelum waktunya dan mudah didapat ketika dibutuhkan. Pernahkah anda menghitung berapa kali dalam satu tahun ini anda kesulitan untuk mencari suatu laporan atau informasi lain yang dibutuhkan dalam waktu yang singkat?

Standar menambahkan informasi tambahan bahwa catatan tersebut harus termasuk hasil pelatihan dan hasil audit SML. Alasan dibalik pernyataan ini tentu cukup jelas bahwa catatan kompetensi karyawan dari hasil-hasil pelatihan harus tersedia untuk memungkinkan evaluasi dan tindak lanjut di dalam memelihara sumber daya manusia. Sedangkan hasil audit internal merupakan informasi yang berisi kekuatan dan kelemahan dari sistem manajemen perusahaan. Manajemen sangat membutuhkan informasi yang terkandung dalam catatan tersebut di dalam membuat keputusan-keputusan bagi efektivitas dan efisiens sistem.

Catatan lingkungan harus dapat dibaca, teridentifikasi dan sesuai dengan kegiatan, produk atau jasa terkait. Catatan lingkungan disimpan dan dipelihara dalam suatu cara sehingga mudah diambil dan dilindungi dari kerusakan, keausan atau hilang. Waktu retensi harus ditetapkan dan dicatat.

Catatan tidak terbaca karena kualitas kertas dan tempat penyimpanan yang terlalu lembab. Pemeliharaan catatan dilakukan dengan menyediakan suatu rak khusus sehingga memudahkan  penempatan dan pengambilan kembali. Termasuk dengan membuat suatu direktori jenis catatan, baik berdasarkan tanggal, subyek catatan, dan abjad.

Kita juga tidak perlu untuk menyimpan catatan selamanya, selain karena informasi tersebut sudah kadaluwarsa dan tidak cukup ruang untuk menyimpan kertas-kertas tersebut. Jumlah catatan yang terlalu besar juga akan menyulitkan dalam penempatan dan pemilahan-pemilahan sehingga catatan mudah diperoleh. Perusahaan harus menetapkan lamanya waktu penyimpanan yang disesuaikan dengan kepentingan.

Catatan harus dipelihara, disesuaikan dengan sistem dan organisasi, untuk menunjukkan kesesuaian persyaratan standar internasional ini

Di dalam awal perkembangan ISO di Indonesia banyak perusahaan menyajikan catatan dalam bahasa Inggris karena auditor badan sertifikasi pada saat itu berasal dari luar Indonesia. Oleh karenanya para karyawan dari tingkat menengah kebawah tidak memahami prosedur kerja mereka sendiri. Atau dalam kasus lain,

PERMASALAHAN

1. Permasalahan yang sering muncul adalah kita terlalu banyak membuat catatan atau sebaliknya tidak cukup membuat catatan-catatan tersebut. Sebagai contoh, bagian pengelolaan limbah domestik mencatat jumlah limbah domestik harian walaupun volume yang dihasilkannya tidak besar sehingga jumlah limbah ini sebenarnya bertambah ketika awal dan akhir minggu saja. Sebagai akibatnya setiap hari harus operator harus menuliskan volume limbah yang sama di dalam format yang telah disediakan. Dengan kata lain, ada 7 lembar format yang memuat data sama. Pada titik ekstrim lain, perusahaan yang membuat catatan untuk klausa-klausa yang ada distandar saja seperti notulen tinjauan manajemen, hasil audit internal, pelatihan dan lain-lain serta tidak menggaggap data-data pengoperasian bukan bagian dari catatan lingkungan.
2. Masalah lain adalah catatan lingkungan sering menjadi milik  pribadi, disimpan di suatu laci dibawah meja kepala seksi, dikunci dan jika sang pemilik sedang tidak masuk kerja maka tidak ada seorangpun punya akses terhadap catatan-catatan tersebut. Sebagai auditor, penulis harus menunggu  lama untuk mendapatkan suatu catatan dan disusulkan kemudian ketika audit sudah berpindah ke departemen lain. Kejadian ini menunjukkan bahwa ketika terjadi suatu pertemuan internal dan dibutuhkan data-data dalam catatan lingkungan, tidak tersedia informasi penting bagi pengambilan keputusan yang tepat dan akurat.

PENERAPAN

1. Mendaftar catatan-catatan lingkungan dalam daftar induk. Langkah pertama adalah mendaftar catatan-catatan lingkungan, yang dapat diperoleh dengan kembali membaca prosedur dan instruksi kerja yang didalamnya menunjukkan data-data yang dihasilkan dari suatu kegiatan. Tetapi identifikasi catatan harus lebih luas dari sumber kegiatan yang disebut dalam prosedur-prosedur/ instruksi kerja.
2. Menentukan penanggung jawab catatan-catatan terkait. Setelah diperoleh daftar catatan lingkungan di seluruh perusahaan dan komposisinya di masing-masing bagian maka harus ditetapkan pihak yang bertanggung jawab terhadap catatan-catatan tersebut untuk menjamin bahwa ada orang yang akan memeliharanya dan membatasi akses dari orang yang tidak diinginkan dapat memperoleh informasi dari catatan-catatan tersebut.
3. Menyimpan sesuatu dengan prosedur. Melalui prosedur pengendalian catatan atau instruksi kerja ditetapkan tata cara penyimpanan dan pengelolaan catatan lingkungan, berisi mengenai pembuatan daftar induk, tugas penanggung jawab catatan, waktu simpan catatan, tata cara pemusnahan, dan lain-lain.
4. Memelihara catatan-catatan tersebut. Tempat penyimpanan untuk catatan-catatan yang masih aktif dan yang tidak aktif yang dibuat dan difungsikan. Beberapa perusahaan menyediakan satu gudang khusus untuk menyimpan catatan-catatan yang tidak aktif tetapi belum melewati masa retensi.
5. Memusnahkan jika sudah lebih dari waktu retensi. Penarikan dan pengumpulan catatan yang ketat akan menjamin ditemukaannya catatan-catatan liar yang sudah kadaluarsa. Beberapa perusahaan mengharuskan pemusnahan secara fisik dengan dibakar atau dicacah untuk menjamin kerancuan dan memusnahkan informasi rahasia yang terkandung di dalam catatan-catatan tersebut.

DOKUMENTASI

1. Pedomen lingkungan.
2. Prosedur pengendalian catatan lingkungan.
3. Daftar Induk catatan linkungan, penanggung jawab dan waktu retensinya.

KESIMPULAN

Catatan lingkungan merupakan alat bagi tercapainya kinerja pengelolaan lingkungan yang konsisten, dengan menyediakan bukti-bukti penerapan prosedur, informasi sebagai bahan evaluasi dan pengetahuan dari data-data yang terkandung di dalam catatan. Tanpa catatan lingkungan, penerapan SML akan terjebak pada informasi lisan yang terbukti tidak andal, tidak lengkap dan akurat.

TABEL DAFTAR INDUK CATATAN LINGKUNGAN, Departemen Produksi