TINJAUAN MANAJEMEN

Posted on 28. Aug, 2009 by agustinus in Enviromental

Manajemen Puncak organisasi harus, pada interval yang ditetapkan, mengkaji ulang sistem manajemen lingkungan, untuk menjamin kesesuaian, kecukupan dan keefektifan yang berkesinambungan. Proses tinjauan manajemen harus menjamin bahwa informasi yang diperlukan terkumpul sehingga memungkinkan manajemen melakukan evaluasi tersebut. Tinjauan ini harus didokumentasikan.

Tinjauan manajemen harus membahas keperluan yang mungkin untuk merubah kebijakan, tujuan dan elemen-elemen lain sistem manajemen lingkungan, berdasarkan hasil-hasil audit internal sistem manajemen lingkungan, keadaan-keadaan yang berubah dan komitmen terhadap peningkatan berkelanjutan.

(Sumber: ISO 14001: 1996)

URAIAN

Tinjauan manajemen/TM merupakan elemen terakhir Standar dan merupakan komponen penting untuk menjamin diterapkannya komitmen terhadap peningkatan berkelanjutan. Pemantauan/pengkuran, Tindakan Perbaikan dan Pencegahan (TPP) dan audit internal memberikan analisa sistem dengan mendalam/rinci tetapi secara parsial sedangkan TM bertujuan melihat sistem secara menyeluruh untuk menentukan apakah sistem sudah sesuai dengan kebijakan lingkungan, memadai dan efektif. Termasuk menggunakan hasil-hasil pemantauan, TPP dan internal audit itu sendiri bagi bahan pembahasan. Apabila sistem belum efektif maka diperlukan tindakan-tindakan untuk memperbaikinya berupa tindak lanjut berupa tindakan perbaikan dan pencegahan yang dikendalikan langsung oleh manajemen puncak. Sebaliknya, jika sistem dianggap berjalan efektif karena rencana/prosedur/program sudah tercapai maka TM berfungsi untuk mencari/ memutuskan area-area yang perlu ditingkatkan pada siklus berikutnya. Standar menyebutkan bahwa perubahan mungkin meliputi kebijakan, tujuan dan elemen-elemen SML lainnya.

Manajemen Puncak organisasi harus, pada interval yang ditetapkan, mengkaji ulang sistem manajemen lingkungan, untuk menjamin kesesuaian, kecukupan dan keefektifan yang berkesinambungan.

Setelah keseluruhan tahap P-D-C (Perencanaan-Pelaksanaan-Pemeriksaan) telah diselesaikan dalam satu siklus maka saatnya untuk melaporkan kinerja sistem kepada manajemen puncak khususnya terhadap pemenuhan-pemenuhan Kebijakan lingkungan  Menjadi wewenang dan tugas manajemen puncak untuk menilai kinerja penerapan SML dalam konteks kepatuhan terhadap peraturan lingkungan, penerapan pencegahan pencemaran melalui praktek-praktek 4R dan pelaksanaan peningkatan berkelanjutan melalui pencapaian tujuan/sasaran lingkungan. Untuk memungkinkan tinjauan yang efektif perusahaan harus menetapkan perioda tinjauan dan melakukannya secara rutin.

Proses tinjauan manajemen harus menjamin bahwa informasi yang diperlukan terkumpul sehingga memungkinkan manajemen melakukan evaluasi tersebut.

Bagian ini menunjukkan suatu persyaratan tentang pentingnya pembuatan agenda yang baik sehingga evaluasi atau pertemuan tersebut didukung oleh informasi yang cukup bagi pengambilan keputusan yang baik. Agenda dapat mencakup, sebagaimana disebut di atas, kinerja terhadap kepatuhan peraturan lingkungan, pencapaian tujuan/sasaran dan bentuk-bentuk pencegahan pencemaran yang telah dilakukan. Segala deviasi terhadap ketiga komitment tersebut harus ditanggapi oleh manajemen puncak. Informasi lain dalam agenda termasuk juga antara lain: hasil audit internal, laporan ketidaksesuaian,  komunikasi dengan pihak eksternal khususnya terhadap keluhan-keluhan lingkungan dan masalah-masalah dari TM sebelumnya.

Tinjauan ini harus didokumentasikan

Dokumen-dokumen yang terkait dengan hasil tinjauan manajemen adalah undangan pertemuan, daftar hadir peserta, dan risalah rapat.

Tinjauan manajemen harus membahas keperluan yang mungkin untuk merubah kebijakan, tujuan dan elemen-elemen lain sistem manajemen lingkungan, berdasarkan hasil-hasil audit sistem manajemen lingkungan, perubahan keadaan dan komitmen terhadap peningkatan berkelanjutan.

Perubahan-perubahan oleh TM dibuat setelah memperoleh umpan balik dari audit internal yang memberikan kinerja terakhir sistem. Cukup jelas disini bahwa sangat baik jika TM dilakukan begitu laporan audit internal selesai sehingga informasi yang diterima sangat faktual. Peraturan yang makin ketat, keluhan dari masyarakat, persyaratan lingkungan dari pelanggan harus dijadikan momen untuk menetapkan ulang kebijakan dan orientasi SML. Terakhir, sampai sejauh mana peningkatan yang dapat dilakukan oleh perusahaan.

SML adalah sistem yang dinamis apabila TM menganggap perlu merubah kebijakan maka standar menyarankan untuk dilakukan. Tidak ada artinya suatu komitmen formal di atas kertas apabila kenyataan di lapangan membutuhkan kebijakan yang berbeda. Jika masalah B3 perlu penekanan pada tahun berjalan maka TM perlu mempertimbangkan pernyataan yang lebih eksplisit di dalam kebijakannya dan tentu saja menentukan sasaran lingkungan mengenai hal ini.

PERMASALAHAN

1. Peserta pertemuan. Terdapat kecenderungan bahwa pertemuan ini menjadi suatu yang rutin sehingga perusahaan cukup menyediakan bukti-bukti pertemuan kepada pihak ketiga (auditor) tanpa melakukan pertemuan yang serius. Perusahaan harus mempertimbangkan, dalam kasus ini, perlunya untuk memiliki suatu SML jika dalam perjalanan waktunya tidak pernah dievaluasi dengan alasan apapun. Peserta pertemuan harus cukup mewakili pihak-pihak yang berperan penting bagi keberlangsungan sistem manajemen. Manajemen puncak harus hadir karena beliau harus mengkaji langsung dan membuat keputusan-keputusan terhadap masa depan SML. Masalah lain, hanya departemen tertentu yang diundang ke pertemuan sehingga membatasi peran-peran dalam pengelolaan lingkungan pada anggota-anggota tertentu saja. Idealnya semua departemen mengirimkan wakilnya karena besar atau kecil semua bagian memilih peran dan tanggung jawab.
2. Agenda pertemuan. Dalam banyak kasus perusahaan tidak membahas ketiga komitmen yang disebutkan dalam Kebijakan Lingkungan padahal jelas bagi kita bahwa merupakan waktu yang tepat untuk menanyakan komitmen manajemen puncak berdasarkan kinerja SML terakhir. Jika masih banyak persyaratan peraturan yang belum dipenuhi, sampai kapan kepatuhan itu dapat dicapai seratus persen atau sebaliknya jika persyaratan peraturan sudah terpenuhi apakah manajemen puncak memutuskan untuk mencapai standar internal yang lebih ketat. Konsekuensi dari keputusan itu adalah diperlukannya sumber daya tambahan (waktu, dana, dan karyawan) yang hanya dapat diputuskan oleh pimpinan perusahaan. Indikator yang bisa digunakan adalah elemen tujuan/sasaran, pemantauan/pengukuran yang berisis tatus kepatuhan terhadap persyaratan peraturan. Juga kecendeurngan terhadap kinerja lingkungan membantu informasi apakah sistem meningkatkan kualitas lingkungan.

Hasil audit internal perlu dibahas tetapi tidak perlu terlalu detail karena fungsi dalam tinjauan adalah melihat pola dan membuat kesimpulan. Informasi yang dikaji antara lain: ringkasan audit, komposisi temuan, dan sifat temuan utama. Tidak ada gunanya bagi manajemen puncak untuk mendengarkan informasi yang terlalu rinci. Hal utama yang ingin didengar adalah permasalahan penting dan peningkatan terhadap sistem yang bisa disimpulkan dari hasil audit.

Standar tidak meminta frekuensi tinjauan dan terserah kepada perusahaan untuk menentukan. Pada umumnya badan sertifikasi meminta paling sedikit 1 tahun sekali karena menghindari timbulnya masalah yang membesar dan tidak terkendali. Salah satu pertimbangan yang dipakai adalah kematangan sistem. Pada tahap awal manajemen puncak perlu meninjau kinerja sistem, dengan berkembang dan matangnya sistem, perioda tinjauan yang lebih panjang dapat diterapkan. Terlalu sering tinjauan, 1 bulan sekali tidak memberikan bahan yang cukup untuk melihat suatu pola umum karena terbatasnya data-data dan informasi, sehingga sering terbatas pada kajian terhadap laporan perkembangan tanpa perlunya dibuat keputusan penting oleh Manajemen Puncak.

1. Catatan dan Tindak Lanjut. Sebagai suatu pendorong bagi siklus berikut dari penerapan SML, hasil pertemuan atau tinjauan manajemen seharusnya berisi rencana tindakan untuk memperbaiki atau meningkatkan kinerja SML sekarang. Notulen pertemuan berisi penugasan-penugasan kepada beberapa orang dalam upaya mengeksekusi perbaikan SML.

PENERAPAN

1. Menetapkan jadual (frekuensi) tinjauan manajemen yang lebih baik dilakukan dalam suatu pertemuan resmi. Pada awal pembentukan sistem, umumnya dilakukan setiap 2 kali setahun karena mengikuti perioda audit internal (atau eksternal).
2. Menetapkan agenda tinjauan manajemen yang menyangkut: Tujuan/sasaran dan PML sebagai bentuk kajian terhadap Peningkatan Berkelanjutan; Status kepatuhan terhadap peraturan lingkungan dari hasil-hasil pemantauan dan pengukuran lingkungan; Pencegahan Pencemaran yang telah dijalankan. Agenda-agenda lain dapat mencakup hasil-hasil audit, perubahan-perubahan dari luar (stakeholder) yang perlu diantisipasi.
3. Menyebarkan undangan dan melaksanakan pertemuan.
4. Membuat Laporan Pertemuan dengan alternatif solusinya dan penugasan terhadap karyawan terkait, jika ada beberapa hal yang harus ditindaklanjuti.

DOKUMENTASI

1. Pedoman Lingkungan menjelaskan tentang mekanisma tinjauan manajemen dan sasaran yang ingin dicapai.
2. Jadual dan agenda tinjauan manajemen;
3. Laporan Tinjauan Manajemen atau biasa disebut Ringkasan Pertemuan

KESIMPULAN

Penggerak utama SML adalah manajemen puncak yang diwujudkannya dalam pernyataan Kebijakan Lingkungan. Tinjauan Manajemen merupakan bentuk evaluasi dan pelaporan terhadap pelaksanaan sistem secara menyeluruh sehingga dapat dibuat kesimpulan pencapaian isi kebijakan lingkungan. TM pada prinsipnya akan menjadi momentum untuk berkembangnya SML.

Tags: iso 14001, lingkungan