Paradigm Management

AUDIT SISTEM MANAJEMEN LINGKUNGAN

Posted on 22. Aug, 2009 by agustinus in Enviromental

Organisasi harus membuat dan memelihara suatu program dan prosedur audit sistem manajemen lingkungan yang dilakukan secara periodik, bertujuan supaya

1. a.      menentukan apakah sistem manajemen lingkungan:

1)      sesuai dengan rancangan yang dibuat termasuk persyaratan Standar Internasional ini; dan

2)      telah diterapkan dan dipelihara dengan baik; dan

1. b.      menyediakan informasi terhadap hasil-hasil audit kepada manajemen

 

Program audit organisasi, termasuk jadual, harus didasarkan pada pentingnya aktivitas terhadap lingkungan dan hasil audit sebelumnya. Supaya komprehensif, prosedur audit harus mencakup ruang lingkup audit, frekuensi dan metodologi, dan tanggung jawab dan persyaratan untuk melaporkan dan melaksanakan audit.

 

(Sumber: ISO 14001: 1996)

URAIAN

Audit internal merupakan elemen yang penting bagi keberlangsungan sistem yang efektif karena audit yang baik akan menyempurnakan siklus P-D-C-A dan memberikan momentum terhadap perbaikan berkelanjutan. Setelah implementasi kebijakan lingkungan, prosedur-prosedur lingkungan, pemantauan, komunikasi dan lain sebagainya, harus ada satu waktu untuk memerika kinerja sistem secara komprehensif yang menyangkut seluruh Klausa, seluruh departemen dan karyawan yang berada didalam ruang lingkup sistem manajemen. Berbeda dengan pemeriksaan oleh Klausa Pemantauan dan Permintaan Tindakan Perbaikan dan Pencegahan (TPP) yang bersifat parsial pada klausa-klausa dan/ atau departemen-departemen tertentu, pemeriksaan lewat internal audit bersifat sistematis dan mencakup sistem secara menyeluruh termasuk elemen audit itu sendiri. PTPP akan menemukan ketidaksesuaian dari hasil pemantauan dan pengukuran suatu dampak penting dengan dicatat, dianalisa, diperbaiki secara efektif, dan dilaporkan ke Tinjauan Manajemen.

 

Internal audit akan melihat apakah ketidaksesuaian terjadi berulangkali dalam satu tahun, diberbagai departemen, disebabkan oleh masalah yang sama, terkait dengan pelanggaran prosedur dan hal-hal lain yang sifatnya sistematis. Perbedaannya jelas bahwa audit internal mencari bukti yang lebih banyak dan terpola.

 

Fenomena lain adalah audit (baik internal and eksternal) sering memberikan kesan negatif bagi para karyawan bahkan jika hal itu dilakukan oleh para kolega mereka. Ketika mendengar kata ‘audit’, bagian yang diaudit merasa akan diuji, diselidiki, dan dicari kesalahan-kesalahannya. Akibatnya adalah mereka akan berusaha sekuat  mungkin terhindar dari temuan-temuan auditor baik dengan menyembunyikan informasi, menghambat proses audit dan melawan secara frontal. Jika hal tersebut terjadi maka internal audit telah kehilangan manfaat dan justru  menjadi sumber kelemahan dari sistem manajemen itu sendiri. Seperti halnya di Klausa Pemeriksaan: PTPP, perusahaan harus mampu menciptakan atmosfir bahwa internal audit adalah untuk kepentingan bersama dan tidak ada pribadi-pribadi yang disalahkan. Setiap ketidaksesuaian atau temuan auditor adalah masalah bersama atau sistem.

 

Fungsi lain yang sering terlupakan adalah audit internal menumbuhkan keterlibatan orang dan menciptakan mekanisma komunikasi antar departemen. Tanpa disadari, kita menganggap biasa konflik klasik antara bagian Produksi yang menghasilkan limbah sangat besar dengan bagian lingkungan yang harus pontang-panting memproses produk tersebut atau antara produksi dengan maintenance mengenai jadual perbaikan preventif suatu alat. Konflik terjadi karena setiap departemen hanya melihat dari sisi kepentingannya semata dan tidak melihat bahwa departemen lain juga punya batasan dari manajemen puncak dengan segala keterbatasannya. Audit internal akan memberikan wawasan baru kepada auditor dari departemen lain mengenai kesulitan iternal departemen dan komplikasi yang diakibatkan oleh departemen auditor. Paling sedikit hal ini tentu akan menumbuhkan kepedulian akan perlunya semua departemen bekerja dengan target yang sama dan saling memberikan toleransi terhadap departemen-departemen lain.

 

Organisasi harus membuat dan memelihara suatu program dan prosedur audit sistem manajemen lingkungan yang dilakukan secara periodik, bertujuan supaya

 

Suatu audit membutuhkan perencanaan yang baik, orang yang kompeten dan tata cara yang seragam sehingga sangat penting bagi organisasi untuk membuat program dan prosedur mengenai pelaksanaan audit. Prosedur ini menjadi panduan bagi para internal auditor untuk mengurangi variasi-variasi dalam metodologi audit, sehingga produk kerja tim tersebut akan cenderung untuk standar dan tidak terlalu banyak berbeda dari satu auditor ke auditor lainnya. Walaupun pengalaman, latar belakang pendidikan dan gaya/ cara orang tetap memberikan warna pada proses audit.

 

Program audit juga diperlukan untuk memudahkan tercapainya tujuan audit itu sendiri, yaitu menilai efektivitas suatu sistem di dalam depertemen. Program berisi frekuensi audit dalam satu tahun, matrik keterkaitan departemen-klausa-prosedur, rincian jadual audit, dan auditor yang ditunjuk.

 

1. menentukan apakah sistem manajemen lingkungan:

• sesuai dengan rancangan yang dibuat termasuk persyaratan Standar Internasional ini; dan
• telah diterapkan dan dipelihara dengan baik; dan

 

Dari gambaran di atas nampak jelas bahwa audit internal berusaha menemukan kondisi senyatanya penerapan dan pemeliharan sistem dibandingkan dengan Perencanaannya dan paling sedikit persyaratan standar. Deviasi dari rencana harus segera dikenali, dianalisa dan diperbaiki untuk mengembalikan penerapan ke rencana semula atau modifikasinya. Tanpa audit internal yang regular maka suatu deviasi terhadap sistem mungkin tidak terdeteksi dan diketahui ketika masalah telah menjadi besar dan sangat sulit untuk diperbaiki. Keluhan lingkungan dari masyarakat yang sudah dicatat tetapi tidak ditangani dengan baik dalam kurun waktu yang lama akan terakumulasi dan berakhir dengan konflik yang tidak terkendali. Kita dapat belajar dari beberapa perusahaan di Indonesia yang harus menghentikan operasinya akibat keluhan-keluhan yang tidak tertangani dengan baik tetapi mungkin tidak disadari oleh manajemen puncak.

 

Audit internal juga memungkinkan penilaian pencapaian isi dari kebijakan lingkungan, misalnya kepatuhan terhadap peraturan lingkungan, peningkatan berkelanjutan dan tindakan pencegahan pencemaran dan kebijakan-kebijakan lain sebagai perwujudan dari komitmen manajemen puncak. Auditor akan memeriksa hasil pemantauan lingkungan dalam satu (atau setengah) tahun terakhir, kelengkapan pelaporan kepada pemerintah, kondisi dan label tempat penyimpanan limbah B3, untuk memastikan semua ketentuan peraturan telah dijalankan. Terhadap pengendalian pencemaran auditor akan memverifikasi proses pengurangan volume limbah, daur ulang logam-logam scrap kepada pemulung dan program penggantian cadmium dari salah satu bahan baku. Jika sudah dipelihara dengan baik audit internal, audit internal dapat membuka kemungkinan-kemungkinan untuk peningkatan bagi sistem manajemen lingkungan. Dari potensi dampak yang besar oleh ceceran bahan baku, auditor dapat menyarankan cara pemuatan (loading) bahan tersebut secara tertutup ke hopper dan menggiatkan inspeksi/pembersihan dari perioda mingguan ke harian.

 

1. menyediakan informasi terhadap hasil-hasil audit kepada manajemen

 

Audit Sistem Manajemen Lingkungan merupakan bahan bagi manajemen untuk melakukan ACT (Tindakan) setelah tahap CHECK (Pemeriksaan) diselesaikan oleh internal audit. Manajemen puncak akan memiliki gambaran menyeluruh terhadap kinerja sistem, manfaat yang telah diperoleh, masalah-masalah yang ditemui dan kemudian mengambil keputusan yang akurat terhadap keberlanjutan sistem itu sendiri. Oleh karena itu, perusahaan harus menyajikan hasil-hasil audit dalam suatu format yang ringkas, padat dan informatif sehingga memudahkan manajemen dalam menganalisa. Hal ini dapat dilakukan dengan membuat suatu tabel yang berisi semua temuan, tindakan perbaikan dan proses verifikasinya.

 

Program audit organisasi, termasuk jadual, harus didasarkan pada pentingnya aktivitas terhadap lingkungan dan hasil audit sebelumnya.

Selain jadual audit yang regular, Rencana audit harus mampu mengidentifikasi area/departemen/klausa yang masih lemah atau perlu pengkajian khusus sehingga audit internal akan dilaksanakan dengan frekuensi yang lebih sering untuk mengidentifikasi sumber-sumber kelemahan dan memperbaiki secepat  mungkin. Tambahan audit semacam demikian dapat diperoleh dari laporan audit internal sebelumnya atau audit eksternal. Perubahan peraturan lingkungan yang berimplikasi pada satu departemen dapat digunakan sebagai alas an untuk melakukan audit tambahan.

 

Supaya komprehensif, prosedur audit harus mencakup ruang lingkup audit, frekuensi dan metodologi, dan tanggung jawab dan persyaratan untuk melaporkan dan melaksanakan audit.

 

Paragraf klausa ini cukup jelas menyebutkan langkah-langkah untuk menjalankan audit internal, perusahaan menentukan ruang lingkup audit dalam artian departemen, prosedur dan klausa yang harus diaudit, menentukan frekuensi audit seperti satu atau dua kali audit internal dalam satu tahun termasuk audit tambahan jika diperlukan. Metodologi audit adalah tata cara audit dari sejak pembuatan daftar periksa, pertemuan pembukaan, pelaksanaan audit, pertemuan penutup, dan pembuatan laporan. Tanggung jawab dapat disajikan dalam jadual audit yang berlaku spesifik ketika suatu audit internal akan dilakukan. Jadual spesifik ini berisi nama auditor, auditee.

 

PERMASALAHAN

1. Auditor tidak memahami masalah teknis dan peraturan lingkungan. Sebagian besar auditor internal di perusahaan merupakan auditor Sistem Manajemen Mutu. Hal ini tentu membantu perusahaan untuk memiliki tim auditor yang kompeten terhadap pemahaman sistem manajemen tetapi pada umumnya para auditor tersebut kurang menguasai bidang teknis lingkungan, khususnya mengenai peraturan-peraturan lingkungan. Salah satu faktornya adalah bahwa masalah lingkungan bukanlah masalah yang menjadi tanggung jawab setiap orang (setidaknya sebelum menerapkan ISO 14001) sehingga pengetahuan mengenai isu lingkungan merupakan pekerjaan rumah yang harus ditambahkan. Perusahaan dapat melakukan pelatihan khusus mengenai isu-isu teknis lingkungan seperti peraturan lingkunga, pemantauan lingkungan dan pengoperasian unit pengolahan limbah seperti IPAL, APPU dan lain-lain.
2. Jadual atau program tidak didasarkan pada daftar aspek penting lingkungan. Sistem Manajamen Lingkungan dibangun berdasarkan pendekatan proses, masukan dari suatu proses menghasilkan keluaran berupa dampak lingkungan sehingga besar atau kecil setiap departemen/ seksi memiliki daftar aspek lingkungan (bisa penting atau tidak penting). Sehinnga tentu saja, setiap departemen seharusnya menjadi obyek audit untuk klausa 4.3.1 tersebut dan/atau klausa-klausa lain yang menyatu dengan (inheren) dengan sifat kegiatannya, misalnya klausa 4.4.6, 4.4.7 dan 4.3.4.  Perusahaan dalam membuat rencana audit cenderung untuk menugaskan auditor menurut prosedur-prosedur yang berlaku di suatu departemen/seksi padahal tidak semua kegiatn dituangkan dalam prosedur tertulis. Hal ini berakibat pada kurang menyentuh tanggung jawab departemen tersebut. 
3. Temuan terfokus pada dokumentasi. Walaupun Sistem Manajemen Lingkungan adalah suatu sistem terdokumentasi tetapi esensi dari sistem adalah penerapan pengendalian pencemaran yang efektif dilapangan baik dari sisi alat, orang, dan tata cara. Auditor karena memiliki pengalaman di Sistem Manajemen Mutu sering terlalu fokus pada kelengkapan dokumen. Auditor yang berpengalaman akan percaya pada kenyataan bahwa apa yang tertulis, belum tentu sama dengan apa yang sudah dijalankan. 

 

 

PENERAPAN

1. Melatih auditor internal. Auditor Sistem Manajemen Mutu tidak otomatis menjadi auditor Sistem Manajemen Lingkungan, mereka memerlukan tambahan pengetahuan mengenai pemahaman standar ISO 14001, teknik audit dan isu-isu lingkungan terkait.
2. Membuat prosedur audit. Audit membutuhkan suatu standar kerja untuk menjamin bahwa hasil-hasil audit tidak terlalu berbeda antara satu auditor dengan lainnya.
3. Membuat program audit dan jadual Program menggambarkan ruang lingkup audit seperti departemen, klausa Standar, prosedur yang harus diperiksa; tim auditor dan auditee pada area yang diaudit, waktu.
4. Membuat daftar periksa sebagai alat bantu para auditor, khususnya jika hal tersebut dilakukan di tahap awal pembentukan system karena tim belum cukup kompeten. Dengan berkembangnya waktu, daftar periksa bisa dihilangkan dari prosedur audit.
5. Melaksanakan audit. Sesuai dengan metodologi yang telah ditetapkan tim audit melakukan pertemuan pembukaan (dapat secara informal), melaksanakan wawancara, pemeriksaan dokumen dan catatan-catatan lingkungan, mengamati kondisi lapangan dan membuat kesimpulan dalam pertemuan penutup.
6. Membuat laporan audit. Seluruh hasil audit dikumpulkan, dievaluasi dan ditetapkan Ketidaksesuaian Besar, Kecil dan Observasi, dan disampaikan kepada auditee untuk dibuatkan Rencana Tindakan Perbaikan dan Pencegahannya. 
7. Memantau audit. Rencana Tindakan Perbaikan dan Pencegahan harus diverifikasi keefektifannya sesuai dengan waktu dan bentuk perbaikan yang disampaikan dalam laporan audit. Auditor internal harus mendapatkan bukti perbaikan sesuai dengan masalah yang ditemui ketika audit dan bukti perbaikannya. Jika perbaikan berupa pembangunan sarana fisik maka auditor harus melihat tersedianya sarana tersebut atau jika belum selesai auditor harus mendapatkan program yang menyakinkan dan tidak terbatas pada dokumen. Misalnya, alat-alat, kontrak dengan subkontraktor pembangun sarana tersebut atau land clearing terhadap lokasi pembangunan. Jika hal-hal tersebut belum dapat diterima maka auditor internal dapat mengeluarkan laporan temuan lanjutan dan belum boleh menutup temuan tersebut.
8. Melaporkan dalam tinjauan manajemen. Menjelang pelaksanaan tinjauan manajemen perkembangan internal audit termasuk temuan-temuan yang sudah bisa diverifikasi dilaporkan dalam rapat tersebut. Tujuan adalah memberikan masukan kepada manajemen puncak akan kondisi penerapan sistem dan mendapatkan arahan mengenai tindak lanjut dan komitmen baru terhadap masalah-masalah yang belum berhasil diselesaikan.

 

DOKUMENTASI

1. Pedoman Lingkungan, satu bagian dalam pedoman menjelaskan kebijakan dan strategi perusahaan dalam menjalankan audit internal untuk memenuhi persyaratan standar dan memelihara sistem itu sendiri.
2. Prosedur Audit SML. Menjelaskan tujuan, ruang lingkup, tim audit, program/ jadual audit, metodologi audit, laporan audit, proses verifikasi dan kaitan audit internal dengan tinjauan manajemen.
3. Rencana dan jadual audit. Tabel yang berisi departemen dan klausa yang harus diadit berlaku dalam tahun berjalan atau seterusnya jika tidak ada perubahan. Sedangkan jadual audit menggambarkan rincian area, tim auditor, auditee, tanggal dan jam yang berlaku untuk satu sesi audit, misalnya audit pertama tahun berjalan.
4. Daftar Periksa audit. Pertanyaan atau pokok-pokok yang harus dicakup oleh auditor ketika melakukan audit. Daftar periksa dapat berupa pertanyaan-pertanyaan baku atau dibuat oleh masing-masing auditor dengan membaca terlebih dulu dokumen-dokumen auditee. Daftar Periksa tidak boleh digunakan sebagai kuesioner tetapi hanya alat pengingat dari kemungkinan area/klausa/prosedur yang terlewatkan oleh auditor.
5. Laporan Ketidaksesuaian. Biasanya berupa format baku (lihat lampiran xx.xx) berisi ketidaksesuaian (ditandatangani auditor dan auditee), tindakan perbaikan dan pencegahan (ditandatangani auditee), verfikasi tindakan perbaikan (ditandatangani auditor ketiak menutup temuan tersebut).
6. Tindakan Perbaikan dan Pencegahan dan Rekapitulasinya. Tabel yang menggambarkan semua ketidaksesuaian dalam sesi audit saat itu, tindakan perbaikan, waktu verifikasi, dan status verifikasinya. Jika sudah memenuhi syarat, maka temuan tersebut ditulis sebagai Selesai.

 

KESIMPULAN

Kemandirian sistem manajemen (baik ISO 9000 maupun 14001) sangat tergantung kepada kinerja internal auditor. Hasil audit yang lengkap dan bermutu memungkinkan perusahaan tersebut untuk mengenali kelemahan-kelemahan dari sistem dan melakukan perbaikan dan peningkatan yang diperlukan.

Tags: iso 14001, lingkungan