Category Archives: Enviromental

Draf Standar Internasional ISO 14001: 2015, Klausul 4

4 Konteks Organisasi

4.1 Pemahaman organisasi dan konteksnya
Organisasi harus menetapkan isu-isu eksternal dan internal yang relevan dengan tujuannya dan yang mempengaruhi kemampuannya untuk mencapai keluaran yang diinginkan dari sistem manajemen lingkungannya. Isu-isu tersebut mencakup kondisi-kondisi lingkungan yang mampu mempengaruhi atau dipengaruhi oleh organisasi.

4.2 Pemahaman terhadap kebutuhan dan harapan pihak-pihak terkait
Organisasi harus menetapkan:
– pihak-pihak terkait yang relevan dengan sistem manajemen lingkungan;
– kebutuhan dan harapan-harapan yang relevan (misalnya, persyaratan) dari pihak-pihak terkait ini;
– yang mana dari kebutuhan-kebutuhan dan harapan-harapan ini menjadi kewajiban kepatuhan

4.3 Menentukan lingkup sistem manajemen lingkungan
Organisasi harus menetapkan batasan-batasan dan lingkup penerapan sistem manajemen lingkungan untuk mencapai lingkupnya.

Ketika menetapkan lingkup ini, organisasi harus mempertimbangkan:
– isu-isu eksternal dan internal yang dirujuk dalam 4.1;
– kewajiban kepatuhan yang dirujuk dalam 4.2;
– unit-unit organisasi, fungsi-fungsi, dan batas-batas fisik;
– kegiatan-kegiatan, produk dan jasa-jasa;
– wewenang dan kemampuan untuk menjalankan kendali dan pengaruh

Ketika lingkup tersebut didefinisikan, kegiatan, produk dan jasa yang dapat memiliki aspek penting lingkungan (lihat 6.1.2) harus dimasukkan ke dalam lingkup sistem manajemen lingkungan.

Lingkup harus dipelihara sebagai informasi terdokumentasi dan tersedia bagi pihak-pihak terkait.

4.4. Sistem manajemen lingkungan
Organisasi harus membuat, menerapkan, memelihara dan meningkatkan secara berkelanjutan sistem manajemen lingkungan, termasuk proses-proses yang dibutuhkan untuk saling berinteraksi, berdasarkan pada persyaratan-persyaratan Standar Internasional ini, untuk meningkatkan kinerja lingkungannya.

Organisasi harus mempertimbangkan pengetahuan tentang konteks ketika membuat dan memelihara sistem manajemen lingkungannya.

Revisi ISO 14001

ISO pada saat ini sedang merevisi standar ISO 14001 yang merupakan standar sistem manajemen lingkungan paling banyak diterapkan. Jumlah perusahaan yang memiliki sertifikasi adalah 250.000 di 155 negara. Revisi standar diharapkan selesai pada tahun 2015 dimana versi baru memberikan organisasi dasar-dasar untuk mengelola tantangan dan kesempatan saat ini dan masa depan. Namun demikian, revisi juga perlu memastikan bahwa standar dapat digunakan oleh industri skala kecil dan menengah.

Telepon Genggam dan Emisi

Badan Karbon dan O2 di Inggris telah bekerja sama dalam penelitian untuk menentukan ‘carbon footprint’ produsen telepon genggap dan pengelola data. Perhitungan emisi Greenhouse Gas (GHG) terhadap daur hidup menunjukkan bahwa percakapan 1 menit pada jaringan menghasilkan 3,6 gram CO2 dan transfer data sebesar 1 Megabyte menghasilkan 11 gram CO2e. O2 menyebutkan bahwa membuat percakapan selama 5 menit sama dengan nilai ekivalen karbon yang cukup untuk mendidihkan air untuk membuat satu cangkir teh. (The environmentalist, IEMA, Juni 2012)

BAHAN PERUSAK OZON (ODS) DARI PELARUT

PELARUT DAN BPO

Pelarut

Pelarut adalah cairan yang mempunyai kemampuan melarutkan, memisahkan atau mengekstraksi bahan-bahan lain, tanpa merubah sifat kimia bahan tersebut maupun pelarut itu sendiri. Sifat-sifat yang diharapkan dari pelarut antara lain tingkat kelarutan yang menunjukkan efektivitas dari bahan kimia tersebut, kecepatan pengeringan sehingga mempercepat siklus proses berikutnya, dapat didaur ulang untuk meningkatkan efisiensi dan nilai ekonominya, tidak mudah terbakar terkait dengan keamanan produksi, dan tidak meracuni lingkungan maupun pekerja karena sifat racunnya.

Pelarut telah digunakan di berbagai bidang industri selama bertahun-tahun untuk menghilangkan gemuk dari besi maupun papan-papan sirkuit, dalam produksi bahan pengganti obat-obatan dan agrokimia. klorinasi polimer dan bahan busa spon, guna menghapus cat atau lapisan cat dan dalam proses cuci kering.

STRATEGI PENERAPAN

AKU BISA

 

 

Di dalam upaya membentuk SML, perusahaan harus mengalokasikan sumber daya berupa finansial, material, manusia dan yang sering terlupakan adalah waktu. Para manajer seharusnya merelakan anak buahnya membagi sebagian waktu kerjanya untuk menjalankan tugas-tugas rutin dengan persiapan penyusunan sistem ini. Sumber daya dapat juga berupa kebutuhan tenaga eksternal (konsultan) untuk membantu penyusunann secara menyeluruh atau pelatihan-pelatihan yang relevan, sehingga dapat berjalan lebih efisien dan menghemat waktu untuk kegiatan rutin. Baik sistem itu akan dibangun secara mandiri atau dengan bantuan konsultan, perusahaan dapat mengikuti tahapan seperti dijelaskan di bawah ini.

TINJAUAN MANAJEMEN

Manajemen Puncak organisasi harus, pada interval yang ditetapkan, mengkaji ulang sistem manajemen lingkungan, untuk menjamin kesesuaian, kecukupan dan keefektifan yang berkesinambungan. Proses tinjauan manajemen harus menjamin bahwa informasi yang diperlukan terkumpul sehingga memungkinkan manajemen melakukan evaluasi tersebut. Tinjauan ini harus didokumentasikan.

 

Tinjauan manajemen harus membahas keperluan yang mungkin untuk merubah kebijakan, tujuan dan elemen-elemen lain sistem manajemen lingkungan, berdasarkan hasil-hasil audit internal sistem manajemen lingkungan, keadaan-keadaan yang berubah dan komitmen terhadap peningkatan berkelanjutan.

 

(Sumber: ISO 14001: 1996)

AUDIT SISTEM MANAJEMEN LINGKUNGAN

Audit SMLOrganisasi harus membuat dan memelihara suatu program dan prosedur audit sistem manajemen lingkungan yang dilakukan secara periodik, bertujuan supaya

  1. a.      menentukan apakah sistem manajemen lingkungan:

1)      sesuai dengan rancangan yang dibuat termasuk persyaratan Standar Internasional ini; dan

2)      telah diterapkan dan dipelihara dengan baik; dan

  1. b.      menyediakan informasi terhadap hasil-hasil audit kepada manajemen

CATATAN

CatatanOrganisasi harus membuat dan memelihara prosedur untuk identifikasi, pemeliharaan dan pembuangan catatan lingkungan. Catatan-catatan ini harus mencakup catatan pelatihan dan hasil-hasil audit dan tinjauan manajemen.

 Catatan lingkungan harus dapat dibaca, teridentifikasi dan tertelusur terhadap kegiatan, produk atau jasa terkait. Catatan lingkunga disimpan dan dipelihara dalam suatu cara sehingga mudah diambil dan dilindungi dari kerusakan, keausan atau hilang. Waktu retensi harus ditetapkan dan dicatat.

 Catatan harus dipelihara, disesuaikan dengan sistem dan organisasi, untuk menunjukkan kesesuaian persyaratan standar internasional ini.

 (Sumber: ISO 14001: 1996)

 

URAIAN

Perubahan besar yang dikenalkan Sistem Manajemen Lingkungan bagi perusahaan yang baru memulai penerapan sistem manajemen adalah berbagai penerapan pengelolaan lingkungan harus tercatat baik sebagai bukti untuk pihak ketiga (badan sertifikasi) atau untuk pelaporan kepada manajemen dan bahan evaluasi kinerja penerapan itu sendiri. Dengan ISO kita tidak dapat lagi sekedar membuktikan pekerjaan dengan lisan tetapi harus tersedia suatu catatan tertulis yang dapat dibaca dan disimpan untuk referensi kerja. Walaupun tidak berarti bahwa setiap langkah pekerjaan harus ditulis, perusahaan harus mampu membuat titik-titik penting yang membutuhkan pencatatan. Catatan juga tidak harus berupa cetakan pada kertas tetapi dapat berupa data elektronik di dalam komputer.

 

Perbedaan catatan dan dokumen adalah catatan merupakan sejarah suatu kegiatan yang telah terjadi sehingga tidak dapat diubah. Dokumen sebaliknya dapat diubah dan harus dikendalikan penggunaannya supaya tidak ada kerancuan dalam pemakaian terbitan yang sah sedangkan catatan cukup disimpan dan dipelihara. Tergantung pada perusahaan untuk memilih catatan-catatan yang akan dipelihara. Beberapa contoh catatan lingkungan adalah pelatihan aspek lingkungan; tujuan/ sasaran; komunikasi internal; dan daftar revisi dokumen.

 

Organisasi harus membuat dan memelihara prosedur untuk identifikasi, pemeliharaan dan pemusnahan catatan lingkungan. Catatan-catatan ini harus mencakup catatan pelatihan dan hasil-hasil audit dan tinjauan manajemen.

 

Catatan lingkungan merupakan bukti kerja para karyawan, informasi yang sangat penting bagi pelaksanaan pengelolaan lingkungan dan alat bagi terciptanya standar kerja yang konsisten. Oleh karena itu catatan lingkungan harus dipelihara dengan baik. Prosedur diperlukan untuk memelihara catatan-catatan lingkungan yang dihasilkan dari aktivitas SML khususnya apabila kegiatan ini termasuk bersifat inter departemen. Misalnya, bukti serah terima limbah padat dari bagian produksi kepada bagian lingkungan dan seterusnya kepada pihak ketiga. Untuk bukti legal (bila diperlukan) catatan seperti ini sangat berguna bagi perusahaan.

 

Masing-masing departemen atau seksi harus membuat daftar catatan yang disimpan dan dipelihara dalam areanya, menentukan waktu simpan disesuaikan dengan tingkat pentingnya catatan tersebut dan ketersediaan ruang untuk penyimpanan. Sebagai panduan, catatan-catatan yang terkait dengan keperluan hukum seperti ijin-ijin sebaiknya disimpan dalam jangka waktu yang lama 20 tahun. Sedangkan catatan-catatan yang isinya biasa dapat disimpan sampai perioda 2 semester. Pada prinsipnya, pemeliharaan dan pengaturan ini bertujuan untuk menjamin bahwa data-data tersebut tidak musnah sebelum waktunya dan mudah didapat ketika dibutuhkan. Pernahkah anda menghitung berapa kali dalam satu tahun ini anda kesulitan untuk mencari suatu laporan atau informasi lain yang dibutuhkan dalam waktu yang singkat?

 

Standar menambahkan informasi tambahan bahwa catatan tersebut harus termasuk hasil pelatihan dan hasil audit SML. Alasan dibalik pernyataan ini tentu cukup jelas bahwa catatan kompetensi karyawan dari hasil-hasil pelatihan harus tersedia untuk memungkinkan evaluasi dan tindak lanjut di dalam memelihara sumber daya manusia. Sedangkan hasil audit internal merupakan informasi yang berisi kekuatan dan kelemahan dari sistem manajemen perusahaan. Manajemen sangat membutuhkan informasi yang terkandung dalam catatan tersebut di dalam membuat keputusan-keputusan bagi efektivitas dan efisiens sistem.

 

Catatan lingkungan harus dapat dibaca, teridentifikasi dan sesuai dengan kegiatan, produk atau jasa terkait. Catatan lingkungan disimpan dan dipelihara dalam suatu cara sehingga mudah diambil dan dilindungi dari kerusakan, keausan atau hilang. Waktu retensi harus ditetapkan dan dicatat.

 

Catatan tidak terbaca karena kualitas kertas dan tempat penyimpanan yang terlalu lembab. Pemeliharaan catatan dilakukan dengan menyediakan suatu rak khusus sehingga memudahkan  penempatan dan pengambilan kembali. Termasuk dengan membuat suatu direktori jenis catatan, baik berdasarkan tanggal, subyek catatan, dan abjad.

 

Kita juga tidak perlu untuk menyimpan catatan selamanya, selain karena informasi tersebut sudah kadaluwarsa dan tidak cukup ruang untuk menyimpan kertas-kertas tersebut. Jumlah catatan yang terlalu besar juga akan menyulitkan dalam penempatan dan pemilahan-pemilahan sehingga catatan mudah diperoleh. Perusahaan harus menetapkan lamanya waktu penyimpanan yang disesuaikan dengan kepentingan.

 

Catatan harus dipelihara, disesuaikan dengan sistem dan organisasi, untuk menunjukkan kesesuaian persyaratan standar internasional ini

 

Di dalam awal perkembangan ISO di Indonesia banyak perusahaan menyajikan catatan dalam bahasa Inggris karena auditor badan sertifikasi pada saat itu berasal dari luar Indonesia. Oleh karenanya para karyawan dari tingkat menengah kebawah tidak memahami prosedur kerja mereka sendiri. Atau dalam kasus lain,

 

 

 

PERMASALAHAN

 

  1. Permasalahan yang sering muncul adalah kita terlalu banyak membuat catatan atau sebaliknya tidak cukup membuat catatan-catatan tersebut. Sebagai contoh, bagian pengelolaan limbah domestik mencatat jumlah limbah domestik harian walaupun volume yang dihasilkannya tidak besar sehingga jumlah limbah ini sebenarnya bertambah ketika awal dan akhir minggu saja. Sebagai akibatnya setiap hari harus operator harus menuliskan volume limbah yang sama di dalam format yang telah disediakan. Dengan kata lain, ada 7 lembar format yang memuat data sama. Pada titik ekstrim lain, perusahaan yang membuat catatan untuk klausa-klausa yang ada distandar saja seperti notulen tinjauan manajemen, hasil audit internal, pelatihan dan lain-lain serta tidak menggaggap data-data pengoperasian bukan bagian dari catatan lingkungan.
  2. Masalah lain adalah catatan lingkungan sering menjadi milik  pribadi, disimpan di suatu laci dibawah meja kepala seksi, dikunci dan jika sang pemilik sedang tidak masuk kerja maka tidak ada seorangpun punya akses terhadap catatan-catatan tersebut. Sebagai auditor, penulis harus menunggu  lama untuk mendapatkan suatu catatan dan disusulkan kemudian ketika audit sudah berpindah ke departemen lain. Kejadian ini menunjukkan bahwa ketika terjadi suatu pertemuan internal dan dibutuhkan data-data dalam catatan lingkungan, tidak tersedia informasi penting bagi pengambilan keputusan yang tepat dan akurat.

 

PENERAPAN

  1. Mendaftar catatan-catatan lingkungan dalam daftar induk. Langkah pertama adalah mendaftar catatan-catatan lingkungan, yang dapat diperoleh dengan kembali membaca prosedur dan instruksi kerja yang didalamnya menunjukkan data-data yang dihasilkan dari suatu kegiatan. Tetapi identifikasi catatan harus lebih luas dari sumber kegiatan yang disebut dalam prosedur-prosedur/ instruksi kerja.
  2. Menentukan penanggung jawab catatan-catatan terkait. Setelah diperoleh daftar catatan lingkungan di seluruh perusahaan dan komposisinya di masing-masing bagian maka harus ditetapkan pihak yang bertanggung jawab terhadap catatan-catatan tersebut untuk menjamin bahwa ada orang yang akan memeliharanya dan membatasi akses dari orang yang tidak diinginkan dapat memperoleh informasi dari catatan-catatan tersebut.
  3. Menyimpan sesuatu dengan prosedur. Melalui prosedur pengendalian catatan atau instruksi kerja ditetapkan tata cara penyimpanan dan pengelolaan catatan lingkungan, berisi mengenai pembuatan daftar induk, tugas penanggung jawab catatan, waktu simpan catatan, tata cara pemusnahan, dan lain-lain.
  4. Memelihara catatan-catatan tersebut. Tempat penyimpanan untuk catatan-catatan yang masih aktif dan yang tidak aktif yang dibuat dan difungsikan. Beberapa perusahaan menyediakan satu gudang khusus untuk menyimpan catatan-catatan yang tidak aktif tetapi belum melewati masa retensi.
  5. Memusnahkan jika sudah lebih dari waktu retensi. Penarikan dan pengumpulan catatan yang ketat akan menjamin ditemukaannya catatan-catatan liar yang sudah kadaluarsa. Beberapa perusahaan mengharuskan pemusnahan secara fisik dengan dibakar atau dicacah untuk menjamin kerancuan dan memusnahkan informasi rahasia yang terkandung di dalam catatan-catatan tersebut.

 

DOKUMENTASI

  1. Pedomen lingkungan.
  2. Prosedur pengendalian catatan lingkungan.
  3. Daftar Induk catatan linkungan, penanggung jawab dan waktu retensinya.

 

KESIMPULAN

Catatan lingkungan merupakan alat bagi tercapainya kinerja pengelolaan lingkungan yang konsisten, dengan menyediakan bukti-bukti penerapan prosedur, informasi sebagai bahan evaluasi dan pengetahuan dari data-data yang terkandung di dalam catatan. Tanpa catatan lingkungan, penerapan SML akan terjebak pada informasi lisan yang terbukti tidak andal, tidak lengkap dan akurat.

 

TABEL DAFTAR INDUK CATATAN LINGKUNGAN, Departemen Produksi 

No

Nama Catatan

Lokasi

PIC

Waktu retensi

1 Daftar Aspek dan Dampak Lingkungan Lemari A, File box 1 Ass. Kepala Departemen 3 tahun
2 Daftar Aspek Penting Lemari A, File box 1 Ass. Kepala Departemen 3 tahun
3 Daftar Peraturan Lingkungan Lemari A, File box 2 Kepala Departemen 1 tahun
4 Tujuan/Sasaran dan PML Lemari A, File box 1 Kepala Departemen 3 tahun
5 Ijin-ijin lingkungan Lemari A, File box 2 Ass. Kepala Departemen 5 tahun
6 Hasil Pemantauan Limbah Cair Lemari A, File box 2 Ass. Kepala Departemen 3 tahun
         

TINDAKAN PERBAIKAN DAN PENCEGAHAN

PerbaikanOrganisasi harus membuat dan memelihara prosedur untuk menetapkan tanggung jawab dan wewenang dalam penanganan dan penyelidikan ketidaksesuaian, membuat tindakan perbaikan untuk menghilangkan dampak yang ditimbulkan dan memulai tindakan perbaikan dan pencegahannya.

 Tindakan perbaikan dan pencegahan untuk mengeliminasi sebab-sebab nyata dan potensi ketidaksesuaian harus sesuai dengan besarnya masalah dan sepadan dengan dampak lingkungan yang dihadapi.

 Organisasi harus menerapkan dan mencatat setiap perubahan prosedur terdokumentasi sebagai akibat tindakan perbaikan dan pencegahan.

 (Sumber: ISO 14001: 1996)

URAIAN

SML mengajarkan bahwa setiap saat perusahaan harus mampu merespon jika dalam kegiatannya terjadi suatu ketidaksesuaian, penyimpangan terhadap tata kerja, potensi pencemaran dan lain sebagainya. Dengan elemen ini diharapkan organisasi tersebut sensitif terhadap deviasi-deviasi yang terjadi dari kegiatan harian, oleh karyawan itu sendiri tanpa keterlibatan pihak ketiga. Kemampuan dan keterlibatan setiap karyawan untuk mengenali setiap masalah besar atau kecil, mengevaluasi dan melakukan tindakan perbaikan akan memberikan jaminan bagi efektivitas dari sistem.

 

Ketidaksesuaian terjadi secara tunggal dan terisolir tetapi langsung terkait dengan tidak dipenuhi kriteria internal atau bahkan sudah terjadi pencemaran atau kerusakan lingkungan. Oleh karena itu perusahaan harus melakukan perbaikan (menutup kebocoran tangki, memasang label), menuliskan analisa ketidaksesuaian, tindakan perbaikan dan pencegahan.

 

Perusahaan tidak bisa mengandalkan mekanisma Pemeriksaan dari Internal Audit saja, walaupun dilakukan secara sistematis tetapi terbatas pada waktu tertentu sementara Penerapan CPAR akan melengkapi cakupan Pemeriksaan.

 

Organisasi harus membuat dan memelihara prosedur untuk menetapkan tanggung jawab dan wewenang dalam penanganan dan penyelidikan ketidaksesuaian, membuat tindakan perbaikan untuk menghilangkan dampak yang ditimbulkan dan memulai tindakan perbaikan dan pencegahannya

.

Tanggung jawab harus ditetapkan sehingga setiap orang akan memiliki alasan untuk menyampaikan temuan-temuan mereka dan tidak tinggal diam ketika masalah terlihat di depan mata dan sampai sejauh mana wewenang yang diberikan untuk penanganannya. Selain itu perusahaan harus menciptakan suatu atmosfir bahwa menyampaikan ketidaksesuaian merupakan tindakan-tindakan yang terpuji dan mendapat penghargaan dan sebaliknya bagi bagian-bagian yang menerima laporan ketidaksesuaian harus belajar berterima kasih bahwa mereka telah mendapat masukan-masukan secara Cuma-Cuma. Walaupun bukan sesuatu yang mudah untuk diterapkan tetapi atmosfir itu harus menjadi target perusahaan.

 

Perusahaan harus membuat suatu prosedur yang berisi mekanisma penerbitan suatu laporan ketidaksesuaian, pelaksanaan tindakan perbaikan dan pencegahannya, sebagai bukti kesesuaian terhadap Standar. Suatu ketidaksesuaian terhadap prosedur kerja seperti kebocoran air mungkin langsung dapat diperbaiki dengan memperbaiki keran dan tidak mengeluarkan suatu laporan ketidaksesuaian. Dalam kasus lain, ketika terjadi tumpahan bahan kimia di tanah pada bongkar muat perlu dibuat laporan ketidaksesuaian karena deviasi tersebut tidak selesai dengan mengambil bahan kimia yang tercecer semata. Karyawan yang mengeluarkan laporan KTS ingin melihat apakah area tanah yang terkontaminasi telah dibuang dengan baik, penyebab tumpahan oleh keteledoran operator atau kesalahan prosedur. Ilustrasi ini ingin menunjukkan bahwa perusahaan harus menetapkan tingkatan kondisi ketidaksesuaian sehingga dapat membuat tanggapan atau tindak lanjut yang sesuai dengan permasalahan. Kembali SML jangan sampai terjebak pada praktek-praktek penulisan dokumen dan catatan semata.

 

Tindakan perbaikan dan pencegahan untuk mengeliminasi sebab-sebab nyata dan potensi ketidaksesuaian harus sesuai dengan besarnya masalah dan sepadan dengan dampak lingkungan yang dihadapi

 

Sumber-sumber ketidaksesuaian yang memerlukan tindakan perbaikan umumnya terdiri dari deviasi dari ketentuan prosedur yang ditemui di lapangan oleh karyawan seperti label yang tidak terpasang, tumpahan bahan kimia dari tempat penyimpanan; evaluasi terhadap hasil pemantauan dan pengukuran lingkungan seperti kandungan Amoniak di dalam limbah cair yang terlalu tinggi; keluhan atau komentar dari pihak-pihak terkait jika ada dampak negatif yang dirasakan oleh mereka dan audit lingkungan yang dilakukan oleh para auditor internal.

 

Setelah mendapatkan sumber-sumbernya maka perusahaan harus melakukan analisa/investigasi untuk melihat lebih dalam akar permasalahan. Tumpahan bahan kimia mungkin disebabkan oleh operator yang tidak kompeten, kondisi container yang sudah rusak, instruksi kerja pemuatan bahan kimia yang tidak jelas dan lain sebagainya. Esensinya adalah perusahaan harus mampu menemukan penyebab masalah termasuk potensi-potensi yang mungkin timbul dari keadaan-keadaan tersebut.

 

Dengan demikian, perusahaan akan mampu menanggapi atau memperbaiki masalah tersebut secara proporsional dan efektif. Jika penyimpangan disebabkan oleh keteledoran operator maka tindakan yang sepadan adalah memberikan briefing (atau bahkan  pelatihan) tentang tata cara penyimpanan bahan kimia. Tidak diperlukan perbaikan atau pengadaan alat baru, pembuatan prosedur baru, dan lain-lain yang bukan merupakan penyebab dari ketidaksesuaian tersebut. Perusahaan harus cukup hati-hati dalam menerima permintaan auditor eksternal untuk menyediakan alat dengan biaya tinggi yang belum tentu sebagai jawaban atas masalah tersebut.

 

Organisasi harus menerapkan dan mencatat setiap perubahan prosedur terdokumentasi sebagai akibat tindakan perbaikan dan pencegahan.

 

Tindakan perbaikan dan pencegahan merupakan umpan balik bagi sistem karena dari pelaksanaan elemen ini perusahaan akan mendapatkan informasi berupa jenis-jenis dan komposisi ketidaksesuaian dari sistem sehingga kita memiliki pengetahuan untuk melakukan pekerjaan dengan lebih baik. Perbaikan tersebut kemudian dimasukkan ke dalam prosedur sehingga dapat digunakan sebagai standar kerja baru. 

 

PERMASALAHAN

  1. Berjalannya penerapan klausa ini tergantung pada keterlibatan para karyawan secara aktif dalam menyampaikan ketidaksesuaian yang ditemui dalam pekerjaan mereka sehari-hari. Keengganan untuk mengangkat masalah oleh berbagai macam alasan seperti takut kepada atasan, itu bukan urusan saya atau ketidaktahuan prosedur akan mengakumulasikan masalah menjadi besar hingga suatu saat tidak dapat tertangani lagi. Oleh karena itu, secepat mungkin masalah dikenali dan diperbaiki semakin mudah untuk ditangani.
  2. Di dalam menangani ketidaksesuaian perusahaan cenderung membatasi sampai tindakan perbaikan semata dan jarang perusahaan yang melakukan tindakan pencegahan sehingga masalah yang sama tidak berulang. Tindakan perbaikan adalah menangani masalah yang timbul saat itu dengan memperbaiki kesalahan atau kerusakan yang terjadi, sedangkan tindakan pencegahan merupakan bentuk penanganan jangka panjang untuk mencegah masalah yang sama berulang dengan melakukan analisa akar permasalahan. Di dalam melakukan tindakan pencegahan akan dilakukan pengumpulan data, kajian permasalahan dan menemukan akar permasalahannya yang diikuti dengan penetapan langkah pencegahan dan memantau keefektifannya.
  3. Karyawan tidak menuliskan dengan jelas masalah yang ditemui termasuk data-data pendukungnya, tanggal penyelesaian perbaikan dan tindakan perbaikan tidak menjawab persoalan yang terjadi.

 

PENERAPAN

  1. Identifikasi semua Ketidaksesuaian.  Ketidaksesuaian yang termasuk dalam elemen ini adalah ketidaksesuaian yang diperoleh diluar internal audit seperti dari insiden lingkungan, hasil pemantauan dan pengukuran, ketidakpatuhan terhadap peraturan, keluhan dari pihak-pihak terkait dan lain-lain. Internal audit terbatas pada jadual yang telah ditetapkan, satu atau dua kali dalam setahun, sedangkan TPP memberikan keleluasaan lebih besar karena setiap saat sepanjang tahun semua karyawan dapat mengeluarkan masalah-masalah itu secepatnya. Namun, TPP pada umumnya bukan berasal dari deviasi dari system tetapi lebih merupakan pelanggaran standar kerja yang terisolir. TPP akan menemukan satu atau dua kali pemantauan yang tidak dilakukan tetapi audit internal akan memberikan pemantauan yang secara sistematis tidak dilakukan dalam jangka waktu enam bulan. TPP dan audit internal harus saling melengkapi (lihat juga Bab Internal Audit).
  2. Investigasi untuk menentukan akar masalah. Penentuan akar masalah dapat dilakukan dengan berbagai teknik yang sudah banyak dikenal seperti Pareto diagram, peta masalah, dan lain-lain. Tim perlu diskusi dengan pihak-pihak yang telibat dengan masalah ini untuk mendapatkan informasi yang lengkap dan akurat serta untuk mendorong komitmen mereka, khususnya ketika harus menerapkan langkah-langkah perbaikannya. Dalam hal ini perlu dijaga untuk tidak menciptakan suatu situasi bahwa ketidaksesuaian merupakan kesalahan departemen/seksi terkait tetapi merupakan kelemahan sistem manajemen semata.
  3. Identifikasi dan melakukan tindakan perbaikan yang diperlukan termasuk tanggung jawab dan waktu penyelesaian. Ketika solusi sudah diketahui dan penanggung jawab sudah ditetapkan maka saatnya untuk menerapkan tindakan tersebut berdasarkan prioritas masalahnya termasuk didalamnya adalah faktor besarnya dampak, biaya perbaikan dan frekuensi terjadinya dampak. Untuk menjamin efektivitas tindakan perbaikan, penting untuk membuat rencana aksi dengan penanggung jawabnya sehingga akan mudah untuk melakukan verifikasi nantinya.
  4. Menerapkan atau modifikasi pengendalian operasi yang diperlukan untuk mencegah pengulangan ketidaksesuaian.
  5. Verifikasi efektivitas tindakan perbaikan dan pencegahan dan menutup TPP ini  jika dianggap sudah memenuhi.

 

DOKUMENTASI

  1. Manual lingkungan menjelaskan keberadaan dan fungsi Ketidaksesuaian dan Tindakan Perbaikan dan Pencegahan, termasuk keterkaitannya dengan klausa-klausa lain dalam Sistem.
  2. Prosedur Tindakan Perbaikan dan Pencegahan.
  3. Laporan Ketidaksesuaian, tindakan perbaikan dan pencegahan.
  4. Daftar Pemantauan Perbaikan dan Pencegahan.

 

KESIMPULAN

Pemeriksaan merupakan mekanisma yang berfungsi untuk memberikan indikasi ketika penerapan system keluar dari norma dan standar yang berlaku sehingga perusahaan mampu bereaksi untuk mengatasi masalah dan mencegah masalah menjadi semakin rumit dan tidak terangani. Keefektifan TPP ini jika semua karyawan terlibat secara proaktif menyampaikan masalah-masalah dalam penerapan SML dan perusahaan dapat mengelola deviasi tersebut dengan baik.

CONTOH: PROSEDUR KETIDAKSESUAIAN, TINDAKAN PERBAIKAN DAN PENCEGAHAN

PIC

TAHAPAN

DOKUMEN

 Semua karyawan

Seksi lingkungan

 

Semua karyawan

 

 

 

Pihak yang menerima laporan ketidaksesuaian

 

Pihak yang menerima laporan ketidaksesuaian

 

Penemu masalah

MR

 

Menemukan ketidaksesuaian dari pemantauan dan kegiatan sehari-hari

 

 

Menerbitkan Laporan Ketidaksesuaian

 

 

Melakukan investigasi dan menetapkan tindakan perbaikan dan pencegahan

 

 

Melakukan tindakan perbaikan dan pencegahan

Verfikasi pelaksanaan tindakan perbaikan: Menutup laporan atau menerbitkan laporan baru

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

LKTK

 

 

 LKTK

 

 

 

 LKTK

 

 

 Semua dokumen terkait

 

 

LKTK

 

 

 

 

 

PEMANTAUAN DAN PENGUKURAN

 PEMANTAUAN DAN PENGUKURAN

Organisasi harus membuat dan memelihara prosedur terdokumentasi untuk memantau dan mengukur, secara reguler, karakteristik utama operasi dan aktivitas yang dapat memiliki suatu dampak penting ke lingkungan. Ini harus mencakup pencatatan informasi untuk melacak kinerja, pengendalian operasional yang relevan dan kesesuaian dengan tujuan dan sasaran lingkungan organisasi.

 

Peralatan pemantauan harus dikalibrasi dan dipelihara dan catatan proses ini harus dipelihara menurut prosedur organisasi.

 

Organisasi harus membuat dan memelihara prosedur terdokumentasi untuk mengevaluasi kepatuhan secara periodik dengan peraturan lingkungan.

 (Sumber: ISO 14001: 1996)

 

URAIAN

Dasar pengelolaan lingkungan adalah mengetahui dampak penting dari aktivitas kita, mengendalikannya dan memantau secara regular sehingga kinerja lingkungan selalu berada di dalam kriteria operasi yang telah ditetapkan dalam jangka waktu panjang, misalnya memenuhi baku mutu lingkungan. Pengendalian dampak yang baik adalah bukan hanya ketika inspektur pemerintah, auditor badan sertifikasi atau pihak ketiga lain sedang hadir di lokasi. Dengan pemantauan dan pengukuran yang teratur maka akan diperoleh informasi yang terus menerus tentang suatu kinerja lingkungan sehingga jika terjadi penyimpangan dari spesifikasi tersebut maka dapat diambil tindakan perbaikan dan pencegahan yang sesuai. Klausa ini merupakan komponen Pemeriksaan yang dilakukan secara regular sesuai dengan jenis-jenis dampak pentingnya. Limbah padat, sebagai contoh, pada umumnya dilakukan lebih sering dibandingkan dari pemantauan untuk udara ambient.

 

Seperti halnya dengan pengendalian operasional, pemantauan lingkungan merupakan bagian dari dokumen Amdal yang dikenal sebagai Rencana Pemantauan Lingkungan atau Upaya Pemantauan Lingkungan. Dengan demikian, sudah semestinya pemenuhan klausa ini tentu bukan merupakan masalah yang sulit karena perusahaan tinggal meneruskan dan menambahkan (jika perlu) praktek pemantauan yang sudah berjalan. Bahkan secara legal, jika suatu perusahaan telah mengikuti dan memenuhi persyaratan-persyaratan yang tertera di dalam Matrik Pemantauan Lingkungan maka dapat dikatakan bahwa perusahaan tersebut sudah patuh terhadap hukum atau dapat memenuhi komitmen dalam Kebijakan Lingkungannya.

 

Organisasi harus membuat dan memelihara prosedur terdokumentasi untuk memantau dan mengukur, secara reguler, karakteristik kunci operasi dan aktivitas yang dapat memiliki suatu dampak penting ke lingkungan. Ini harus mencakup pencatatan informasi untuk melacak kinerja, pengendalian operasional yang relevan dan kesesuaian dengan tujuan dan sasaran lingkungan organisasi.

 

Pemantauan dan pengukuran yang baik dan konsisten harus ditunjang dengan suatu dokumen (prosedur) tertulis yang menetapkan didalamnya parameter-parameter atau karakteristik utama dampak penting tersebut. Besaran dan sifat dampak dapat diwakili oleh berbagai macam parameter dan indikator tetapi didalam memantau dan mengukur perusahaan tentu harus bisa memilih karakter utama yang digunakan dalam mengendalikan dampak tersebut dan dalam upaya memenuhi ketentuan peraturan. Baku mutu kualitas udara di ruangan produksi mewajibkan pemantauan dan pengukuran terhadap ratusan senyawa-senyawa kimia yang mungkin terkandung di udara ruangan kerja sebagai akibat berbagai proses. Namun, parameter kunci yang harus dipantau secara rutin mungkin hanya beberapa saja yang ditentukan berdasarkan pada senyawa-senyawa yang dominant (dan diatur dalam UKL/UPL). Suatu perusahaan elektronik dapat memantau kandungan senyawa Pb di ruangan penyoldiran dan senyawa-senyawa Nox, Sox dan CO di gudang yang berasal dari pengoperasian forklift.

 

Perusahaan dapat membuat suatu table yang menggambarkan daftar aspek penting dan parameter kunci pemantauan sebagaimana ditampilkan di bawah ini.

 

Aspek penting

Parameter kunci

Metoda

Frekuensi

Limbah cair BOD, COD, TSS   6 bulan sekali
Limbah gas TSP, SO2, NO2   3 bulan sekali
Limbah B3 Jumlah, status pengelolaan   Setiap bulan
Limbah domestik

Jumlah, observasi

  Setiap bulan
       

 

Ini harus mencakup pencatatan informasi untuk melacak kinerja pengendalian operasional yang relevan dan kesesuaian dengan tujuan dan sasaran lingkungan organisasi.

 

Sebagaimana dijelaskan di depan, pengelolaan dampak penting dilakukan dengan pengendalian operasional (klausa 4.4.6) seperti dijelaskan diatas dan penerapan Program Manajemen Lingkungan (klausa 4.3.3/4). Sehingga pemantauan-pun harus dilakukan baik terhadap kinerja pengendalian operasional dan pencapaian tujuan dan sasaran lingkungan.

Tabel Pemantauan terhadap Pencapaian Tujuan dan Sasaran lingkungan:

 

Tujuan dan sasaran

Status pelaksanaan

Tindak Lanjut

Pemenuhan Kepdal No. 2 tentang Penyimpanan Sementara Limbah B3 Masih berlangsung hingga akhir tahun Meneruskan program sebagaimana rencana
Penghematan pemakaian listrik Sasaran pengurangan 10% belum tercapai Membuat Laporan KetidaksesuaianMelanjutkan program dengan penambahan sumber daya
Penghematan pemakaian air Sasaran pengurangan 5% telah tercapai Melanjutkan program hingga 5 bulan ke depan sehingga kinerja-nya stabil

 

Peralatan pemantauan harus dikalibrasi dan dipelihara dan catatan proses ini harus dipelihara menurut prosedur organisasi.

 

Hasil pemantauan dan pengukuran yang akurat akan memberikan panduan kepada manajemen dalam membuat keputusan yang akurat dan tepat. Sebaliknya jika Pengukuran dilakukan dengan deviasi besar mungkin menyebabkan organisasi mengganggap telah memenuhi baku  mutu peraturan atau spesifikasi internal, tetapi pada kenyataannya hasil inspeksi pemerintah berbeda dan ketidaksesuian sedang berlangsung tanpa disadari oleh semua orang.

 

Bagi perusahaan yang sudah menerapkan Sistem Manajemen Mutu ISO 9000 maka sama sekali tidak kesulitan untuk memenuhi ketentuan tersebut karena perusahaan tinggal menambahkan alat-alat ukur lingkungan di dalam tata cara Pemeliharaan Alat Ukur atau bahkan alat-alat ini sudah dicakup dalam sistem mutu tersebut. Penerapannya dapat dilakukan dengan antara lain dengan membuat Daftar Induk Alat Ukur, Rencana/Jadual kalibrasi, Evaluasi hasil Kalibrasi, Pemeliharaan catatan-catatan terkait.

 

Organisasi harus membuat dan memelihara prosedur terdokumentasi untuk mengevaluasi kepatuhan secara periodik dengan peraturan lingkungan

 

Hasil pemantauan dan pengukuran adalah hasil observasi atau analisa laboratorium yang menyajikan data-data karakteristik kinerja lingkungan, salah satu diantaranya adalah persyaratan-persyaratan yang diatur oleh peraturan lingkungan. Hasil tersebut akan tetap disebut data-data semata jika tidak dievaluasi secara komprrehensif sehingga perusahaan dapat melihat tingkat kepatuhan yang dicapai oleh perusahaan pada saat ini. Klausa ini sangat penting karena dengan demikian perusahaan khususnya manajemen puncak akan mengetahui apakah salah satu komitmen-nya telah terpenuhi atau belum Jika belum harus segera dilakukan Tindakan Perbaikan yang sesuai.

 

Tabel di bawah menggambarkan salah satu cara evaluasi kepatuhan terhadap peraturan lingkungan.

 

Aspek penting

Status Kepatuhan

Tindak Lanjut

Limbah cair Semua parameter sebagaimana dipersyaratkan dalam KepMen 53/ 1994 sudah bisa dipenuhi. Mempertahankan kinerja
Limbah gas –          Parameter fisik (partikulat dan opasitas) sudah dipenuhi.- Gas HCl masih diatas baku mutu –          Melaporkan kondisi ketidaksesuaian kepada Bapedal-          Menerapkan Tindakan Perbaikan dan Pencegahan
Limbah B3 –          Tempat Penyimpanan Sementara belum memenuhi spesifikasi Peraturan  –          Meneruskan PML mengenai pembangunan tempat penyimpanan sementara.-           
     

 

 PERMASALAHAN

  1. Pemantauan hanya terbatas pada dampak-dampak penting yang teridentifikasi di dalam dokumen UKL/UPL saja karena biasanya Matrik Pemantauan UPL/RPL hanya memuat peraturan-peraturan yang berlaku saat dokumen AMDAL dibuat. Daftar Aspek Penting biasanya memuat lebih banyak dan lengkap dampak penting lingkungan. 
  2. Perusahaan tidak melakukan evaluasi hasil pemantauan dan pengukuran dibandingkan dengan ketentuan-ketentuan peraturan lingkungan. Alasan yang selalu diberikan adalah ‘Kita merasa tidak ada masalah dengan persyaratan peraturan’. Fakta dari hasil evaluasi tentu lebih bermanfaat bagi SML dibandingkan dengan perkiraan. Masalah lain adalah bahwa persyaratan peraturan tidak terbatas pada batasan-batasan teknis yang disebut sebagai baku mutu tetapi juga ada persyaratan-persyaratan manajemen seperti kewajiban membuat dan memasang label di limbah, mencatat, menyimpan manifest, membuat laporan rutin ke instansi terkait dan lain sebagainya. Sehingga ketika semua konsentrasi di baku  mutu telah dibawah standar yang berlaku bukan berarti perusahaan telah seratus persen patuh. Bukti dari evaluasi sebagai satu-satunya cara.

 

PENERAPAN

  1. Membaca daftar aspek penting lingkungan dan mengelompokkan menurut fasa limbah atau metoda lain yang sesuai. Misalnya, buangan limbah cair dari bagian pencelupan dan bagian pelapisan logam (industri electroplating) merupakan dua aspek penting yang berdiri sendiri tetapi dalam pengelolaannya kedua limbah cair tersebut diumpankan ke unit IPAL sehingga dianggap sebagai satu dampak penting yang dipantau dan diukur. Dalam hal ini pemantauan juga dilakukan terhadap parameter-parameter kunci IPAL tersebut seperti Temperatur tangki flokulasi, DO di tangki sludge teraktivatasi dan yang terutama adalah baku mutu buangan untuk limbah cair industri tekstil.
  2. Menentukan karakter kunci dari dampak penting tersebut. Misalnya, sifat-sifat dampak penting dari aspek lingkungan kegiatan pembakaran adalah konsentraasi gas SO2, NO2, CO, dan logam-logam oksida (dalam satuan mg/Nm3). Parameter pemantauan juga ditetapkan untuk karakteristik kunci pengoperasian alat pengendalian pencemaran seperti pada EP adalah temperatur dan tekanan isapnya. IPAL dengan pengolahan kimia dikendalikan berdasarkan pH, temperatur dan laju pengadukan (rpm) disetiap bak reaksi.
  3. Menentukan frekuensi pemantauan dengan merujuk pada Matrik Pemantauan Lingkungan UPL. Pada umunya, limbah gas dipantau setiap 3 bulan; limbah cair setiap 6 bulan; limbah B3 setiap bulan; dan limbah domestik setiap hari.
  4. Melakukan pemantauan dan pengukuran. Pengukuran dapat dilakukan secara internal atau eksternal oleh sub kontraktor. Pemantauan juga dilakukan terhadap kemajuan penerapan tujuan/sasaran lingkungan seperti diuraikan oleh Program Manajemen Lingkungan. Suatu PML yang rinci pada tahap ini akan mudah untuk dipantau dan dievaluasi.
  5. Mengevaluasi status kepatuhan. Khusus untuk parameter-parameter baku mutu peraturan lingkungan dan persyaratan manajemen lingkungan lain dibandingkan dengan persyaratan-persyaratan itu sendiri sehingga dapat ditentukan bahwa suatu persyaratan peraturan telah patuh atau belum. Evaluasi ini tetap diperlukan walaupun dalam beberapa perioda parameter tersebut telah di bawah persyaratan yang ada.
  6. Mengikuti prosedur tindakan koreksi dan prevensi. Bagi parameter yang masih belum sesuai (berdasarkan persyaratan internal) atau belum patuh (berdasarkan persyaratan peraturan lingkungan) perlu dilakukan tindakan perbaikan dan pencegahan. Perusahaan dapat mengeluarkan suatu form Tindakan Perbaikan dan Pencegahan dan memantau pelaksanaanya berdasarkan prosedur tindakan perbaikan dan pencegahan.

 

DOKUMENTASI

  1. Manual lingkungan membahas kebijakan perusahaan dalam memantau dan mengukur dampak penting lingkungan.
  2. Prosedur pemantauan dan pengukuran dan evaluasi status kepatuhan terhadap peraturan lingkungan.
  3. Instruksi kerja Pengambilan sample dan Metoda Analisa (IK-Teknis pengambilan sample di efluen IPAL dan IK-Metoda analisa COD dengan prinsip gravimetric)
  4. Catatan Lingkungan: Catatan pemantauan dan pengukuran untuk limbah cair, B3, udara dan domestic; Jadual pemantauan dan pengukuran; Hasil evaluasi terhadap status kepatuhan.

 

KESIMPULAN

Pemantauan dan pengukuran merupakan bentuk Pemeriksaan terhadap kinerja akhir Pengelolaan Lingkungan bukan Pemeriksaan secara komprehensif terhadap system sebagai dilakukan lewat Audit Internal. Pemantauan menjadi kunci bagi perusahaan untuk mengetahui tercapainya Kepatuhan terhadap Peraturan Lingkungan sebagaimana diniatkan dalam Kebijakan Lingkungan. 

 

CONTOH: PROSEDUR PEMANTAUAN DAN PENGUKURAN

PIC

TAHAPAN

DOKUMEN

 Seksi lingkungan

 

 

Seksi lingkungan

 

 

 

Seksi lingkungan

Eksternal

 

Seksi lingkungan

MR

 

Seksi lingkungan

MR

 

Pembuatan Daftar aspek penting dan parameter-parameter kunci

 

 

Pembuatan Rencana Pemantauan dengan memasukkan matrik pemantauan dalam UKL/UPL dan Tujuan/Sasaran

 

 

 

 

Pelaksanaan Pemantauan sesuai jadual

 

 

Evaluasi hasill pemantuan termasu evaluasi terhadap kepatuhan lingkungan

  

 

Tindak lanjut terhadap ketidakpatuhan dan deviasi-deviasi lain

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 Rencana Pemantauan

UKL/UPL

 

Rencana Pemantauan

UKL/UPL

Tujuan/sasaran

 

Prosedur pemantauan

 

Laporan pemantauan

 

 

NCR

Laporan

CONTOH: RENCANA PEMANTAUAN

 

Dampak Penting

Karakteristik Utama

Peraturan atau Standar Internal

Frekuensi

Tindak Lanjut

Buangan limbah cair BOD, COD, TSS, NO4, NH4, dll KepMen LH No. 51/1996 3 bulan  
Emisi udara SO2, NO2, PM10 KepMen LH No. 13/1994 3 bulan  
Udara ambien SO2, NO2, PM10 PP No. 41/ 1999 3 bulan