Tag Archives: iso 14001

STRATEGI PENERAPAN

AKU BISA

 

 

Di dalam upaya membentuk SML, perusahaan harus mengalokasikan sumber daya berupa finansial, material, manusia dan yang sering terlupakan adalah waktu. Para manajer seharusnya merelakan anak buahnya membagi sebagian waktu kerjanya untuk menjalankan tugas-tugas rutin dengan persiapan penyusunan sistem ini. Sumber daya dapat juga berupa kebutuhan tenaga eksternal (konsultan) untuk membantu penyusunann secara menyeluruh atau pelatihan-pelatihan yang relevan, sehingga dapat berjalan lebih efisien dan menghemat waktu untuk kegiatan rutin. Baik sistem itu akan dibangun secara mandiri atau dengan bantuan konsultan, perusahaan dapat mengikuti tahapan seperti dijelaskan di bawah ini.

TINJAUAN MANAJEMEN

Manajemen Puncak organisasi harus, pada interval yang ditetapkan, mengkaji ulang sistem manajemen lingkungan, untuk menjamin kesesuaian, kecukupan dan keefektifan yang berkesinambungan. Proses tinjauan manajemen harus menjamin bahwa informasi yang diperlukan terkumpul sehingga memungkinkan manajemen melakukan evaluasi tersebut. Tinjauan ini harus didokumentasikan.

 

Tinjauan manajemen harus membahas keperluan yang mungkin untuk merubah kebijakan, tujuan dan elemen-elemen lain sistem manajemen lingkungan, berdasarkan hasil-hasil audit internal sistem manajemen lingkungan, keadaan-keadaan yang berubah dan komitmen terhadap peningkatan berkelanjutan.

 

(Sumber: ISO 14001: 1996)

AUDIT SISTEM MANAJEMEN LINGKUNGAN

Audit SMLOrganisasi harus membuat dan memelihara suatu program dan prosedur audit sistem manajemen lingkungan yang dilakukan secara periodik, bertujuan supaya

  1. a.      menentukan apakah sistem manajemen lingkungan:

1)      sesuai dengan rancangan yang dibuat termasuk persyaratan Standar Internasional ini; dan

2)      telah diterapkan dan dipelihara dengan baik; dan

  1. b.      menyediakan informasi terhadap hasil-hasil audit kepada manajemen

CATATAN

CatatanOrganisasi harus membuat dan memelihara prosedur untuk identifikasi, pemeliharaan dan pembuangan catatan lingkungan. Catatan-catatan ini harus mencakup catatan pelatihan dan hasil-hasil audit dan tinjauan manajemen.

 Catatan lingkungan harus dapat dibaca, teridentifikasi dan tertelusur terhadap kegiatan, produk atau jasa terkait. Catatan lingkunga disimpan dan dipelihara dalam suatu cara sehingga mudah diambil dan dilindungi dari kerusakan, keausan atau hilang. Waktu retensi harus ditetapkan dan dicatat.

 Catatan harus dipelihara, disesuaikan dengan sistem dan organisasi, untuk menunjukkan kesesuaian persyaratan standar internasional ini.

 (Sumber: ISO 14001: 1996)

 

URAIAN

Perubahan besar yang dikenalkan Sistem Manajemen Lingkungan bagi perusahaan yang baru memulai penerapan sistem manajemen adalah berbagai penerapan pengelolaan lingkungan harus tercatat baik sebagai bukti untuk pihak ketiga (badan sertifikasi) atau untuk pelaporan kepada manajemen dan bahan evaluasi kinerja penerapan itu sendiri. Dengan ISO kita tidak dapat lagi sekedar membuktikan pekerjaan dengan lisan tetapi harus tersedia suatu catatan tertulis yang dapat dibaca dan disimpan untuk referensi kerja. Walaupun tidak berarti bahwa setiap langkah pekerjaan harus ditulis, perusahaan harus mampu membuat titik-titik penting yang membutuhkan pencatatan. Catatan juga tidak harus berupa cetakan pada kertas tetapi dapat berupa data elektronik di dalam komputer.

 

Perbedaan catatan dan dokumen adalah catatan merupakan sejarah suatu kegiatan yang telah terjadi sehingga tidak dapat diubah. Dokumen sebaliknya dapat diubah dan harus dikendalikan penggunaannya supaya tidak ada kerancuan dalam pemakaian terbitan yang sah sedangkan catatan cukup disimpan dan dipelihara. Tergantung pada perusahaan untuk memilih catatan-catatan yang akan dipelihara. Beberapa contoh catatan lingkungan adalah pelatihan aspek lingkungan; tujuan/ sasaran; komunikasi internal; dan daftar revisi dokumen.

 

Organisasi harus membuat dan memelihara prosedur untuk identifikasi, pemeliharaan dan pemusnahan catatan lingkungan. Catatan-catatan ini harus mencakup catatan pelatihan dan hasil-hasil audit dan tinjauan manajemen.

 

Catatan lingkungan merupakan bukti kerja para karyawan, informasi yang sangat penting bagi pelaksanaan pengelolaan lingkungan dan alat bagi terciptanya standar kerja yang konsisten. Oleh karena itu catatan lingkungan harus dipelihara dengan baik. Prosedur diperlukan untuk memelihara catatan-catatan lingkungan yang dihasilkan dari aktivitas SML khususnya apabila kegiatan ini termasuk bersifat inter departemen. Misalnya, bukti serah terima limbah padat dari bagian produksi kepada bagian lingkungan dan seterusnya kepada pihak ketiga. Untuk bukti legal (bila diperlukan) catatan seperti ini sangat berguna bagi perusahaan.

 

Masing-masing departemen atau seksi harus membuat daftar catatan yang disimpan dan dipelihara dalam areanya, menentukan waktu simpan disesuaikan dengan tingkat pentingnya catatan tersebut dan ketersediaan ruang untuk penyimpanan. Sebagai panduan, catatan-catatan yang terkait dengan keperluan hukum seperti ijin-ijin sebaiknya disimpan dalam jangka waktu yang lama 20 tahun. Sedangkan catatan-catatan yang isinya biasa dapat disimpan sampai perioda 2 semester. Pada prinsipnya, pemeliharaan dan pengaturan ini bertujuan untuk menjamin bahwa data-data tersebut tidak musnah sebelum waktunya dan mudah didapat ketika dibutuhkan. Pernahkah anda menghitung berapa kali dalam satu tahun ini anda kesulitan untuk mencari suatu laporan atau informasi lain yang dibutuhkan dalam waktu yang singkat?

 

Standar menambahkan informasi tambahan bahwa catatan tersebut harus termasuk hasil pelatihan dan hasil audit SML. Alasan dibalik pernyataan ini tentu cukup jelas bahwa catatan kompetensi karyawan dari hasil-hasil pelatihan harus tersedia untuk memungkinkan evaluasi dan tindak lanjut di dalam memelihara sumber daya manusia. Sedangkan hasil audit internal merupakan informasi yang berisi kekuatan dan kelemahan dari sistem manajemen perusahaan. Manajemen sangat membutuhkan informasi yang terkandung dalam catatan tersebut di dalam membuat keputusan-keputusan bagi efektivitas dan efisiens sistem.

 

Catatan lingkungan harus dapat dibaca, teridentifikasi dan sesuai dengan kegiatan, produk atau jasa terkait. Catatan lingkungan disimpan dan dipelihara dalam suatu cara sehingga mudah diambil dan dilindungi dari kerusakan, keausan atau hilang. Waktu retensi harus ditetapkan dan dicatat.

 

Catatan tidak terbaca karena kualitas kertas dan tempat penyimpanan yang terlalu lembab. Pemeliharaan catatan dilakukan dengan menyediakan suatu rak khusus sehingga memudahkan  penempatan dan pengambilan kembali. Termasuk dengan membuat suatu direktori jenis catatan, baik berdasarkan tanggal, subyek catatan, dan abjad.

 

Kita juga tidak perlu untuk menyimpan catatan selamanya, selain karena informasi tersebut sudah kadaluwarsa dan tidak cukup ruang untuk menyimpan kertas-kertas tersebut. Jumlah catatan yang terlalu besar juga akan menyulitkan dalam penempatan dan pemilahan-pemilahan sehingga catatan mudah diperoleh. Perusahaan harus menetapkan lamanya waktu penyimpanan yang disesuaikan dengan kepentingan.

 

Catatan harus dipelihara, disesuaikan dengan sistem dan organisasi, untuk menunjukkan kesesuaian persyaratan standar internasional ini

 

Di dalam awal perkembangan ISO di Indonesia banyak perusahaan menyajikan catatan dalam bahasa Inggris karena auditor badan sertifikasi pada saat itu berasal dari luar Indonesia. Oleh karenanya para karyawan dari tingkat menengah kebawah tidak memahami prosedur kerja mereka sendiri. Atau dalam kasus lain,

 

 

 

PERMASALAHAN

 

  1. Permasalahan yang sering muncul adalah kita terlalu banyak membuat catatan atau sebaliknya tidak cukup membuat catatan-catatan tersebut. Sebagai contoh, bagian pengelolaan limbah domestik mencatat jumlah limbah domestik harian walaupun volume yang dihasilkannya tidak besar sehingga jumlah limbah ini sebenarnya bertambah ketika awal dan akhir minggu saja. Sebagai akibatnya setiap hari harus operator harus menuliskan volume limbah yang sama di dalam format yang telah disediakan. Dengan kata lain, ada 7 lembar format yang memuat data sama. Pada titik ekstrim lain, perusahaan yang membuat catatan untuk klausa-klausa yang ada distandar saja seperti notulen tinjauan manajemen, hasil audit internal, pelatihan dan lain-lain serta tidak menggaggap data-data pengoperasian bukan bagian dari catatan lingkungan.
  2. Masalah lain adalah catatan lingkungan sering menjadi milik  pribadi, disimpan di suatu laci dibawah meja kepala seksi, dikunci dan jika sang pemilik sedang tidak masuk kerja maka tidak ada seorangpun punya akses terhadap catatan-catatan tersebut. Sebagai auditor, penulis harus menunggu  lama untuk mendapatkan suatu catatan dan disusulkan kemudian ketika audit sudah berpindah ke departemen lain. Kejadian ini menunjukkan bahwa ketika terjadi suatu pertemuan internal dan dibutuhkan data-data dalam catatan lingkungan, tidak tersedia informasi penting bagi pengambilan keputusan yang tepat dan akurat.

 

PENERAPAN

  1. Mendaftar catatan-catatan lingkungan dalam daftar induk. Langkah pertama adalah mendaftar catatan-catatan lingkungan, yang dapat diperoleh dengan kembali membaca prosedur dan instruksi kerja yang didalamnya menunjukkan data-data yang dihasilkan dari suatu kegiatan. Tetapi identifikasi catatan harus lebih luas dari sumber kegiatan yang disebut dalam prosedur-prosedur/ instruksi kerja.
  2. Menentukan penanggung jawab catatan-catatan terkait. Setelah diperoleh daftar catatan lingkungan di seluruh perusahaan dan komposisinya di masing-masing bagian maka harus ditetapkan pihak yang bertanggung jawab terhadap catatan-catatan tersebut untuk menjamin bahwa ada orang yang akan memeliharanya dan membatasi akses dari orang yang tidak diinginkan dapat memperoleh informasi dari catatan-catatan tersebut.
  3. Menyimpan sesuatu dengan prosedur. Melalui prosedur pengendalian catatan atau instruksi kerja ditetapkan tata cara penyimpanan dan pengelolaan catatan lingkungan, berisi mengenai pembuatan daftar induk, tugas penanggung jawab catatan, waktu simpan catatan, tata cara pemusnahan, dan lain-lain.
  4. Memelihara catatan-catatan tersebut. Tempat penyimpanan untuk catatan-catatan yang masih aktif dan yang tidak aktif yang dibuat dan difungsikan. Beberapa perusahaan menyediakan satu gudang khusus untuk menyimpan catatan-catatan yang tidak aktif tetapi belum melewati masa retensi.
  5. Memusnahkan jika sudah lebih dari waktu retensi. Penarikan dan pengumpulan catatan yang ketat akan menjamin ditemukaannya catatan-catatan liar yang sudah kadaluarsa. Beberapa perusahaan mengharuskan pemusnahan secara fisik dengan dibakar atau dicacah untuk menjamin kerancuan dan memusnahkan informasi rahasia yang terkandung di dalam catatan-catatan tersebut.

 

DOKUMENTASI

  1. Pedomen lingkungan.
  2. Prosedur pengendalian catatan lingkungan.
  3. Daftar Induk catatan linkungan, penanggung jawab dan waktu retensinya.

 

KESIMPULAN

Catatan lingkungan merupakan alat bagi tercapainya kinerja pengelolaan lingkungan yang konsisten, dengan menyediakan bukti-bukti penerapan prosedur, informasi sebagai bahan evaluasi dan pengetahuan dari data-data yang terkandung di dalam catatan. Tanpa catatan lingkungan, penerapan SML akan terjebak pada informasi lisan yang terbukti tidak andal, tidak lengkap dan akurat.

 

TABEL DAFTAR INDUK CATATAN LINGKUNGAN, Departemen Produksi 

No

Nama Catatan

Lokasi

PIC

Waktu retensi

1 Daftar Aspek dan Dampak Lingkungan Lemari A, File box 1 Ass. Kepala Departemen 3 tahun
2 Daftar Aspek Penting Lemari A, File box 1 Ass. Kepala Departemen 3 tahun
3 Daftar Peraturan Lingkungan Lemari A, File box 2 Kepala Departemen 1 tahun
4 Tujuan/Sasaran dan PML Lemari A, File box 1 Kepala Departemen 3 tahun
5 Ijin-ijin lingkungan Lemari A, File box 2 Ass. Kepala Departemen 5 tahun
6 Hasil Pemantauan Limbah Cair Lemari A, File box 2 Ass. Kepala Departemen 3 tahun
         

TINDAKAN PERBAIKAN DAN PENCEGAHAN

PerbaikanOrganisasi harus membuat dan memelihara prosedur untuk menetapkan tanggung jawab dan wewenang dalam penanganan dan penyelidikan ketidaksesuaian, membuat tindakan perbaikan untuk menghilangkan dampak yang ditimbulkan dan memulai tindakan perbaikan dan pencegahannya.

 Tindakan perbaikan dan pencegahan untuk mengeliminasi sebab-sebab nyata dan potensi ketidaksesuaian harus sesuai dengan besarnya masalah dan sepadan dengan dampak lingkungan yang dihadapi.

 Organisasi harus menerapkan dan mencatat setiap perubahan prosedur terdokumentasi sebagai akibat tindakan perbaikan dan pencegahan.

 (Sumber: ISO 14001: 1996)

URAIAN

SML mengajarkan bahwa setiap saat perusahaan harus mampu merespon jika dalam kegiatannya terjadi suatu ketidaksesuaian, penyimpangan terhadap tata kerja, potensi pencemaran dan lain sebagainya. Dengan elemen ini diharapkan organisasi tersebut sensitif terhadap deviasi-deviasi yang terjadi dari kegiatan harian, oleh karyawan itu sendiri tanpa keterlibatan pihak ketiga. Kemampuan dan keterlibatan setiap karyawan untuk mengenali setiap masalah besar atau kecil, mengevaluasi dan melakukan tindakan perbaikan akan memberikan jaminan bagi efektivitas dari sistem.

 

Ketidaksesuaian terjadi secara tunggal dan terisolir tetapi langsung terkait dengan tidak dipenuhi kriteria internal atau bahkan sudah terjadi pencemaran atau kerusakan lingkungan. Oleh karena itu perusahaan harus melakukan perbaikan (menutup kebocoran tangki, memasang label), menuliskan analisa ketidaksesuaian, tindakan perbaikan dan pencegahan.

 

Perusahaan tidak bisa mengandalkan mekanisma Pemeriksaan dari Internal Audit saja, walaupun dilakukan secara sistematis tetapi terbatas pada waktu tertentu sementara Penerapan CPAR akan melengkapi cakupan Pemeriksaan.

 

Organisasi harus membuat dan memelihara prosedur untuk menetapkan tanggung jawab dan wewenang dalam penanganan dan penyelidikan ketidaksesuaian, membuat tindakan perbaikan untuk menghilangkan dampak yang ditimbulkan dan memulai tindakan perbaikan dan pencegahannya

.

Tanggung jawab harus ditetapkan sehingga setiap orang akan memiliki alasan untuk menyampaikan temuan-temuan mereka dan tidak tinggal diam ketika masalah terlihat di depan mata dan sampai sejauh mana wewenang yang diberikan untuk penanganannya. Selain itu perusahaan harus menciptakan suatu atmosfir bahwa menyampaikan ketidaksesuaian merupakan tindakan-tindakan yang terpuji dan mendapat penghargaan dan sebaliknya bagi bagian-bagian yang menerima laporan ketidaksesuaian harus belajar berterima kasih bahwa mereka telah mendapat masukan-masukan secara Cuma-Cuma. Walaupun bukan sesuatu yang mudah untuk diterapkan tetapi atmosfir itu harus menjadi target perusahaan.

 

Perusahaan harus membuat suatu prosedur yang berisi mekanisma penerbitan suatu laporan ketidaksesuaian, pelaksanaan tindakan perbaikan dan pencegahannya, sebagai bukti kesesuaian terhadap Standar. Suatu ketidaksesuaian terhadap prosedur kerja seperti kebocoran air mungkin langsung dapat diperbaiki dengan memperbaiki keran dan tidak mengeluarkan suatu laporan ketidaksesuaian. Dalam kasus lain, ketika terjadi tumpahan bahan kimia di tanah pada bongkar muat perlu dibuat laporan ketidaksesuaian karena deviasi tersebut tidak selesai dengan mengambil bahan kimia yang tercecer semata. Karyawan yang mengeluarkan laporan KTS ingin melihat apakah area tanah yang terkontaminasi telah dibuang dengan baik, penyebab tumpahan oleh keteledoran operator atau kesalahan prosedur. Ilustrasi ini ingin menunjukkan bahwa perusahaan harus menetapkan tingkatan kondisi ketidaksesuaian sehingga dapat membuat tanggapan atau tindak lanjut yang sesuai dengan permasalahan. Kembali SML jangan sampai terjebak pada praktek-praktek penulisan dokumen dan catatan semata.

 

Tindakan perbaikan dan pencegahan untuk mengeliminasi sebab-sebab nyata dan potensi ketidaksesuaian harus sesuai dengan besarnya masalah dan sepadan dengan dampak lingkungan yang dihadapi

 

Sumber-sumber ketidaksesuaian yang memerlukan tindakan perbaikan umumnya terdiri dari deviasi dari ketentuan prosedur yang ditemui di lapangan oleh karyawan seperti label yang tidak terpasang, tumpahan bahan kimia dari tempat penyimpanan; evaluasi terhadap hasil pemantauan dan pengukuran lingkungan seperti kandungan Amoniak di dalam limbah cair yang terlalu tinggi; keluhan atau komentar dari pihak-pihak terkait jika ada dampak negatif yang dirasakan oleh mereka dan audit lingkungan yang dilakukan oleh para auditor internal.

 

Setelah mendapatkan sumber-sumbernya maka perusahaan harus melakukan analisa/investigasi untuk melihat lebih dalam akar permasalahan. Tumpahan bahan kimia mungkin disebabkan oleh operator yang tidak kompeten, kondisi container yang sudah rusak, instruksi kerja pemuatan bahan kimia yang tidak jelas dan lain sebagainya. Esensinya adalah perusahaan harus mampu menemukan penyebab masalah termasuk potensi-potensi yang mungkin timbul dari keadaan-keadaan tersebut.

 

Dengan demikian, perusahaan akan mampu menanggapi atau memperbaiki masalah tersebut secara proporsional dan efektif. Jika penyimpangan disebabkan oleh keteledoran operator maka tindakan yang sepadan adalah memberikan briefing (atau bahkan  pelatihan) tentang tata cara penyimpanan bahan kimia. Tidak diperlukan perbaikan atau pengadaan alat baru, pembuatan prosedur baru, dan lain-lain yang bukan merupakan penyebab dari ketidaksesuaian tersebut. Perusahaan harus cukup hati-hati dalam menerima permintaan auditor eksternal untuk menyediakan alat dengan biaya tinggi yang belum tentu sebagai jawaban atas masalah tersebut.

 

Organisasi harus menerapkan dan mencatat setiap perubahan prosedur terdokumentasi sebagai akibat tindakan perbaikan dan pencegahan.

 

Tindakan perbaikan dan pencegahan merupakan umpan balik bagi sistem karena dari pelaksanaan elemen ini perusahaan akan mendapatkan informasi berupa jenis-jenis dan komposisi ketidaksesuaian dari sistem sehingga kita memiliki pengetahuan untuk melakukan pekerjaan dengan lebih baik. Perbaikan tersebut kemudian dimasukkan ke dalam prosedur sehingga dapat digunakan sebagai standar kerja baru. 

 

PERMASALAHAN

  1. Berjalannya penerapan klausa ini tergantung pada keterlibatan para karyawan secara aktif dalam menyampaikan ketidaksesuaian yang ditemui dalam pekerjaan mereka sehari-hari. Keengganan untuk mengangkat masalah oleh berbagai macam alasan seperti takut kepada atasan, itu bukan urusan saya atau ketidaktahuan prosedur akan mengakumulasikan masalah menjadi besar hingga suatu saat tidak dapat tertangani lagi. Oleh karena itu, secepat mungkin masalah dikenali dan diperbaiki semakin mudah untuk ditangani.
  2. Di dalam menangani ketidaksesuaian perusahaan cenderung membatasi sampai tindakan perbaikan semata dan jarang perusahaan yang melakukan tindakan pencegahan sehingga masalah yang sama tidak berulang. Tindakan perbaikan adalah menangani masalah yang timbul saat itu dengan memperbaiki kesalahan atau kerusakan yang terjadi, sedangkan tindakan pencegahan merupakan bentuk penanganan jangka panjang untuk mencegah masalah yang sama berulang dengan melakukan analisa akar permasalahan. Di dalam melakukan tindakan pencegahan akan dilakukan pengumpulan data, kajian permasalahan dan menemukan akar permasalahannya yang diikuti dengan penetapan langkah pencegahan dan memantau keefektifannya.
  3. Karyawan tidak menuliskan dengan jelas masalah yang ditemui termasuk data-data pendukungnya, tanggal penyelesaian perbaikan dan tindakan perbaikan tidak menjawab persoalan yang terjadi.

 

PENERAPAN

  1. Identifikasi semua Ketidaksesuaian.  Ketidaksesuaian yang termasuk dalam elemen ini adalah ketidaksesuaian yang diperoleh diluar internal audit seperti dari insiden lingkungan, hasil pemantauan dan pengukuran, ketidakpatuhan terhadap peraturan, keluhan dari pihak-pihak terkait dan lain-lain. Internal audit terbatas pada jadual yang telah ditetapkan, satu atau dua kali dalam setahun, sedangkan TPP memberikan keleluasaan lebih besar karena setiap saat sepanjang tahun semua karyawan dapat mengeluarkan masalah-masalah itu secepatnya. Namun, TPP pada umumnya bukan berasal dari deviasi dari system tetapi lebih merupakan pelanggaran standar kerja yang terisolir. TPP akan menemukan satu atau dua kali pemantauan yang tidak dilakukan tetapi audit internal akan memberikan pemantauan yang secara sistematis tidak dilakukan dalam jangka waktu enam bulan. TPP dan audit internal harus saling melengkapi (lihat juga Bab Internal Audit).
  2. Investigasi untuk menentukan akar masalah. Penentuan akar masalah dapat dilakukan dengan berbagai teknik yang sudah banyak dikenal seperti Pareto diagram, peta masalah, dan lain-lain. Tim perlu diskusi dengan pihak-pihak yang telibat dengan masalah ini untuk mendapatkan informasi yang lengkap dan akurat serta untuk mendorong komitmen mereka, khususnya ketika harus menerapkan langkah-langkah perbaikannya. Dalam hal ini perlu dijaga untuk tidak menciptakan suatu situasi bahwa ketidaksesuaian merupakan kesalahan departemen/seksi terkait tetapi merupakan kelemahan sistem manajemen semata.
  3. Identifikasi dan melakukan tindakan perbaikan yang diperlukan termasuk tanggung jawab dan waktu penyelesaian. Ketika solusi sudah diketahui dan penanggung jawab sudah ditetapkan maka saatnya untuk menerapkan tindakan tersebut berdasarkan prioritas masalahnya termasuk didalamnya adalah faktor besarnya dampak, biaya perbaikan dan frekuensi terjadinya dampak. Untuk menjamin efektivitas tindakan perbaikan, penting untuk membuat rencana aksi dengan penanggung jawabnya sehingga akan mudah untuk melakukan verifikasi nantinya.
  4. Menerapkan atau modifikasi pengendalian operasi yang diperlukan untuk mencegah pengulangan ketidaksesuaian.
  5. Verifikasi efektivitas tindakan perbaikan dan pencegahan dan menutup TPP ini  jika dianggap sudah memenuhi.

 

DOKUMENTASI

  1. Manual lingkungan menjelaskan keberadaan dan fungsi Ketidaksesuaian dan Tindakan Perbaikan dan Pencegahan, termasuk keterkaitannya dengan klausa-klausa lain dalam Sistem.
  2. Prosedur Tindakan Perbaikan dan Pencegahan.
  3. Laporan Ketidaksesuaian, tindakan perbaikan dan pencegahan.
  4. Daftar Pemantauan Perbaikan dan Pencegahan.

 

KESIMPULAN

Pemeriksaan merupakan mekanisma yang berfungsi untuk memberikan indikasi ketika penerapan system keluar dari norma dan standar yang berlaku sehingga perusahaan mampu bereaksi untuk mengatasi masalah dan mencegah masalah menjadi semakin rumit dan tidak terangani. Keefektifan TPP ini jika semua karyawan terlibat secara proaktif menyampaikan masalah-masalah dalam penerapan SML dan perusahaan dapat mengelola deviasi tersebut dengan baik.

CONTOH: PROSEDUR KETIDAKSESUAIAN, TINDAKAN PERBAIKAN DAN PENCEGAHAN

PIC

TAHAPAN

DOKUMEN

 Semua karyawan

Seksi lingkungan

 

Semua karyawan

 

 

 

Pihak yang menerima laporan ketidaksesuaian

 

Pihak yang menerima laporan ketidaksesuaian

 

Penemu masalah

MR

 

Menemukan ketidaksesuaian dari pemantauan dan kegiatan sehari-hari

 

 

Menerbitkan Laporan Ketidaksesuaian

 

 

Melakukan investigasi dan menetapkan tindakan perbaikan dan pencegahan

 

 

Melakukan tindakan perbaikan dan pencegahan

Verfikasi pelaksanaan tindakan perbaikan: Menutup laporan atau menerbitkan laporan baru

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

LKTK

 

 

 LKTK

 

 

 

 LKTK

 

 

 Semua dokumen terkait

 

 

LKTK

 

 

 

 

 

PEMANTAUAN DAN PENGUKURAN

 PEMANTAUAN DAN PENGUKURAN

Organisasi harus membuat dan memelihara prosedur terdokumentasi untuk memantau dan mengukur, secara reguler, karakteristik utama operasi dan aktivitas yang dapat memiliki suatu dampak penting ke lingkungan. Ini harus mencakup pencatatan informasi untuk melacak kinerja, pengendalian operasional yang relevan dan kesesuaian dengan tujuan dan sasaran lingkungan organisasi.

 

Peralatan pemantauan harus dikalibrasi dan dipelihara dan catatan proses ini harus dipelihara menurut prosedur organisasi.

 

Organisasi harus membuat dan memelihara prosedur terdokumentasi untuk mengevaluasi kepatuhan secara periodik dengan peraturan lingkungan.

 (Sumber: ISO 14001: 1996)

 

URAIAN

Dasar pengelolaan lingkungan adalah mengetahui dampak penting dari aktivitas kita, mengendalikannya dan memantau secara regular sehingga kinerja lingkungan selalu berada di dalam kriteria operasi yang telah ditetapkan dalam jangka waktu panjang, misalnya memenuhi baku mutu lingkungan. Pengendalian dampak yang baik adalah bukan hanya ketika inspektur pemerintah, auditor badan sertifikasi atau pihak ketiga lain sedang hadir di lokasi. Dengan pemantauan dan pengukuran yang teratur maka akan diperoleh informasi yang terus menerus tentang suatu kinerja lingkungan sehingga jika terjadi penyimpangan dari spesifikasi tersebut maka dapat diambil tindakan perbaikan dan pencegahan yang sesuai. Klausa ini merupakan komponen Pemeriksaan yang dilakukan secara regular sesuai dengan jenis-jenis dampak pentingnya. Limbah padat, sebagai contoh, pada umumnya dilakukan lebih sering dibandingkan dari pemantauan untuk udara ambient.

 

Seperti halnya dengan pengendalian operasional, pemantauan lingkungan merupakan bagian dari dokumen Amdal yang dikenal sebagai Rencana Pemantauan Lingkungan atau Upaya Pemantauan Lingkungan. Dengan demikian, sudah semestinya pemenuhan klausa ini tentu bukan merupakan masalah yang sulit karena perusahaan tinggal meneruskan dan menambahkan (jika perlu) praktek pemantauan yang sudah berjalan. Bahkan secara legal, jika suatu perusahaan telah mengikuti dan memenuhi persyaratan-persyaratan yang tertera di dalam Matrik Pemantauan Lingkungan maka dapat dikatakan bahwa perusahaan tersebut sudah patuh terhadap hukum atau dapat memenuhi komitmen dalam Kebijakan Lingkungannya.

 

Organisasi harus membuat dan memelihara prosedur terdokumentasi untuk memantau dan mengukur, secara reguler, karakteristik kunci operasi dan aktivitas yang dapat memiliki suatu dampak penting ke lingkungan. Ini harus mencakup pencatatan informasi untuk melacak kinerja, pengendalian operasional yang relevan dan kesesuaian dengan tujuan dan sasaran lingkungan organisasi.

 

Pemantauan dan pengukuran yang baik dan konsisten harus ditunjang dengan suatu dokumen (prosedur) tertulis yang menetapkan didalamnya parameter-parameter atau karakteristik utama dampak penting tersebut. Besaran dan sifat dampak dapat diwakili oleh berbagai macam parameter dan indikator tetapi didalam memantau dan mengukur perusahaan tentu harus bisa memilih karakter utama yang digunakan dalam mengendalikan dampak tersebut dan dalam upaya memenuhi ketentuan peraturan. Baku mutu kualitas udara di ruangan produksi mewajibkan pemantauan dan pengukuran terhadap ratusan senyawa-senyawa kimia yang mungkin terkandung di udara ruangan kerja sebagai akibat berbagai proses. Namun, parameter kunci yang harus dipantau secara rutin mungkin hanya beberapa saja yang ditentukan berdasarkan pada senyawa-senyawa yang dominant (dan diatur dalam UKL/UPL). Suatu perusahaan elektronik dapat memantau kandungan senyawa Pb di ruangan penyoldiran dan senyawa-senyawa Nox, Sox dan CO di gudang yang berasal dari pengoperasian forklift.

 

Perusahaan dapat membuat suatu table yang menggambarkan daftar aspek penting dan parameter kunci pemantauan sebagaimana ditampilkan di bawah ini.

 

Aspek penting

Parameter kunci

Metoda

Frekuensi

Limbah cair BOD, COD, TSS   6 bulan sekali
Limbah gas TSP, SO2, NO2   3 bulan sekali
Limbah B3 Jumlah, status pengelolaan   Setiap bulan
Limbah domestik

Jumlah, observasi

  Setiap bulan
       

 

Ini harus mencakup pencatatan informasi untuk melacak kinerja pengendalian operasional yang relevan dan kesesuaian dengan tujuan dan sasaran lingkungan organisasi.

 

Sebagaimana dijelaskan di depan, pengelolaan dampak penting dilakukan dengan pengendalian operasional (klausa 4.4.6) seperti dijelaskan diatas dan penerapan Program Manajemen Lingkungan (klausa 4.3.3/4). Sehingga pemantauan-pun harus dilakukan baik terhadap kinerja pengendalian operasional dan pencapaian tujuan dan sasaran lingkungan.

Tabel Pemantauan terhadap Pencapaian Tujuan dan Sasaran lingkungan:

 

Tujuan dan sasaran

Status pelaksanaan

Tindak Lanjut

Pemenuhan Kepdal No. 2 tentang Penyimpanan Sementara Limbah B3 Masih berlangsung hingga akhir tahun Meneruskan program sebagaimana rencana
Penghematan pemakaian listrik Sasaran pengurangan 10% belum tercapai Membuat Laporan KetidaksesuaianMelanjutkan program dengan penambahan sumber daya
Penghematan pemakaian air Sasaran pengurangan 5% telah tercapai Melanjutkan program hingga 5 bulan ke depan sehingga kinerja-nya stabil

 

Peralatan pemantauan harus dikalibrasi dan dipelihara dan catatan proses ini harus dipelihara menurut prosedur organisasi.

 

Hasil pemantauan dan pengukuran yang akurat akan memberikan panduan kepada manajemen dalam membuat keputusan yang akurat dan tepat. Sebaliknya jika Pengukuran dilakukan dengan deviasi besar mungkin menyebabkan organisasi mengganggap telah memenuhi baku  mutu peraturan atau spesifikasi internal, tetapi pada kenyataannya hasil inspeksi pemerintah berbeda dan ketidaksesuian sedang berlangsung tanpa disadari oleh semua orang.

 

Bagi perusahaan yang sudah menerapkan Sistem Manajemen Mutu ISO 9000 maka sama sekali tidak kesulitan untuk memenuhi ketentuan tersebut karena perusahaan tinggal menambahkan alat-alat ukur lingkungan di dalam tata cara Pemeliharaan Alat Ukur atau bahkan alat-alat ini sudah dicakup dalam sistem mutu tersebut. Penerapannya dapat dilakukan dengan antara lain dengan membuat Daftar Induk Alat Ukur, Rencana/Jadual kalibrasi, Evaluasi hasil Kalibrasi, Pemeliharaan catatan-catatan terkait.

 

Organisasi harus membuat dan memelihara prosedur terdokumentasi untuk mengevaluasi kepatuhan secara periodik dengan peraturan lingkungan

 

Hasil pemantauan dan pengukuran adalah hasil observasi atau analisa laboratorium yang menyajikan data-data karakteristik kinerja lingkungan, salah satu diantaranya adalah persyaratan-persyaratan yang diatur oleh peraturan lingkungan. Hasil tersebut akan tetap disebut data-data semata jika tidak dievaluasi secara komprrehensif sehingga perusahaan dapat melihat tingkat kepatuhan yang dicapai oleh perusahaan pada saat ini. Klausa ini sangat penting karena dengan demikian perusahaan khususnya manajemen puncak akan mengetahui apakah salah satu komitmen-nya telah terpenuhi atau belum Jika belum harus segera dilakukan Tindakan Perbaikan yang sesuai.

 

Tabel di bawah menggambarkan salah satu cara evaluasi kepatuhan terhadap peraturan lingkungan.

 

Aspek penting

Status Kepatuhan

Tindak Lanjut

Limbah cair Semua parameter sebagaimana dipersyaratkan dalam KepMen 53/ 1994 sudah bisa dipenuhi. Mempertahankan kinerja
Limbah gas –          Parameter fisik (partikulat dan opasitas) sudah dipenuhi.- Gas HCl masih diatas baku mutu –          Melaporkan kondisi ketidaksesuaian kepada Bapedal-          Menerapkan Tindakan Perbaikan dan Pencegahan
Limbah B3 –          Tempat Penyimpanan Sementara belum memenuhi spesifikasi Peraturan  –          Meneruskan PML mengenai pembangunan tempat penyimpanan sementara.-           
     

 

 PERMASALAHAN

  1. Pemantauan hanya terbatas pada dampak-dampak penting yang teridentifikasi di dalam dokumen UKL/UPL saja karena biasanya Matrik Pemantauan UPL/RPL hanya memuat peraturan-peraturan yang berlaku saat dokumen AMDAL dibuat. Daftar Aspek Penting biasanya memuat lebih banyak dan lengkap dampak penting lingkungan. 
  2. Perusahaan tidak melakukan evaluasi hasil pemantauan dan pengukuran dibandingkan dengan ketentuan-ketentuan peraturan lingkungan. Alasan yang selalu diberikan adalah ‘Kita merasa tidak ada masalah dengan persyaratan peraturan’. Fakta dari hasil evaluasi tentu lebih bermanfaat bagi SML dibandingkan dengan perkiraan. Masalah lain adalah bahwa persyaratan peraturan tidak terbatas pada batasan-batasan teknis yang disebut sebagai baku mutu tetapi juga ada persyaratan-persyaratan manajemen seperti kewajiban membuat dan memasang label di limbah, mencatat, menyimpan manifest, membuat laporan rutin ke instansi terkait dan lain sebagainya. Sehingga ketika semua konsentrasi di baku  mutu telah dibawah standar yang berlaku bukan berarti perusahaan telah seratus persen patuh. Bukti dari evaluasi sebagai satu-satunya cara.

 

PENERAPAN

  1. Membaca daftar aspek penting lingkungan dan mengelompokkan menurut fasa limbah atau metoda lain yang sesuai. Misalnya, buangan limbah cair dari bagian pencelupan dan bagian pelapisan logam (industri electroplating) merupakan dua aspek penting yang berdiri sendiri tetapi dalam pengelolaannya kedua limbah cair tersebut diumpankan ke unit IPAL sehingga dianggap sebagai satu dampak penting yang dipantau dan diukur. Dalam hal ini pemantauan juga dilakukan terhadap parameter-parameter kunci IPAL tersebut seperti Temperatur tangki flokulasi, DO di tangki sludge teraktivatasi dan yang terutama adalah baku mutu buangan untuk limbah cair industri tekstil.
  2. Menentukan karakter kunci dari dampak penting tersebut. Misalnya, sifat-sifat dampak penting dari aspek lingkungan kegiatan pembakaran adalah konsentraasi gas SO2, NO2, CO, dan logam-logam oksida (dalam satuan mg/Nm3). Parameter pemantauan juga ditetapkan untuk karakteristik kunci pengoperasian alat pengendalian pencemaran seperti pada EP adalah temperatur dan tekanan isapnya. IPAL dengan pengolahan kimia dikendalikan berdasarkan pH, temperatur dan laju pengadukan (rpm) disetiap bak reaksi.
  3. Menentukan frekuensi pemantauan dengan merujuk pada Matrik Pemantauan Lingkungan UPL. Pada umunya, limbah gas dipantau setiap 3 bulan; limbah cair setiap 6 bulan; limbah B3 setiap bulan; dan limbah domestik setiap hari.
  4. Melakukan pemantauan dan pengukuran. Pengukuran dapat dilakukan secara internal atau eksternal oleh sub kontraktor. Pemantauan juga dilakukan terhadap kemajuan penerapan tujuan/sasaran lingkungan seperti diuraikan oleh Program Manajemen Lingkungan. Suatu PML yang rinci pada tahap ini akan mudah untuk dipantau dan dievaluasi.
  5. Mengevaluasi status kepatuhan. Khusus untuk parameter-parameter baku mutu peraturan lingkungan dan persyaratan manajemen lingkungan lain dibandingkan dengan persyaratan-persyaratan itu sendiri sehingga dapat ditentukan bahwa suatu persyaratan peraturan telah patuh atau belum. Evaluasi ini tetap diperlukan walaupun dalam beberapa perioda parameter tersebut telah di bawah persyaratan yang ada.
  6. Mengikuti prosedur tindakan koreksi dan prevensi. Bagi parameter yang masih belum sesuai (berdasarkan persyaratan internal) atau belum patuh (berdasarkan persyaratan peraturan lingkungan) perlu dilakukan tindakan perbaikan dan pencegahan. Perusahaan dapat mengeluarkan suatu form Tindakan Perbaikan dan Pencegahan dan memantau pelaksanaanya berdasarkan prosedur tindakan perbaikan dan pencegahan.

 

DOKUMENTASI

  1. Manual lingkungan membahas kebijakan perusahaan dalam memantau dan mengukur dampak penting lingkungan.
  2. Prosedur pemantauan dan pengukuran dan evaluasi status kepatuhan terhadap peraturan lingkungan.
  3. Instruksi kerja Pengambilan sample dan Metoda Analisa (IK-Teknis pengambilan sample di efluen IPAL dan IK-Metoda analisa COD dengan prinsip gravimetric)
  4. Catatan Lingkungan: Catatan pemantauan dan pengukuran untuk limbah cair, B3, udara dan domestic; Jadual pemantauan dan pengukuran; Hasil evaluasi terhadap status kepatuhan.

 

KESIMPULAN

Pemantauan dan pengukuran merupakan bentuk Pemeriksaan terhadap kinerja akhir Pengelolaan Lingkungan bukan Pemeriksaan secara komprehensif terhadap system sebagai dilakukan lewat Audit Internal. Pemantauan menjadi kunci bagi perusahaan untuk mengetahui tercapainya Kepatuhan terhadap Peraturan Lingkungan sebagaimana diniatkan dalam Kebijakan Lingkungan. 

 

CONTOH: PROSEDUR PEMANTAUAN DAN PENGUKURAN

PIC

TAHAPAN

DOKUMEN

 Seksi lingkungan

 

 

Seksi lingkungan

 

 

 

Seksi lingkungan

Eksternal

 

Seksi lingkungan

MR

 

Seksi lingkungan

MR

 

Pembuatan Daftar aspek penting dan parameter-parameter kunci

 

 

Pembuatan Rencana Pemantauan dengan memasukkan matrik pemantauan dalam UKL/UPL dan Tujuan/Sasaran

 

 

 

 

Pelaksanaan Pemantauan sesuai jadual

 

 

Evaluasi hasill pemantuan termasu evaluasi terhadap kepatuhan lingkungan

  

 

Tindak lanjut terhadap ketidakpatuhan dan deviasi-deviasi lain

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 Rencana Pemantauan

UKL/UPL

 

Rencana Pemantauan

UKL/UPL

Tujuan/sasaran

 

Prosedur pemantauan

 

Laporan pemantauan

 

 

NCR

Laporan

CONTOH: RENCANA PEMANTAUAN

 

Dampak Penting

Karakteristik Utama

Peraturan atau Standar Internal

Frekuensi

Tindak Lanjut

Buangan limbah cair BOD, COD, TSS, NO4, NH4, dll KepMen LH No. 51/1996 3 bulan  
Emisi udara SO2, NO2, PM10 KepMen LH No. 13/1994 3 bulan  
Udara ambien SO2, NO2, PM10 PP No. 41/ 1999 3 bulan  
         
         

KESIAGAAN DAN TANGGAP DARURAT

Kesiagaan dan Tanggap DaruratOrganisasi harus membuat dan memelihara prosedur untuk mengidentifikasi potensi dan menanggapi kecelakaan dan situasi darurat, dan untuk mencegah dan mengurangi dampak lingkungan yang terkait dengan mereka.

 

Organisasi harus mengkaji ulang dan merevisi, dimana perlu, kesiagaan dan tanggap darurat, secara khusus, setelah terjadinya kecelakaan atau situasi darurat. 

Organisasi harus juga secara periodik memeriksa prosedur.

 (Sumber: ISO 14001: 1996)

URAIAN

Sebagian besar karyawan anda mungkin belum pernah mengalami suatu kondisi darurat, tentunya hal ini merupakan hal yang baik. Kitapun tidak ingin situasi ini terjadi. Namun demikian, walaupun frekuensi terjadinya kecil data statistik menunjukkan bahwa kondisi-kondisi darurat yang terjadi menyebabkan kerusakan lingkungan serta kematian manusia dalam jumlah besar. Tragedi Bhopal, Seveso, Lovel Canal dan Exxon Valdez membuktikan data tersebut dan memberikan pelajaran yang berharga kepada kita semua.

 

Prinsip yang harus dipegang dalam menerapkan Klausa ini adalah kondisi darurat tidak pernah terjadi dan diharapkan tidak terjadi di perusahaan Anda sehingga jika betul-betul terjadi para karyawan tidak tahu berbuat apa, alat-alat mungkin tidak bekerja sebagaimana mestinya, alat-alat komunikasi tidak berfungsi dan prosedur tidak dapat dijalankan. Oleh karennya, kesiagaan terhadap situasi darurat hanya dapat dilakukan dengan pelatihan terus menerus, simulasi-simulai di lapangan, pemeliharaan alat-alat secara prima, dan uji coba alat-alat secara periodik.

 

Organisasi harus membuat dan memelihara prosedur untuk mengidentifikasi potensi dan menanggapi kecelakaan dan situasi darurat, dan untuk mencegah dan mengurangi dampak lingkungan yang terkait dengan mereka

 

Perusahaan harus memiliki suatu Prosedur Kesiagaan dan Tanggap Darurat dengan dilengkapi daftar sumber-sumber kondisi darurat seperti tumpahan bahan kimia dalam jumlah besar, ledakan dari boiler, kebakaran dari tempat penyimpanan bahan kimia, dan emisi dari reaksi beracun. Kekurangan dalam identifikasi potensi kondisi darurat mengindikasikan potensi masalah jika kondisi tersebut betul-betul terjadi karena tidak ada kesiapan dan sarana yang mendukung. IPAL yang tidak berfungsi akan menimbulkan suatu beban kejut (shock load) kepada sungai walaupun jika potensi tersebut sudah teridentifikasi maka perusahaan akan menyediakan suatu ‘kolam darurat’ untuk menampung limbah cair yang tidak terolah tersebut. Oleh karena itu, sangat penting untuk melakukan hasil identifikasi keadaan darurat selengkap mungkin.

 

Perusahaan kemudian harus mampu menanggapi potensi-potensi tersebut yang mungkin tidak pernah terjadi sejak perusahaan tersebut berdiri. Suatu kondisi darurat adalah keadaan yang belum terjadi dan diharapkan tidak terjadi tetapi jika tidak ada persiapan yang memadai dalam arti tata cara, peralatan, manusia maka dalam banyak kasus keadaan darurat menyebabkan kerusakan dan pencemaran lingkungan. Contoh, kebakaran yang diakibatkan oleh bahan bakar yang tumpah dimusnahkan dengan air hidran, sehingga justru menyebarkan api dan bahan bakar tersebut ke semua tempat yang mungkin dilalui oleh aliran air tersebut.  Pengetahuan dan ketrampilan dalam menghadapi suatu jenis kondisi darurat harus dikuasai walaupun hal tersebut tidak pernah terjadi.

 

Tata cara atau rencana : Dengan daftar potensi darurat, perusahaan mengetahui jenis-jenis dampak dan sumbernya sehingga dapat dibuat skenario penangananannya jika hal itu terjadi. Tumpahan bahan kimia diatasi dengan menaburi tumpahan tersebut dengan serbuk gergaji sehingga mencegah proses pelepasan ke tanah atau air. Dalam contoh kebakaran di atas bahan bakar, pemadam kebakaran jenis busa lebih tepat untuk disediakan dan digunakan jika hal tersebut terjadi. Perusahaan harus siap dengan semua rencana tertulis untuk menangani setiap kondisi darurat.

 

Tim: Kondisi darurat membutuhkan kesiapan karyawan yang tahu siapa berbuat apa. Ini bukan merupakan suatu kondisi yang diketahui setiap orang sebagaimana pekerjaan rutin mereka, sehingga sering kali orang tidak tahu harus berbuat apa. Suatu jalur komando harus ditetapkan sehingga wewenang diberikan dan diterima oleh setiap orang. Setelah itu, struktur kerja tersebut dibiasakan kepada para karyawan dengan cara pelatihan/ simulasi. Hanya dengan melakukan latihan terus menerus akan memuluskan peran dan tanggung jawab setiap orang wewenang. Juga bagi karyawan lain yang tidak mendapatkan wewenang/ tanggung jawab apapun dapat menjalankan perannya.

 

Peralatan: Tidak ada artinya kita menyediakan semua peralatan penangan kondisi darurat jika tidak berfungsi ketika dibutuhkan. Suatu contoh ketika alat tidak berfungsi adalah saat alarm tidak berbunyi untuk memanggil tim kondisi darurat atau valve bendungan tidak dapat dibuka sehingga terjadi overflow bahan kimia. Jadi jawaban klise bahwa kami tidak mengharapkan kondisi darurat tersebut sulit untuk diterima, siapapun tidak mengharapkan tetapi setiap saat alat-alat kita harus siap pakai sesuai dengan spesifikasi. Suatu program perawatan preventif harus dijalankan dengan disiplin dan tanpa perkecualian. Pompa hidran diperiksa pada tekanan 7 bar harus diperiksa setiap dua hari sekali, APAR (Alat Pemadam Api Ringan) dicek setiap bulan, keran-keran saluran dibuka-tutup tiap bulan. Semua harus dilaporkan tertulis dan jika ada kerusakan lekas diperbaiki.

 Organisasi harus mengkaji ulang dan merevisi, dimana perlu, kesiagaan dan tanggap darurat, secara khusus, setelah terjadinya kecelakaan atau situasi darurat.

 Rencana darurat merupakan rekaan terhadap keadaan asli yang belum terjadi sehingga tata cara tersebut mungkin tidak/ sulit dijalankan di lapangan. Banyak faktor yang menentukan keberhasilan rencana tersebut: manusia, bahan kimia, alat, alat komunikasi, tata cara tertulis dan lain lain. Dalam banyak kasus ditemui bahwa ketika kebakaran terjadi ternyata, karena tidak semua tata cara yang sudah dilatih dapat diikuti oleh karyawan. Pemisahan antara bahan kimia mudah terbakar dengan oksidator tidak dilakukan karena ‘layout’ tidak memungkinkan. Tekanan tangki tidak pernah diperiksa karena letak ‘barometer’ sulit dijangkau. Pengkajian terhadap efektivitas tata cara tersebut merupakan hal yang mutlak dilakukan sehingga kesulitan-kesulitan tersebut dapat dikenali, untuk memastikan di kemudian hari prosedur lebih lengkap dan dapat diterapkan seefektif mungkin. Revisi dapat dibuat setelah suatu ujicoba/ simulasi dilakukan karena dari kegiatan ini akan diperoleh masukan-masukan yang penting. Salah satu perkebunan memutuskan pengadaan HT kepada tim ini setelah diketahui dari latihan bahan komunikasi radio terpusat tidak efektif.

 Organisasi harus juga secara periodik menguji prosedur tersebut jika memungkinkan.

 Pengujian prosedur bertujuan untuk memberikan kesempatan perbaikan atau revisi, meningkatkan pemahaman dan keterlibatan para karyawan, menguji kelengkapan dan keandalan alat-alat kesiagaan dan tanggap darurat seperti hidran, pompa hidran, APAR, adsorben minyak dilaut. Inilah satu-satunya cara untuk memiliki kesiagaan darurat yang baik.

 

PERMASALAHAN

  1. Perusahaan tidak membuat atau tidak lengkap dalam mengidentifikasi sumber-sumber keadaan darurat. Sebagaimana disinggung di depan kemampuan untuk mengenali kondisi-kondisi darurat adalah kunci keberhasilan penerapan Klausa ini. Setelah teriidentifikasi, baru kita dapat bicara mengenai cara penanganan, kebutuhan alat darurat yang sesuai, prosedur dan latihan-latihan yang diperlukan. Peralihan shift dari kegiatn pemeliharaan ke bagian produksi tanpa inspeksi menyeluruh telah berakibat pada ledakan di salah satu platform di laut utara (Piper alpha).
  2. Tanggap darurat terbatas pada safety atau kebakaran saja. Secara jelas, standar menyebut kondisi darurat yang dapat menyebabkan pencemaran lingkungan tetapi perusahaan lebih tertarik untuk menuliskan kondisi darurat dari kebakaran semata. Kebocoran gas di Bhopal atau tumpahan minyak bumi di laut merupakan contoh yang baik menggambarkan kondisi darurat yang berpengaruh langsung terhadap kerusakan lingkungan. Jadi jangan batasi identifikasi pada isu keselamatan dan kecelakaan kerja.
  3. Tidak melakukan ujicoba terhadap semua kondisi-kondisi darurat atau tidak menyeluruh dalam pelaksanaan ujicoba. Seperti seorang mahasiswa yang tidak pernh mengerjakan latihan-latihan ketika ujian berlangsung dia akan kikuk mau mulai dari mana dengan dengan cara apa. Sehingga – Latihan,  latihan dan latihan!!!

 PENERAPAN

  1. Buat daftar sumber kondisi darurat selengkap mungkin. Semua bagian harus terwakili termasuk supervisor di shift 2 dan 3.
  2. Diskusikan dengan seluruh departemen untuk menentukan tingkatan bahayanya, termasuk cara penangannya dan sumber daya yang dimiliki saat ini. Melengkapi sarana-sarana yang belum lengkap, prosedur-prosedur, dan pelatihan-pelatihan yang diperlukan. Dalam banyak kasus anda mungkin perlu memanggil ahli dibidang ini.
  3. Buat rencana tanggap darurat (atau prosedur) sesuai dengan hasil analisa gap tersebut di atas berupa struktur komando, jadual latihan, daftar alat darurat dan perawatannya, serta jalur komunikasi.
  4. Uji coba setiap keadaan darurat dan memperbaiki rencana tanggap darurat jika sesuai. Jika perlu diperlukan audit khusus terhadap kinerja rencana dan tanggap darurat.

 DOKUMENTASI

  1. Pedoman Lingkungan menjelaskan mengenai pendekatan dalam menangani keadaan darurat.
  2. Prosedur untuk menangani setiap kondisi darurat.
  3. Rencana Tanggap Darurat yang berisi antara lain: Daftar kondisi darurat, Daftar peralatan kondisi darurat, Daftar tilpun orang-orang penting termasuk rumah sakit, Rencana pelatihan dan uji coba kondisi darurat termasuk skenario latihan.
  4. Laporan Ujicoba Rencana Tanggap Darurat termasuk hasil evaluasinya.

  KESIMPULAN

Kita tidak pernah tahu apakah prosedur penanganan kondisi darurat dapat dijalankan dengan baik ketika suatu situasi darurat betul-betul terjadi. Oleh karena itu, Klausa ini mendasarkan pencapaiannya kepada perencanaan, pelatihan dan evaluasi yang terus menerus terhadap antisipasi kondisi-kondisi darurat.

 

CONTOH: PROSEDUR KESIAGAAN DAN TANGGAP DARURAT 

PIC

TAHAPAN

DOKUMEN

 Departemen dan tim darurat 

P2K3, Seksi pemeliharaan

 

 

P2K3, Seksi pemeliharaan

 

 

P2K3, seksi  lingkungan, GA

 

Seluruh departemen

 

P2K3, seksi lingkungan, GA

Identifikasi kondisi-kondisi darurat

 

 

Perawatan alat-alat kondisi darurat

 

Penyusunan Tim darurat

 

 

Pemeriksaan rutin kondisi alat-alat termasuk ujicoba

Pelatihan dan pembekalan terhadap pengetahuan

 

 

 

Pembuatan jadual drill kondisi darurat

 

 

Pelaksanaan ujicoba

 

 

 

Kajian terhadap ujicoba yang menyangkut kesiapan alat, manusia dan prosedur

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 Daftar kondisi darurat 

 

Daftar alat darurat

Struktur organisasi kondisi darurat

 

Daftar periksa alat

Bukti pelatihan

 

 

Jadual drill

 

 

Skenario, laporan, foto-foto ujicoba,

 

 

Laporan

 

CONTOH: DAFTAR KONDISI DARURAT 

Sumber kondisi darurat

Departemen/Alat

Penanganan

Kebakaran Seluruh area pabrik APAR, Hidran,
Tumpahan bahan bakar solar dan oli Tangki penyimpanan solarTangki penyimpanan oli (2000 lt) –          Tanggul-          Pompa penyedot
Pelepasan gas NH3 dari tangki penyimpanan – Tank yard –          Alarm-          Keran emergency-          Prosedur evakuasi
Ledakan  Boiler dan Turbine –          dinding proteksi-          shut down system
Buangan Limbah Cair  WWTP rusak – Kolam darurat

PENGENDALIAN OPERASIONAL

Pengendalian OperasionalOrganisasi harus mengidentifikasi operasi-operasi dan aktivitas yang terkait dengan aspek penting lingkungan teridentifikasi sejalan dengan kebijakan, tujuan dan sasaran. Organisasi harus merencanakan aktivitas tersebut, termasuk pemeliharaan, untuk menyakinkan bahwa aktivitas dilakukan di bawah kondisi yang ditetapkan dengan cara

 

  1. membuat dan memelihara prosedur terdokumentasi untuk menangani situasi dimana ketiadaannya dapat menyebabkan deviasi dari kebijakan dan tujuan dan sasaran lingkungan.
  2. Menetapkan kriteria operasi dalam prosedur;
  3. Membuat dan memelihara prosedur yang terkait dengan aspek  penting lingkungan yang teridentifikasi dari barang dan jasa yang digunakan organisasi dan mengkomunikasikan prosedur dan persyaratan terkait kepada pemasok dan kontraktor.

 (Sumber: ISO 14001: 1996)

 URAIAN

Kewajiban utama perusahaan adalah mengelola dampak-dampak lingkungan penting yang diwujudkan dalam dua cara, yaitu pelaksanaan tujuan dan sasaran lingkungan dan/atau pengendalian operasi atau sering disebut sebagai pengendalian pencemaran. Pengendalian pencemaran merupakan bentuk pengelolaan terhadap suatu kinerja lingkungan yang sudah diterima tingkat pencapaiannya, Misalnya kualitas buangan limbah cairnya sudah berada dibawah baku mutu pemerintah. Dengan kata lain perusahaan telah menetapkan tidak ada aktivitas peningkatan dari kualitas limbah atau kinerja saat ini. Lebih jauh, Pengendalian dampak penting harus mencakup dampak penting yang muncul pada kondisi normal dan abnormal sedangkan dampak pada kondisi darurat akan ditangani oleh elemen 4.4.7.

 

Organisasi dapat membuat suatu rencana yang sempurna (daftar aspek penting, tujuan/sasaran lingkungan, dan PML) sebagaimana dituangkan dalam klausa Perencanaan tetapi hal itu tidak ada artinya apabila tidak ada bukti-bukti praktek pengendalian pencemaran yang baik seperti IPAL (Instalasi Pengolahan Air Limbah- pengolahan fisik/kimia/biologi), APPU (Alat pengendalian pencemaran udara: electrostatic precipitator, scrubber, bag filter), Pengelolaan Limbah B3 (Insinerator, Landfill), dan lain lain. Dengan kata lain, pengendalian pencemaran harus dilakukan paralel dengan penerapan PML karena suatu pabrik tidak mungkin tidak memiliki suatu bentuk pengelolaan lingkungan dan hanya mengandalkan seratus persen dokumentasi tentang PML. Pada umumnya, perusahaan yang sudah menerapkan AMDAL sebagai bagian dari persyaratan ijin operasi akan memiliki praktek-praktek pengendalian operasional tersebut.

 Selain itu, kinerja lingkungan dalam arti kepatuhan perusahaan terhadap peraturan lingkungan merupakan fungsi dari kesuksesan dari Pengendalian Operasional. Perusahaan yang memiliki aspek penting buangan limbah cair tentunya harus memiliki IPAL dan mampu membuang limbah cairnya di bawah baku mutu yang sesuai dengan jenis industrinya.  Bahan-bahan kimia harus dicatat jumlahnya, disimpan dengan baik, diberi label dan kemasan dibersihkan sebelum dibuang ke tempat pembuangan domestik sebagaimana diatur dalam Peraturan mengenai Pengelolaan Bahan Berbahaya dan Beracun.

 Organisasi harus mengidentifikasi operasi-operasi dan aktivitas yang terkait dengan aspek penting lingkungan teridentifikasi sejalan dengan kebijakan, tujuan dan sasaran.

Klausa ini menekankan perlunya keterkaitan antara pengendalian pencemaran dan penerapan tujuan dan sasaran sebagai bentuk pengelolaan lingkungan yang harus mendukung tercapainya kebijakan lingkungan. Ketika kebijakan lingkungan memberikan komitmen untuk  memenuhi baku mutu emisi gas dari tungku bakar (furnace) maka perusahaan harus memiliki suatu Alat Pengendalian Pencemaran udara (misalnya, scrubber) yang bekerja dengan baik atau jika tidak harus ada tujuan/sasaran untuk memperbaiki kinerja dari scrubber tersebut.

Organisasi harus merencanakan aktivitas tersebut, termasuk pemeliharaan, untuk menyakinkan bahwa aktivitas dilakukan di bawah kondisi yang ditetapkan dengan cara

  • membuat dan memelihara prosedur terdokumentasi untuk menangani situasi dimana ketiadaannya dapat menyebabkan deviasi dari kebijakan dan tujuan dan sasaran lingkungan.

Perusahaan harus membuat suatu rencana atau tata cara (mekanisma) untuk mengelola aktivitas berdampak penting dengan cara menetapkan dan menjalankan kegiatan sesuai dengan kondisi-kondisi yang telah ditetapkan di dalam tata cara tersebut. Kondisi yang ditetapkan untuk limbah dari kantin, sebagai contoh, adalah jika limbah tersebut ditaruh berdasarkan jenisnya (organik atau anorganik) dan tidak tercampur, diambil setiap hari untuk menghindari bau yang mungkin timbul dari sampah organik serta membuat bukti serah terima dengan Dinas Kebersihan. Jika kondisi tersebut tidak dipenuhi maka sudah seharusnya masalah tersebut dimunculkan dalam Prosedur Tindakan Pencegahan dan Perbaikan (Klausa 4.5.3). Juga ditegaskan bahwa tata cara tersebut meliputi pemeliharaan karena secara jelas bahwa kegiatan pemeliharaan menimbulkan dampak penting seperti buangan berupa oli, suku cadang dan baterai bekas serta scrap logam.

 Selanjutnya disebutkan untuk membuat prosedur terdokumentasi sehingga deviasi dapat dihindari. Ini tentu tidak berarti bahwa semua aktivitas pengendalian pencemaran harus dibuat prosedur tertulis tetapi organisasi harus bisa memilah akvititas yang membutuhkan keberadaan dokumen atau cukup mengandalkan kepada kompetensi karyawan terkait. Pembuangan sampah ke tong-tong khusus yang sesuai dengan jenisnya (sampah kertas, plastic dan logam) mungkin berjalan dengan baik dengan memasang label disetiap lokasi tempat sampah tanpa harus membuat prosedur/instruksi kerja tertulis. Jadi tim SML harus mampu menilai tata cara yang harus dituliskan dalam prosedur atau dapat dijalankan dengan cara lain.

 ·  Menetapkan kriteria operasi di dalam prosedur

Pengelolaan Dampak terkendali adalah jika kegiatan tersebut dilakukan dalam batasan-batasan operasi yang telah ditetapkan atau kriteria operasi. Kriteria operasi tersebut dapat berupa parameter-parameter alat pengendalian pencemaran seperti halnya Temperatur operasi di bak reduksi, pH di pengolahan awal kimia dan kriteria berupa kualitas buangan akhir limbah cair sebagaimana ditetapkan Peraturan terkait. Contoh-contoh lain, Alat Penangkap debu di pabrik semen, baja atau yang sejenis memiliki parameter operasi temperatur EP pada kisaran 125-175oC dan kandungan CO pada maksimum 1 ppm sedangkan baku mutu emisi kadar debu pada 50 mg/Nm3. Suatu prosedur kerja yang memenuhi Standar jika menyebutkan batasan-batasan operasi tersebut yang dapat digunakan sebagai panduan oleh karyawan dan mencatat secara periodik sesuai dengan kebutuhan.

 ·  Membuat dan memelihara prosedur yang terkait dengan aspek penting lingkungan yang teridentifikasi dari barang dan jasa yang digunakan oleh organisasi dan mengkomunikasikan prosedur dan persyaratan terkait kepada pemasok dan kontraktor

Sub klausa ini merupakan tindak lanjut dari hasil identifikasi aspek dan evaluasi dampak penting terhadap aspek dari kegiatan pemasok, subkontraktor dan produk yang termasuk di dalam ruang lingkup Sistem Manajemen Lingkungan. Dengan kata lain, setelah suatu aspek penting dari sub kontaktor telah masuk dalam lingkup system karena dapat dikendalikan dan dipengaruhi secara bisnis oleh perusahaan maka aspek penting tersebut harus dikendalikan. Bentuk-bentuk pengendaliannya antara lain pengawasan langsung ketika pemasok melakukan bongkar muat di areal gudang; pembuatan kontrak yang menyatakan bahwa kontraktor akan mentaati peraturan-peraturan lingkungan; surat perjanjian bahwa pemasok harus selalu melengkapi bahan-bahan kimia dengan MSDS dan Alat Pelindung Diri untuk para pengemudinya, dan lain lain.

 

Keefektifan prosedur tersebut tentu saja sangat tergantung pada sosialisasi dan pemantauan terhadap kinerja para pemasok dan kontraktor. Bukti-bukti proses komunikasi dapat bervariasi dari bentuk fisik sederhana berupa daftar absensi ketika melakukan briefing dan pelatihan, surat-surat edaran dan pengumuman-pengumuman. Tetapi realita yang diperlukan adalah para pemasok dan kontraktor tidak melanggar prosedur-prosedur dan persyaratan-persyaratan lingkungan perusahaan dan pemerintah  atau tidak menimbulkan pencemaran lingkungan.

 PERMASALAHAN

  1. Pengendalian operasional mencakup pengendalian pencemaran yang lebih dikenal sebelumnya, sebagaimana disebutkan di atas berupa IPAL, APPU, PLB3, dll. Yang dikenal atau terdapat di dalam dokumen RKL/RPL atau UKL/UPL. Walaupun daftar yang tercantum di dalam dokumen resmi tersebut tetapi pada umumnya tidak semua dampak penting lingkungan dan pengendaliannya terdapat didalamnya. Perusahan sering terjebak untuk menerapkan Pengendalian Pencemaran berdasarkan pada Daftar ini saja sehingga tentu melewatkan beberapa aspek penting yang dihasilkan dari penerapan Klausa 4.3.1.
  2. Prosedur pengendalian operasional sering tidak mencantumkan criteria operasi sehingga tidak ada jaminan apakah kinerja lingkungan akan dipertahankan secara konsisten dan membaik dari waktu ke waktu.
  3. Pengendalian dampak penting tidak langsung dari kontraktor, pemasok merupakan bagian yang sering tidak tersentuh karena perusahaan menganggap bahwa mereka sudah diluar tanggung jawab. Namun Standar dengan jelas menetapkan bahwa harus ada kendali terhadap dampak-dampak penting tidak langsung yang masih dalam jangkauan pengaruh dan kendali secara bisnis.

 PENERAPAN

  1. Membuat daftar aktivitas yang terkait dengan aspek penting lingkungan. Berbagai aspek penting yang sama (sifat fasanya sama misalnya buangan limbah cair di produksi dan di utilities atau pencemaran gas-gas di dalam ruangan produksi) dikelompokkan ke dalam satu grup. Karena dampak penting tersebut cukup dikendalikan dengan masing-masing satu prosedur: Pengendalian Pencemaran Air dan Pengendalian Pencemaran Udara. Instruksi kerja akan memfasilitasi tata cara spesifik yang berlaku pada masing-masing alat (jika berbeda antara satu sumber dengan sumber lain).
  2. Menetapkan status pengelolaan berdasarkan kinerja lingkungannya, salah satu yang terpenting adalah apakah parameter limbah sudah di bawah persyaratan peraturan?
  3. Menetapkan parameter-parameter operasi suatu unit pengendalian pencemaran:
  • IPAL: baku mutu (BOD, COD, TSS, dll), Laju alir limbah cair, Temperatur operasi tangki flokulasi, kandungan oksigen di tangki sludge teraktivasi, dll.
  • APPU: baku mutu (opasitas, SO2, NO2, dll), Temperatur Elektrostatik presipitator, Laju aliran scrubber, dll.
  • PLB3: Jumlah dan karakterisasi limbah B3; kondisi label/simbol, kondisi segreasi tempat penyimpanan, dll.
  • PL Domestik: Jumlah limbah domestik; kondisi visual tempat sampah,

 

  1. Membuat prosedur terdokumentasi untuk masing-masing kelompok dampak penting tersebut tersebut.
  2. Mensosialisaikan prosedur kepada seluruh karyawan dan kontraktor, khususnya untuk mendapatkan umpan balik jika prosedur atau instruksi kerja tersebut membutuhkan revisi. Kegiatan pengendalian dishift I mungkin berbeda dengan shift III (malam hari).
  3. Menerapkan prosedur berdasarkan masukan terakhir dan mulai menghasilkan catatan-catatan yang diperlukan. Setelah beberapa saat (1 atau 2 bulan) dilakukan evaluasi untuk melihat kesesuian dengan kenyataan di lapangan. Revisi jika ada bagian-bagian yang tidak dapat dijalankan.

DOKUMENTASI

  1. Pedoman Lingkungan menyebutkan bentuk-bentuk pengendalian yang berlaku di dalam perusahaan termasuk kebijakan terhadap para kontraktor dan pemasok.
  2. Prosedur atau instruksi kerja tentang Pengendalian Pencemaran Air; Pengendalian Pencemaran Udara; Pengelolaan Limbah B3;  Pengelolaan Limbah Domestik dan Pengendalian Dampak dari Kontraktor dan Pemasok.
  3. Check-sheet pengoperasian IPAL, Dust Collector, Limbah B3 dan lain sebagainya.

 KESIMPULAN

Pengendalian operasi merupakan inti dari Sistem Manajemen Lingkungan karena penerapan yang efektif terhadap Klausa ini berarti suatu kinerja lingkungan yang mampu memenuhi ketentuan peraturan, mencegah pencemaran dan bertambah baik dari waktu ke waktu atau terpenuhinya komitmen dalam Kebijakan Lingkungan.

 

CONTOH: IDENTIFIKASI PENGENDALIAN OPERASIONAL

 

Aspek penting

Pengelolaan

Parameter

Status operasional

Debu di ruangan Dust collector –      Tekanan diferensial dust collector-      Kandungan debu di dalam ruangan (mg/m3) – di atas baku mutu- karyawan tidak mengenakan masker
       
Buangan limbah cair dari produksi IPAL Kualitas efluen: BOD, COD, TSS, dan warna BOD, COD TSS, dan warna sudah di bawah baku mutu
    –          PH di flash mixing-          DO di aeration tank-          MLSS in clarifier  
       
Emisi limbah gas Scrubber Konsentrasi emisi HCl Dibawah baku mutu
    –          Laju alir air-          Tekanan Scrubber 500 lt/min< 1 atm
       

 

CONTOH: PROSEDUR PENGELOLAAN LIMBAH PADAT

PIC

TAHAPAN

DOKUMEN

 Departemen terkait 

Departemen terkait

 

 

Departemen terkait

 

 

Departemen dan seksi lingkungan

 

Seksi lingkungan dan utilitas

 

Seksi lingkungan

 

Seksi lingkungan dan Humas

 

Limbah B3 dihasilkan

 

 

 

Pencatatan volume, jenis limbah B3

 

 

 

Pemberian label dan penyimpanan dilokasi dihasilkan

 

 

 

Serah terima departemen dengan seksi lingkungan

 

 

 

Penyimpanan sementara < 90 hari

 

 

 

Serah terima dengan pengelola berijin dari BAPEDAL

 

 

Pelaporan kepada BAPEDAL

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Catatan jumlah limbah

 

 

Catatan jumlah limbah

 

Label

 

 

 

Nota serah terima limbah

 

 

Catatan jumlah limbah

 

 

Manifest

 

 

 

Laporan

 

 

PENGENDALIAN DOKUMEN

Pengendalian DokumenOrganisasi harus membuat dan memelihara prosedur untuk mengendalikan semua dokumen yang diwajibkan oleh Standar Internasional ini untuk menjamin bahwa

a)      dokumen dapat ditemukan

b)      dikaji secara periodik, direvisi jika diperlukan dan disetujui kecukupannya oleh personil yang berwenang;

c)      Versi terakhir dokumen yang relevan tersedia pada semua lokasi dimana kegiatan-kegiatannya esensial bagi keefektifan penerapan sistem manajemen lingkungan;

d)      Dokumen kadaluwarsa dipindahkan pada waktunya dari tempat penerbitan dan pemakaian, atau jika tidak dihindarkan dari penggunaan yang tidak sengaja.

e)      Dokumen kadaluwarsa disimpan untuk tujuan hukum dan/atau preservasi pengetahuan diidentifikasi dengan sewajarnya.

 Dokumentasi harus terbaca, ada tanggalnya (termasuk tanggal revisi) dan mudah teridentifkasi, dipelihara dalam suatu cara yang baik dan dieimpan untuk perioda tertentu. Prosedur dan tanggung jawab harus dibuat dan dipelihara terkait dengan kreasi dan modifikasi berbagai tipe dokumen.

 (Sumber: ISO 14001: 1996)

 

URAIAN

Prinsip dasar pengendalian dokumen adalah mamastikan bahwa informasi yang tepat tersedia, di tempat yang benar, di waktu yang tepat dan revisi yang sesuai. Suatu hal yang nampaknya sepele dalam bekerja tetapi pada kenyataannya kita sering menemui masalah ketika berusaha menemukan suatu dokumen (baca informasi), khususnya pada saat paling dibutuhkan.

 

Pengendalian dan penanganan dokumen mencakup kegiatan Pengkajian dokumen sebelum diterbitkan untuk mencegah beredarnya dokumen yang tidak sesuai dengan praktek di lapangan, Revisi jika ada perubahan-perubahan untuk menjamin apa yang tertulis sesuai dengan apa yang dilakukan terakhir kali dan Persetujuan oleh orang yang berwenang supaya komitmen dalam prosedur (yang ditandatanganinya) dapat dilakukan sepenuhnya. Pengendalian juga dilakukan dengan cara mendistribusikan kepada orang-orang yang berkepentingan saja, dapat juga dibedakan antara dokumen yang dipakai sebagai acuan kerja (stempel terkendali) atau hanya sebagai bahan bacaan (stempel tidak terkendali).

 

Penulis sering menemui bahwa suatu pekerjaan sangat tergantung kepada orang-orang tertentu yang sudah mengerjakan hal yang sama selama bertahun-tahun. Pegawai lain tidak memiliki dan mengetahui kemampuan tersebut. Dan ketika si ahli keluar atau pensiun para pekerja lain harus memulai dari awal dalam mencapai kinerja yang sama dalam pekerjaan tersebut, yang berarti suatu pemborosan waktu, tenaga dan dana. Dokumentasi tata kerja yang baik dan dinamis akan mencegah hal tersebut terjadi.

 

Fungsi lain pengendalian dokumen adalah menciptakan konsistensi dalam bekerja melalui penetapan standar-standar kerja (spesifikasi, urutan kerja, dlsb) dan penggunaan dokumen resmi terakhir yang diakui oleh perusahaan tersebut. Sebagian perusahaan mengakui keuntungan mekanisma pengendalian semacam demikian dan menyatakan bahwa cara kerja mereka lebih rapi dan sistematik. Tetapi di lain pihak, pengendalian dokuman ini juga disalahkan sebagai penyebab tersitanya waktu dan tenaga untuk membuat, merevisi, menarik kembali dan memusnahkan dokumen-dokumen tersebut. Banyak perusahaan bahkan terjebak pada kenyataannya Sistem Manajemen Lingkungan mereka semata-mata didominasi oleh kegiatan administrasi semata dari pengendalian dokumen dan catatan-catatan lingkungan.

 

Organisasi harus membuat dan memelihara prosedur untuk mengendalikan semua dokumen yang diwajibkan oleh Standar Internasional ini untuk menjamin bahwa…….

 

Prosedur pengendalian dokumen berisi tata kerja pembuatan (pembuatan, pemeriksaan dan persetujuan) dokumen oleh berbagai bagian di dalam organisasi. Sebagai contoh, prosedur pemilahan limbah dapat dilakukan oleh staf Seksi Umum, diperiksa oleh Kepala Seksi Umum dan Disetujui oleh wakil manajemen. Jadi frasa dari Klausa ini jelas meminta keberadaan Prosedur untuk mengendalikan dokumen dan data lingkungan.

 

….. dokumen dapat ditemukan

Sebagaimana ilustrasi di atas, jika dalam suatu pertemuan internal Anda tidak dapat menemukan dokumen yang diperlukan, maka keputusan rapat itu mungkin berdasarkan pada perkiraan dan bukan berdasarkan suatu pertimbangan yang dapat dipertanggung-jawabkan. Auditor eksternal biasanya sangat mudah dalam menilai keefektifan pengendalian dokumen di suatu perusahaan. Semakin lama suatu dokumen bisa ditunjukkan kepada auditor semakin jelek kualitas pengaturannya.

 

……dikaji secara periodik, direvisi jika diperlukan dan disetujui kecukupannya oleh personil yang berwenang;

Tidak ada sistem tertulis atau prosedur yang sempurna karena tidak mungkin mendokumentasikan seluruh aktivitas yang sangat bervariasi dan kegiatan itu sendiri bersifat dinamis atau berubah-ubah sesuai dengan perkembangan pekerjaan. Sehingga menjadi sangat penting untuk melakukan pengkajian prosedur secara periodic terlepas apakah dokumen tersebut sedang atau telah direvisi, untuk menjamin tidak ada yang terlewat dalam isi dokumen.

 

Versi terakhir dokumen yang relevan tersedia pada semua lokasi dimana kegiatan-kegiatannya esensial bagi keefektifan penerapan sistem manajemen lingkungan;

Pernyataan ini jelas mengarahkan bahwa pihak-pihak yang berperan penting dalam pemeliharaan SML harus memiliki informasi yang sama dan mutakhir. Perbedaan informasi akan menciptakan perbedaan-perbedaan persepsi dan ketidaksesuaian terhadap sasaran kinerja lingkungan. Hal yang sama akan terjadi jika beberapa seksi masih menerapkan cara kerja lama yang sudah tidak berlaku.

 

Dokumen kadaluwarsa dipindahkan pada waktunya dari tempat penerbitan dan pemakaian, atau jika tidak dihindarkan dari penggunaan yang tidak sengaja.

Salah satu cara untuk menghindari penggunaan informasi yang beraneka ragam dan sudah tidak berlaku, dokumen-dokumen yang sudah tidak berlaku harus dipindahkan dari titik-titik pemakaiannya. Pendekatan konservatif ini biasanya sangat efektif karena umumnya karyawan tidak cukup jeli untuk melihat bahwa dokumen yang mereka pakai sudah dicabut dari Daftar Induk Dokumen. Cara lain adalah dengan memberikan cap ‘Kadaluwarsa’ sebagai identitas pembeda antara yang masih boleh dipakai dan yang sudah terbuang.

 

Dokumen kadaluwarsa disimpan untuk tujuan hukum dan/atau preservasi pengetahuan diidentifikasi dengan sewajarnya.

Sesuai dengan fungsinya, dokumen-dokumen yang terkait dengan ketentuan-ketentuan hokum harus diperlakukan berbeda dengan dokumen-dokumen lain, khususnya dalam lamanya waktu penyimpanan. Lebih praktis bagi perusahaan untuk menyimpanan dokumen-dokumen ini (Surat ijin, Laporan UKL/UPL, dan lain-lain) selama mungkin karena kita tidak tahu kapan akan dibutuhkan. Kadang-kadang kita harus merujuk suatu surat ijin pendirian perusahaan yang sudah berumur lebih dari 15 tahun.

 

Dokumen harus terbaca, ada tanggalnya (termasuk revisi) dan mudah teridentifikasi……

 

Di jaman digital rasanya sulit menerima kenyataan bahwa suatu dokumen akan tidak terbaca karena bentuk fisik dokumen tersebut sudah menggunakan tinta kualitas terbaik atau bahkan disimpan dalam suatu floopy disk. Hal lain yang perlu diperhatikan adalah dokumen harus mudah diidentifikasi dengan cara pembuatan tanggal yang jelas dan nomor revisinya. Dengan penerapan ISO suatu perusahaan mungkin memiliki ratusan dokumen dalam berbagai tingkatan sehingga bukan suatu yang mudah untuk mendapatkan dokumen yang diinginkan jika tidak ada identitas berupa tanggal terbit dan nomor revisi. Judul prosedur saja tentu tidak cukup untuk memperoleh rujukan/dokumen yang diinginkan dalam waktu yang wajar.

 

Prosedur dan tanggung jawab harus dibuat dan dipelihara terkait dengan kreasi dan modifikasi berbagai tipe dokumen

 

Oleh karena dokumen merupakan standar kerja suatu perusahaan tentu saja harus ada kejelasan mengenai wewenang dan tanggung jawab pembuatan, pengkajian, persetujuan, perubahan, penarikan hingga pemusnahan suatu dokumen. Disiplin dalam melaksanakan semua tugas tersebut menjadi salah satu kunci pencapaian konsistensi kinerja lingkungan perusahaan. Dalam prakteknya banyak perusahaan menugaskan satu sekretariat yang khusus menangani pengendalian dokumen dan data.

 

PERMASALAHAN

  1. Banyak perusahaan mengambil jalan pintas dalam menghadapi proses sertifikasi dengan cara membuat dokumen sebanyak mungkin untuk memberikan kesan bahwa komitmen terhadap pemeliharaan sistem sangat tinggi. Tetapi cara ini menjadi bumerang karena sumber daya yang dikeluarkan untuk membuat dan memelihara dokumen tersebut menjadi sangat besar, termasuk harus menempatkan sekretariat dalam jumlah yang besar untuk mengelola dokumen-dokumen ini. Biaya lain yang harus dibayar adalah karyawan dalam bekerja tidak fleksibel atau bahkan mengurangi kreativitas mereka karena setiap langkah pekerjaan harus dicatat dan tidak boleh ada deviasi sedikitpun. Sangat penting bagi perusahaan untuk membuat dokumen-dokumen yang sesuai dengan kebutuhan di lapangan.
  2. Disiplin yang lemah dalam merevisi, mendaftar dan menarik kembali dokumen merupakan penyebab ketidakefektifan pengendalian dokumen. Walaupun nampak mudah, tetapi pengendalian dokumen merupakan temuan-temuan klasik auditor eksternal dan internal bahkan bagi auditor baru sekalipun.

 

PENERAPAN

  1. Daftar dokumen-dokumen yang dipersyaratkan oleh Standar, secara eksplisit Standar meminta prosedur.
  2. Daftar dokumen-dokumen yang diperlukan untuk melakukan pengendalian terhadap aspek penting lingkungan.
  3. Buatlah prosedur-prosedur tersebut. Berikan kewenangan kepada pihak yang sehari-hari bertanggung jawab terhadap aktivitas tersebut untuk membuat draft dokumen.
  4. Bahaslah isi dokumen-dokumen tersebut. Selesaikanlah sebagai dokumen akhir.
  5. Terapkan prosedur tersebut sambil mendapatkan masukan kinerja, khususnya kekurangan-kekurangan  yang ditemui di lapangan.
  6. Revisi dokumen berdasarkan masukan-masukan tersebut.
  7. Keluarkan revisi terbaru.

 

DOKUMENTASI

  1. Manual
  2. Prosedur
  3. Daftar Induk dokumen
  4. Daftar Distribusi dokumen
  5. Daftar Penarikan dokumen kadaluarsa

 

 

KESIMPULAN

Pengendalian dokumen berfungsi untuk menjamin bahwa pengelolaan lingkungan dilakukan berdasarkan standar kerja yang sama dan mutakhir bagi semua karyawan. Sehingga kinerja lingkungan yang dicapai secara konsisten bahkan dapat ditingkatkan secara terus menerus. 

CONTOH: PROSEDUR PENGENDALIAN DOKUMEN

 

PIC

TAHAPAN

DOKUMEN

 KaryawanKepala  Departemen 

Sekretariat ISO

 

 

Sekretariat ISO

 

 

Seluruh departemen

 

 

Sekretariat

 

 

 

 

 

 

 

 

Pembuatan prosedur disetujui oleh Kepala Departemen

 

 

Pendaftaran dokumen dalam Daftar Induk Dokumen

 

 

Identifikasi stempel terkendali dan distribusi kepada pihak-pihak terkait

 

 

Penerapan prosedurr dan ususulan perbaikan atau revisi dari para pemakai

  

Revisi dokumen sesuai dengan masukan-masukan yang diterima

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 Prosedur-prosedur Daftar induk 

 

Daftar distribusi

 

 

Serah terima dokumen

 

Prosedur, IK

 

 

Prosedur,

 

 

 

 

CONTOH: DAFTAR INDUK DOKUMEN DAN DISTRIBUSINYA

 

Nama Dokumen

Revisi

Distribusi

Keterangan

Manual SML

00

Direktur, KaDep  
Prosedur 4.3.1: Identifikasi aspek dan evaluasi dampak

01

KaDep  
Prosedur 4.3.2: Identifikasi peraturan lingkungan

01

Ka.Dep GA; Hukum; Ka.Dep Produksi; Ka seksi lingkungan  
Prosedur Pelatihan

02

Ka.Dep GA; Kaseksi Pelatihan  
Dst.      
       
       
       
       
       

Kunci Sukses ISO 14001

KeyKesuksesan ISO 14001 tergantung pada komitmen semua tingkatan dan fungsi, terutama dari manajemen puncak. Berbeda dengan Gugus Kendali Mutu (Total Quality Management) yang disusun dari tingkatan bawah untuk kemudian dilaporkan kepada manajemen puncak, SML harus dimotori oleh manajemen puncak sebagai lokomotif penggerak sistem. Tanpa komitmen yang terbukti di praktek lapangan maka sistem tersebut tidak akan memberikan manfaat yang berarti atau malah menyebabkan beban-beban baru. Manajemen puncak membuat kebijakan lingkungan yang berisi komitmen (niat dan janji) untuk mengelola dampak lingkungan sebaik-baiknya, sehingga janji ini harus ditindaklanjuti oleh para manajer yang menggerakkan pesan yang sama ke tingkatan di bawahnya dan seterusnya. Pencapaian terhadap kebijakan manajemen puncak tersebut pada akhirnya dilaporkan kepadanya untuk mendapatkan momentum perbaikan dan peningkatan berkelanjutan.