STRATEGI PENERAPAN
Posted on 11. Sep, 2009 by agustinus in Enviromental
Di dalam upaya membentuk SML, perusahaan harus mengalokasikan sumber daya berupa finansial, material, manusia dan yang sering terlupakan adalah waktu. Para manajer seharusnya merelakan anak buahnya membagi sebagian waktu kerjanya untuk menjalankan tugas-tugas rutin dengan persiapan penyusunan sistem ini. Sumber daya dapat juga berupa kebutuhan tenaga eksternal (konsultan) untuk membantu penyusunann secara menyeluruh atau pelatihan-pelatihan yang relevan, sehingga dapat berjalan lebih efisien dan menghemat waktu untuk kegiatan rutin. Baik sistem itu akan dibangun secara mandiri atau dengan bantuan konsultan, perusahaan dapat mengikuti tahapan seperti dijelaskan di bawah ini.
1.1 AUDIT INISIAL
Langkah awal dalam penyusunan sistem manajemen adalah menentukan status kelengkapan dan penerapan manejemen lingkungan perusahaan saat ini dibandingkan dengan persyaratan-persyaratan Standar ISO 14001. Umumnya perusahaan sudah menerapkan kegiatan pengendalian operasional sebagai bagian dari pemenuhan RKL/UKL dan pemantauan lingkungan sebagai bagian dari pemenuhan RPL/UPL. Beberapa perijinan lingkungan dan inspeksi yang dilakukan oleh pemerintah juga merupakan bukti-bukti manajemen lingkungan yang mungkin sudah dimiliki perusahaan. Audit inisial dapat membantu memberikan informasi elemen-elemen Standar ISO 14001 yang sudah dimiliki perusahaan dalam praktek pengelolaan lingkungan sebelum mulai menerapan sistem manajemen lingkungan.
Dengan demikian, Audit inisial memberikan informasi berharga berupa sumber daya (manusia, mekanisma, infrastruktur dan lain-lain) yang telah tersedia dan akan digunakan sebagai dasar penyusunan sistem manajemen yang baru. Tidak bijaksana untuk memaksakan suatu struktur baru sistem manajemen ke dalam organisasi jika sebenarnya praktek-praktek pengelolaan lingkungan telah berjalan, karena hal ini akan menimbulkan kesulitan dalam penerapan atau bahkan timbul apa yang disebut sistem di dalam sistem. Sebagai contoh, jika pengendalian dampak dari kegiatan kontraktor selama ini dilakukan dengan baik oleh bagian Purchasing sebagai bagian dari penerapan sistem manajemen mutu (ISO 9001), tentu tidak baik untuk memindahkan tanggung jawab ini kepada bagian Lingkungan semata-mata karena anggapan bahwa keahlian lingkungan hanya dimiliki oleh bagian tersebut. Juga, jika telah tersedia dokumen-dokumen operasional yang memadai untuk menjamin kinerja lingkungan yang baik, maka lebih baik untuk menggunakan dokumen-dokumen tersebut. Perusahaan harus berhati-hati dengan konsultan yang menawarkan atau mengarahkan penggunaan dokumen-dokumen mereka tanpa melihat kondisi riil perusahaan, karena ini dilakukan untuk mencari jalan pintas konsultan dengan ‘template’ dan tidak memberikan pertimbangan yang lebih masuk akal.
Audit awal dapat dilakukan secara menyeluruh dengan melakukan analisa ‘gap’ (celah) antara persyaratan-persyaratan standar dengan penerapan di perusahaan anda. Ini dilakukan dengan melihat dokumentasi yang tersedia dibandingkan dengan persyaratan minimum Standar seperti keharusan membuat prosedur-prosedur dan catatan-catatan. Sebagai indikasi keharusan oleh Standar adalah setiap kata prosedur di dalam Standar berarti ketentuan untuk menyiapkan prosedur tertulis. Pada umumnya, perusahaan telah menerapkan pengelolaan lingkungan yang baik tetapi tidak membuat prosedur tertulis untuk menjalankannya atau menuliskan hasil-hasil sebagai bukti-bukti penerapannya. Dalam kasus ini, rekomendasi dari audit inisial adalah untuk tetap menjalankan mekanisma yang sudah sesuai dan membuat prosedur dan catatan-catatan tertulis yang relevan.
Dari ilustrasi satu contoh diatas dapat dipahami bahwa tujuan audit awal adalah untuk mengetahui kondisi sistem manajemen lingkungan atau elemen-elemen Standar ISO 14001 yang sudah tersedia dan berjalan dengan baik. Termasuk dalam hal ini adalah memeriksa kelengkapan dokumentasi dan catatan yang berguna untuk mendukung keberlangsungan sistem. Secara otomatis, audit inisial melaporkan kekurangan dari manajemen lingkungan yang ada untuk ditindaklanjuti dengan perbaikan sistem.
1.2 PERENCANAAN
Setelah mengetahui status manajemen lingkungan perusahaan dibandingkan dengan persyaratan Standar maka dapat dilakukan tahap perencanaan untuk dapat mengelola penyusunan sistem sebagai suatu proyek. Perencanaan akan menggambarkan tujuan dari proyek penyusunan sistem ini apakah sekedar mendapatkan sertifikat dari Badan Sertifikasi atau lebih daripada itu bertujuan untuk tersusunnya suatu SML yang kuat. Perencanaan juga mencakup tahapan penyusunan sistem dari identifikasi aspek, pembuatan tujuan/sasaran dan PML dan seterusnya hingga audit sertifikasi oleh Badan Sertifikasi.
Pada tahap perencanaan, manajemen puncak sebaiknya terlibat dalam upaya memberikan arahan bagi keseluruhan tim dan komitmennya, karena SML (atau sistem manajemen lain dibawah ISO) merupakan sistem dengan pendekatan ‘Dari Atas ke bawah’ (Top bottom). Sebagai lokomotifnya adalah manajemen puncak, dalam mana hal ini berbeda dengan TQM (Total Quality Management) and TQC (Total Quality Control), yang banyak memberikan kesempatan kepada para karyawan dalam mengoperasikan keseluruhan sistem. Kelengkapan, kedalaman, dan keberfungsian sistem sangat tergantung pada arahan, keterlibatan dan komitmen dari manajemen. Penulis banyak melihat bahwa perusahaan-perusahaan yang tidak mendapatkan keterlibatan dari manajemen membuat sistem dengan setengah hati, karena beberapa usulan-usulan perubahan penting tidak dapat difasilitasi oleh manajemen, sehingga para karyawan melihat bahwa tidak ada gunanya menyusun perbaikan jika manajemen tidak mau membuat keputusan, apalagi jika pada akhirnya kualitas kinerja lingkungan akan dikorbankan. Sebagai contoh, ketika para karyawan menemukan solusi pencegahan paparan gas klorin dengan penggunaan masker khusus oleh karyawan terkait, tetapi manajemen tidak melihat pentingnya hal tersebut dan hanya menyetujui untuk menggunakan masker kain dengan alasan klasik biaya serta harapan bahwa auditor Badan Sertifikasi akan meloloskan masalah tersebut.
Pada tahap Perencanaan ini, struktur organisasi tim penyusun sistem manajemen lingkungan dibentuk berupa Steering Committee yang didukung Working Group sebagai perwakilan setiap departemen. Struktur ini dilengkapi dengan surat penunjukkan resmi dari manajemen, wewenang dan tanggung jawab. Hal ini penting karena semua orang yang terlibat akan tahu peran dan tanggung jawabnya sehingga mereka merasa aman untuk mengalokasikan waktunya untuk menyusun sistem dan rasa memiliki terhadap sistem tersebut. Perlu diingat bahwa membentuk sistem manajemen lingkungan merupakan tambahan pekerjaan kepada setiap karyawan, oleh karena itu selain penugasan formal, manajemen perlu menyakinkan manfaat memiliki SML dan sertifikasinya bagi keberadaan perusahaan dan karyawan itu sendiri.
1.2.1 RUANG LINGKUP SML
Organisasi harus menetapkan ruang lingkup sertifikasi dari awal, walaupun tidak berarti hal ini tidak bisa dirubah kemudian, yang berguna untuk menentukan seberapa besar sumber daya yang diperlukan dan kemungkinan keberhasilan untuk memperoleh sertifikat. Untuk menghindari kegagalan perolehan sertifikat, banyak perusahaan mengeluarkan beberapa SBU-nya dari proses sertifikasi dikarenakan besarnya potensi masalah didalamnya yang bisa menyebabkan kegagalan keseluruhan perusahaan. Sejauh unit organisasi tersebut bukan menjadi bagian dari proses utama, pengurangan ruang lingkup merupakan alternatif yang baik, dengan catatan bahwa unit-unit tersebut akan dimasukkan ke sistem pada saat sudah siap.
Dalam kasus sebaliknya, anda mungkin mengharapkan untuk memasukkan semua bagian perusahaan di dalam ruang lingkup SML, meskipun proses penyusunan sistem-nya akan membutuhkan energi yang lebih besar, termasuk waktu yang lebih lama. Keuntungannya adalah terciptanya ‘kesatuan’ di dalam perusahaan yang bisa dicapai dari awal, di dalam suatu SML tunggal. Sehingga semua departemen artinya semua orang merasa menjadi bagian dari sistem dan semangat yang sama dari awal.
1.2.2 SUMBER DAYA YANG DIPERLUKAN
Biaya
Khususnya untuk SML, perusahaan sering mendapatkan kenyataan bahwa biaya yang dikeluarkan sangat besar dan diluar perkiraan sebelumnya. Dibandingkan dengan SMM, SML membutuhkan lebih banyak biaya pembangunan fasilitas fisik seperti IPAL, TPS Limbah B3 (Tempat Penyimpanan Sementara), pelatihan-pelatihan, dan pemantauan-pemantauan lingkungan baru. Namun demikian, besaran biaya tetap tergantung pada sampai sejauh mana anda sudah memiliki praktek-praktek pengelolaan lingkungan yang sesuai dengan SML, sebagaimana dapat dibaca dari hasil audit inisial. Jika perusahaan sudah memiliki semua bentuk pengendalian operasi dasar (IPAL, APPU, Tempat Sampah, Sarana Angkutan Limbah) dan melakukan pemantauan dampak lingkungan secara regular maka kemungkinan besar tidak banyak biaya tambahan diperlukan, selain biaya untuk dokumentasi dan pelatihan.
Sumber Daya Manusia
Perusahaan harus menyiapkan sumber daya manusia yang memadai untuk membuat dan memelihara sistem. Salah satu yang diperlukan adalah seorang Wakil Manajemen (di Indonesia orang lebih suka menyebut sebagai MR — Management Representative). WM atau MR harus meluangkan waktu dari tanggung jawabnya sekarang sebagai Manajer Produksi atau Manajer Lingkungan untuk menyusun dan menerapkan SML. Khususnya pada tahap penyusunan, lebih dari 50% waktunya akan tersita bagi pembuatan dokumen, sosialisasi dan belajar hal-hal baru. Seharusnya alokasi waktu ini akan berkurang perlahan-lahan ketika sistem manajemen sudah berjalan dan peran manajer-manajer dan supervisor lain semakin bertambah. Secara alami, jika dapat berlangsung demikian, tugas-tugas pelaksanaan sistem akan menyatu dengan pekerjaan sehari-hari departemen dan seksi lainnya dan tugas MR terfokus pada fungsi-fungsi sistem seperti pengendalian dokumen, audit internal dan tinjauan manajemen. Pada kondisi optimum demikian, waktu MR mungkin terpakai hanya 20% dari pekerjaan utamanya. Di beberapa perusahaan, MR ditunjuk khusus dengan alokasi waktu 100% bagi pemeliharaan sistem manajemen.
Organiasi perlu juga mempertimbangkan pembuatan suatu Kelompok Pengarah (Steering Committee) and Kelompok Kerja (Working Group) untuk menjamin kelancaran proses penyusunan sistem, jika sistem telah terbentuk kedua kelompok fungsional ini dapat dibubarkan. Pembentukan komite and kelompok memastikan tersedianya orang-orang untuk memikirkan, membuat dokumen-dokumen, membagi informasi ke seluruh perusahaan dan menjawab pertanyaan-pertanyaan auditor badan sertifikasi. Menjadi anggota komite dan kelompok dapat menjadi kebanggaan, khususnya ketika sertifikat SML ISO 14001 berhasil diraih.
Perusahaan selanjutnya harus memberikan pelatihan kepada para anggota Komite and Kelompok kerja tersebut sehingga memiliki pemahaman yang cukup. Pelatihan dapat berupa Kepedulian (Awareness), Interpretasi dan Implementasi, dan Audit Internal SML ISO 14001. Bagi keseluruhan karyawan, pelatihan Kepedulian merupakan hal yang wajib dilakukan pada tahap awal penyusunan sistem, sehingga sekecil apapun keterlibatannya, mereka tidak akan asing dengan kesibukan beberapa rekannya dalam penyusunan SML dan siap membantu bila diperlukan. Untuk memberikan ‘greget’ dalam masa penyusunan perlu diciptakan suatu ‘demam’ ISO 14001 melalui pamflet, spanduk, usulan-usulan berhadiah dan lain sebagainya. Walaupun nampaknya sederhana, ‘demam’ ISO ini ternyata lebih memberikan manfaat dibandingkan suasana dingin ketidakpedulian karyawan-karyawan lainnya.
Pelatihan secara terus-menerus akan dilaksanakan ketika dokumen-dokumen (prosedur dan instruksi kerja lingkungan baru) telah dibuat dan disahkan, sehingga karyawan harus mengikuti tata kerja baru atau yang diperbaiki. Bukti-bukti pelatihan harus dikumpulkan dan disimpan sebagai persiapan jika diambil sampel oleh auditor badan sertifikasi. Perincian pelatihan yang dibutuhkan antara lain:
Semua orang:
- Kebijakan lingkungan
- Aspek dan dampak penting lingkungan
- Tujuan/Sasaran dan PML
- Pemahaman umum SML: Penjelasan tentang ISO, Proses dan manfaat Sertifikasi
Wakil Manajemen dan Komite & Kelompok Kerja:
- Interpretasi Persyaratan-persyaratan Standar SML ISO 14001
- Metodologi Penerapan Standar SML ISO 14001
- Peraturan lingkungan di Indonesia
- Internal audit
1.2.3 HASIL PERENCANAAN
Rencana ini harus meliputi langkah-langkah utama (action plan), batasan waktu, tanggung jawab dan status pencapaiannya.
Langkah-langkah utama:
| NO | Kegiatan | Departemen | Batas Waktu |
| 1 | Melakukan kajikan/audit awal | ||
| 2 | Membuat rencana kerja | ||
| 3 | Identifikasi dan evaluasi dampak penting lingkungan | ||
| 4 | Identifikasi persyaratan-persyaratan peraturan lingkungan | ||
| 5 | Menetapkan kebijakan lingkungan | ||
| 6 | Membuat tujuan/sasaran dan PML | ||
| 7 | Membuat pengukuran lingkungan | ||
| 8 | Membuat dokumentasi (prosedur) | ||
| 9 | Menerapkan prosedure | ||
| 10 | Analisa proses untuk menilai efektivitas penerapan | ||
| 11 | Memperbaiki dokumentasi dan menguji terus-menerus | ||
| 12 | Melakukan audit internal | ||
| 13 | Melakukan Tindakan perbaikan dan pencegahan | ||
| 14 | Melakukan Tinjauan manajemen |
Kerangka Waktu
Pertimbangkan status implementasi dan sumber daya yang tersedia untuk memperkirakan waktu penyusunan sistem yang diperlukan. Berdasarkan pengalaman penulis, untuk manufaktur dengan dampak sedang akan dibutuhkan waktu kurang lebih 10-12 bulan. Jika proses berjalan normal, tidak ada gangguan teknis dan non-teknis, maka dalam waktu 10 bulan pemahaman seluruh karyawan terhadap keberadaan sistem dan kaitannya dengan peran mereka cukup baik. Variasi waktu penyusunan yang lebih cepat mungkin saja dilakukan. Faktor penting yang harus dipertimbangkan adalah Badan Sertifikasi meminta bukti waktu penerapan selama 3 bulan untuk mendapatkan bukti sistem telah berjalan cukup stabil. Waktu penerapan kurang 1 bulan, tidak memberikan jaminan atau keyakinan auditor terhadap penerapan yang memadai atau teruji, dapat saja hasil yang tersaji merupakan bukti-bukti dokumentasi semata.
Perusahaan mungkin sering mendengar bahwa di perusahaan lain dapat menyelesaikan penyusunan sistem dan mendapatkan sertifikat ISO 14001 dalam waktu yang sangat cepat, kurang dari 3 bulan. Hal itu terjadi di Indonesia, meskipun tetap menyisakan pertanyaan: kenapa hal itu tidak teridentifikasi oleh auditor?, sebuah sistem yang prematur membutuhkan perawatan intensif paska sertifikasi, apakah hal ini yang dicari oleh perusahaan? Yakinkan sistem manajemen sudah menyatu dalam pola pikir karyawan?
Tanggung jawab
Dalam menetapkan tanggung jawab perusahaan dapat mulai dari Wakil Manajemen, Komite Pengarah dan Kelompok Kerja, dan seluruh karyawan yang lain. Perusahaan perlu menetapkan prioritas tanggung jawab, khususnya bila hal itu bertabrakan dengan tanggung jawab lain diluar SML.
1.3 MEMILIH BADAN SERTIFIKASI
Pemilihan badan sertifikasi merupakan langkah kritis dalam pemeliharaan sistem manajemen sebab keberlangsungan dan manfaat (atau sebaliknya kerugian-kerugian) akan sangat tergantung pada pilihan ini. Badan sertifikasi dalam pelayanannya akan sangat berbeda antara satu dengan lainnya. Sehingga Anda perlu mempertimbangkan hubungan bisnis jangka panjang (paling sedikit 3 tahun) ketika memilih Badan Sertifikasi (BS). Bandingkan dengan lamanya interaksi anda dengan konsultan yang membantu penyusunan system manajemen lingkungan, yang kurang lebih berkisar 6 sampai 12 bulan.
Pada saat ini, ada sekitar 10 badan sertifikasi yang berhak memberikan sertifikat SML ISO 14001. Beberapa Badan Sertifikasi yang beroperasi di Indonesia antara lain: SGS International Certification Services, Lloyds Register, BVQI KEMA, SAI Global, TUV Rheinland dan Sucofindo ICS.
Organisasi perlu mencari informasi mengenai Badan Sertifikasi yang akan dipilih, karena hal ini diperlukan dalam upaya mendapatkan manfaat sebesar-besarnya dari proses sertifikasi seperti apakah konsumen mensyaratkan Badan Sertifikasi tertentu, perioda audit (6 bulanan atau 1 tahunan), metodologi (terlalu longgar atau terlalu ketat), kualitas auditor (sudah berpengalaman atau belum), dan biaya sertifikasi. Perlu diingat bahwa memilih Badan Sertifikasi seperti halnya memilih pasangan hidup karena selama perusahaan tersebut masih mempertahankan sertifikat ISO 14001 maka perusahaan tersebut harus bekerja sama dengannya seterusnya. Kecuali perusahaan memutuskan untuk berganti Badan Sertifikasi atau tidak menginginkan sertifikat ISO lagi, yang pada kenyataannya sangat jarang terjadi.
Faktor-faktor yang perlu dipertimbangkan terhadap adalah kualifikasi, metodologi, pengakuan oleh pasar, dan biaya.
KUALIFIKASI DAN PENGAKUAN OLEH PASAR
Akreditasi
Anda memerlukan jaminan terhadap kualifikasi badan penilai sistem anda baik dari sisi kinerja yang diberikan kepada anda maupun pengakuan yang memadai dari badan independen yang lebih tinggi seperti Badan Akreditasi. Contoh-contoh Badan Akreditasi adalah KAN (Komite Akreditasi Nasional – Indonesia), UKAS (United Kingdom Accreditation Scheme– Inggris), RVA (xxx – Belanda), RAB (Amerika Serikat), JAB (Jepang). Perusahaan yang telah terakreditasi membuktikan bahwa perusahaan tersebut telah memiliki sistem mutu untuk menjamin suatu pelayanan yang konsisten kepada anda dan diakui oleh badan internasional.
Tidak semua BS memiliki akreditasi dari puluhan badan akreditasi yang sah dan tersebar di berbagai belahan dunia, masing-masing negara melalui suatu lembaga pemerintah biasanya mendirikan badan akreditasi ini. Di Indonesia, kita memiliki Badan Standarisasi Nasional yang memberikan proses akreditasi melalui Komite Akrediatasi Nasional (KAN). Sampai saat ini baru tiga perusahaan (BS) yang telah terakreditasi oleh KAN, walaupun BS tersebut mungkin telah mendapatkan akreditasi dari badan-badan akreditasi di berbagai negara. Mendapatkan sertifikat dari BS dengan akreditasi yang luas (global) akan memungkinkan diterimanya produk kita di negara-negara tersebut. Secara teori, sertifikat akreditasi ini seharusnya berlaku di seluruh dunia tanpa batasan negara, tetapi pada kenyataannya para pengusaha (konsumen) suatu negara sering meminta pernyataan bahwa sertifikat ISO yang diterbitkan oleh BS telah juga terakreditasi oleh Badan Akreditasi di negaranya. Beberapa perusahaan di Indonesia yang sudah tersertifikasi meminta badan sertifikasinya mendapatkan akreditasi dari Komite Akreditasi Nasional, walaupun BS tersebut sudah memberikan bukti akreditasi dari dua Negara maju. Konsumen anda di luar negeri mungkin meminta sertifikat ISO anda juga terakreditasi oleh badan akreditasi di negaranya.
Lingkup Akreditasi
Hal lain yang perlu diperhatikan adalah akreditasi tidak diberikan untuk semua jenis aktivitas bisnis. Mungkin saja suatu BS berhak memberikan sertifikasi pada sektor jasa (konsultasi dan perbankan) tetapi tidak berhak untuk memberikan sertifikasi pada sektor manufaktur tertentu (tekstil atau kertas). Perusahaan anda harus berhati-hati menanyakan hal ini pada saat penawaran, supaya anda tidak membuang dana dan tenaga untuk memperoleh sertifikat yang tidak diakui keberadaannya. Lebih jauh, ini mengindikasikan bahwa Anda akan mendapatkan manfaat minimal dari jasa BS yang bukan merupakan kualifikasinya. Lingkup akreditasi ini akan berkembang dengan perkembangan bisnis BS tersebut.
Kualifikasi auditor
Kompetensi auditor merupakan faktor yang penting bagi keefektifan penerapan sistem manajemen lingkungan anda. Sistem anda perlu dinilai oleh auditor yang berkualitas dan berpengalaman sehingga sangat penting buat anda untuk meminta auditor yang memiliki pengetahuan paling sedikit tentang aspek-aspek teknis perusahaan anda, peraturan lingkungan lokal dan penguasaan Standar. Oleh alasan padatnya jadual, BS mungkin mengirim auditor yang belum berpengalaman berbeda dengan auditor yang Anda minta ketika jasa sertifikasi ditawarkan. Perusahaan anda beruntung dalam hal tidak terdeteksinya kelemahan-kelemahan kritis yang bisa menunda peroleh sertifikat tetapi pada saat yang sama, Anda tidak mendapatkan gambaran yang baik terhadap kinerja SML anda, karena kompetensi auditor yang belum maksimal. Sebagai konsumen, andalah yang tahu kebutuhan akan kedua kemungkinan ini.
Kualifikasi ini dapat diperoleh dari daftar yang dimiliki oleh Asosiasi auditor internasional seperti IEMA (International Environmental Management Auditor) atau IRCA (International Registration Cxxx Association) atau daftar auditor dari KAN. Pengakuan dari asosiasi-asosiasi auditor ini diberikan berdasarkan pada persyaratan pelatihan, latar belakang pendidikan, pengalaman kerja dan jam terbang audit pada sektor bisnis tertentu. Sehingga dengan mempelajari daftar ini Anda telah menghemat waktu untuk mendapatkan auditor yang memenuhi syarat administrasi dan kemungkinan jasa yang memuaskan. Walaupun Anda harus tetap melakukan survai lebih jauh dengan menghubungi perusahaan-perusahaan yang telah diaudit oleh auditor terkait, konsultan atau tim penjualan BS terkait. Anda berhak untuk mendapatkan yang terbaik dengan memilih auditor berdasarkan kualifikasi, pengalaman dan rekomendasi.
Anda sebaiknya mencari auditor yang tidak terlalu cerewet dengan permasalahan yang remeh temeh sebagaimana sering ditemui pada awal perkembangan ISO 9001 di pertengahan tahun 1990-an. Contoh komentar yang tidak profesional adalah satu atau dua tanda tangan tidak terdapat dalam Purchase Order bahan-bahan kimia, catatan yang diminta auditor harus diperoleh dalam lima menit atau salah ketik di dalam prosedur atau laporan Semua hal di atas, bersifat dangkal dan merupakan kulit dari penerapan system manajemen. Selain itu, audito anda harus bisa menerima variasi-variasi dan format penerapan dan tidak bisa memaksakan suatu cara kepada sistem kita. Perusahaan anda mungkin melakukan pengumpulan buku-buku peraturan melalui subkontraktor, maka auditor tidak bisa memberikan temuan terhadap cara ini..
Pendekatan
Masing-masing BS dan masing-masing auditor sering memiliki pendekatan atau fokus yang berbeda-beda. Misalnya, satu BS akan meminta satu kepatuhan terhadap peraturan lingkungan (100%) sedangkan perusahaan lain lebih memberikan kelonggaran, meksipun kita tahu bahwa Standar ISO 14001 sendiri tidak mewajibkan kepatuhan mutlak seperti dimaksudkan oleh kasus pertama. Auditor yang tidak memahami sejarah peraturan lingkungan dan mekanisma hukum di Indonesia mungkin akan memberikan banyak tekanan-tekanan yang tidak perlu. Auditor ekspatriat sering melihat ketentuan dan penerapan peraturan di Indonesia dengan kacamata mekanisma dan prinsip hukum dan peraturan di negaranya. Sebagai contoh, limbah B3 tidak harus diserahkan kepada PPLI kalau perusahaan memiliki alternative pengolahan/pemanfaatan. Keputusan dari pemerintah kepada perusahaan untuk melakukan suatu cara pengolahan/ pemanfaatan sering membutuhkan waktu lama, sehingga kita tidak bisa memutuskan bahwa ketidaklengkapan ijin atau dokumen legal terkait karena semata-mata kekurangan perusahaan yang sedang diaudit.
Beberapa BS melakukan audit pengawasan setiap enam bulan sedangkan yang lain setiap satu tahun sekali. Kedua pendekatan ini memenuhi persyaratan dari badan akreditasi. Pilihan terletak pada anda untuk memutuskan yang paling tepat untuk mendapatkan manfaat maksimal dari proses pemeliharaan dan peningkatan kinerja SML. Beberapa perusahaan merasa jangka waktu satu tahun terlalu lama, karena tanpa intervensi dari pihak ketiga yang cukup sering maka para karyawan tidak terlalu peduli terhadap kinerja lingkungannya atau jika memang terdapat deviasi penerapan yang ditemukan auditor, perusahaan tidak dapat menunggu masalahnya ditangani dalam 1 tahun kemudian. Manfaat lain perioda audit 6-bulanan adalah untuk tetap memberikan tekanan positif bagi para karyawan dengan melakukan persiapan-persiapan audit ini sehingga tugas-tugas lingkungan mereka terselesaikan paling lambat setiap satu semester.
Konflik Kepentingan
Penyelewengan dalam segala sektor bisnis telah terjadi, tidak terkecuali pada penerapan sistem sertifikasi ISO. Anda harus mampu mendapatkan informasi informal dari perusahaan-perusahaan yang telah memiliki sertifikat (misalnya, ISO User Club) mengenai praktek-praktek tersebut. Jangan sampai menyesal di kemudian hari ketika Anda menemukan bahwa perusahaan anda disertifikasi oleh BS bercitra buruk, karena misalnya memperjual belikan sertifikat ISO. Anda harus memastikan apakah BS tersebut tidak melakukan kegiatan konsultasi, apalagi jika kedua jasa tersebut ditawarkan sekaligus kepada Anda. Kedua contoh di atas merupakan kenyataan yang berjalan di Indonesia. Sudah saatnya, kita ikut menjaga citra sertifikat dengan menghindari praktek-praktek buruk tersebut karena pada akhirnya yang rugi adalah Anda sendiri sebagai pemilik sertifikat. Setiap pihak (pemiliki sertifikat, konsultan, BS, dan lain-lain) seharusnya melaporkan penyelewengan ini ke Badan Akreditasi terkait atau ke ruang public. Penulis pernah melihat suatu surat pelarangan audit kepada dua auditor yang dilaporkan melakukan penyelewengan kode etik sertifikasi ISO.
Pertimbangkan badan sertifikasi mana yang diinginkan oleh pihak-pihak terkait atau badan akriditasinya. Dalam sejarah perkembangan ISO, UKAS (Badan akreditasi Inggris) merupakan badan yang memiliki reputasi yang baik di Indonesia.
Biaya
Biaya sertifikasi akan tergantung pada ukuran (luasan geografi dan jumlah karyawan) dan kerumitan perusahaan anda. BS akan menentukan biaya audit ini berdasarkan satu table yang dikeluarkan oleh Badan Akreditasi sehingga sulit untuk mengurangi jumlah hari audit supaya BS bisa menjual jasa audit lebih murah, karena minimum hari audit diatur dalam table ini. Perbedaan harga akan ditentukan oleh besaran biaya per hari masing-masing BS. Seperti halnya membeli barang atau jasa lainnya, Anda harus tahu yang diperlukan dan dalam hal ini jangan hanya mendasarkan pada murahnya biaya sertifikasi. Suatu perusahaan di Pulau Jawa telah memilih Badan Sertifikasi karena menawarkan biaya setengah lebih rendah dari lainnya, tetapi di kemudian hari pimpinan perusahaan menyadari bahwa BS tersebut memiliki reputasi rendah sehingga logo ISO 14001 di kartu namanya tidak memberikan kebanggaan lagi.
Komponen biaya sertifikasi keseluruhan selama 3 tahun biasanya terdiri dari: Pendaftaran, Kajian dokumen, Preassessment, Initial assessment, Audit pengawasan dan Renewal. Perusahaan harus memperhitungkan biaya transportasi dan akomodasi selama audit sertifikasi dan pengawasan (surveillance).
