Di dalam upaya membentuk SML, perusahaan harus mengalokasikan sumber daya berupa finansial, material, manusia dan yang sering terlupakan adalah waktu. Para manajer seharusnya merelakan anak buahnya membagi sebagian waktu kerjanya untuk menjalankan tugas-tugas rutin dengan persiapan penyusunan sistem ini. Sumber daya dapat juga berupa kebutuhan tenaga eksternal (konsultan) untuk membantu penyusunann secara menyeluruh atau pelatihan-pelatihan yang relevan, sehingga dapat berjalan lebih efisien dan menghemat waktu untuk kegiatan rutin. Baik sistem itu akan dibangun secara mandiri atau dengan bantuan konsultan, perusahaan dapat mengikuti tahapan seperti dijelaskan di bawah ini.

1.1  AUDIT INISIAL

Langkah awal dalam penyusunan sistem manajemen adalah menentukan status kelengkapan dan penerapan manejemen lingkungan perusahaan saat ini dibandingkan dengan persyaratan-persyaratan Standar ISO 14001. Umumnya perusahaan sudah menerapkan kegiatan pengendalian operasional sebagai bagian dari pemenuhan RKL/UKL dan pemantauan lingkungan sebagai bagian dari pemenuhan RPL/UPL. Beberapa perijinan lingkungan dan inspeksi yang dilakukan oleh pemerintah juga merupakan bukti-bukti manajemen lingkungan yang mungkin sudah dimiliki perusahaan. Audit inisial dapat membantu memberikan informasi elemen-elemen Standar ISO 14001 yang sudah dimiliki perusahaan dalam praktek pengelolaan lingkungan sebelum mulai menerapan sistem manajemen lingkungan.

Dengan demikian, Audit inisial memberikan informasi berharga berupa sumber daya (manusia, mekanisma, infrastruktur dan lain-lain) yang telah tersedia dan akan digunakan sebagai dasar penyusunan sistem manajemen yang baru. Tidak bijaksana untuk memaksakan suatu struktur baru sistem manajemen ke dalam organisasi jika sebenarnya praktek-praktek pengelolaan lingkungan telah berjalan, karena hal ini akan menimbulkan kesulitan dalam penerapan atau bahkan timbul apa yang disebut sistem di dalam sistem. Sebagai contoh, jika pengendalian dampak dari kegiatan kontraktor selama ini dilakukan dengan baik oleh bagian Purchasing sebagai bagian dari penerapan sistem manajemen mutu (ISO 9001), tentu tidak baik untuk memindahkan tanggung jawab ini kepada bagian Lingkungan semata-mata karena anggapan bahwa keahlian lingkungan hanya dimiliki oleh bagian tersebut. Juga, jika telah tersedia dokumen-dokumen operasional yang memadai untuk menjamin kinerja lingkungan yang baik, maka lebih baik untuk menggunakan dokumen-dokumen tersebut. Perusahaan harus berhati-hati dengan konsultan yang menawarkan atau mengarahkan penggunaan dokumen-dokumen mereka tanpa melihat kondisi riil perusahaan, karena ini dilakukan untuk mencari jalan pintas konsultan dengan ‘template’ dan tidak memberikan pertimbangan yang lebih masuk akal.

Audit awal dapat dilakukan secara menyeluruh dengan melakukan analisa ‘gap’ (celah) antara persyaratan-persyaratan standar dengan penerapan di perusahaan anda. Ini dilakukan dengan melihat dokumentasi yang tersedia dibandingkan dengan persyaratan minimum Standar seperti keharusan membuat prosedur-prosedur dan catatan-catatan. Sebagai indikasi keharusan oleh Standar adalah setiap kata prosedur di dalam Standar berarti ketentuan untuk menyiapkan prosedur tertulis. Pada umumnya, perusahaan telah menerapkan pengelolaan lingkungan yang baik tetapi tidak membuat prosedur tertulis untuk menjalankannya atau menuliskan hasil-hasil sebagai bukti-bukti penerapannya. Dalam kasus ini, rekomendasi dari audit inisial adalah untuk tetap menjalankan mekanisma yang sudah sesuai dan membuat prosedur dan catatan-catatan tertulis yang relevan.

Dari ilustrasi satu contoh diatas dapat dipahami bahwa tujuan audit awal adalah untuk mengetahui kondisi sistem manajemen lingkungan atau elemen-elemen Standar ISO 14001 yang sudah tersedia dan berjalan dengan baik. Termasuk dalam hal ini adalah memeriksa kelengkapan dokumentasi dan catatan yang berguna untuk mendukung keberlangsungan sistem. Secara otomatis, audit inisial melaporkan kekurangan dari manajemen lingkungan yang ada untuk ditindaklanjuti dengan perbaikan sistem.

1.2 PERENCANAAN

 Setelah mengetahui status manajemen lingkungan perusahaan dibandingkan dengan persyaratan Standar maka dapat dilakukan tahap perencanaan untuk dapat mengelola penyusunan sistem sebagai suatu proyek. Perencanaan akan menggambarkan tujuan dari proyek penyusunan sistem ini apakah sekedar mendapatkan sertifikat dari Badan Sertifikasi atau lebih daripada itu bertujuan untuk tersusunnya suatu SML yang kuat. Perencanaan juga mencakup tahapan penyusunan sistem dari identifikasi aspek, pembuatan tujuan/sasaran dan PML dan seterusnya hingga audit sertifikasi oleh Badan Sertifikasi.

Pada tahap perencanaan, manajemen puncak sebaiknya terlibat dalam upaya memberikan arahan bagi keseluruhan tim dan komitmennya, karena SML (atau sistem manajemen lain dibawah ISO) merupakan sistem dengan pendekatan ‘Dari Atas ke bawah’ (Top bottom). Sebagai lokomotifnya adalah manajemen puncak, dalam mana hal ini berbeda dengan TQM (Total Quality Management) and TQC (Total Quality Control), yang banyak memberikan kesempatan kepada para karyawan dalam mengoperasikan keseluruhan sistem. Kelengkapan, kedalaman, dan keberfungsian sistem sangat tergantung pada arahan, keterlibatan dan komitmen dari manajemen. Penulis banyak melihat bahwa perusahaan-perusahaan yang tidak mendapatkan keterlibatan dari manajemen membuat sistem dengan setengah hati, karena beberapa usulan-usulan perubahan penting tidak dapat difasilitasi oleh manajemen, sehingga para karyawan melihat bahwa tidak ada gunanya menyusun perbaikan jika manajemen tidak mau membuat keputusan, apalagi jika pada akhirnya kualitas kinerja lingkungan akan dikorbankan. Sebagai contoh, ketika para karyawan menemukan solusi pencegahan paparan gas klorin dengan penggunaan masker khusus oleh karyawan terkait, tetapi manajemen tidak melihat pentingnya hal tersebut dan hanya menyetujui untuk menggunakan masker kain dengan alasan klasik biaya serta harapan bahwa auditor Badan Sertifikasi akan meloloskan masalah tersebut.

Pada tahap Perencanaan ini, struktur organisasi tim penyusun sistem manajemen lingkungan dibentuk berupa Steering Committee yang didukung Working Group sebagai perwakilan setiap departemen. Struktur ini dilengkapi dengan surat penunjukkan resmi dari manajemen, wewenang dan tanggung jawab. Hal ini penting karena semua orang yang terlibat akan tahu peran dan tanggung jawabnya sehingga mereka merasa aman untuk mengalokasikan waktunya untuk menyusun sistem dan rasa memiliki terhadap sistem tersebut. Perlu diingat bahwa membentuk sistem manajemen lingkungan merupakan tambahan pekerjaan kepada setiap karyawan, oleh karena itu selain penugasan formal, manajemen perlu menyakinkan manfaat memiliki SML dan sertifikasinya bagi keberadaan perusahaan dan karyawan itu sendiri.  

 1.2.1 RUANG LINGKUP SML

Organisasi harus menetapkan ruang lingkup sertifikasi dari awal, walaupun tidak berarti hal ini tidak bisa dirubah kemudian, yang berguna untuk menentukan seberapa besar sumber daya yang diperlukan dan kemungkinan keberhasilan untuk memperoleh sertifikat. Untuk menghindari kegagalan perolehan sertifikat, banyak perusahaan mengeluarkan beberapa SBU-nya dari proses sertifikasi dikarenakan besarnya potensi masalah didalamnya yang bisa menyebabkan kegagalan keseluruhan perusahaan. Sejauh unit organisasi tersebut bukan menjadi bagian dari proses utama, pengurangan ruang lingkup merupakan alternatif yang baik, dengan catatan bahwa unit-unit tersebut akan dimasukkan ke sistem pada saat sudah siap.

Dalam kasus sebaliknya, anda mungkin mengharapkan untuk memasukkan semua bagian perusahaan di dalam ruang lingkup SML, meskipun proses penyusunan sistem-nya akan membutuhkan energi yang lebih besar, termasuk waktu yang lebih lama. Keuntungannya adalah terciptanya ‘kesatuan’  di dalam perusahaan yang bisa dicapai dari awal, di dalam suatu SML tunggal. Sehingga semua departemen artinya semua orang merasa menjadi bagian dari sistem dan semangat yang sama dari awal.

 1.2.2 SUMBER DAYA YANG DIPERLUKAN

Biaya

Khususnya untuk SML, perusahaan sering mendapatkan kenyataan bahwa biaya yang dikeluarkan sangat besar dan diluar perkiraan sebelumnya. Dibandingkan dengan SMM, SML membutuhkan lebih banyak biaya pembangunan fasilitas fisik seperti IPAL, TPS Limbah B3 (Tempat Penyimpanan Sementara), pelatihan-pelatihan, dan pemantauan-pemantauan lingkungan baru. Namun demikian, besaran biaya tetap tergantung pada sampai sejauh mana anda sudah memiliki praktek-praktek pengelolaan lingkungan yang sesuai dengan SML, sebagaimana dapat dibaca dari hasil audit inisial. Jika perusahaan sudah memiliki semua bentuk pengendalian operasi dasar (IPAL, APPU, Tempat Sampah, Sarana Angkutan Limbah) dan melakukan pemantauan dampak lingkungan secara regular maka kemungkinan besar tidak banyak biaya tambahan diperlukan, selain biaya untuk dokumentasi dan pelatihan.

 Sumber Daya Manusia

Perusahaan harus menyiapkan sumber daya manusia yang memadai untuk membuat dan memelihara sistem. Salah satu yang diperlukan adalah seorang Wakil Manajemen (di Indonesia orang lebih suka menyebut sebagai MR — Management Representative). WM atau MR harus meluangkan waktu dari tanggung jawabnya sekarang sebagai Manajer Produksi atau Manajer Lingkungan untuk menyusun dan menerapkan SML. Khususnya pada tahap penyusunan, lebih dari 50% waktunya akan tersita bagi pembuatan dokumen, sosialisasi dan belajar hal-hal baru. Seharusnya alokasi waktu ini akan berkurang perlahan-lahan ketika sistem manajemen sudah berjalan dan peran manajer-manajer dan supervisor lain semakin bertambah. Secara alami, jika dapat berlangsung demikian, tugas-tugas pelaksanaan sistem akan menyatu dengan pekerjaan sehari-hari departemen dan seksi lainnya dan tugas MR terfokus pada fungsi-fungsi sistem seperti pengendalian dokumen, audit internal dan tinjauan manajemen.  Pada kondisi optimum demikian, waktu MR mungkin terpakai hanya 20% dari pekerjaan utamanya. Di beberapa perusahaan, MR ditunjuk khusus dengan alokasi waktu 100% bagi pemeliharaan sistem manajemen.

Organiasi perlu juga mempertimbangkan pembuatan suatu Kelompok Pengarah (Steering Committee) and Kelompok Kerja (Working Group) untuk menjamin kelancaran proses penyusunan sistem, jika sistem telah terbentuk kedua kelompok fungsional ini dapat dibubarkan. Pembentukan komite and kelompok memastikan tersedianya orang-orang untuk memikirkan, membuat dokumen-dokumen, membagi informasi ke seluruh perusahaan dan menjawab pertanyaan-pertanyaan auditor badan sertifikasi. Menjadi anggota komite dan kelompok dapat menjadi kebanggaan, khususnya ketika sertifikat SML ISO 14001 berhasil diraih. 

Perusahaan selanjutnya harus memberikan pelatihan kepada para anggota Komite and Kelompok kerja tersebut sehingga memiliki pemahaman yang cukup. Pelatihan dapat berupa Kepedulian (Awareness), Interpretasi dan Implementasi, dan Audit Internal SML ISO 14001. Bagi keseluruhan karyawan, pelatihan Kepedulian merupakan hal yang wajib dilakukan pada tahap awal penyusunan sistem, sehingga sekecil apapun keterlibatannya, mereka tidak akan asing dengan kesibukan beberapa rekannya dalam penyusunan SML dan siap membantu bila diperlukan. Untuk memberikan ‘greget’ dalam masa penyusunan perlu diciptakan suatu ‘demam’ ISO 14001 melalui pamflet, spanduk, usulan-usulan berhadiah dan lain sebagainya. Walaupun nampaknya sederhana, ‘demam’ ISO ini ternyata lebih memberikan manfaat dibandingkan suasana dingin ketidakpedulian karyawan-karyawan lainnya. 

Pelatihan secara terus-menerus akan dilaksanakan ketika dokumen-dokumen (prosedur dan instruksi kerja lingkungan baru) telah dibuat dan disahkan, sehingga karyawan harus mengikuti tata kerja baru atau yang diperbaiki. Bukti-bukti pelatihan harus dikumpulkan dan disimpan sebagai persiapan jika diambil sampel oleh auditor badan sertifikasi. Perincian pelatihan yang dibutuhkan antara lain:

Semua orang:

-          Kebijakan lingkungan

-          Aspek dan dampak penting lingkungan

-          Tujuan/Sasaran dan PML

-          Pemahaman umum SML: Penjelasan tentang ISO, Proses dan manfaat Sertifikasi

Wakil Manajemen dan Komite & Kelompok Kerja:

-          Interpretasi Persyaratan-persyaratan Standar SML ISO 14001

-          Metodologi Penerapan Standar SML ISO 14001

-          Peraturan lingkungan di Indonesia

-          Internal audit

1.2.3  HASIL PERENCANAAN

Rencana ini harus meliputi langkah-langkah utama (action plan), batasan waktu, tanggung jawab dan status pencapaiannya.

Langkah-langkah utama:

Kerangka Waktu

Pertimbangkan status implementasi dan sumber daya yang tersedia untuk memperkirakan waktu penyusunan sistem yang diperlukan. Berdasarkan pengalaman penulis, untuk manufaktur dengan dampak sedang akan dibutuhkan waktu kurang lebih 10-12 bulan. Jika proses berjalan normal, tidak ada gangguan teknis dan non-teknis, maka dalam waktu 10 bulan pemahaman seluruh karyawan terhadap keberadaan sistem dan kaitannya dengan peran mereka cukup baik. Variasi waktu penyusunan yang lebih cepat  mungkin saja dilakukan. Faktor penting yang harus dipertimbangkan adalah Badan Sertifikasi meminta bukti waktu penerapan selama 3  bulan untuk mendapatkan bukti sistem telah berjalan cukup stabil. Waktu penerapan kurang 1 bulan, tidak memberikan jaminan atau keyakinan auditor terhadap penerapan yang memadai atau teruji, dapat saja hasil yang tersaji merupakan bukti-bukti dokumentasi semata.

Perusahaan mungkin sering mendengar bahwa di perusahaan lain dapat menyelesaikan penyusunan sistem dan mendapatkan sertifikat ISO 14001 dalam waktu yang sangat cepat, kurang dari 3 bulan. Hal itu terjadi di Indonesia, meskipun tetap menyisakan pertanyaan: kenapa hal itu tidak teridentifikasi oleh auditor?, sebuah sistem yang prematur membutuhkan perawatan intensif paska sertifikasi, apakah hal ini yang dicari oleh perusahaan? Yakinkan sistem manajemen sudah menyatu dalam pola pikir karyawan? 

 Tanggung jawab

Dalam menetapkan tanggung jawab perusahaan dapat mulai dari Wakil Manajemen, Komite Pengarah dan Kelompok Kerja, dan seluruh karyawan yang lain. Perusahaan perlu menetapkan prioritas tanggung jawab, khususnya bila hal itu bertabrakan dengan tanggung jawab lain diluar SML. 

1.3 MEMILIH BADAN SERTIFIKASI

Pemilihan badan sertifikasi merupakan langkah kritis dalam pemeliharaan sistem manajemen sebab keberlangsungan dan manfaat (atau sebaliknya kerugian-kerugian) akan sangat tergantung pada pilihan ini. Badan sertifikasi dalam pelayanannya akan sangat berbeda antara satu dengan lainnya. Sehingga Anda perlu mempertimbangkan hubungan bisnis jangka panjang (paling sedikit 3 tahun) ketika memilih Badan Sertifikasi (BS). Bandingkan dengan lamanya interaksi anda dengan konsultan yang membantu penyusunan system manajemen lingkungan, yang kurang lebih berkisar 6 sampai 12 bulan.

Pada saat ini, ada sekitar 10 badan sertifikasi yang berhak memberikan sertifikat SML ISO 14001. Beberapa Badan Sertifikasi yang beroperasi di Indonesia antara lain: SGS International Certification Services, Lloyds Register, BVQI KEMA, SAI Global, TUV Rheinland dan Sucofindo ICS.

Organisasi perlu mencari informasi mengenai Badan Sertifikasi yang akan dipilih, karena hal ini diperlukan dalam upaya mendapatkan manfaat sebesar-besarnya dari proses sertifikasi seperti apakah konsumen mensyaratkan Badan Sertifikasi tertentu, perioda audit (6 bulanan atau 1 tahunan), metodologi (terlalu longgar atau terlalu ketat), kualitas auditor (sudah berpengalaman atau belum), dan biaya sertifikasi. Perlu diingat bahwa memilih Badan Sertifikasi seperti halnya memilih pasangan hidup karena selama perusahaan tersebut masih mempertahankan sertifikat ISO 14001 maka perusahaan tersebut harus bekerja sama dengannya seterusnya. Kecuali perusahaan memutuskan untuk berganti Badan Sertifikasi atau tidak menginginkan sertifikat ISO lagi, yang pada kenyataannya sangat jarang terjadi. 

Faktor-faktor yang perlu dipertimbangkan terhadap adalah kualifikasi, metodologi, pengakuan oleh pasar, dan biaya.

KUALIFIKASI DAN PENGAKUAN OLEH PASAR

Akreditasi

Anda memerlukan jaminan terhadap kualifikasi badan penilai sistem anda baik dari sisi kinerja yang diberikan kepada anda maupun pengakuan yang memadai dari badan independen yang lebih tinggi seperti Badan Akreditasi. Contoh-contoh Badan Akreditasi adalah KAN (Komite Akreditasi Nasional – Indonesia), UKAS (United Kingdom Accreditation Scheme– Inggris), RVA (xxx – Belanda), RAB (Amerika Serikat), JAB (Jepang).  Perusahaan yang telah terakreditasi membuktikan bahwa perusahaan tersebut telah memiliki sistem mutu untuk menjamin suatu pelayanan yang konsisten kepada anda dan diakui oleh badan internasional.

Tidak semua BS memiliki akreditasi dari puluhan badan akreditasi yang sah dan tersebar di berbagai belahan dunia, masing-masing negara melalui suatu lembaga pemerintah biasanya mendirikan badan akreditasi ini. Di Indonesia, kita memiliki Badan Standarisasi Nasional yang memberikan proses akreditasi melalui Komite Akrediatasi Nasional (KAN). Sampai saat ini baru tiga perusahaan (BS) yang telah terakreditasi oleh KAN, walaupun BS tersebut mungkin telah mendapatkan akreditasi dari badan-badan akreditasi di berbagai negara. Mendapatkan sertifikat dari BS dengan akreditasi yang luas (global) akan memungkinkan diterimanya produk kita di negara-negara tersebut. Secara teori, sertifikat akreditasi ini seharusnya berlaku di seluruh dunia tanpa batasan negara, tetapi pada kenyataannya para pengusaha (konsumen) suatu negara sering meminta pernyataan bahwa sertifikat ISO yang diterbitkan oleh BS telah juga terakreditasi oleh Badan Akreditasi di negaranya. Beberapa perusahaan di Indonesia yang sudah tersertifikasi meminta badan sertifikasinya mendapatkan akreditasi dari Komite Akreditasi Nasional, walaupun BS tersebut sudah memberikan bukti akreditasi dari dua Negara maju. Konsumen anda di luar negeri mungkin meminta sertifikat ISO anda juga terakreditasi oleh badan akreditasi di negaranya.

 Lingkup Akreditasi

Hal lain yang perlu diperhatikan adalah akreditasi tidak diberikan untuk semua jenis aktivitas bisnis. Mungkin saja suatu BS berhak memberikan sertifikasi pada sektor jasa (konsultasi dan perbankan) tetapi tidak berhak untuk memberikan sertifikasi pada sektor manufaktur tertentu (tekstil atau kertas). Perusahaan anda harus berhati-hati menanyakan hal ini pada saat penawaran, supaya anda tidak membuang dana dan tenaga untuk memperoleh sertifikat yang tidak diakui keberadaannya. Lebih jauh, ini mengindikasikan bahwa Anda akan mendapatkan manfaat minimal dari jasa BS yang bukan merupakan kualifikasinya. Lingkup akreditasi ini akan berkembang dengan perkembangan bisnis BS tersebut.

 Kualifikasi auditor

Kompetensi auditor merupakan faktor yang penting bagi keefektifan penerapan sistem manajemen lingkungan anda. Sistem anda perlu dinilai oleh auditor yang berkualitas dan berpengalaman sehingga sangat penting buat anda untuk meminta auditor yang memiliki pengetahuan paling sedikit tentang aspek-aspek teknis perusahaan anda, peraturan lingkungan lokal dan penguasaan Standar. Oleh alasan padatnya jadual, BS mungkin mengirim auditor yang belum berpengalaman berbeda dengan auditor yang Anda minta ketika jasa sertifikasi ditawarkan. Perusahaan anda beruntung dalam hal tidak terdeteksinya kelemahan-kelemahan kritis yang bisa menunda peroleh sertifikat tetapi pada saat yang sama, Anda tidak mendapatkan gambaran yang baik terhadap kinerja SML anda, karena kompetensi auditor yang belum maksimal. Sebagai konsumen, andalah yang tahu kebutuhan akan kedua kemungkinan ini.

Kualifikasi ini dapat diperoleh dari daftar yang dimiliki oleh Asosiasi auditor internasional seperti IEMA (International Environmental Management Auditor) atau IRCA (International Registration Cxxx Association) atau daftar auditor dari KAN. Pengakuan dari asosiasi-asosiasi auditor ini diberikan berdasarkan pada persyaratan pelatihan, latar belakang pendidikan, pengalaman kerja dan jam terbang audit pada sektor bisnis tertentu. Sehingga dengan mempelajari daftar ini Anda telah menghemat waktu untuk mendapatkan auditor yang memenuhi syarat administrasi dan kemungkinan jasa yang memuaskan. Walaupun Anda harus tetap melakukan survai lebih jauh dengan menghubungi perusahaan-perusahaan yang telah diaudit oleh auditor terkait, konsultan atau tim penjualan BS terkait. Anda berhak untuk mendapatkan yang terbaik dengan memilih auditor berdasarkan kualifikasi, pengalaman dan rekomendasi.

Anda sebaiknya mencari auditor yang tidak terlalu cerewet dengan permasalahan yang remeh temeh sebagaimana sering ditemui pada awal perkembangan ISO 9001 di pertengahan tahun 1990-an. Contoh komentar yang tidak profesional adalah satu atau dua tanda tangan tidak terdapat dalam Purchase Order bahan-bahan kimia, catatan yang diminta auditor harus diperoleh dalam lima menit atau salah ketik di dalam prosedur atau laporan Semua hal di atas, bersifat dangkal dan merupakan kulit dari penerapan system manajemen. Selain itu, audito anda harus bisa menerima variasi-variasi dan format penerapan dan tidak bisa memaksakan suatu cara kepada sistem kita. Perusahaan anda mungkin melakukan pengumpulan buku-buku peraturan melalui subkontraktor, maka auditor tidak bisa memberikan temuan terhadap cara ini..

 Pendekatan

Masing-masing BS dan masing-masing auditor sering memiliki pendekatan atau fokus yang berbeda-beda. Misalnya, satu BS akan meminta satu kepatuhan terhadap peraturan lingkungan (100%) sedangkan perusahaan lain lebih memberikan kelonggaran, meksipun kita tahu bahwa Standar ISO 14001 sendiri tidak mewajibkan kepatuhan  mutlak seperti dimaksudkan oleh kasus pertama. Auditor yang tidak memahami sejarah peraturan lingkungan dan mekanisma hukum di Indonesia mungkin akan memberikan banyak tekanan-tekanan yang tidak perlu. Auditor ekspatriat sering melihat ketentuan dan penerapan peraturan di Indonesia dengan kacamata mekanisma dan prinsip hukum dan peraturan di negaranya. Sebagai contoh, limbah B3 tidak harus diserahkan kepada PPLI kalau perusahaan memiliki alternative pengolahan/pemanfaatan. Keputusan dari pemerintah kepada perusahaan untuk melakukan suatu cara pengolahan/ pemanfaatan sering membutuhkan waktu lama, sehingga kita tidak bisa memutuskan bahwa ketidaklengkapan ijin atau dokumen legal terkait karena semata-mata kekurangan perusahaan yang sedang diaudit.

Beberapa BS melakukan audit pengawasan setiap enam bulan sedangkan yang lain setiap satu tahun sekali. Kedua pendekatan ini memenuhi persyaratan dari badan akreditasi. Pilihan terletak pada anda untuk memutuskan yang paling tepat untuk mendapatkan manfaat maksimal dari proses pemeliharaan dan peningkatan kinerja SML. Beberapa perusahaan merasa jangka waktu satu tahun terlalu lama, karena tanpa intervensi dari pihak ketiga yang cukup sering maka para karyawan tidak terlalu peduli terhadap kinerja lingkungannya atau jika memang terdapat deviasi penerapan yang ditemukan auditor, perusahaan tidak dapat menunggu masalahnya ditangani dalam 1 tahun kemudian. Manfaat lain perioda audit 6-bulanan adalah untuk tetap memberikan tekanan positif bagi para karyawan dengan melakukan persiapan-persiapan audit ini sehingga tugas-tugas lingkungan mereka terselesaikan paling lambat setiap satu semester.

 Konflik Kepentingan

 Penyelewengan dalam segala sektor bisnis telah terjadi, tidak terkecuali pada penerapan sistem sertifikasi ISO. Anda harus mampu mendapatkan informasi informal dari perusahaan-perusahaan yang telah memiliki sertifikat (misalnya, ISO User Club) mengenai praktek-praktek tersebut. Jangan sampai menyesal di kemudian hari ketika Anda menemukan bahwa perusahaan anda disertifikasi oleh BS bercitra buruk, karena misalnya memperjual belikan sertifikat ISO. Anda harus memastikan apakah BS tersebut tidak melakukan kegiatan konsultasi, apalagi jika kedua jasa tersebut ditawarkan sekaligus kepada Anda. Kedua contoh di atas merupakan kenyataan yang berjalan di Indonesia. Sudah saatnya, kita ikut menjaga citra sertifikat dengan menghindari praktek-praktek buruk tersebut karena pada akhirnya yang rugi adalah Anda sendiri sebagai pemilik sertifikat. Setiap pihak (pemiliki sertifikat, konsultan, BS, dan lain-lain) seharusnya melaporkan penyelewengan ini ke Badan Akreditasi terkait atau ke ruang public. Penulis pernah melihat suatu surat pelarangan audit kepada dua auditor yang dilaporkan melakukan penyelewengan kode etik sertifikasi ISO.

Pertimbangkan badan sertifikasi mana yang diinginkan oleh pihak-pihak terkait atau badan akriditasinya. Dalam sejarah perkembangan ISO, UKAS (Badan akreditasi Inggris) merupakan badan yang memiliki reputasi yang baik di Indonesia.

Biaya

Biaya sertifikasi akan tergantung pada ukuran (luasan geografi dan jumlah karyawan) dan kerumitan perusahaan anda. BS akan menentukan biaya audit ini berdasarkan satu table yang dikeluarkan oleh Badan Akreditasi sehingga sulit untuk mengurangi jumlah hari audit supaya BS bisa menjual jasa audit lebih murah, karena minimum hari audit diatur dalam table ini. Perbedaan harga akan ditentukan oleh besaran biaya per hari masing-masing BS. Seperti halnya membeli barang atau jasa lainnya, Anda harus tahu yang diperlukan dan dalam hal ini jangan hanya mendasarkan pada murahnya biaya sertifikasi. Suatu perusahaan di Pulau Jawa telah memilih Badan Sertifikasi karena menawarkan biaya setengah lebih rendah dari lainnya, tetapi di kemudian hari pimpinan perusahaan menyadari bahwa BS tersebut memiliki reputasi rendah sehingga logo ISO 14001 di kartu namanya tidak memberikan kebanggaan lagi.

Komponen biaya sertifikasi keseluruhan selama 3 tahun biasanya terdiri dari: Pendaftaran, Kajian dokumen, Preassessment, Initial assessment, Audit pengawasan dan Renewal. Perusahaan harus memperhitungkan biaya transportasi dan akomodasi selama audit sertifikasi dan pengawasan (surveillance).

Tinjauan manajemen harus membahas keperluan yang mungkin untuk merubah kebijakan, tujuan dan elemen-elemen lain sistem manajemen lingkungan, berdasarkan hasil-hasil audit internal sistem manajemen lingkungan, keadaan-keadaan yang berubah dan komitmen terhadap peningkatan berkelanjutan.

(Sumber: ISO 14001: 1996)

URAIAN

Tinjauan manajemen/TM merupakan elemen terakhir Standar dan merupakan komponen penting untuk menjamin diterapkannya komitmen terhadap peningkatan berkelanjutan. Pemantauan/pengkuran, Tindakan Perbaikan dan Pencegahan (TPP) dan audit internal memberikan analisa sistem dengan mendalam/rinci tetapi secara parsial sedangkan TM bertujuan melihat sistem secara menyeluruh untuk menentukan apakah sistem sudah sesuai dengan kebijakan lingkungan, memadai dan efektif. Termasuk menggunakan hasil-hasil pemantauan, TPP dan internal audit itu sendiri bagi bahan pembahasan. Apabila sistem belum efektif maka diperlukan tindakan-tindakan untuk memperbaikinya berupa tindak lanjut berupa tindakan perbaikan dan pencegahan yang dikendalikan langsung oleh manajemen puncak. Sebaliknya, jika sistem dianggap berjalan efektif karena rencana/prosedur/program sudah tercapai maka TM berfungsi untuk mencari/ memutuskan area-area yang perlu ditingkatkan pada siklus berikutnya. Standar menyebutkan bahwa perubahan mungkin meliputi kebijakan, tujuan dan elemen-elemen SML lainnya.

Manajemen Puncak organisasi harus, pada interval yang ditetapkan, mengkaji ulang sistem manajemen lingkungan, untuk menjamin kesesuaian, kecukupan dan keefektifan yang berkesinambungan.

Setelah keseluruhan tahap P-D-C (Perencanaan-Pelaksanaan-Pemeriksaan) telah diselesaikan dalam satu siklus maka saatnya untuk melaporkan kinerja sistem kepada manajemen puncak khususnya terhadap pemenuhan-pemenuhan Kebijakan lingkungan  Menjadi wewenang dan tugas manajemen puncak untuk menilai kinerja penerapan SML dalam konteks kepatuhan terhadap peraturan lingkungan, penerapan pencegahan pencemaran melalui praktek-praktek 4R dan pelaksanaan peningkatan berkelanjutan melalui pencapaian tujuan/sasaran lingkungan. Untuk memungkinkan tinjauan yang efektif perusahaan harus menetapkan perioda tinjauan dan melakukannya secara rutin.

Proses tinjauan manajemen harus menjamin bahwa informasi yang diperlukan terkumpul sehingga memungkinkan manajemen melakukan evaluasi tersebut.

Bagian ini menunjukkan suatu persyaratan tentang pentingnya pembuatan agenda yang baik sehingga evaluasi atau pertemuan tersebut didukung oleh informasi yang cukup bagi pengambilan keputusan yang baik. Agenda dapat mencakup, sebagaimana disebut di atas, kinerja terhadap kepatuhan peraturan lingkungan, pencapaian tujuan/sasaran dan bentuk-bentuk pencegahan pencemaran yang telah dilakukan. Segala deviasi terhadap ketiga komitment tersebut harus ditanggapi oleh manajemen puncak. Informasi lain dalam agenda termasuk juga antara lain: hasil audit internal, laporan ketidaksesuaian,  komunikasi dengan pihak eksternal khususnya terhadap keluhan-keluhan lingkungan dan masalah-masalah dari TM sebelumnya.

Tinjauan ini harus didokumentasikan

Dokumen-dokumen yang terkait dengan hasil tinjauan manajemen adalah undangan pertemuan, daftar hadir peserta, dan risalah rapat.

Tinjauan manajemen harus membahas keperluan yang mungkin untuk merubah kebijakan, tujuan dan elemen-elemen lain sistem manajemen lingkungan, berdasarkan hasil-hasil audit sistem manajemen lingkungan, perubahan keadaan dan komitmen terhadap peningkatan berkelanjutan.

Perubahan-perubahan oleh TM dibuat setelah memperoleh umpan balik dari audit internal yang memberikan kinerja terakhir sistem. Cukup jelas disini bahwa sangat baik jika TM dilakukan begitu laporan audit internal selesai sehingga informasi yang diterima sangat faktual. Peraturan yang makin ketat, keluhan dari masyarakat, persyaratan lingkungan dari pelanggan harus dijadikan momen untuk menetapkan ulang kebijakan dan orientasi SML. Terakhir, sampai sejauh mana peningkatan yang dapat dilakukan oleh perusahaan.

SML adalah sistem yang dinamis apabila TM menganggap perlu merubah kebijakan maka standar menyarankan untuk dilakukan. Tidak ada artinya suatu komitmen formal di atas kertas apabila kenyataan di lapangan membutuhkan kebijakan yang berbeda. Jika masalah B3 perlu penekanan pada tahun berjalan maka TM perlu mempertimbangkan pernyataan yang lebih eksplisit di dalam kebijakannya dan tentu saja menentukan sasaran lingkungan mengenai hal ini.

PERMASALAHAN

1. Peserta pertemuan. Terdapat kecenderungan bahwa pertemuan ini menjadi suatu yang rutin sehingga perusahaan cukup menyediakan bukti-bukti pertemuan kepada pihak ketiga (auditor) tanpa melakukan pertemuan yang serius. Perusahaan harus mempertimbangkan, dalam kasus ini, perlunya untuk memiliki suatu SML jika dalam perjalanan waktunya tidak pernah dievaluasi dengan alasan apapun. Peserta pertemuan harus cukup mewakili pihak-pihak yang berperan penting bagi keberlangsungan sistem manajemen. Manajemen puncak harus hadir karena beliau harus mengkaji langsung dan membuat keputusan-keputusan terhadap masa depan SML. Masalah lain, hanya departemen tertentu yang diundang ke pertemuan sehingga membatasi peran-peran dalam pengelolaan lingkungan pada anggota-anggota tertentu saja. Idealnya semua departemen mengirimkan wakilnya karena besar atau kecil semua bagian memilih peran dan tanggung jawab.
2. Agenda pertemuan. Dalam banyak kasus perusahaan tidak membahas ketiga komitmen yang disebutkan dalam Kebijakan Lingkungan padahal jelas bagi kita bahwa merupakan waktu yang tepat untuk menanyakan komitmen manajemen puncak berdasarkan kinerja SML terakhir. Jika masih banyak persyaratan peraturan yang belum dipenuhi, sampai kapan kepatuhan itu dapat dicapai seratus persen atau sebaliknya jika persyaratan peraturan sudah terpenuhi apakah manajemen puncak memutuskan untuk mencapai standar internal yang lebih ketat. Konsekuensi dari keputusan itu adalah diperlukannya sumber daya tambahan (waktu, dana, dan karyawan) yang hanya dapat diputuskan oleh pimpinan perusahaan. Indikator yang bisa digunakan adalah elemen tujuan/sasaran, pemantauan/pengukuran yang berisis tatus kepatuhan terhadap persyaratan peraturan. Juga kecendeurngan terhadap kinerja lingkungan membantu informasi apakah sistem meningkatkan kualitas lingkungan.

Hasil audit internal perlu dibahas tetapi tidak perlu terlalu detail karena fungsi dalam tinjauan adalah melihat pola dan membuat kesimpulan. Informasi yang dikaji antara lain: ringkasan audit, komposisi temuan, dan sifat temuan utama. Tidak ada gunanya bagi manajemen puncak untuk mendengarkan informasi yang terlalu rinci. Hal utama yang ingin didengar adalah permasalahan penting dan peningkatan terhadap sistem yang bisa disimpulkan dari hasil audit.

Standar tidak meminta frekuensi tinjauan dan terserah kepada perusahaan untuk menentukan. Pada umumnya badan sertifikasi meminta paling sedikit 1 tahun sekali karena menghindari timbulnya masalah yang membesar dan tidak terkendali. Salah satu pertimbangan yang dipakai adalah kematangan sistem. Pada tahap awal manajemen puncak perlu meninjau kinerja sistem, dengan berkembang dan matangnya sistem, perioda tinjauan yang lebih panjang dapat diterapkan. Terlalu sering tinjauan, 1 bulan sekali tidak memberikan bahan yang cukup untuk melihat suatu pola umum karena terbatasnya data-data dan informasi, sehingga sering terbatas pada kajian terhadap laporan perkembangan tanpa perlunya dibuat keputusan penting oleh Manajemen Puncak.

1. Catatan dan Tindak Lanjut. Sebagai suatu pendorong bagi siklus berikut dari penerapan SML, hasil pertemuan atau tinjauan manajemen seharusnya berisi rencana tindakan untuk memperbaiki atau meningkatkan kinerja SML sekarang. Notulen pertemuan berisi penugasan-penugasan kepada beberapa orang dalam upaya mengeksekusi perbaikan SML.

PENERAPAN

1. Menetapkan jadual (frekuensi) tinjauan manajemen yang lebih baik dilakukan dalam suatu pertemuan resmi. Pada awal pembentukan sistem, umumnya dilakukan setiap 2 kali setahun karena mengikuti perioda audit internal (atau eksternal).
2. Menetapkan agenda tinjauan manajemen yang menyangkut: Tujuan/sasaran dan PML sebagai bentuk kajian terhadap Peningkatan Berkelanjutan; Status kepatuhan terhadap peraturan lingkungan dari hasil-hasil pemantauan dan pengukuran lingkungan; Pencegahan Pencemaran yang telah dijalankan. Agenda-agenda lain dapat mencakup hasil-hasil audit, perubahan-perubahan dari luar (stakeholder) yang perlu diantisipasi.
3. Menyebarkan undangan dan melaksanakan pertemuan.
4. Membuat Laporan Pertemuan dengan alternatif solusinya dan penugasan terhadap karyawan terkait, jika ada beberapa hal yang harus ditindaklanjuti.

DOKUMENTASI

1. Pedoman Lingkungan menjelaskan tentang mekanisma tinjauan manajemen dan sasaran yang ingin dicapai.
2. Jadual dan agenda tinjauan manajemen;
3. Laporan Tinjauan Manajemen atau biasa disebut Ringkasan Pertemuan

KESIMPULAN

Penggerak utama SML adalah manajemen puncak yang diwujudkannya dalam pernyataan Kebijakan Lingkungan. Tinjauan Manajemen merupakan bentuk evaluasi dan pelaporan terhadap pelaksanaan sistem secara menyeluruh sehingga dapat dibuat kesimpulan pencapaian isi kebijakan lingkungan. TM pada prinsipnya akan menjadi momentum untuk berkembangnya SML.

1. a.      menentukan apakah sistem manajemen lingkungan:

1)      sesuai dengan rancangan yang dibuat termasuk persyaratan Standar Internasional ini; dan

2)      telah diterapkan dan dipelihara dengan baik; dan

1. b.      menyediakan informasi terhadap hasil-hasil audit kepada manajemen

Program audit organisasi, termasuk jadual, harus didasarkan pada pentingnya aktivitas terhadap lingkungan dan hasil audit sebelumnya. Supaya komprehensif, prosedur audit harus mencakup ruang lingkup audit, frekuensi dan metodologi, dan tanggung jawab dan persyaratan untuk melaporkan dan melaksanakan audit.

(Sumber: ISO 14001: 1996)

URAIAN

Audit internal merupakan elemen yang penting bagi keberlangsungan sistem yang efektif karena audit yang baik akan menyempurnakan siklus P-D-C-A dan memberikan momentum terhadap perbaikan berkelanjutan. Setelah implementasi kebijakan lingkungan, prosedur-prosedur lingkungan, pemantauan, komunikasi dan lain sebagainya, harus ada satu waktu untuk memerika kinerja sistem secara komprehensif yang menyangkut seluruh Klausa, seluruh departemen dan karyawan yang berada didalam ruang lingkup sistem manajemen. Berbeda dengan pemeriksaan oleh Klausa Pemantauan dan Permintaan Tindakan Perbaikan dan Pencegahan (TPP) yang bersifat parsial pada klausa-klausa dan/ atau departemen-departemen tertentu, pemeriksaan lewat internal audit bersifat sistematis dan mencakup sistem secara menyeluruh termasuk elemen audit itu sendiri. PTPP akan menemukan ketidaksesuaian dari hasil pemantauan dan pengukuran suatu dampak penting dengan dicatat, dianalisa, diperbaiki secara efektif, dan dilaporkan ke Tinjauan Manajemen.

Internal audit akan melihat apakah ketidaksesuaian terjadi berulangkali dalam satu tahun, diberbagai departemen, disebabkan oleh masalah yang sama, terkait dengan pelanggaran prosedur dan hal-hal lain yang sifatnya sistematis. Perbedaannya jelas bahwa audit internal mencari bukti yang lebih banyak dan terpola.

Fenomena lain adalah audit (baik internal and eksternal) sering memberikan kesan negatif bagi para karyawan bahkan jika hal itu dilakukan oleh para kolega mereka. Ketika mendengar kata ‘audit’, bagian yang diaudit merasa akan diuji, diselidiki, dan dicari kesalahan-kesalahannya. Akibatnya adalah mereka akan berusaha sekuat  mungkin terhindar dari temuan-temuan auditor baik dengan menyembunyikan informasi, menghambat proses audit dan melawan secara frontal. Jika hal tersebut terjadi maka internal audit telah kehilangan manfaat dan justru  menjadi sumber kelemahan dari sistem manajemen itu sendiri. Seperti halnya di Klausa Pemeriksaan: PTPP, perusahaan harus mampu menciptakan atmosfir bahwa internal audit adalah untuk kepentingan bersama dan tidak ada pribadi-pribadi yang disalahkan. Setiap ketidaksesuaian atau temuan auditor adalah masalah bersama atau sistem.

Fungsi lain yang sering terlupakan adalah audit internal menumbuhkan keterlibatan orang dan menciptakan mekanisma komunikasi antar departemen. Tanpa disadari, kita menganggap biasa konflik klasik antara bagian Produksi yang menghasilkan limbah sangat besar dengan bagian lingkungan yang harus pontang-panting memproses produk tersebut atau antara produksi dengan maintenance mengenai jadual perbaikan preventif suatu alat. Konflik terjadi karena setiap departemen hanya melihat dari sisi kepentingannya semata dan tidak melihat bahwa departemen lain juga punya batasan dari manajemen puncak dengan segala keterbatasannya. Audit internal akan memberikan wawasan baru kepada auditor dari departemen lain mengenai kesulitan iternal departemen dan komplikasi yang diakibatkan oleh departemen auditor. Paling sedikit hal ini tentu akan menumbuhkan kepedulian akan perlunya semua departemen bekerja dengan target yang sama dan saling memberikan toleransi terhadap departemen-departemen lain.

Organisasi harus membuat dan memelihara suatu program dan prosedur audit sistem manajemen lingkungan yang dilakukan secara periodik, bertujuan supaya

Suatu audit membutuhkan perencanaan yang baik, orang yang kompeten dan tata cara yang seragam sehingga sangat penting bagi organisasi untuk membuat program dan prosedur mengenai pelaksanaan audit. Prosedur ini menjadi panduan bagi para internal auditor untuk mengurangi variasi-variasi dalam metodologi audit, sehingga produk kerja tim tersebut akan cenderung untuk standar dan tidak terlalu banyak berbeda dari satu auditor ke auditor lainnya. Walaupun pengalaman, latar belakang pendidikan dan gaya/ cara orang tetap memberikan warna pada proses audit.

Program audit juga diperlukan untuk memudahkan tercapainya tujuan audit itu sendiri, yaitu menilai efektivitas suatu sistem di dalam depertemen. Program berisi frekuensi audit dalam satu tahun, matrik keterkaitan departemen-klausa-prosedur, rincian jadual audit, dan auditor yang ditunjuk.

1. menentukan apakah sistem manajemen lingkungan:

• sesuai dengan rancangan yang dibuat termasuk persyaratan Standar Internasional ini; dan
• telah diterapkan dan dipelihara dengan baik; dan

Dari gambaran di atas nampak jelas bahwa audit internal berusaha menemukan kondisi senyatanya penerapan dan pemeliharan sistem dibandingkan dengan Perencanaannya dan paling sedikit persyaratan standar. Deviasi dari rencana harus segera dikenali, dianalisa dan diperbaiki untuk mengembalikan penerapan ke rencana semula atau modifikasinya. Tanpa audit internal yang regular maka suatu deviasi terhadap sistem mungkin tidak terdeteksi dan diketahui ketika masalah telah menjadi besar dan sangat sulit untuk diperbaiki. Keluhan lingkungan dari masyarakat yang sudah dicatat tetapi tidak ditangani dengan baik dalam kurun waktu yang lama akan terakumulasi dan berakhir dengan konflik yang tidak terkendali. Kita dapat belajar dari beberapa perusahaan di Indonesia yang harus menghentikan operasinya akibat keluhan-keluhan yang tidak tertangani dengan baik tetapi mungkin tidak disadari oleh manajemen puncak.

Audit internal juga memungkinkan penilaian pencapaian isi dari kebijakan lingkungan, misalnya kepatuhan terhadap peraturan lingkungan, peningkatan berkelanjutan dan tindakan pencegahan pencemaran dan kebijakan-kebijakan lain sebagai perwujudan dari komitmen manajemen puncak. Auditor akan memeriksa hasil pemantauan lingkungan dalam satu (atau setengah) tahun terakhir, kelengkapan pelaporan kepada pemerintah, kondisi dan label tempat penyimpanan limbah B3, untuk memastikan semua ketentuan peraturan telah dijalankan. Terhadap pengendalian pencemaran auditor akan memverifikasi proses pengurangan volume limbah, daur ulang logam-logam scrap kepada pemulung dan program penggantian cadmium dari salah satu bahan baku. Jika sudah dipelihara dengan baik audit internal, audit internal dapat membuka kemungkinan-kemungkinan untuk peningkatan bagi sistem manajemen lingkungan. Dari potensi dampak yang besar oleh ceceran bahan baku, auditor dapat menyarankan cara pemuatan (loading) bahan tersebut secara tertutup ke hopper dan menggiatkan inspeksi/pembersihan dari perioda mingguan ke harian.

1. menyediakan informasi terhadap hasil-hasil audit kepada manajemen

Audit Sistem Manajemen Lingkungan merupakan bahan bagi manajemen untuk melakukan ACT (Tindakan) setelah tahap CHECK (Pemeriksaan) diselesaikan oleh internal audit. Manajemen puncak akan memiliki gambaran menyeluruh terhadap kinerja sistem, manfaat yang telah diperoleh, masalah-masalah yang ditemui dan kemudian mengambil keputusan yang akurat terhadap keberlanjutan sistem itu sendiri. Oleh karena itu, perusahaan harus menyajikan hasil-hasil audit dalam suatu format yang ringkas, padat dan informatif sehingga memudahkan manajemen dalam menganalisa. Hal ini dapat dilakukan dengan membuat suatu tabel yang berisi semua temuan, tindakan perbaikan dan proses verifikasinya.

Program audit organisasi, termasuk jadual, harus didasarkan pada pentingnya aktivitas terhadap lingkungan dan hasil audit sebelumnya.

Selain jadual audit yang regular, Rencana audit harus mampu mengidentifikasi area/departemen/klausa yang masih lemah atau perlu pengkajian khusus sehingga audit internal akan dilaksanakan dengan frekuensi yang lebih sering untuk mengidentifikasi sumber-sumber kelemahan dan memperbaiki secepat  mungkin. Tambahan audit semacam demikian dapat diperoleh dari laporan audit internal sebelumnya atau audit eksternal. Perubahan peraturan lingkungan yang berimplikasi pada satu departemen dapat digunakan sebagai alas an untuk melakukan audit tambahan.

Supaya komprehensif, prosedur audit harus mencakup ruang lingkup audit, frekuensi dan metodologi, dan tanggung jawab dan persyaratan untuk melaporkan dan melaksanakan audit.

Paragraf klausa ini cukup jelas menyebutkan langkah-langkah untuk menjalankan audit internal, perusahaan menentukan ruang lingkup audit dalam artian departemen, prosedur dan klausa yang harus diaudit, menentukan frekuensi audit seperti satu atau dua kali audit internal dalam satu tahun termasuk audit tambahan jika diperlukan. Metodologi audit adalah tata cara audit dari sejak pembuatan daftar periksa, pertemuan pembukaan, pelaksanaan audit, pertemuan penutup, dan pembuatan laporan. Tanggung jawab dapat disajikan dalam jadual audit yang berlaku spesifik ketika suatu audit internal akan dilakukan. Jadual spesifik ini berisi nama auditor, auditee.

PERMASALAHAN

1. Auditor tidak memahami masalah teknis dan peraturan lingkungan. Sebagian besar auditor internal di perusahaan merupakan auditor Sistem Manajemen Mutu. Hal ini tentu membantu perusahaan untuk memiliki tim auditor yang kompeten terhadap pemahaman sistem manajemen tetapi pada umumnya para auditor tersebut kurang menguasai bidang teknis lingkungan, khususnya mengenai peraturan-peraturan lingkungan. Salah satu faktornya adalah bahwa masalah lingkungan bukanlah masalah yang menjadi tanggung jawab setiap orang (setidaknya sebelum menerapkan ISO 14001) sehingga pengetahuan mengenai isu lingkungan merupakan pekerjaan rumah yang harus ditambahkan. Perusahaan dapat melakukan pelatihan khusus mengenai isu-isu teknis lingkungan seperti peraturan lingkunga, pemantauan lingkungan dan pengoperasian unit pengolahan limbah seperti IPAL, APPU dan lain-lain.
2. Jadual atau program tidak didasarkan pada daftar aspek penting lingkungan. Sistem Manajamen Lingkungan dibangun berdasarkan pendekatan proses, masukan dari suatu proses menghasilkan keluaran berupa dampak lingkungan sehingga besar atau kecil setiap departemen/ seksi memiliki daftar aspek lingkungan (bisa penting atau tidak penting). Sehinnga tentu saja, setiap departemen seharusnya menjadi obyek audit untuk klausa 4.3.1 tersebut dan/atau klausa-klausa lain yang menyatu dengan (inheren) dengan sifat kegiatannya, misalnya klausa 4.4.6, 4.4.7 dan 4.3.4.  Perusahaan dalam membuat rencana audit cenderung untuk menugaskan auditor menurut prosedur-prosedur yang berlaku di suatu departemen/seksi padahal tidak semua kegiatn dituangkan dalam prosedur tertulis. Hal ini berakibat pada kurang menyentuh tanggung jawab departemen tersebut. 
3. Temuan terfokus pada dokumentasi. Walaupun Sistem Manajemen Lingkungan adalah suatu sistem terdokumentasi tetapi esensi dari sistem adalah penerapan pengendalian pencemaran yang efektif dilapangan baik dari sisi alat, orang, dan tata cara. Auditor karena memiliki pengalaman di Sistem Manajemen Mutu sering terlalu fokus pada kelengkapan dokumen. Auditor yang berpengalaman akan percaya pada kenyataan bahwa apa yang tertulis, belum tentu sama dengan apa yang sudah dijalankan. 

PENERAPAN

1. Melatih auditor internal. Auditor Sistem Manajemen Mutu tidak otomatis menjadi auditor Sistem Manajemen Lingkungan, mereka memerlukan tambahan pengetahuan mengenai pemahaman standar ISO 14001, teknik audit dan isu-isu lingkungan terkait.
2. Membuat prosedur audit. Audit membutuhkan suatu standar kerja untuk menjamin bahwa hasil-hasil audit tidak terlalu berbeda antara satu auditor dengan lainnya.
3. Membuat program audit dan jadual Program menggambarkan ruang lingkup audit seperti departemen, klausa Standar, prosedur yang harus diperiksa; tim auditor dan auditee pada area yang diaudit, waktu.
4. Membuat daftar periksa sebagai alat bantu para auditor, khususnya jika hal tersebut dilakukan di tahap awal pembentukan system karena tim belum cukup kompeten. Dengan berkembangnya waktu, daftar periksa bisa dihilangkan dari prosedur audit.
5. Melaksanakan audit. Sesuai dengan metodologi yang telah ditetapkan tim audit melakukan pertemuan pembukaan (dapat secara informal), melaksanakan wawancara, pemeriksaan dokumen dan catatan-catatan lingkungan, mengamati kondisi lapangan dan membuat kesimpulan dalam pertemuan penutup.
6. Membuat laporan audit. Seluruh hasil audit dikumpulkan, dievaluasi dan ditetapkan Ketidaksesuaian Besar, Kecil dan Observasi, dan disampaikan kepada auditee untuk dibuatkan Rencana Tindakan Perbaikan dan Pencegahannya. 
7. Memantau audit. Rencana Tindakan Perbaikan dan Pencegahan harus diverifikasi keefektifannya sesuai dengan waktu dan bentuk perbaikan yang disampaikan dalam laporan audit. Auditor internal harus mendapatkan bukti perbaikan sesuai dengan masalah yang ditemui ketika audit dan bukti perbaikannya. Jika perbaikan berupa pembangunan sarana fisik maka auditor harus melihat tersedianya sarana tersebut atau jika belum selesai auditor harus mendapatkan program yang menyakinkan dan tidak terbatas pada dokumen. Misalnya, alat-alat, kontrak dengan subkontraktor pembangun sarana tersebut atau land clearing terhadap lokasi pembangunan. Jika hal-hal tersebut belum dapat diterima maka auditor internal dapat mengeluarkan laporan temuan lanjutan dan belum boleh menutup temuan tersebut.
8. Melaporkan dalam tinjauan manajemen. Menjelang pelaksanaan tinjauan manajemen perkembangan internal audit termasuk temuan-temuan yang sudah bisa diverifikasi dilaporkan dalam rapat tersebut. Tujuan adalah memberikan masukan kepada manajemen puncak akan kondisi penerapan sistem dan mendapatkan arahan mengenai tindak lanjut dan komitmen baru terhadap masalah-masalah yang belum berhasil diselesaikan.

DOKUMENTASI

1. Pedoman Lingkungan, satu bagian dalam pedoman menjelaskan kebijakan dan strategi perusahaan dalam menjalankan audit internal untuk memenuhi persyaratan standar dan memelihara sistem itu sendiri.
2. Prosedur Audit SML. Menjelaskan tujuan, ruang lingkup, tim audit, program/ jadual audit, metodologi audit, laporan audit, proses verifikasi dan kaitan audit internal dengan tinjauan manajemen.
3. Rencana dan jadual audit. Tabel yang berisi departemen dan klausa yang harus diadit berlaku dalam tahun berjalan atau seterusnya jika tidak ada perubahan. Sedangkan jadual audit menggambarkan rincian area, tim auditor, auditee, tanggal dan jam yang berlaku untuk satu sesi audit, misalnya audit pertama tahun berjalan.
4. Daftar Periksa audit. Pertanyaan atau pokok-pokok yang harus dicakup oleh auditor ketika melakukan audit. Daftar periksa dapat berupa pertanyaan-pertanyaan baku atau dibuat oleh masing-masing auditor dengan membaca terlebih dulu dokumen-dokumen auditee. Daftar Periksa tidak boleh digunakan sebagai kuesioner tetapi hanya alat pengingat dari kemungkinan area/klausa/prosedur yang terlewatkan oleh auditor.
5. Laporan Ketidaksesuaian. Biasanya berupa format baku (lihat lampiran xx.xx) berisi ketidaksesuaian (ditandatangani auditor dan auditee), tindakan perbaikan dan pencegahan (ditandatangani auditee), verfikasi tindakan perbaikan (ditandatangani auditor ketiak menutup temuan tersebut).
6. Tindakan Perbaikan dan Pencegahan dan Rekapitulasinya. Tabel yang menggambarkan semua ketidaksesuaian dalam sesi audit saat itu, tindakan perbaikan, waktu verifikasi, dan status verifikasinya. Jika sudah memenuhi syarat, maka temuan tersebut ditulis sebagai Selesai.

KESIMPULAN

Kemandirian sistem manajemen (baik ISO 9000 maupun 14001) sangat tergantung kepada kinerja internal auditor. Hasil audit yang lengkap dan bermutu memungkinkan perusahaan tersebut untuk mengenali kelemahan-kelemahan dari sistem dan melakukan perbaikan dan peningkatan yang diperlukan.

Organisasi harus membuat dan memelihara prosedur untuk identifikasi, pemeliharaan dan pembuangan catatan lingkungan. Catatan-catatan ini harus mencakup catatan pelatihan dan hasil-hasil audit dan tinjauan manajemen.

 Catatan lingkungan harus dapat dibaca, teridentifikasi dan tertelusur terhadap kegiatan, produk atau jasa terkait. Catatan lingkunga disimpan dan dipelihara dalam suatu cara sehingga mudah diambil dan dilindungi dari kerusakan, keausan atau hilang. Waktu retensi harus ditetapkan dan dicatat.

 Catatan harus dipelihara, disesuaikan dengan sistem dan organisasi, untuk menunjukkan kesesuaian persyaratan standar internasional ini.

 (Sumber: ISO 14001: 1996)

URAIAN

Perubahan besar yang dikenalkan Sistem Manajemen Lingkungan bagi perusahaan yang baru memulai penerapan sistem manajemen adalah berbagai penerapan pengelolaan lingkungan harus tercatat baik sebagai bukti untuk pihak ketiga (badan sertifikasi) atau untuk pelaporan kepada manajemen dan bahan evaluasi kinerja penerapan itu sendiri. Dengan ISO kita tidak dapat lagi sekedar membuktikan pekerjaan dengan lisan tetapi harus tersedia suatu catatan tertulis yang dapat dibaca dan disimpan untuk referensi kerja. Walaupun tidak berarti bahwa setiap langkah pekerjaan harus ditulis, perusahaan harus mampu membuat titik-titik penting yang membutuhkan pencatatan. Catatan juga tidak harus berupa cetakan pada kertas tetapi dapat berupa data elektronik di dalam komputer.

Perbedaan catatan dan dokumen adalah catatan merupakan sejarah suatu kegiatan yang telah terjadi sehingga tidak dapat diubah. Dokumen sebaliknya dapat diubah dan harus dikendalikan penggunaannya supaya tidak ada kerancuan dalam pemakaian terbitan yang sah sedangkan catatan cukup disimpan dan dipelihara. Tergantung pada perusahaan untuk memilih catatan-catatan yang akan dipelihara. Beberapa contoh catatan lingkungan adalah pelatihan aspek lingkungan; tujuan/ sasaran; komunikasi internal; dan daftar revisi dokumen.

Organisasi harus membuat dan memelihara prosedur untuk identifikasi, pemeliharaan dan pemusnahan catatan lingkungan. Catatan-catatan ini harus mencakup catatan pelatihan dan hasil-hasil audit dan tinjauan manajemen.

Catatan lingkungan merupakan bukti kerja para karyawan, informasi yang sangat penting bagi pelaksanaan pengelolaan lingkungan dan alat bagi terciptanya standar kerja yang konsisten. Oleh karena itu catatan lingkungan harus dipelihara dengan baik. Prosedur diperlukan untuk memelihara catatan-catatan lingkungan yang dihasilkan dari aktivitas SML khususnya apabila kegiatan ini termasuk bersifat inter departemen. Misalnya, bukti serah terima limbah padat dari bagian produksi kepada bagian lingkungan dan seterusnya kepada pihak ketiga. Untuk bukti legal (bila diperlukan) catatan seperti ini sangat berguna bagi perusahaan.

Masing-masing departemen atau seksi harus membuat daftar catatan yang disimpan dan dipelihara dalam areanya, menentukan waktu simpan disesuaikan dengan tingkat pentingnya catatan tersebut dan ketersediaan ruang untuk penyimpanan. Sebagai panduan, catatan-catatan yang terkait dengan keperluan hukum seperti ijin-ijin sebaiknya disimpan dalam jangka waktu yang lama 20 tahun. Sedangkan catatan-catatan yang isinya biasa dapat disimpan sampai perioda 2 semester. Pada prinsipnya, pemeliharaan dan pengaturan ini bertujuan untuk menjamin bahwa data-data tersebut tidak musnah sebelum waktunya dan mudah didapat ketika dibutuhkan. Pernahkah anda menghitung berapa kali dalam satu tahun ini anda kesulitan untuk mencari suatu laporan atau informasi lain yang dibutuhkan dalam waktu yang singkat?

Standar menambahkan informasi tambahan bahwa catatan tersebut harus termasuk hasil pelatihan dan hasil audit SML. Alasan dibalik pernyataan ini tentu cukup jelas bahwa catatan kompetensi karyawan dari hasil-hasil pelatihan harus tersedia untuk memungkinkan evaluasi dan tindak lanjut di dalam memelihara sumber daya manusia. Sedangkan hasil audit internal merupakan informasi yang berisi kekuatan dan kelemahan dari sistem manajemen perusahaan. Manajemen sangat membutuhkan informasi yang terkandung dalam catatan tersebut di dalam membuat keputusan-keputusan bagi efektivitas dan efisiens sistem.

Catatan lingkungan harus dapat dibaca, teridentifikasi dan sesuai dengan kegiatan, produk atau jasa terkait. Catatan lingkungan disimpan dan dipelihara dalam suatu cara sehingga mudah diambil dan dilindungi dari kerusakan, keausan atau hilang. Waktu retensi harus ditetapkan dan dicatat.

Catatan tidak terbaca karena kualitas kertas dan tempat penyimpanan yang terlalu lembab. Pemeliharaan catatan dilakukan dengan menyediakan suatu rak khusus sehingga memudahkan  penempatan dan pengambilan kembali. Termasuk dengan membuat suatu direktori jenis catatan, baik berdasarkan tanggal, subyek catatan, dan abjad.

Kita juga tidak perlu untuk menyimpan catatan selamanya, selain karena informasi tersebut sudah kadaluwarsa dan tidak cukup ruang untuk menyimpan kertas-kertas tersebut. Jumlah catatan yang terlalu besar juga akan menyulitkan dalam penempatan dan pemilahan-pemilahan sehingga catatan mudah diperoleh. Perusahaan harus menetapkan lamanya waktu penyimpanan yang disesuaikan dengan kepentingan.

Catatan harus dipelihara, disesuaikan dengan sistem dan organisasi, untuk menunjukkan kesesuaian persyaratan standar internasional ini

Di dalam awal perkembangan ISO di Indonesia banyak perusahaan menyajikan catatan dalam bahasa Inggris karena auditor badan sertifikasi pada saat itu berasal dari luar Indonesia. Oleh karenanya para karyawan dari tingkat menengah kebawah tidak memahami prosedur kerja mereka sendiri. Atau dalam kasus lain,

PERMASALAHAN

1. Permasalahan yang sering muncul adalah kita terlalu banyak membuat catatan atau sebaliknya tidak cukup membuat catatan-catatan tersebut. Sebagai contoh, bagian pengelolaan limbah domestik mencatat jumlah limbah domestik harian walaupun volume yang dihasilkannya tidak besar sehingga jumlah limbah ini sebenarnya bertambah ketika awal dan akhir minggu saja. Sebagai akibatnya setiap hari harus operator harus menuliskan volume limbah yang sama di dalam format yang telah disediakan. Dengan kata lain, ada 7 lembar format yang memuat data sama. Pada titik ekstrim lain, perusahaan yang membuat catatan untuk klausa-klausa yang ada distandar saja seperti notulen tinjauan manajemen, hasil audit internal, pelatihan dan lain-lain serta tidak menggaggap data-data pengoperasian bukan bagian dari catatan lingkungan.
2. Masalah lain adalah catatan lingkungan sering menjadi milik  pribadi, disimpan di suatu laci dibawah meja kepala seksi, dikunci dan jika sang pemilik sedang tidak masuk kerja maka tidak ada seorangpun punya akses terhadap catatan-catatan tersebut. Sebagai auditor, penulis harus menunggu  lama untuk mendapatkan suatu catatan dan disusulkan kemudian ketika audit sudah berpindah ke departemen lain. Kejadian ini menunjukkan bahwa ketika terjadi suatu pertemuan internal dan dibutuhkan data-data dalam catatan lingkungan, tidak tersedia informasi penting bagi pengambilan keputusan yang tepat dan akurat.

PENERAPAN

1. Mendaftar catatan-catatan lingkungan dalam daftar induk. Langkah pertama adalah mendaftar catatan-catatan lingkungan, yang dapat diperoleh dengan kembali membaca prosedur dan instruksi kerja yang didalamnya menunjukkan data-data yang dihasilkan dari suatu kegiatan. Tetapi identifikasi catatan harus lebih luas dari sumber kegiatan yang disebut dalam prosedur-prosedur/ instruksi kerja.
2. Menentukan penanggung jawab catatan-catatan terkait. Setelah diperoleh daftar catatan lingkungan di seluruh perusahaan dan komposisinya di masing-masing bagian maka harus ditetapkan pihak yang bertanggung jawab terhadap catatan-catatan tersebut untuk menjamin bahwa ada orang yang akan memeliharanya dan membatasi akses dari orang yang tidak diinginkan dapat memperoleh informasi dari catatan-catatan tersebut.
3. Menyimpan sesuatu dengan prosedur. Melalui prosedur pengendalian catatan atau instruksi kerja ditetapkan tata cara penyimpanan dan pengelolaan catatan lingkungan, berisi mengenai pembuatan daftar induk, tugas penanggung jawab catatan, waktu simpan catatan, tata cara pemusnahan, dan lain-lain.
4. Memelihara catatan-catatan tersebut. Tempat penyimpanan untuk catatan-catatan yang masih aktif dan yang tidak aktif yang dibuat dan difungsikan. Beberapa perusahaan menyediakan satu gudang khusus untuk menyimpan catatan-catatan yang tidak aktif tetapi belum melewati masa retensi.
5. Memusnahkan jika sudah lebih dari waktu retensi. Penarikan dan pengumpulan catatan yang ketat akan menjamin ditemukaannya catatan-catatan liar yang sudah kadaluarsa. Beberapa perusahaan mengharuskan pemusnahan secara fisik dengan dibakar atau dicacah untuk menjamin kerancuan dan memusnahkan informasi rahasia yang terkandung di dalam catatan-catatan tersebut.

DOKUMENTASI

1. Pedomen lingkungan.
2. Prosedur pengendalian catatan lingkungan.
3. Daftar Induk catatan linkungan, penanggung jawab dan waktu retensinya.

KESIMPULAN

Catatan lingkungan merupakan alat bagi tercapainya kinerja pengelolaan lingkungan yang konsisten, dengan menyediakan bukti-bukti penerapan prosedur, informasi sebagai bahan evaluasi dan pengetahuan dari data-data yang terkandung di dalam catatan. Tanpa catatan lingkungan, penerapan SML akan terjebak pada informasi lisan yang terbukti tidak andal, tidak lengkap dan akurat.

TABEL DAFTAR INDUK CATATAN LINGKUNGAN, Departemen Produksi 

Organisasi harus membuat dan memelihara prosedur untuk menetapkan tanggung jawab dan wewenang dalam penanganan dan penyelidikan ketidaksesuaian, membuat tindakan perbaikan untuk menghilangkan dampak yang ditimbulkan dan memulai tindakan perbaikan dan pencegahannya.

 Tindakan perbaikan dan pencegahan untuk mengeliminasi sebab-sebab nyata dan potensi ketidaksesuaian harus sesuai dengan besarnya masalah dan sepadan dengan dampak lingkungan yang dihadapi.

 Organisasi harus menerapkan dan mencatat setiap perubahan prosedur terdokumentasi sebagai akibat tindakan perbaikan dan pencegahan.

 (Sumber: ISO 14001: 1996)

URAIAN

SML mengajarkan bahwa setiap saat perusahaan harus mampu merespon jika dalam kegiatannya terjadi suatu ketidaksesuaian, penyimpangan terhadap tata kerja, potensi pencemaran dan lain sebagainya. Dengan elemen ini diharapkan organisasi tersebut sensitif terhadap deviasi-deviasi yang terjadi dari kegiatan harian, oleh karyawan itu sendiri tanpa keterlibatan pihak ketiga. Kemampuan dan keterlibatan setiap karyawan untuk mengenali setiap masalah besar atau kecil, mengevaluasi dan melakukan tindakan perbaikan akan memberikan jaminan bagi efektivitas dari sistem.

Ketidaksesuaian terjadi secara tunggal dan terisolir tetapi langsung terkait dengan tidak dipenuhi kriteria internal atau bahkan sudah terjadi pencemaran atau kerusakan lingkungan. Oleh karena itu perusahaan harus melakukan perbaikan (menutup kebocoran tangki, memasang label), menuliskan analisa ketidaksesuaian, tindakan perbaikan dan pencegahan.

Perusahaan tidak bisa mengandalkan mekanisma Pemeriksaan dari Internal Audit saja, walaupun dilakukan secara sistematis tetapi terbatas pada waktu tertentu sementara Penerapan CPAR akan melengkapi cakupan Pemeriksaan.

Organisasi harus membuat dan memelihara prosedur untuk menetapkan tanggung jawab dan wewenang dalam penanganan dan penyelidikan ketidaksesuaian, membuat tindakan perbaikan untuk menghilangkan dampak yang ditimbulkan dan memulai tindakan perbaikan dan pencegahannya

.

Tanggung jawab harus ditetapkan sehingga setiap orang akan memiliki alasan untuk menyampaikan temuan-temuan mereka dan tidak tinggal diam ketika masalah terlihat di depan mata dan sampai sejauh mana wewenang yang diberikan untuk penanganannya. Selain itu perusahaan harus menciptakan suatu atmosfir bahwa menyampaikan ketidaksesuaian merupakan tindakan-tindakan yang terpuji dan mendapat penghargaan dan sebaliknya bagi bagian-bagian yang menerima laporan ketidaksesuaian harus belajar berterima kasih bahwa mereka telah mendapat masukan-masukan secara Cuma-Cuma. Walaupun bukan sesuatu yang mudah untuk diterapkan tetapi atmosfir itu harus menjadi target perusahaan.

Perusahaan harus membuat suatu prosedur yang berisi mekanisma penerbitan suatu laporan ketidaksesuaian, pelaksanaan tindakan perbaikan dan pencegahannya, sebagai bukti kesesuaian terhadap Standar. Suatu ketidaksesuaian terhadap prosedur kerja seperti kebocoran air mungkin langsung dapat diperbaiki dengan memperbaiki keran dan tidak mengeluarkan suatu laporan ketidaksesuaian. Dalam kasus lain, ketika terjadi tumpahan bahan kimia di tanah pada bongkar muat perlu dibuat laporan ketidaksesuaian karena deviasi tersebut tidak selesai dengan mengambil bahan kimia yang tercecer semata. Karyawan yang mengeluarkan laporan KTS ingin melihat apakah area tanah yang terkontaminasi telah dibuang dengan baik, penyebab tumpahan oleh keteledoran operator atau kesalahan prosedur. Ilustrasi ini ingin menunjukkan bahwa perusahaan harus menetapkan tingkatan kondisi ketidaksesuaian sehingga dapat membuat tanggapan atau tindak lanjut yang sesuai dengan permasalahan. Kembali SML jangan sampai terjebak pada praktek-praktek penulisan dokumen dan catatan semata.

Tindakan perbaikan dan pencegahan untuk mengeliminasi sebab-sebab nyata dan potensi ketidaksesuaian harus sesuai dengan besarnya masalah dan sepadan dengan dampak lingkungan yang dihadapi

Sumber-sumber ketidaksesuaian yang memerlukan tindakan perbaikan umumnya terdiri dari deviasi dari ketentuan prosedur yang ditemui di lapangan oleh karyawan seperti label yang tidak terpasang, tumpahan bahan kimia dari tempat penyimpanan; evaluasi terhadap hasil pemantauan dan pengukuran lingkungan seperti kandungan Amoniak di dalam limbah cair yang terlalu tinggi; keluhan atau komentar dari pihak-pihak terkait jika ada dampak negatif yang dirasakan oleh mereka dan audit lingkungan yang dilakukan oleh para auditor internal.

Setelah mendapatkan sumber-sumbernya maka perusahaan harus melakukan analisa/investigasi untuk melihat lebih dalam akar permasalahan. Tumpahan bahan kimia mungkin disebabkan oleh operator yang tidak kompeten, kondisi container yang sudah rusak, instruksi kerja pemuatan bahan kimia yang tidak jelas dan lain sebagainya. Esensinya adalah perusahaan harus mampu menemukan penyebab masalah termasuk potensi-potensi yang mungkin timbul dari keadaan-keadaan tersebut.

Dengan demikian, perusahaan akan mampu menanggapi atau memperbaiki masalah tersebut secara proporsional dan efektif. Jika penyimpangan disebabkan oleh keteledoran operator maka tindakan yang sepadan adalah memberikan briefing (atau bahkan  pelatihan) tentang tata cara penyimpanan bahan kimia. Tidak diperlukan perbaikan atau pengadaan alat baru, pembuatan prosedur baru, dan lain-lain yang bukan merupakan penyebab dari ketidaksesuaian tersebut. Perusahaan harus cukup hati-hati dalam menerima permintaan auditor eksternal untuk menyediakan alat dengan biaya tinggi yang belum tentu sebagai jawaban atas masalah tersebut.

Organisasi harus menerapkan dan mencatat setiap perubahan prosedur terdokumentasi sebagai akibat tindakan perbaikan dan pencegahan.

Tindakan perbaikan dan pencegahan merupakan umpan balik bagi sistem karena dari pelaksanaan elemen ini perusahaan akan mendapatkan informasi berupa jenis-jenis dan komposisi ketidaksesuaian dari sistem sehingga kita memiliki pengetahuan untuk melakukan pekerjaan dengan lebih baik. Perbaikan tersebut kemudian dimasukkan ke dalam prosedur sehingga dapat digunakan sebagai standar kerja baru. 

PERMASALAHAN

1. Berjalannya penerapan klausa ini tergantung pada keterlibatan para karyawan secara aktif dalam menyampaikan ketidaksesuaian yang ditemui dalam pekerjaan mereka sehari-hari. Keengganan untuk mengangkat masalah oleh berbagai macam alasan seperti takut kepada atasan, itu bukan urusan saya atau ketidaktahuan prosedur akan mengakumulasikan masalah menjadi besar hingga suatu saat tidak dapat tertangani lagi. Oleh karena itu, secepat mungkin masalah dikenali dan diperbaiki semakin mudah untuk ditangani.
2. Di dalam menangani ketidaksesuaian perusahaan cenderung membatasi sampai tindakan perbaikan semata dan jarang perusahaan yang melakukan tindakan pencegahan sehingga masalah yang sama tidak berulang. Tindakan perbaikan adalah menangani masalah yang timbul saat itu dengan memperbaiki kesalahan atau kerusakan yang terjadi, sedangkan tindakan pencegahan merupakan bentuk penanganan jangka panjang untuk mencegah masalah yang sama berulang dengan melakukan analisa akar permasalahan. Di dalam melakukan tindakan pencegahan akan dilakukan pengumpulan data, kajian permasalahan dan menemukan akar permasalahannya yang diikuti dengan penetapan langkah pencegahan dan memantau keefektifannya.
3. Karyawan tidak menuliskan dengan jelas masalah yang ditemui termasuk data-data pendukungnya, tanggal penyelesaian perbaikan dan tindakan perbaikan tidak menjawab persoalan yang terjadi.

PENERAPAN

1. Identifikasi semua Ketidaksesuaian.  Ketidaksesuaian yang termasuk dalam elemen ini adalah ketidaksesuaian yang diperoleh diluar internal audit seperti dari insiden lingkungan, hasil pemantauan dan pengukuran, ketidakpatuhan terhadap peraturan, keluhan dari pihak-pihak terkait dan lain-lain. Internal audit terbatas pada jadual yang telah ditetapkan, satu atau dua kali dalam setahun, sedangkan TPP memberikan keleluasaan lebih besar karena setiap saat sepanjang tahun semua karyawan dapat mengeluarkan masalah-masalah itu secepatnya. Namun, TPP pada umumnya bukan berasal dari deviasi dari system tetapi lebih merupakan pelanggaran standar kerja yang terisolir. TPP akan menemukan satu atau dua kali pemantauan yang tidak dilakukan tetapi audit internal akan memberikan pemantauan yang secara sistematis tidak dilakukan dalam jangka waktu enam bulan. TPP dan audit internal harus saling melengkapi (lihat juga Bab Internal Audit).
2. Investigasi untuk menentukan akar masalah. Penentuan akar masalah dapat dilakukan dengan berbagai teknik yang sudah banyak dikenal seperti Pareto diagram, peta masalah, dan lain-lain. Tim perlu diskusi dengan pihak-pihak yang telibat dengan masalah ini untuk mendapatkan informasi yang lengkap dan akurat serta untuk mendorong komitmen mereka, khususnya ketika harus menerapkan langkah-langkah perbaikannya. Dalam hal ini perlu dijaga untuk tidak menciptakan suatu situasi bahwa ketidaksesuaian merupakan kesalahan departemen/seksi terkait tetapi merupakan kelemahan sistem manajemen semata.
3. Identifikasi dan melakukan tindakan perbaikan yang diperlukan termasuk tanggung jawab dan waktu penyelesaian. Ketika solusi sudah diketahui dan penanggung jawab sudah ditetapkan maka saatnya untuk menerapkan tindakan tersebut berdasarkan prioritas masalahnya termasuk didalamnya adalah faktor besarnya dampak, biaya perbaikan dan frekuensi terjadinya dampak. Untuk menjamin efektivitas tindakan perbaikan, penting untuk membuat rencana aksi dengan penanggung jawabnya sehingga akan mudah untuk melakukan verifikasi nantinya.
4. Menerapkan atau modifikasi pengendalian operasi yang diperlukan untuk mencegah pengulangan ketidaksesuaian.
5. Verifikasi efektivitas tindakan perbaikan dan pencegahan dan menutup TPP ini  jika dianggap sudah memenuhi.

DOKUMENTASI

1. Manual lingkungan menjelaskan keberadaan dan fungsi Ketidaksesuaian dan Tindakan Perbaikan dan Pencegahan, termasuk keterkaitannya dengan klausa-klausa lain dalam Sistem.
2. Prosedur Tindakan Perbaikan dan Pencegahan.
3. Laporan Ketidaksesuaian, tindakan perbaikan dan pencegahan.
4. Daftar Pemantauan Perbaikan dan Pencegahan.

KESIMPULAN

Pemeriksaan merupakan mekanisma yang berfungsi untuk memberikan indikasi ketika penerapan system keluar dari norma dan standar yang berlaku sehingga perusahaan mampu bereaksi untuk mengatasi masalah dan mencegah masalah menjadi semakin rumit dan tidak terangani. Keefektifan TPP ini jika semua karyawan terlibat secara proaktif menyampaikan masalah-masalah dalam penerapan SML dan perusahaan dapat mengelola deviasi tersebut dengan baik.

CONTOH: PROSEDUR KETIDAKSESUAIAN, TINDAKAN PERBAIKAN DAN PENCEGAHAN

Organisasi harus membuat dan memelihara prosedur terdokumentasi untuk memantau dan mengukur, secara reguler, karakteristik utama operasi dan aktivitas yang dapat memiliki suatu dampak penting ke lingkungan. Ini harus mencakup pencatatan informasi untuk melacak kinerja, pengendalian operasional yang relevan dan kesesuaian dengan tujuan dan sasaran lingkungan organisasi.

Peralatan pemantauan harus dikalibrasi dan dipelihara dan catatan proses ini harus dipelihara menurut prosedur organisasi.

Organisasi harus membuat dan memelihara prosedur terdokumentasi untuk mengevaluasi kepatuhan secara periodik dengan peraturan lingkungan.

 (Sumber: ISO 14001: 1996)

URAIAN

Dasar pengelolaan lingkungan adalah mengetahui dampak penting dari aktivitas kita, mengendalikannya dan memantau secara regular sehingga kinerja lingkungan selalu berada di dalam kriteria operasi yang telah ditetapkan dalam jangka waktu panjang, misalnya memenuhi baku mutu lingkungan. Pengendalian dampak yang baik adalah bukan hanya ketika inspektur pemerintah, auditor badan sertifikasi atau pihak ketiga lain sedang hadir di lokasi. Dengan pemantauan dan pengukuran yang teratur maka akan diperoleh informasi yang terus menerus tentang suatu kinerja lingkungan sehingga jika terjadi penyimpangan dari spesifikasi tersebut maka dapat diambil tindakan perbaikan dan pencegahan yang sesuai. Klausa ini merupakan komponen Pemeriksaan yang dilakukan secara regular sesuai dengan jenis-jenis dampak pentingnya. Limbah padat, sebagai contoh, pada umumnya dilakukan lebih sering dibandingkan dari pemantauan untuk udara ambient.

Seperti halnya dengan pengendalian operasional, pemantauan lingkungan merupakan bagian dari dokumen Amdal yang dikenal sebagai Rencana Pemantauan Lingkungan atau Upaya Pemantauan Lingkungan. Dengan demikian, sudah semestinya pemenuhan klausa ini tentu bukan merupakan masalah yang sulit karena perusahaan tinggal meneruskan dan menambahkan (jika perlu) praktek pemantauan yang sudah berjalan. Bahkan secara legal, jika suatu perusahaan telah mengikuti dan memenuhi persyaratan-persyaratan yang tertera di dalam Matrik Pemantauan Lingkungan maka dapat dikatakan bahwa perusahaan tersebut sudah patuh terhadap hukum atau dapat memenuhi komitmen dalam Kebijakan Lingkungannya.

Organisasi harus membuat dan memelihara prosedur terdokumentasi untuk memantau dan mengukur, secara reguler, karakteristik kunci operasi dan aktivitas yang dapat memiliki suatu dampak penting ke lingkungan. Ini harus mencakup pencatatan informasi untuk melacak kinerja, pengendalian operasional yang relevan dan kesesuaian dengan tujuan dan sasaran lingkungan organisasi.

Pemantauan dan pengukuran yang baik dan konsisten harus ditunjang dengan suatu dokumen (prosedur) tertulis yang menetapkan didalamnya parameter-parameter atau karakteristik utama dampak penting tersebut. Besaran dan sifat dampak dapat diwakili oleh berbagai macam parameter dan indikator tetapi didalam memantau dan mengukur perusahaan tentu harus bisa memilih karakter utama yang digunakan dalam mengendalikan dampak tersebut dan dalam upaya memenuhi ketentuan peraturan. Baku mutu kualitas udara di ruangan produksi mewajibkan pemantauan dan pengukuran terhadap ratusan senyawa-senyawa kimia yang mungkin terkandung di udara ruangan kerja sebagai akibat berbagai proses. Namun, parameter kunci yang harus dipantau secara rutin mungkin hanya beberapa saja yang ditentukan berdasarkan pada senyawa-senyawa yang dominant (dan diatur dalam UKL/UPL). Suatu perusahaan elektronik dapat memantau kandungan senyawa Pb di ruangan penyoldiran dan senyawa-senyawa Nox, Sox dan CO di gudang yang berasal dari pengoperasian forklift.

Perusahaan dapat membuat suatu table yang menggambarkan daftar aspek penting dan parameter kunci pemantauan sebagaimana ditampilkan di bawah ini.

Ini harus mencakup pencatatan informasi untuk melacak kinerja pengendalian operasional yang relevan dan kesesuaian dengan tujuan dan sasaran lingkungan organisasi.

Sebagaimana dijelaskan di depan, pengelolaan dampak penting dilakukan dengan pengendalian operasional (klausa 4.4.6) seperti dijelaskan diatas dan penerapan Program Manajemen Lingkungan (klausa 4.3.3/4). Sehingga pemantauan-pun harus dilakukan baik terhadap kinerja pengendalian operasional dan pencapaian tujuan dan sasaran lingkungan.

Tabel Pemantauan terhadap Pencapaian Tujuan dan Sasaran lingkungan:

Peralatan pemantauan harus dikalibrasi dan dipelihara dan catatan proses ini harus dipelihara menurut prosedur organisasi.

Hasil pemantauan dan pengukuran yang akurat akan memberikan panduan kepada manajemen dalam membuat keputusan yang akurat dan tepat. Sebaliknya jika Pengukuran dilakukan dengan deviasi besar mungkin menyebabkan organisasi mengganggap telah memenuhi baku  mutu peraturan atau spesifikasi internal, tetapi pada kenyataannya hasil inspeksi pemerintah berbeda dan ketidaksesuian sedang berlangsung tanpa disadari oleh semua orang.

Bagi perusahaan yang sudah menerapkan Sistem Manajemen Mutu ISO 9000 maka sama sekali tidak kesulitan untuk memenuhi ketentuan tersebut karena perusahaan tinggal menambahkan alat-alat ukur lingkungan di dalam tata cara Pemeliharaan Alat Ukur atau bahkan alat-alat ini sudah dicakup dalam sistem mutu tersebut. Penerapannya dapat dilakukan dengan antara lain dengan membuat Daftar Induk Alat Ukur, Rencana/Jadual kalibrasi, Evaluasi hasil Kalibrasi, Pemeliharaan catatan-catatan terkait.

Organisasi harus membuat dan memelihara prosedur terdokumentasi untuk mengevaluasi kepatuhan secara periodik dengan peraturan lingkungan

Hasil pemantauan dan pengukuran adalah hasil observasi atau analisa laboratorium yang menyajikan data-data karakteristik kinerja lingkungan, salah satu diantaranya adalah persyaratan-persyaratan yang diatur oleh peraturan lingkungan. Hasil tersebut akan tetap disebut data-data semata jika tidak dievaluasi secara komprrehensif sehingga perusahaan dapat melihat tingkat kepatuhan yang dicapai oleh perusahaan pada saat ini. Klausa ini sangat penting karena dengan demikian perusahaan khususnya manajemen puncak akan mengetahui apakah salah satu komitmen-nya telah terpenuhi atau belum Jika belum harus segera dilakukan Tindakan Perbaikan yang sesuai.

Tabel di bawah menggambarkan salah satu cara evaluasi kepatuhan terhadap peraturan lingkungan.

 PERMASALAHAN

1. Pemantauan hanya terbatas pada dampak-dampak penting yang teridentifikasi di dalam dokumen UKL/UPL saja karena biasanya Matrik Pemantauan UPL/RPL hanya memuat peraturan-peraturan yang berlaku saat dokumen AMDAL dibuat. Daftar Aspek Penting biasanya memuat lebih banyak dan lengkap dampak penting lingkungan. 
2. Perusahaan tidak melakukan evaluasi hasil pemantauan dan pengukuran dibandingkan dengan ketentuan-ketentuan peraturan lingkungan. Alasan yang selalu diberikan adalah ‘Kita merasa tidak ada masalah dengan persyaratan peraturan’. Fakta dari hasil evaluasi tentu lebih bermanfaat bagi SML dibandingkan dengan perkiraan. Masalah lain adalah bahwa persyaratan peraturan tidak terbatas pada batasan-batasan teknis yang disebut sebagai baku mutu tetapi juga ada persyaratan-persyaratan manajemen seperti kewajiban membuat dan memasang label di limbah, mencatat, menyimpan manifest, membuat laporan rutin ke instansi terkait dan lain sebagainya. Sehingga ketika semua konsentrasi di baku  mutu telah dibawah standar yang berlaku bukan berarti perusahaan telah seratus persen patuh. Bukti dari evaluasi sebagai satu-satunya cara.

PENERAPAN

1. Membaca daftar aspek penting lingkungan dan mengelompokkan menurut fasa limbah atau metoda lain yang sesuai. Misalnya, buangan limbah cair dari bagian pencelupan dan bagian pelapisan logam (industri electroplating) merupakan dua aspek penting yang berdiri sendiri tetapi dalam pengelolaannya kedua limbah cair tersebut diumpankan ke unit IPAL sehingga dianggap sebagai satu dampak penting yang dipantau dan diukur. Dalam hal ini pemantauan juga dilakukan terhadap parameter-parameter kunci IPAL tersebut seperti Temperatur tangki flokulasi, DO di tangki sludge teraktivatasi dan yang terutama adalah baku mutu buangan untuk limbah cair industri tekstil.
2. Menentukan karakter kunci dari dampak penting tersebut. Misalnya, sifat-sifat dampak penting dari aspek lingkungan kegiatan pembakaran adalah konsentraasi gas SO₂, NO₂, CO, dan logam-logam oksida (dalam satuan mg/Nm3). Parameter pemantauan juga ditetapkan untuk karakteristik kunci pengoperasian alat pengendalian pencemaran seperti pada EP adalah temperatur dan tekanan isapnya. IPAL dengan pengolahan kimia dikendalikan berdasarkan pH, temperatur dan laju pengadukan (rpm) disetiap bak reaksi.
3. Menentukan frekuensi pemantauan dengan merujuk pada Matrik Pemantauan Lingkungan UPL. Pada umunya, limbah gas dipantau setiap 3 bulan; limbah cair setiap 6 bulan; limbah B3 setiap bulan; dan limbah domestik setiap hari.
4. Melakukan pemantauan dan pengukuran. Pengukuran dapat dilakukan secara internal atau eksternal oleh sub kontraktor. Pemantauan juga dilakukan terhadap kemajuan penerapan tujuan/sasaran lingkungan seperti diuraikan oleh Program Manajemen Lingkungan. Suatu PML yang rinci pada tahap ini akan mudah untuk dipantau dan dievaluasi.
5. Mengevaluasi status kepatuhan. Khusus untuk parameter-parameter baku mutu peraturan lingkungan dan persyaratan manajemen lingkungan lain dibandingkan dengan persyaratan-persyaratan itu sendiri sehingga dapat ditentukan bahwa suatu persyaratan peraturan telah patuh atau belum. Evaluasi ini tetap diperlukan walaupun dalam beberapa perioda parameter tersebut telah di bawah persyaratan yang ada.
6. Mengikuti prosedur tindakan koreksi dan prevensi. Bagi parameter yang masih belum sesuai (berdasarkan persyaratan internal) atau belum patuh (berdasarkan persyaratan peraturan lingkungan) perlu dilakukan tindakan perbaikan dan pencegahan. Perusahaan dapat mengeluarkan suatu form Tindakan Perbaikan dan Pencegahan dan memantau pelaksanaanya berdasarkan prosedur tindakan perbaikan dan pencegahan.

DOKUMENTASI

1. Manual lingkungan membahas kebijakan perusahaan dalam memantau dan mengukur dampak penting lingkungan.
2. Prosedur pemantauan dan pengukuran dan evaluasi status kepatuhan terhadap peraturan lingkungan.
3. Instruksi kerja Pengambilan sample dan Metoda Analisa (IK-Teknis pengambilan sample di efluen IPAL dan IK-Metoda analisa COD dengan prinsip gravimetric)
4. Catatan Lingkungan: Catatan pemantauan dan pengukuran untuk limbah cair, B3, udara dan domestic; Jadual pemantauan dan pengukuran; Hasil evaluasi terhadap status kepatuhan.

KESIMPULAN

Pemantauan dan pengukuran merupakan bentuk Pemeriksaan terhadap kinerja akhir Pengelolaan Lingkungan bukan Pemeriksaan secara komprehensif terhadap system sebagai dilakukan lewat Audit Internal. Pemantauan menjadi kunci bagi perusahaan untuk mengetahui tercapainya Kepatuhan terhadap Peraturan Lingkungan sebagaimana diniatkan dalam Kebijakan Lingkungan. 

CONTOH: PROSEDUR PEMANTAUAN DAN PENGUKURAN

CONTOH: RENCANA PEMANTAUAN

Organisasi harus membuat dan memelihara prosedur untuk mengidentifikasi potensi dan menanggapi kecelakaan dan situasi darurat, dan untuk mencegah dan mengurangi dampak lingkungan yang terkait dengan mereka.

Organisasi harus mengkaji ulang dan merevisi, dimana perlu, kesiagaan dan tanggap darurat, secara khusus, setelah terjadinya kecelakaan atau situasi darurat. 

Organisasi harus juga secara periodik memeriksa prosedur.

 (Sumber: ISO 14001: 1996)

URAIAN

Sebagian besar karyawan anda mungkin belum pernah mengalami suatu kondisi darurat, tentunya hal ini merupakan hal yang baik. Kitapun tidak ingin situasi ini terjadi. Namun demikian, walaupun frekuensi terjadinya kecil data statistik menunjukkan bahwa kondisi-kondisi darurat yang terjadi menyebabkan kerusakan lingkungan serta kematian manusia dalam jumlah besar. Tragedi Bhopal, Seveso, Lovel Canal dan Exxon Valdez membuktikan data tersebut dan memberikan pelajaran yang berharga kepada kita semua.

Prinsip yang harus dipegang dalam menerapkan Klausa ini adalah kondisi darurat tidak pernah terjadi dan diharapkan tidak terjadi di perusahaan Anda sehingga jika betul-betul terjadi para karyawan tidak tahu berbuat apa, alat-alat mungkin tidak bekerja sebagaimana mestinya, alat-alat komunikasi tidak berfungsi dan prosedur tidak dapat dijalankan. Oleh karennya, kesiagaan terhadap situasi darurat hanya dapat dilakukan dengan pelatihan terus menerus, simulasi-simulai di lapangan, pemeliharaan alat-alat secara prima, dan uji coba alat-alat secara periodik.

Organisasi harus membuat dan memelihara prosedur untuk mengidentifikasi potensi dan menanggapi kecelakaan dan situasi darurat, dan untuk mencegah dan mengurangi dampak lingkungan yang terkait dengan mereka

Perusahaan harus memiliki suatu Prosedur Kesiagaan dan Tanggap Darurat dengan dilengkapi daftar sumber-sumber kondisi darurat seperti tumpahan bahan kimia dalam jumlah besar, ledakan dari boiler, kebakaran dari tempat penyimpanan bahan kimia, dan emisi dari reaksi beracun. Kekurangan dalam identifikasi potensi kondisi darurat mengindikasikan potensi masalah jika kondisi tersebut betul-betul terjadi karena tidak ada kesiapan dan sarana yang mendukung. IPAL yang tidak berfungsi akan menimbulkan suatu beban kejut (shock load) kepada sungai walaupun jika potensi tersebut sudah teridentifikasi maka perusahaan akan menyediakan suatu ‘kolam darurat’ untuk menampung limbah cair yang tidak terolah tersebut. Oleh karena itu, sangat penting untuk melakukan hasil identifikasi keadaan darurat selengkap mungkin.

Perusahaan kemudian harus mampu menanggapi potensi-potensi tersebut yang mungkin tidak pernah terjadi sejak perusahaan tersebut berdiri. Suatu kondisi darurat adalah keadaan yang belum terjadi dan diharapkan tidak terjadi tetapi jika tidak ada persiapan yang memadai dalam arti tata cara, peralatan, manusia maka dalam banyak kasus keadaan darurat menyebabkan kerusakan dan pencemaran lingkungan. Contoh, kebakaran yang diakibatkan oleh bahan bakar yang tumpah dimusnahkan dengan air hidran, sehingga justru menyebarkan api dan bahan bakar tersebut ke semua tempat yang mungkin dilalui oleh aliran air tersebut.  Pengetahuan dan ketrampilan dalam menghadapi suatu jenis kondisi darurat harus dikuasai walaupun hal tersebut tidak pernah terjadi.

Tata cara atau rencana : Dengan daftar potensi darurat, perusahaan mengetahui jenis-jenis dampak dan sumbernya sehingga dapat dibuat skenario penangananannya jika hal itu terjadi. Tumpahan bahan kimia diatasi dengan menaburi tumpahan tersebut dengan serbuk gergaji sehingga mencegah proses pelepasan ke tanah atau air. Dalam contoh kebakaran di atas bahan bakar, pemadam kebakaran jenis busa lebih tepat untuk disediakan dan digunakan jika hal tersebut terjadi. Perusahaan harus siap dengan semua rencana tertulis untuk menangani setiap kondisi darurat.

Tim: Kondisi darurat membutuhkan kesiapan karyawan yang tahu siapa berbuat apa. Ini bukan merupakan suatu kondisi yang diketahui setiap orang sebagaimana pekerjaan rutin mereka, sehingga sering kali orang tidak tahu harus berbuat apa. Suatu jalur komando harus ditetapkan sehingga wewenang diberikan dan diterima oleh setiap orang. Setelah itu, struktur kerja tersebut dibiasakan kepada para karyawan dengan cara pelatihan/ simulasi. Hanya dengan melakukan latihan terus menerus akan memuluskan peran dan tanggung jawab setiap orang wewenang. Juga bagi karyawan lain yang tidak mendapatkan wewenang/ tanggung jawab apapun dapat menjalankan perannya.

Peralatan: Tidak ada artinya kita menyediakan semua peralatan penangan kondisi darurat jika tidak berfungsi ketika dibutuhkan. Suatu contoh ketika alat tidak berfungsi adalah saat alarm tidak berbunyi untuk memanggil tim kondisi darurat atau valve bendungan tidak dapat dibuka sehingga terjadi overflow bahan kimia. Jadi jawaban klise bahwa kami tidak mengharapkan kondisi darurat tersebut sulit untuk diterima, siapapun tidak mengharapkan tetapi setiap saat alat-alat kita harus siap pakai sesuai dengan spesifikasi. Suatu program perawatan preventif harus dijalankan dengan disiplin dan tanpa perkecualian. Pompa hidran diperiksa pada tekanan 7 bar harus diperiksa setiap dua hari sekali, APAR (Alat Pemadam Api Ringan) dicek setiap bulan, keran-keran saluran dibuka-tutup tiap bulan. Semua harus dilaporkan tertulis dan jika ada kerusakan lekas diperbaiki.

 Organisasi harus mengkaji ulang dan merevisi, dimana perlu, kesiagaan dan tanggap darurat, secara khusus, setelah terjadinya kecelakaan atau situasi darurat.

 Rencana darurat merupakan rekaan terhadap keadaan asli yang belum terjadi sehingga tata cara tersebut mungkin tidak/ sulit dijalankan di lapangan. Banyak faktor yang menentukan keberhasilan rencana tersebut: manusia, bahan kimia, alat, alat komunikasi, tata cara tertulis dan lain lain. Dalam banyak kasus ditemui bahwa ketika kebakaran terjadi ternyata, karena tidak semua tata cara yang sudah dilatih dapat diikuti oleh karyawan. Pemisahan antara bahan kimia mudah terbakar dengan oksidator tidak dilakukan karena ‘layout’ tidak memungkinkan. Tekanan tangki tidak pernah diperiksa karena letak ‘barometer’ sulit dijangkau. Pengkajian terhadap efektivitas tata cara tersebut merupakan hal yang mutlak dilakukan sehingga kesulitan-kesulitan tersebut dapat dikenali, untuk memastikan di kemudian hari prosedur lebih lengkap dan dapat diterapkan seefektif mungkin. Revisi dapat dibuat setelah suatu ujicoba/ simulasi dilakukan karena dari kegiatan ini akan diperoleh masukan-masukan yang penting. Salah satu perkebunan memutuskan pengadaan HT kepada tim ini setelah diketahui dari latihan bahan komunikasi radio terpusat tidak efektif.

 Organisasi harus juga secara periodik menguji prosedur tersebut jika memungkinkan.

 Pengujian prosedur bertujuan untuk memberikan kesempatan perbaikan atau revisi, meningkatkan pemahaman dan keterlibatan para karyawan, menguji kelengkapan dan keandalan alat-alat kesiagaan dan tanggap darurat seperti hidran, pompa hidran, APAR, adsorben minyak dilaut. Inilah satu-satunya cara untuk memiliki kesiagaan darurat yang baik.

PERMASALAHAN

1. Perusahaan tidak membuat atau tidak lengkap dalam mengidentifikasi sumber-sumber keadaan darurat. Sebagaimana disinggung di depan kemampuan untuk mengenali kondisi-kondisi darurat adalah kunci keberhasilan penerapan Klausa ini. Setelah teriidentifikasi, baru kita dapat bicara mengenai cara penanganan, kebutuhan alat darurat yang sesuai, prosedur dan latihan-latihan yang diperlukan. Peralihan shift dari kegiatn pemeliharaan ke bagian produksi tanpa inspeksi menyeluruh telah berakibat pada ledakan di salah satu platform di laut utara (Piper alpha).
2. Tanggap darurat terbatas pada safety atau kebakaran saja. Secara jelas, standar menyebut kondisi darurat yang dapat menyebabkan pencemaran lingkungan tetapi perusahaan lebih tertarik untuk menuliskan kondisi darurat dari kebakaran semata. Kebocoran gas di Bhopal atau tumpahan minyak bumi di laut merupakan contoh yang baik menggambarkan kondisi darurat yang berpengaruh langsung terhadap kerusakan lingkungan. Jadi jangan batasi identifikasi pada isu keselamatan dan kecelakaan kerja.
3. Tidak melakukan ujicoba terhadap semua kondisi-kondisi darurat atau tidak menyeluruh dalam pelaksanaan ujicoba. Seperti seorang mahasiswa yang tidak pernh mengerjakan latihan-latihan ketika ujian berlangsung dia akan kikuk mau mulai dari mana dengan dengan cara apa. Sehingga – Latihan,  latihan dan latihan!!!

 PENERAPAN

1. Buat daftar sumber kondisi darurat selengkap mungkin. Semua bagian harus terwakili termasuk supervisor di shift 2 dan 3.
2. Diskusikan dengan seluruh departemen untuk menentukan tingkatan bahayanya, termasuk cara penangannya dan sumber daya yang dimiliki saat ini. Melengkapi sarana-sarana yang belum lengkap, prosedur-prosedur, dan pelatihan-pelatihan yang diperlukan. Dalam banyak kasus anda mungkin perlu memanggil ahli dibidang ini.
3. Buat rencana tanggap darurat (atau prosedur) sesuai dengan hasil analisa gap tersebut di atas berupa struktur komando, jadual latihan, daftar alat darurat dan perawatannya, serta jalur komunikasi.
4. Uji coba setiap keadaan darurat dan memperbaiki rencana tanggap darurat jika sesuai. Jika perlu diperlukan audit khusus terhadap kinerja rencana dan tanggap darurat.

 DOKUMENTASI

1. Pedoman Lingkungan menjelaskan mengenai pendekatan dalam menangani keadaan darurat.
2. Prosedur untuk menangani setiap kondisi darurat.
3. Rencana Tanggap Darurat yang berisi antara lain: Daftar kondisi darurat, Daftar peralatan kondisi darurat, Daftar tilpun orang-orang penting termasuk rumah sakit, Rencana pelatihan dan uji coba kondisi darurat termasuk skenario latihan.
4. Laporan Ujicoba Rencana Tanggap Darurat termasuk hasil evaluasinya.

  KESIMPULAN

Kita tidak pernah tahu apakah prosedur penanganan kondisi darurat dapat dijalankan dengan baik ketika suatu situasi darurat betul-betul terjadi. Oleh karena itu, Klausa ini mendasarkan pencapaiannya kepada perencanaan, pelatihan dan evaluasi yang terus menerus terhadap antisipasi kondisi-kondisi darurat.

CONTOH: PROSEDUR KESIAGAAN DAN TANGGAP DARURAT 

CONTOH: DAFTAR KONDISI DARURAT 

Organisasi harus mengidentifikasi operasi-operasi dan aktivitas yang terkait dengan aspek penting lingkungan teridentifikasi sejalan dengan kebijakan, tujuan dan sasaran. Organisasi harus merencanakan aktivitas tersebut, termasuk pemeliharaan, untuk menyakinkan bahwa aktivitas dilakukan di bawah kondisi yang ditetapkan dengan cara

1. membuat dan memelihara prosedur terdokumentasi untuk menangani situasi dimana ketiadaannya dapat menyebabkan deviasi dari kebijakan dan tujuan dan sasaran lingkungan.
2. Menetapkan kriteria operasi dalam prosedur;
3. Membuat dan memelihara prosedur yang terkait dengan aspek  penting lingkungan yang teridentifikasi dari barang dan jasa yang digunakan organisasi dan mengkomunikasikan prosedur dan persyaratan terkait kepada pemasok dan kontraktor.

 (Sumber: ISO 14001: 1996)

 URAIAN

Kewajiban utama perusahaan adalah mengelola dampak-dampak lingkungan penting yang diwujudkan dalam dua cara, yaitu pelaksanaan tujuan dan sasaran lingkungan dan/atau pengendalian operasi atau sering disebut sebagai pengendalian pencemaran. Pengendalian pencemaran merupakan bentuk pengelolaan terhadap suatu kinerja lingkungan yang sudah diterima tingkat pencapaiannya, Misalnya kualitas buangan limbah cairnya sudah berada dibawah baku mutu pemerintah. Dengan kata lain perusahaan telah menetapkan tidak ada aktivitas peningkatan dari kualitas limbah atau kinerja saat ini. Lebih jauh, Pengendalian dampak penting harus mencakup dampak penting yang muncul pada kondisi normal dan abnormal sedangkan dampak pada kondisi darurat akan ditangani oleh elemen 4.4.7.

Organisasi dapat membuat suatu rencana yang sempurna (daftar aspek penting, tujuan/sasaran lingkungan, dan PML) sebagaimana dituangkan dalam klausa Perencanaan tetapi hal itu tidak ada artinya apabila tidak ada bukti-bukti praktek pengendalian pencemaran yang baik seperti IPAL (Instalasi Pengolahan Air Limbah- pengolahan fisik/kimia/biologi), APPU (Alat pengendalian pencemaran udara: electrostatic precipitator, scrubber, bag filter), Pengelolaan Limbah B3 (Insinerator, Landfill), dan lain lain. Dengan kata lain, pengendalian pencemaran harus dilakukan paralel dengan penerapan PML karena suatu pabrik tidak mungkin tidak memiliki suatu bentuk pengelolaan lingkungan dan hanya mengandalkan seratus persen dokumentasi tentang PML. Pada umumnya, perusahaan yang sudah menerapkan AMDAL sebagai bagian dari persyaratan ijin operasi akan memiliki praktek-praktek pengendalian operasional tersebut.

 Selain itu, kinerja lingkungan dalam arti kepatuhan perusahaan terhadap peraturan lingkungan merupakan fungsi dari kesuksesan dari Pengendalian Operasional. Perusahaan yang memiliki aspek penting buangan limbah cair tentunya harus memiliki IPAL dan mampu membuang limbah cairnya di bawah baku mutu yang sesuai dengan jenis industrinya.  Bahan-bahan kimia harus dicatat jumlahnya, disimpan dengan baik, diberi label dan kemasan dibersihkan sebelum dibuang ke tempat pembuangan domestik sebagaimana diatur dalam Peraturan mengenai Pengelolaan Bahan Berbahaya dan Beracun.

 Organisasi harus mengidentifikasi operasi-operasi dan aktivitas yang terkait dengan aspek penting lingkungan teridentifikasi sejalan dengan kebijakan, tujuan dan sasaran.

Klausa ini menekankan perlunya keterkaitan antara pengendalian pencemaran dan penerapan tujuan dan sasaran sebagai bentuk pengelolaan lingkungan yang harus mendukung tercapainya kebijakan lingkungan. Ketika kebijakan lingkungan memberikan komitmen untuk  memenuhi baku mutu emisi gas dari tungku bakar (furnace) maka perusahaan harus memiliki suatu Alat Pengendalian Pencemaran udara (misalnya, scrubber) yang bekerja dengan baik atau jika tidak harus ada tujuan/sasaran untuk memperbaiki kinerja dari scrubber tersebut.

Organisasi harus merencanakan aktivitas tersebut, termasuk pemeliharaan, untuk menyakinkan bahwa aktivitas dilakukan di bawah kondisi yang ditetapkan dengan cara

• membuat dan memelihara prosedur terdokumentasi untuk menangani situasi dimana ketiadaannya dapat menyebabkan deviasi dari kebijakan dan tujuan dan sasaran lingkungan.

Perusahaan harus membuat suatu rencana atau tata cara (mekanisma) untuk mengelola aktivitas berdampak penting dengan cara menetapkan dan menjalankan kegiatan sesuai dengan kondisi-kondisi yang telah ditetapkan di dalam tata cara tersebut. Kondisi yang ditetapkan untuk limbah dari kantin, sebagai contoh, adalah jika limbah tersebut ditaruh berdasarkan jenisnya (organik atau anorganik) dan tidak tercampur, diambil setiap hari untuk menghindari bau yang mungkin timbul dari sampah organik serta membuat bukti serah terima dengan Dinas Kebersihan. Jika kondisi tersebut tidak dipenuhi maka sudah seharusnya masalah tersebut dimunculkan dalam Prosedur Tindakan Pencegahan dan Perbaikan (Klausa 4.5.3). Juga ditegaskan bahwa tata cara tersebut meliputi pemeliharaan karena secara jelas bahwa kegiatan pemeliharaan menimbulkan dampak penting seperti buangan berupa oli, suku cadang dan baterai bekas serta scrap logam.

 Selanjutnya disebutkan untuk membuat prosedur terdokumentasi sehingga deviasi dapat dihindari. Ini tentu tidak berarti bahwa semua aktivitas pengendalian pencemaran harus dibuat prosedur tertulis tetapi organisasi harus bisa memilah akvititas yang membutuhkan keberadaan dokumen atau cukup mengandalkan kepada kompetensi karyawan terkait. Pembuangan sampah ke tong-tong khusus yang sesuai dengan jenisnya (sampah kertas, plastic dan logam) mungkin berjalan dengan baik dengan memasang label disetiap lokasi tempat sampah tanpa harus membuat prosedur/instruksi kerja tertulis. Jadi tim SML harus mampu menilai tata cara yang harus dituliskan dalam prosedur atau dapat dijalankan dengan cara lain.

 ·  Menetapkan kriteria operasi di dalam prosedur

Pengelolaan Dampak terkendali adalah jika kegiatan tersebut dilakukan dalam batasan-batasan operasi yang telah ditetapkan atau kriteria operasi. Kriteria operasi tersebut dapat berupa parameter-parameter alat pengendalian pencemaran seperti halnya Temperatur operasi di bak reduksi, pH di pengolahan awal kimia dan kriteria berupa kualitas buangan akhir limbah cair sebagaimana ditetapkan Peraturan terkait. Contoh-contoh lain, Alat Penangkap debu di pabrik semen, baja atau yang sejenis memiliki parameter operasi temperatur EP pada kisaran 125-175oC dan kandungan CO pada maksimum 1 ppm sedangkan baku mutu emisi kadar debu pada 50 mg/Nm3. Suatu prosedur kerja yang memenuhi Standar jika menyebutkan batasan-batasan operasi tersebut yang dapat digunakan sebagai panduan oleh karyawan dan mencatat secara periodik sesuai dengan kebutuhan.

 ·  Membuat dan memelihara prosedur yang terkait dengan aspek penting lingkungan yang teridentifikasi dari barang dan jasa yang digunakan oleh organisasi dan mengkomunikasikan prosedur dan persyaratan terkait kepada pemasok dan kontraktor

Sub klausa ini merupakan tindak lanjut dari hasil identifikasi aspek dan evaluasi dampak penting terhadap aspek dari kegiatan pemasok, subkontraktor dan produk yang termasuk di dalam ruang lingkup Sistem Manajemen Lingkungan. Dengan kata lain, setelah suatu aspek penting dari sub kontaktor telah masuk dalam lingkup system karena dapat dikendalikan dan dipengaruhi secara bisnis oleh perusahaan maka aspek penting tersebut harus dikendalikan. Bentuk-bentuk pengendaliannya antara lain pengawasan langsung ketika pemasok melakukan bongkar muat di areal gudang; pembuatan kontrak yang menyatakan bahwa kontraktor akan mentaati peraturan-peraturan lingkungan; surat perjanjian bahwa pemasok harus selalu melengkapi bahan-bahan kimia dengan MSDS dan Alat Pelindung Diri untuk para pengemudinya, dan lain lain.

Keefektifan prosedur tersebut tentu saja sangat tergantung pada sosialisasi dan pemantauan terhadap kinerja para pemasok dan kontraktor. Bukti-bukti proses komunikasi dapat bervariasi dari bentuk fisik sederhana berupa daftar absensi ketika melakukan briefing dan pelatihan, surat-surat edaran dan pengumuman-pengumuman. Tetapi realita yang diperlukan adalah para pemasok dan kontraktor tidak melanggar prosedur-prosedur dan persyaratan-persyaratan lingkungan perusahaan dan pemerintah  atau tidak menimbulkan pencemaran lingkungan.

 PERMASALAHAN

1. Pengendalian operasional mencakup pengendalian pencemaran yang lebih dikenal sebelumnya, sebagaimana disebutkan di atas berupa IPAL, APPU, PLB3, dll. Yang dikenal atau terdapat di dalam dokumen RKL/RPL atau UKL/UPL. Walaupun daftar yang tercantum di dalam dokumen resmi tersebut tetapi pada umumnya tidak semua dampak penting lingkungan dan pengendaliannya terdapat didalamnya. Perusahan sering terjebak untuk menerapkan Pengendalian Pencemaran berdasarkan pada Daftar ini saja sehingga tentu melewatkan beberapa aspek penting yang dihasilkan dari penerapan Klausa 4.3.1.
2. Prosedur pengendalian operasional sering tidak mencantumkan criteria operasi sehingga tidak ada jaminan apakah kinerja lingkungan akan dipertahankan secara konsisten dan membaik dari waktu ke waktu.
3. Pengendalian dampak penting tidak langsung dari kontraktor, pemasok merupakan bagian yang sering tidak tersentuh karena perusahaan menganggap bahwa mereka sudah diluar tanggung jawab. Namun Standar dengan jelas menetapkan bahwa harus ada kendali terhadap dampak-dampak penting tidak langsung yang masih dalam jangkauan pengaruh dan kendali secara bisnis.

 PENERAPAN

1. Membuat daftar aktivitas yang terkait dengan aspek penting lingkungan. Berbagai aspek penting yang sama (sifat fasanya sama misalnya buangan limbah cair di produksi dan di utilities atau pencemaran gas-gas di dalam ruangan produksi) dikelompokkan ke dalam satu grup. Karena dampak penting tersebut cukup dikendalikan dengan masing-masing satu prosedur: Pengendalian Pencemaran Air dan Pengendalian Pencemaran Udara. Instruksi kerja akan memfasilitasi tata cara spesifik yang berlaku pada masing-masing alat (jika berbeda antara satu sumber dengan sumber lain).
2. Menetapkan status pengelolaan berdasarkan kinerja lingkungannya, salah satu yang terpenting adalah apakah parameter limbah sudah di bawah persyaratan peraturan?
3. Menetapkan parameter-parameter operasi suatu unit pengendalian pencemaran:

• IPAL: baku mutu (BOD, COD, TSS, dll), Laju alir limbah cair, Temperatur operasi tangki flokulasi, kandungan oksigen di tangki sludge teraktivasi, dll.
• APPU: baku mutu (opasitas, SO2, NO2, dll), Temperatur Elektrostatik presipitator, Laju aliran scrubber, dll.
• PLB3: Jumlah dan karakterisasi limbah B3; kondisi label/simbol, kondisi segreasi tempat penyimpanan, dll.
• PL Domestik: Jumlah limbah domestik; kondisi visual tempat sampah,

1. Membuat prosedur terdokumentasi untuk masing-masing kelompok dampak penting tersebut tersebut.
2. Mensosialisaikan prosedur kepada seluruh karyawan dan kontraktor, khususnya untuk mendapatkan umpan balik jika prosedur atau instruksi kerja tersebut membutuhkan revisi. Kegiatan pengendalian dishift I mungkin berbeda dengan shift III (malam hari).
3. Menerapkan prosedur berdasarkan masukan terakhir dan mulai menghasilkan catatan-catatan yang diperlukan. Setelah beberapa saat (1 atau 2 bulan) dilakukan evaluasi untuk melihat kesesuian dengan kenyataan di lapangan. Revisi jika ada bagian-bagian yang tidak dapat dijalankan.

DOKUMENTASI

1. Pedoman Lingkungan menyebutkan bentuk-bentuk pengendalian yang berlaku di dalam perusahaan termasuk kebijakan terhadap para kontraktor dan pemasok.
2. Prosedur atau instruksi kerja tentang Pengendalian Pencemaran Air; Pengendalian Pencemaran Udara; Pengelolaan Limbah B3;  Pengelolaan Limbah Domestik dan Pengendalian Dampak dari Kontraktor dan Pemasok.
3. Check-sheet pengoperasian IPAL, Dust Collector, Limbah B3 dan lain sebagainya.

 KESIMPULAN

Pengendalian operasi merupakan inti dari Sistem Manajemen Lingkungan karena penerapan yang efektif terhadap Klausa ini berarti suatu kinerja lingkungan yang mampu memenuhi ketentuan peraturan, mencegah pencemaran dan bertambah baik dari waktu ke waktu atau terpenuhinya komitmen dalam Kebijakan Lingkungan.

CONTOH: IDENTIFIKASI PENGENDALIAN OPERASIONAL

CONTOH: PROSEDUR PENGELOLAAN LIMBAH PADAT

a)      dokumen dapat ditemukan

b)      dikaji secara periodik, direvisi jika diperlukan dan disetujui kecukupannya oleh personil yang berwenang;

c)      Versi terakhir dokumen yang relevan tersedia pada semua lokasi dimana kegiatan-kegiatannya esensial bagi keefektifan penerapan sistem manajemen lingkungan;

d)      Dokumen kadaluwarsa dipindahkan pada waktunya dari tempat penerbitan dan pemakaian, atau jika tidak dihindarkan dari penggunaan yang tidak sengaja.

e)      Dokumen kadaluwarsa disimpan untuk tujuan hukum dan/atau preservasi pengetahuan diidentifikasi dengan sewajarnya.

 Dokumentasi harus terbaca, ada tanggalnya (termasuk tanggal revisi) dan mudah teridentifkasi, dipelihara dalam suatu cara yang baik dan dieimpan untuk perioda tertentu. Prosedur dan tanggung jawab harus dibuat dan dipelihara terkait dengan kreasi dan modifikasi berbagai tipe dokumen.

 (Sumber: ISO 14001: 1996)

URAIAN

Prinsip dasar pengendalian dokumen adalah mamastikan bahwa informasi yang tepat tersedia, di tempat yang benar, di waktu yang tepat dan revisi yang sesuai. Suatu hal yang nampaknya sepele dalam bekerja tetapi pada kenyataannya kita sering menemui masalah ketika berusaha menemukan suatu dokumen (baca informasi), khususnya pada saat paling dibutuhkan.

Pengendalian dan penanganan dokumen mencakup kegiatan Pengkajian dokumen sebelum diterbitkan untuk mencegah beredarnya dokumen yang tidak sesuai dengan praktek di lapangan, Revisi jika ada perubahan-perubahan untuk menjamin apa yang tertulis sesuai dengan apa yang dilakukan terakhir kali dan Persetujuan oleh orang yang berwenang supaya komitmen dalam prosedur (yang ditandatanganinya) dapat dilakukan sepenuhnya. Pengendalian juga dilakukan dengan cara mendistribusikan kepada orang-orang yang berkepentingan saja, dapat juga dibedakan antara dokumen yang dipakai sebagai acuan kerja (stempel terkendali) atau hanya sebagai bahan bacaan (stempel tidak terkendali).

Penulis sering menemui bahwa suatu pekerjaan sangat tergantung kepada orang-orang tertentu yang sudah mengerjakan hal yang sama selama bertahun-tahun. Pegawai lain tidak memiliki dan mengetahui kemampuan tersebut. Dan ketika si ahli keluar atau pensiun para pekerja lain harus memulai dari awal dalam mencapai kinerja yang sama dalam pekerjaan tersebut, yang berarti suatu pemborosan waktu, tenaga dan dana. Dokumentasi tata kerja yang baik dan dinamis akan mencegah hal tersebut terjadi.

Fungsi lain pengendalian dokumen adalah menciptakan konsistensi dalam bekerja melalui penetapan standar-standar kerja (spesifikasi, urutan kerja, dlsb) dan penggunaan dokumen resmi terakhir yang diakui oleh perusahaan tersebut. Sebagian perusahaan mengakui keuntungan mekanisma pengendalian semacam demikian dan menyatakan bahwa cara kerja mereka lebih rapi dan sistematik. Tetapi di lain pihak, pengendalian dokuman ini juga disalahkan sebagai penyebab tersitanya waktu dan tenaga untuk membuat, merevisi, menarik kembali dan memusnahkan dokumen-dokumen tersebut. Banyak perusahaan bahkan terjebak pada kenyataannya Sistem Manajemen Lingkungan mereka semata-mata didominasi oleh kegiatan administrasi semata dari pengendalian dokumen dan catatan-catatan lingkungan.

Organisasi harus membuat dan memelihara prosedur untuk mengendalikan semua dokumen yang diwajibkan oleh Standar Internasional ini untuk menjamin bahwa…….

Prosedur pengendalian dokumen berisi tata kerja pembuatan (pembuatan, pemeriksaan dan persetujuan) dokumen oleh berbagai bagian di dalam organisasi. Sebagai contoh, prosedur pemilahan limbah dapat dilakukan oleh staf Seksi Umum, diperiksa oleh Kepala Seksi Umum dan Disetujui oleh wakil manajemen. Jadi frasa dari Klausa ini jelas meminta keberadaan Prosedur untuk mengendalikan dokumen dan data lingkungan.

….. dokumen dapat ditemukan

Sebagaimana ilustrasi di atas, jika dalam suatu pertemuan internal Anda tidak dapat menemukan dokumen yang diperlukan, maka keputusan rapat itu mungkin berdasarkan pada perkiraan dan bukan berdasarkan suatu pertimbangan yang dapat dipertanggung-jawabkan. Auditor eksternal biasanya sangat mudah dalam menilai keefektifan pengendalian dokumen di suatu perusahaan. Semakin lama suatu dokumen bisa ditunjukkan kepada auditor semakin jelek kualitas pengaturannya.

……dikaji secara periodik, direvisi jika diperlukan dan disetujui kecukupannya oleh personil yang berwenang;

Tidak ada sistem tertulis atau prosedur yang sempurna karena tidak mungkin mendokumentasikan seluruh aktivitas yang sangat bervariasi dan kegiatan itu sendiri bersifat dinamis atau berubah-ubah sesuai dengan perkembangan pekerjaan. Sehingga menjadi sangat penting untuk melakukan pengkajian prosedur secara periodic terlepas apakah dokumen tersebut sedang atau telah direvisi, untuk menjamin tidak ada yang terlewat dalam isi dokumen.

Versi terakhir dokumen yang relevan tersedia pada semua lokasi dimana kegiatan-kegiatannya esensial bagi keefektifan penerapan sistem manajemen lingkungan;

Pernyataan ini jelas mengarahkan bahwa pihak-pihak yang berperan penting dalam pemeliharaan SML harus memiliki informasi yang sama dan mutakhir. Perbedaan informasi akan menciptakan perbedaan-perbedaan persepsi dan ketidaksesuaian terhadap sasaran kinerja lingkungan. Hal yang sama akan terjadi jika beberapa seksi masih menerapkan cara kerja lama yang sudah tidak berlaku.

Dokumen kadaluwarsa dipindahkan pada waktunya dari tempat penerbitan dan pemakaian, atau jika tidak dihindarkan dari penggunaan yang tidak sengaja.

Salah satu cara untuk menghindari penggunaan informasi yang beraneka ragam dan sudah tidak berlaku, dokumen-dokumen yang sudah tidak berlaku harus dipindahkan dari titik-titik pemakaiannya. Pendekatan konservatif ini biasanya sangat efektif karena umumnya karyawan tidak cukup jeli untuk melihat bahwa dokumen yang mereka pakai sudah dicabut dari Daftar Induk Dokumen. Cara lain adalah dengan memberikan cap ‘Kadaluwarsa’ sebagai identitas pembeda antara yang masih boleh dipakai dan yang sudah terbuang.

Dokumen kadaluwarsa disimpan untuk tujuan hukum dan/atau preservasi pengetahuan diidentifikasi dengan sewajarnya.

Sesuai dengan fungsinya, dokumen-dokumen yang terkait dengan ketentuan-ketentuan hokum harus diperlakukan berbeda dengan dokumen-dokumen lain, khususnya dalam lamanya waktu penyimpanan. Lebih praktis bagi perusahaan untuk menyimpanan dokumen-dokumen ini (Surat ijin, Laporan UKL/UPL, dan lain-lain) selama mungkin karena kita tidak tahu kapan akan dibutuhkan. Kadang-kadang kita harus merujuk suatu surat ijin pendirian perusahaan yang sudah berumur lebih dari 15 tahun.

Dokumen harus terbaca, ada tanggalnya (termasuk revisi) dan mudah teridentifikasi……

Di jaman digital rasanya sulit menerima kenyataan bahwa suatu dokumen akan tidak terbaca karena bentuk fisik dokumen tersebut sudah menggunakan tinta kualitas terbaik atau bahkan disimpan dalam suatu floopy disk. Hal lain yang perlu diperhatikan adalah dokumen harus mudah diidentifikasi dengan cara pembuatan tanggal yang jelas dan nomor revisinya. Dengan penerapan ISO suatu perusahaan mungkin memiliki ratusan dokumen dalam berbagai tingkatan sehingga bukan suatu yang mudah untuk mendapatkan dokumen yang diinginkan jika tidak ada identitas berupa tanggal terbit dan nomor revisi. Judul prosedur saja tentu tidak cukup untuk memperoleh rujukan/dokumen yang diinginkan dalam waktu yang wajar.

Prosedur dan tanggung jawab harus dibuat dan dipelihara terkait dengan kreasi dan modifikasi berbagai tipe dokumen

Oleh karena dokumen merupakan standar kerja suatu perusahaan tentu saja harus ada kejelasan mengenai wewenang dan tanggung jawab pembuatan, pengkajian, persetujuan, perubahan, penarikan hingga pemusnahan suatu dokumen. Disiplin dalam melaksanakan semua tugas tersebut menjadi salah satu kunci pencapaian konsistensi kinerja lingkungan perusahaan. Dalam prakteknya banyak perusahaan menugaskan satu sekretariat yang khusus menangani pengendalian dokumen dan data.

PERMASALAHAN

1. Banyak perusahaan mengambil jalan pintas dalam menghadapi proses sertifikasi dengan cara membuat dokumen sebanyak mungkin untuk memberikan kesan bahwa komitmen terhadap pemeliharaan sistem sangat tinggi. Tetapi cara ini menjadi bumerang karena sumber daya yang dikeluarkan untuk membuat dan memelihara dokumen tersebut menjadi sangat besar, termasuk harus menempatkan sekretariat dalam jumlah yang besar untuk mengelola dokumen-dokumen ini. Biaya lain yang harus dibayar adalah karyawan dalam bekerja tidak fleksibel atau bahkan mengurangi kreativitas mereka karena setiap langkah pekerjaan harus dicatat dan tidak boleh ada deviasi sedikitpun. Sangat penting bagi perusahaan untuk membuat dokumen-dokumen yang sesuai dengan kebutuhan di lapangan.
2. Disiplin yang lemah dalam merevisi, mendaftar dan menarik kembali dokumen merupakan penyebab ketidakefektifan pengendalian dokumen. Walaupun nampak mudah, tetapi pengendalian dokumen merupakan temuan-temuan klasik auditor eksternal dan internal bahkan bagi auditor baru sekalipun.

PENERAPAN

1. Daftar dokumen-dokumen yang dipersyaratkan oleh Standar, secara eksplisit Standar meminta prosedur.
2. Daftar dokumen-dokumen yang diperlukan untuk melakukan pengendalian terhadap aspek penting lingkungan.
3. Buatlah prosedur-prosedur tersebut. Berikan kewenangan kepada pihak yang sehari-hari bertanggung jawab terhadap aktivitas tersebut untuk membuat draft dokumen.
4. Bahaslah isi dokumen-dokumen tersebut. Selesaikanlah sebagai dokumen akhir.
5. Terapkan prosedur tersebut sambil mendapatkan masukan kinerja, khususnya kekurangan-kekurangan  yang ditemui di lapangan.
6. Revisi dokumen berdasarkan masukan-masukan tersebut.
7. Keluarkan revisi terbaru.

DOKUMENTASI

1. Manual
2. Prosedur
3. Daftar Induk dokumen
4. Daftar Distribusi dokumen
5. Daftar Penarikan dokumen kadaluarsa

KESIMPULAN

Pengendalian dokumen berfungsi untuk menjamin bahwa pengelolaan lingkungan dilakukan berdasarkan standar kerja yang sama dan mutakhir bagi semua karyawan. Sehingga kinerja lingkungan yang dicapai secara konsisten bahkan dapat ditingkatkan secara terus menerus. 

CONTOH: PROSEDUR PENGENDALIAN DOKUMEN

CONTOH: DAFTAR INDUK DOKUMEN DAN DISTRIBUSINYA

Organisasi harus membuat dan memelihara informasi di atas kertas atau elektronik untuk:

A)     menggambarkan elemen-elemen inti sistem manajemen dan interaksinya;

B)     memberikan arah terhadap dokumentasi terkait.

(Sumber: ISO 14001: 1996)

URAIAN

Pada awal berkembangnya Sistem Manajemen Mutu ISO 9000 di akhir tahun 1980-an, slogan ‘Tulis yang kamu lakukan dan Lakukan yang kamu tulis’ telah diartikan secara berlebihan, yaitu dengan membuat dokumen berupa prosedur dan instruksi kerja yang sangat banyak dan justru menghambat kreativitas dan fleksibilitas dalam pekerjaan. SML ISO 14001 mencoba menghilangkan masalah ini dengan tidak terlalu mengangkat slogan seperti tersebut diatas dan juga memuat persyaratan dokumentasi yang tidak terlalu ekstensif.

Namun demikian, SML tetap menganjurkan pembuatan dokumen-dokumen seperti prosedur dan instruksi kerja sebagai cara untuk menciptakan konsistensi dalam bekerja. Bagaimanapun, SML merupakan system manajemen terdokumentasi. Jika dicermati frasa ‘prosedur terdokumentasi’ merupakan klausa yang meminta bukti dokumen tertulis, tetapi jika hanya dinyatakan ‘prosedur’ (tanpa kata terdokumentasi) tidak berarti harus ada prosedur atau instruksi kerja tertulis.

Organisasi harus membuat dan memelihara informasi di atas kertas atau elektronik

Seperti halnya ISO 9001, SML adalah sistem manajemen terdokumentasi karena dengan itulah konsistensi dalam bekerja sebagai produk dari sistem manajemen dapat tercapai. Perubahan besar dialami oleh perusahaan yang belum memiliki sistem manajemen karena perlu mengubah kebiasaan dalam bekerja, biasanya disampaikan secara verbal menjadi suatu prosedur tertulis yang dapat dibaca dan dipakai oleh semua orang. Dengan demikian, anda tidak terlalu tergantung kepada keberadaan perseorangan dalam mencapai kinerja lingkungan yang stabil. Contoh klasik adalah ketika seorang staf senior harus pensiun semua pengetahuan dan ketrampilan orang tersebut harus digali lagi dari awal oleh pewarisnya.

Informasi dapat disajikan dalam bentuk salinan di atas kertas atau sebagai file dalam bentuk elektronik atau kombinasinya keduanya.

menggambarkan elemen-elemen inti sistem manajemen dan interaksinya;

Sistem adalah kumpulan sub-sistem yang menyusunnya dan interaksi diantara sub system tersebut. Sistem yang baik apabila sub-sistem pendukungnya tersedia lengkap dan saling berinteraksi dengan efektif. Sub-sistem perusahaan dari sisi struktur antara lain fungsi pemasaran, produksi, pengendalian mutu, laboratorium, pembelian, keuangan dan lain sebagainya harus ditetapkan. Sub-sistem bisa juga dilihat dari sisi persyaratan Standar sebagai kebijakan, perencanaan, sistem dokumentasi, struktur organisasi, pengendalian operasi, pemantauan, internal audit dan tinjauan manajemen.

Komponen kedua yang dipersyaratkan Standar adalah interaksi antara elemen-elemen perusahaan (baca: sub-sistem) tersebut atau interaksi atau keterkaitan antara kebijakan lingkungan dengan program manajemen lingkungan, antara aspek lingkungan dan prosedur pemantauan lingkungan dan lain sebagainya. Pada prinsipnya, perusahaan harus membuat suatu dokumen yang menggambarkan peta sistem manajemen lingkungan berisi bagaimana suatu Klausa dijalankan, oleh siapa dan bagaimana aktivitas tersebut terkait dengan departemen atau fungsi-fungsi lain.

Kelengkapan elemen-elemen system manajemen dan interaksinya biasanya dituliskan di dalam Manual atau Pedoman Lingkungan, walaupun Standar tidak secara eksplisit meminta perusahaan untuk membuat Manual (sebagaimana dipersyaratkan dalam Sistem Manajemen Mutu ISO 9000).

memberikan arah terhadap dokumentasi terkait.

Hirarki dokumen perusahaan dapat digambarkan dalam diagram di bawah ini:

Manual

PROSEDUR

INSTRUKSI KERJA

KEBIJAKAN PERUSAHAAN TERHADAP SETIAP KLAUSA DALAM STANDAR

TATA KERJA YANG MENGHUBUNGKAN INTERAKSI ANTAR DEPARTEMEN/SEKSI

CARA KERJA SATU PEKERJAAN TUNGGAL. CONTOH, MENDAUR ULANG LIMBAH EKONOMIS

Manual

Manual lingkungan merupakan payung dari keseluruhan sistem sebagai satu perusahaan. Prosedur menjelaskan interaksi antara departemen/divisi, antar-muka (‘interface’) antara satu bagian dengan bagian lain. Sedangkan instruksi kerja mengatur tingkat pelaksanaan yang berlaku di suatu seksi.

Prosedur

Prosedur menggambarkan tata kerja dalam tingkatan divisi atau departemen karena untuk menjalankan suatu fungsi diperlukan keterlibatan beberapa departemen sekaligus. Sebagai contoh, Prosedur Pengelolaan Limbah B3 akan melibatkan Departmen lingkungan untuk menetapkan jenis dan jumlah limbah B3, Laboratorium untuk memeriksa jenis bahan pencemar, Hukum untuk melaporkan serah terima limbah kepada pihak ketiga dan Produksi untuk melakukan pemilahan sebelum pengangkutan.

Umumnya prosedur berisi ‘manajemen’ isu pengawasan, komunikasi dan antara muka.

Prosedur menjawab pertanyaan (dalam bahasa Inggris) 5W & 1H: What (prosedur apa?), Why (tujuan?), Who (siapa), When (kapan), Where (departemen mana), dan How (bagaimana tahapan).

Instruksi Kerja

Menjelaskan suatu tata kerja spesifik tunggal yang mungkin tidak perlu koordinasi berbagai departemen dalam pelaksanaannya. Sebagai contoh, pengoperasian incinerator dilakukan oleh satu tim dari departemen utilitas yang berisi bagaimana melakukan start up, jumlah limbah yang harus diumpankan, parameter yang harus dipantau sehingga pembakaran dapat berjalan sempurna dan lain sebagainya. Jelas bahwa semua tahapan pekerjaan dilakukan oleh tim itu semata.

PERMASALAHAN

1.      Interaksi atau keterkaitan tidak dijelaskan. Sistem adalah rangkaian sub-sistem sub-sistem yang berinteraksi erat dan saling mendukung bagi keberadaan sistem itu. Penggambaran yang tidak lengkap terhadap kaitan antara satu departemen dengan departemen lain akan mengurangi kinerja perusahaan atau ketidakjelasan antara elemen sistem di dalam Standar dengan elemen lain. Bagian Pengadaan yang berperan dalam pengadaan bahan baku yang lebih ramah lingkungan dan pengawas kinerja lingkungan para pemasok dan kontraktor tidak dijelaskan keterkaitannya dengan Departemen Produksi atau Lingkungan.

2.      Terlalu banyak prosedur atau instruksi kerja yang merupakan warisan dari penerapan ISO 9001. Standar ISO 14001 selain berbicara mengenai dokumen terdokumentasi tetapi juga menghargai kompetensi manusia yang terlibat didalamnya. Pengalaman ISO9001: 1994 mengajarkan bahwa ada kecenderungan perusahaan untuk terlalu banyak menuliskan semua aktivitasnya kedalam prosedur atau instruksi kerja. Mereka memahami dengan salah ‘ungkapan bahwa ‘kerjakan yang kamu tulis dan tulis yang kamu kerjakan’. Jika kita bisa menjamin bahwa suatu pekerjaan (analisa BOD atau COD) dilakukan oleh supervisor yang berlatar belakang pendidikan kimia analitik, tentu kita tidak perlu menuliskan semua instruksi kerja-nya. Atau semua karyawan cukup mengerti bahwa limbah kertas harus dimasukkan kedalam bin berwarna hijau sedangkan limbah basah harus dimasukkan di tempat sampah berwarna biru maka instruksi kerja mungkin tidak perlu dibuat.

3.      Prosedur Terdokumentasi yang dipersyaratkan. Berkaitan dengan diskusi no. 2 di atas, Standar sebenarnya hanya meminta ‘documented procedure’ sebagai elemen yang harus dilengkapi dengan suatu prosedur/instruksi kerja tertulis. Tentu saja ini berdasarkan asumsi bahwa elemen tersebut dapat dilakukan dengan baik (baca konsisten) jika diwujudkan dalam suatu prosedur/instruksi kerja tertulis.

PENERAPAN

1.      Identifikasi keseluruhan dokumen yang harus dibuat dengan merujuk kepada Daftar Aspek penting lingkungan dan prosedur/instruksi kerja yang diperlukan. Kemudian dikumpulkan prosedur/Instruksi kerja yang sudah tersedia termasuk melihat tingkat kecukupan isinya.

2.      ‘Gap’ yang muncul ditindaklanjuti dengan membuat dokumen-dokumen baru atau memperbaiki dokumen-dokumen lama yang belum memenuhi syarat.

3.      Menyusun dokumen level 2 dan 3 dan menyusun interaksi antara satu dokumen dengan dokumen lain serta antara satu departemen dengan departemen lain.

4.      Membuat Manual lingkungan dengan menyebutkan struktur organisasi perusahaan, kebijakan perusahaan dalam upaya memenuhi persyaratan suatu Klausa Standar dan merujuk pada prosedur/instruksi kerja yang menggambarkan pelaksanaan fungsi-fungsi tersebut.

DOKUMENTASI

1.      Manual lingkungan

2.      Prosedur-prosedur lingkungan

3.      Instruksi kerja

KESIMPULAN

SML ISO 14001 merupakan sistem manajemen terdokumentasi, dalam mana konsistensi kinerja lingkungan dijamin oleh keberadaan dokumen-dokumen.

MANUAL

4.3.1    Identifikasi aspek dan dampak lingkungan dilakukan oleh Kepala Departemen …….

Kegiatan Identifikasi dan evaluasi diatur menurut Prosedur 4.3.1

4.3.2    Identifikasi dan akses terhadap peraturan-peraturan lingkungan dan persyaratan lain diatur dalam Prosedur 4.3.2

4.3.3  Pemantauan dan pengukuran diatur dalam Prosedur 4.5.1

PROSEDUR 4.3.1 IDENTIFIKASI DAN EVALUASI ASPEK PENTING   I.  TUJUAN Menentukan aspek penting II.      RUANG LINGKUP Identifikasi, evaluasi, pencatatan.   III.   PENANGGUNG JAWAB Kepala departemen   IV.    PROSEDUR 1.    xxx 2.    xxx 3.    xxx 4.    xxx 5.    xxx   V.      REFERENCE 1.       WI-4.31-01 2.       Form-4.3.1-01

PROSEDUR 4.3.2 IDENTIFIKASI DAN AKSES TERHADAP PERATURAN   I.     TUJUAN Mendaftar peraturan dan perysaratan lain. II.   RUANG LINGKUP Membuat daftar, membuat kontak dan meringkas peraturan.   III.PENANGGUNG JAWAB Kepala Departemen Hukum   IV. PROSEDUR 1.    xxx 2.    xxx 3.    xxx 4.    xxx 5.    xxx   V.   REFERENCE 1. Form 4.3.1-01:

PROSEDUR 4.3.1 IDENTIFIKASI DAN EVALUASI ASPEK PENTING   VI.                TUJUAN   VII. RUANG LINGKUP     VIII.                       PENANGGUNG JAWAB   IX.    PROSEDUR       X.      REFERENCE